Comment rationaliser les opérations des organisations à but non lucratif dans un environnement de travail moderne avec Skedda

À l'approche des fêtes de fin d'année, les organisations à but non lucratif sont plus occupées que jamais à trouver des moyens créatifs de redonner à leurs communautés. Dans un tel contexte, les problèmes opérationnels liés à une utilisation inefficace des ressources ou des espaces peuvent faire dérailler leur travail. Qu'il s'agisse de trouver de la place pour une équipe de bénévoles en pleine croissance, de coordonner des événements ou de maximiser l'espace de bureau limité, les organisations à but non lucratif sont confrontées à des obstacles uniques en matière de gestion de l'espace qui peuvent ralentir leurs efforts de générosité.

Les solutions de gestion de l'environnement de travail telles que Skedda peuvent permettre aux organisations à but non lucratif de rationaliser leurs opérations et de se concentrer davantage sur l'essentiel : redonner à la communauté. Découvrez comment Skedda peut aider les organisations à but non lucratif à tirer le meilleur parti de chaque espace et de chaque ressource afin qu'elles puissent se concentrer sur le travail axé sur la mission qui compte le plus pour elles.

Comment Skedda rationalise le travail hybride pour permettre aux organisations à but non lucratif de se concentrer sur leur mission

Ressources limitées. Infrastructure vieillissante. Réglementations et exigences de conformité complexes. Ce ne sont là que quelques-uns des défis que les organisations à but non lucratif doivent relever tout en maintenant un environnement sûr et accueillant pour tous. Les organisations à but non lucratif doivent rationaliser leurs opérations et gérer leurs ressources de manière plus efficace. Ci-dessous, nous détaillons les obstacles que les organisations à but non lucratif doivent surmonter pour garantir le succès d'un modèle de travail hybride.

Maximiser les ressources et les budgets limités

Les organisations à but non lucratif doivent souvent fonctionner dans des limites financières strictes, d'où la nécessité de minimiser les frais généraux. Le manque de visibilité quant au moment et à la manière dont les espaces sont utilisés peut entraîner des inefficacités et des opportunités manquées. UNE plateforme de gestion du lieu de travail comme Skedda peut contribuer à réduire les coûts en identifiant et en optimisant les espaces sous-utilisés.

Améliorez l'utilisation de votre espace grâce à Workplace Intelligence de Skedda.

La plateforme de Skedda comprend tableau de bord analytique qui fournit des informations sur l'utilisation de l'espace, y compris les périodes de fréquentation, les temps d'arrêt et l'allocation des ressources. Les organisations à but non lucratif peuvent exploiter ces informations pour optimiser les flux de travail et prendre des décisions éclairées en matière de planification des ressources, ce qui permet de maximiser les ressources et de réduire les coûts inutiles.

Par exemple, Trent et Dove, un fournisseur de logements sociaux à but non lucratif au Royaume-Uni, a utilisé Skedda pour déterminer s'il devait transformer l'une de ses salles de réunion en un autre centre d'équipe. Grâce aux informations d'utilisation de Skedda, l'organisation à but non lucratif a déterminé que la salle était régulièrement utilisée, bien plus que ne le pensait l'équipe sur la base d'anecdotes. Ils ont ainsi abandonné l'idée et évité la catastrophe de l'offre et de la demande de salles de réunion.

Règles et rôles robustes :

Les organisations à but non lucratif disposent généralement d'espaces de travail limités pour effectuer des tâches spécifiques. Skedda moteur de règles et de rôles robuste permet aux organisations de décider comment et quand les utilisateurs peuvent réserver leurs espaces dédiés afin que l'espace de travail requis soit disponible en cas de besoin :

• Conditions de réservation : Établissez des restrictions et des limites spécifiques pour chaque réservation, notamment en définissant des restrictions quant aux personnes autorisées à réserver des postes de travail spécifiques, à la période de réservation et à toute exigence supplémentaire. Par exemple, les organisations à but non lucratif peuvent décider que seule la balise « Personnel » peut réserver certaines places.
• Quotas : Limitez l'utilisation globale des espaces (par des individus ou des groupes) dans un délai donné afin de garantir que différentes équipes ou différents rôles puissent réserver ces espaces. Par exemple, les événements ne sont pas autorisés à se dérouler pendant certaines heures pour garantir le bon déroulement de la programmation.
• Durée de la mémoire tampon : Créez des intervalles de temps entre les réservations consécutives, ce qui peut être utile pour la configuration et le nettoyage.
• Fenêtre de réservation avancée : Décidez combien de temps à l'avance les utilisateurs peuvent effectuer des réservations, afin de garantir un accès équitable et une planification optimale. Les différents espaces de travail peuvent avoir des fenêtres de réservation différentes en fonction d'exigences ou de niveaux d'importance spécifiques.

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La fonctionnalité d'enregistrement de Skedda permet d'éviter les réservations fantômes et de maximiser l'utilisation de l'espace.

