Skedda ya está disponible en español, francés y alemán
A medida que se acerca la temporada navideña, las organizaciones sin fines de lucro están más ocupadas que nunca buscando formas creativas de retribuir a sus comunidades. Con tantas cosas que hacer, tener problemas operativos derivados del uso ineficiente de los recursos o los espacios puede hacer fracasar su trabajo. Ya sea para encontrar espacio para un equipo de voluntarios cada vez mayor, coordinar eventos o aprovechar al máximo el limitado espacio de oficina, las organizaciones sin fines de lucro se enfrentan a obstáculos únicos en la administración del espacio que pueden ralentizar sus esfuerzos por donar.
Las soluciones de gestión del lugar de trabajo como Skedda pueden ayudar a las organizaciones sin fines de lucro a optimizar sus operaciones y centrarse más en lo que importa: retribuir. Descubre cómo Skedda puede ayudar a las organizaciones sin ánimo de lucro a aprovechar al máximo cada espacio y recurso para que puedan centrarse en el trabajo orientado a su misión que más les importa.
Cómo Skedda agiliza el trabajo híbrido para que las organizaciones sin fines de lucro se centren en su misión
Recursos limitados. Infraestructura envejecida. Regulaciones y requisitos de cumplimiento complejos. Estos son solo algunos de los desafíos que las organizaciones sin fines de lucro deben resolver mientras mantienen un entorno seguro y acogedor para todos. Las organizaciones sin fines de lucro deben optimizar las operaciones y administrar sus recursos de manera más eficiente. A continuación, detallamos los obstáculos que las organizaciones sin fines de lucro deben superar para garantizar un modelo de trabajo híbrido exitoso.
Maximice los recursos y presupuestos limitados
Las organizaciones sin fines de lucro a menudo necesitan operar dentro de límites financieros estrictos, por lo que es esencial minimizar los gastos generales. La falta de visibilidad sobre cuándo y cómo se utilizan los espacios puede generar ineficiencias y perder oportunidades. A plataforma de gestión del lugar de trabajo como Skedda puede ayudar a reducir los costos al identificar y optimizar los espacios subutilizados.
Mejore la utilización del espacio con Workplace Intelligence de Skedda.
La plataforma de Skedda incluye un panel de análisis que ofrece información sobre la utilización del espacio, incluidos los tiempos populares, los tiempos de inactividad y la asignación de recursos. Las organizaciones sin fines de lucro pueden aprovechar esta información para optimizar los flujos de trabajo y tomar decisiones informadas sobre la planificación de los recursos, lo que ayuda a maximizar los recursos y reducir los costos innecesarios.
Por ejemplo, Trent y Dove—un proveedor de viviendas sociales sin fines de lucro en el Reino Unido— usó Skedda para determinar si debía transformar una de sus salas de reuniones en otro centro de trabajo. A partir de las estadísticas de uso de Skedda, la organización sin fines de lucro determinó que la sala se utilizaba con regularidad, mucho más de lo que el equipo creía basándose en las anécdotas. Por lo tanto, desecharon la idea y evitaron el desastre de la oferta y la demanda de salas de reuniones.
Reglas y funciones sólidas:
Las organizaciones sin fines de lucro generalmente tienen espacios de trabajo limitados para realizar tareas específicas. De Skedda motor robusto de reglas y roles permite a las organizaciones decidir cómo y cuándo las personas pueden reservar sus espacios dedicados para que el espacio de trabajo requerido esté disponible cuando sea necesario:
- Condiciones de reserva: Establezca restricciones y límites específicos para cada reserva, incluidas las restricciones sobre quién puede reservar estaciones de trabajo específicas, el plazo de reserva y cualquier requisito adicional. Por ejemplo, las organizaciones sin fines de lucro pueden decidir que solo la etiqueta «Personal» pueda reservar ciertos espacios.
- Cuotas: Limite el uso general de los espacios (por parte de individuos o grupos) dentro de un tiempo determinado para garantizar que varios equipos o funciones puedan reservar estos espacios. Por ejemplo, no se permite que los eventos se celebren durante ciertas horas para garantizar que la programación se desarrolle sin problemas.
- Tiempo de almacenamiento intermedio: Crea intervalos de tiempo entre reservas consecutivas, lo que puede resultar útil para la configuración y la limpieza.
- Plazo de reserva anticipada: Decida con cuánta antelación los usuarios pueden hacer reservas, garantizando un acceso equitativo y una planificación óptima. Los distintos espacios de trabajo pueden tener distintos plazos de reserva en función de los requisitos o niveles de importancia específicos.
La funcionalidad de registro de Skedda ayuda a prevenir las reservas fantasma y a maximizar el uso del espacio.
Para mantener la reserva, las personas deben registrarse dentro del período de registro asignado. De Skedda funcionalidad de registro ayuda a disuadir las reservas fantasma (en las que las personas reservan un espacio y no se presentan) o las reservas prolongadas de un espacio. ¿Para Universidad del Este de Londres, la función de registro de Skedda ha ayudado a combatir el comportamiento de las reservas fantasmas, garantizando que las habitaciones vacías estén disponibles para otras personas y ayudando al personal a gestionar el cambio cultural hacia los escritorios compartidos.
«Teníamos una cultura en la que las personas tenían sus propias oficinas y ahora nadie tiene su propia oficina. Al principio, nos dimos cuenta de que algunas personas reservaban en bloque una sala de reuniones durante períodos prolongados y no la utilizaban durante todo el tiempo o no se presentaban del todo». - Caroline Purcell, directora de proyectos para decanos de la Escuela de Negocios y Derecho de Royal Docks
Optimice el uso de los espacios compartidos
Muchas organizaciones sin fines de lucro administran espacios compartidos (oficinas, salas de reuniones, lugares para eventos) donde la coordinación puede ser un desafío. Equilibrar las necesidades de varios programas bajo un mismo techo puede convertirse rápidamente en una pesadilla operativa.
La programación fácil de usar de Skedda ayuda a las organizaciones sin fines de lucro a optimizar la asignación del espacio, garantizando que los voluntarios y el personal puedan coordinar el uso de manera eficiente.
Las organizaciones sin fines de lucro no necesitan un equipo de TI ni un conjunto tecnológico sólido para poner en marcha la plataforma. Trent y Dove tuvo un gran éxito al implementar Skedda: el 71% de los empleados de Trent & Dove dijeron que tenían comentarios positivos sobre el lanzamiento de Skedda. Una mayor satisfacción lleva a una mayor adopción, lo cual es importante para garantizar que todos usen la herramienta y así compartir el espacio con más facilidad.
Más información: ¿Está implementando un sistema de reservas de escritorio? 3 pasos para garantizar la adopción
Los mapas interactivos personalizados de Skedda facilitan la búsqueda del espacio adecuado para tus necesidades.
Viendo el plano de planta y comodidades personalizados anticipar puede suponer un enorme ahorro de tiempo y energía para el personal y los voluntarios, que siempre se presentan a nuevos lugares para trabajar. Por ejemplo, Trent y Dove descubrieron que los planos de planta bien diseñados de Skedda también podían funcionar para la orientación, por lo que agregaron impresoras, baños y escaleras al mapa. Skedda les proporcionó una solución excelente para orientarse en el edificio. Con el de Skedda Atributos de espacio, el personal y los voluntarios pueden incluso filtrar los espacios según el tipo, la capacidad o las etiquetas personalizadas, lo que ayuda a acelerar la búsqueda del espacio perfecto.
«Antes de Skedda, no teníamos un mapa digital del diseño de la oficina para reservar habitaciones. El equipo se basaba en las descripciones, lo que provocaba un uso ineficiente de los recursos, ya que las personas reservaban habitaciones demasiado grandes o que no tenían las comodidades que necesitaban». - Emma Cantrill-Jones, directora de proyectos de TI de Trent & Dove
Las organizaciones sin fines de lucro pueden usar Skedda para organizar sus espacios en barrios de oficinas.
Barrios de oficinas se puede dedicar a departamentos, funciones laborales, necesidades de proyectos o requisitos de equipo particulares. Pueden tener varios espacios interconectados que admiten diferentes tipos de trabajo. Las organizaciones pueden ayudar al personal y a los voluntarios a utilizar los espacios con mayor facilidad según lo previsto, lo que reduce los conflictos y las sorpresas.
Por ejemplo, el Fundación para la Colaboración e Innovación Educativas (EPIT)—una organización financiada con fondos filantrópicos— ha tenido un gran éxito al utilizar Skedda en varios barrios de oficinas. Esto es importante para ellos porque administran un espacio de trabajo compartido por varias organizaciones sin fines de lucro y pequeñas empresas, lo que hace que el uso óptimo del espacio sea aún más crucial. Con Skedda, organizaron su oficina en varios espacios, incluyendo un área de espacio flexible, escritorios modulares, escritorios compartidos y salas de conferencias.
Obtenga más información: Cómo crear barrios de oficinas híbridos con Skedda
Simplifique la coordinación del personal y los voluntarios
Con tantas partes móviles, gestionar a los voluntarios y sus necesidades de espacio de trabajo puede resultar difícil sin un sistema optimizado. Los permisos personalizables de Skedda permiten a diferentes grupos (personal, voluntarios, donantes) reservar espacios de acuerdo con las políticas de las organizaciones sin fines de lucro.
Las organizaciones sin fines de lucro pueden coordinar los turnos fácilmente mediante la segmentación basada en etiquetas de Skedda.
Skedda permite a las organizaciones asignar etiquetas de usuario a personas en función de criterios específicos, como el personal, los voluntarios o los donantes. Aprovechar las diferentes etiquetas de usuario puede ayudar a gestionar y programar las rotaciones del personal y los voluntarios. También permite a las personas con etiquetas específicas reservar escritorios o estaciones de trabajo para turnos o franjas horarias determinados, lo que garantiza una cobertura adecuada y una transición fluida entre turnos.
Las organizaciones sin fines de lucro pueden organizar reuniones en las aplicaciones que ya utilizan con la sincronización bidireccional de calendarios de Skedda.
Skedda se integra con Microsoft 365 y Espacio de trabajo de Google para facilitar la reserva de reuniones y la invitación de asistentes mediante el uso de las aplicaciones que ya utilizan muchas organizaciones sin fines de lucro. La plataforma de reservas de Skedda se sincroniza con tu calendario de Microsoft Outlook y Google para garantizar que tus reuniones estén sincronizadas, actualizadas y sin necesidad de reservar dos veces. La facilidad de reserva facilita aún más la coordinación entre los equipos distribuidos.
Obtén más información sobre la sencilla sincronización bidireccional de calendarios de Skedda.
La gestión de visitantes de Skedda facilita el registro y la salida.
Atrás quedaron los días en los que era necesario asignar a un miembro del personal que revisara la entrada y salida de los voluntarios manualmente. Gestión de visitantes de Skedda permite a los voluntarios registrarse por sí mismos cuando se presentan a sus turnos. La plataforma notifica automáticamente al anfitrión cuando han llegado sus voluntarios, lo que hace que toda la experiencia sea más acogedora. Al registrarse y salir de esta manera, Skedda también conserva una lista digital con los nombres y estados de los voluntarios, lo que puede resultar útil por motivos de seguridad y protección.
Consulta todas las actualizaciones nuevas de Skedda Visitor Management.
Reducir las brechas de comunicación
El personal y los voluntarios de las organizaciones sin fines de lucro siempre están en movimiento, lo que puede generar brechas de comunicación sobre dónde deben ir las personas y cuándo deben estar allí. Disponer de una forma de actualizar rápidamente las reservas puede garantizar que la información esté actualizada y sea precisa.
La aplicación móvil de reservas de Skedda permite al personal y a los voluntarios reservar espacios de trabajo y equipos sobre la marcha.
Muchos trabajadores de organizaciones sin fines de lucro se mudan constantemente porque es posible que necesiten reunirse con clientes y miembros de la comunidad en varios lugares. De Skedda plataforma móvil reduce las brechas de comunicación al mostrar sin problemas los escritorios, las habitaciones y los equipos compartidos disponibles en su teléfono. Las personas pueden ver fácilmente lo que sus colegas han reservado y a qué hora. Esto es útil para que la organización en su conjunto sepa dónde están las personas y también para que la persona que hace la reserva recuerde su reserva.
Comprueba fácilmente quién estará en la oficina con las integraciones de Skedda con Microsoft Teams y Slack.
De Skedda integración con Microsoft Teams y Slack brinda visibilidad sobre quiénes estarán en la oficina y cuándo estarán allí, lo que alienta al personal a ir a la oficina y agiliza la colaboración presencial. También es más probable que el personal utilice esta funcionalidad porque utilizará las aplicaciones con las que ya está familiarizado.
Consulta la integración de Skedda con Slack y Microsoft Teams para ver quién está en la oficina.
El poder de retribuir con una gestión del espacio más inteligente
Al utilizar los espacios híbridos de manera eficaz para fomentar la colaboración, la productividad y el bienestar, las organizaciones sin fines de lucro pueden liberar recursos para el trabajo impulsado por una misión que más les importa. De Skedda plataforma de gestión del lugar de trabajo ayuda a optimizar las operaciones y los espacios, mejorando el impacto organizacional y logrando un uso eficiente del espacio y una reducción de costos. La racionalización de las operaciones internas permite a las organizaciones sin fines de lucro redirigir esos recursos hacia la programación y la prestación de servicios, lo que les ayuda a ampliar su alcance e impacto en las comunidades a las que sirven.
Si estás listo para empezar a gestionar tus espacios de trabajo de forma más eficaz, crea tu cuenta Skedda gratuita hoy.