Pour conserver leur réservation, les personnes doivent s'enregistrer dans le créneau d'enregistrement prévu à cet effet. Skedda fonctionnalité d'enregistrement aide à décourager les réservations fantômes, c'est-à-dire les personnes qui réservent une place sans se présenter, ou les réservations prolongées d'une place. Pour Université d'East London, la fonctionnalité d'enregistrement de Skedda a permis de lutter contre les comportements de réservation par les fantômes, en garantissant que des chambres vides soient disponibles pour d'autres personnes et en aidant le personnel à gérer le changement de culture en faveur du hot desking.

« Nous avions une culture dans laquelle les gens avaient leur propre bureau, mais maintenant personne n'a son propre bureau. Au début, nous avons découvert que certaines personnes réservaient un espace de réunion en bloc pendant de longues périodes et ne l'utilisaient pas pendant toute la durée ou ne se présentaient pas complètement. » - Caroline Purcell, responsable des projets du doyen à la Royal Docks School of Business and Law

Rationaliser l'utilisation des espaces partagés

De nombreuses organisations à but non lucratif gèrent des espaces partagés (bureaux, salles de réunion, lieux d'événements) où la coordination peut être difficile. Équilibrer les besoins de plusieurs programmes sous un même toit peut rapidement devenir un cauchemar opérationnel.

La planification conviviale de Skedda aide les organisations à but non lucratif à rationaliser l'attribution des espaces, garantissant ainsi aux bénévoles et au personnel une coordination efficace de l'utilisation.

Les organisations à but non lucratif n'ont pas besoin d'une équipe informatique ou d'une infrastructure technologique robuste pour que la plateforme soit opérationnelle. Trent et Dove a connu un franc succès lors de la mise en œuvre de Skedda : 71 % des employés de Trent & Dove ont fait part de commentaires positifs concernant le déploiement de Skedda. Une plus grande satisfaction entraîne une plus grande adoption, ce qui est important pour garantir que tout le monde utilise l'outil afin de faciliter le partage de l'espace.

En savoir plus : Déploiement d'un système de réservation de bureau ? 3 étapes pour garantir l'adoption

Les cartes interactives personnalisées de Skedda vous permettent de trouver facilement l'espace adapté à vos besoins.

En voyant le plan d'étage et équipements personnalisés la préparation préalable peut représenter une économie de temps et d'énergie considérable pour le personnel et les bénévoles qui peuvent toujours se présenter à de nouveaux endroits pour leur travail. Par exemple, Trent et Dove a découvert que les plans d'étage bien conçus de Skedda pouvaient également fonctionner pour l'orientation. Ils ont donc ajouté des imprimantes, des salles de bains et des escaliers à la carte. Skedda a fourni une excellente solution pour se repérer dans le bâtiment. Avec Skedda's Attributs spatiaux, le personnel et les bénévoles peuvent même filtrer les espaces en fonction du type, de la capacité ou de balises personnalisées, ce qui permet d'accélérer la recherche de l'espace idéal.

« Avant Skedda, nous ne disposions pas d'une carte numérique de l'aménagement des bureaux pour les réservations de chambres. L'équipe s'est appuyée sur des descriptions, ce qui a conduit à une utilisation inefficace des ressources, car les personnes réservaient des chambres trop grandes ou ne disposant pas des équipements dont elles avaient besoin. » - Emma Cantrill-Jones, chef de projet informatique chez Trent & Dove

Les organisations à but non lucratif peuvent utiliser Skedda pour organiser leurs espaces en quartiers de bureaux.

Quartiers de bureaux peut être dédié à des départements, à des fonctions, à des besoins de projet ou à des exigences en matière d'équipement particuliers. Ils peuvent disposer de divers espaces interconnectés qui soutiennent différents types de travail. Les organisations peuvent aider le personnel et les bénévoles à utiliser plus facilement les espaces comme prévu, ce qui réduira les conflits et les surprises.

Par exemple, le Fonds pour le partenariat éducatif et l'innovation (EPIT), une organisation financée par des fonds philanthropiques, a eu beaucoup de succès en utilisant Skedda pour divers quartiers de bureaux. C'est important pour eux, car ils gèrent un espace de travail partagé par diverses organisations à but non lucratif et de petites entreprises, ce qui rend l'utilisation optimale de l'espace encore plus cruciale. À l'aide de Skedda, ils ont organisé leur bureau en différents espaces, notamment un espace flexible, des bureaux modulaires, des bureaux partagés et des salles de conférence.

Pour en savoir plus : Comment créer des quartiers de bureaux hybrides avec Skedda

Simplifier la coordination du personnel et des bénévoles

Avec autant de pièces mobiles, il peut être difficile de gérer les bénévoles et leurs besoins en matière d'espace de travail sans un système rationalisé. Les autorisations personnalisables de Skedda permettent à différents groupes (personnel, bénévoles, donateurs) de réserver des places conformément aux politiques des organisations à but non lucratif.

Les organisations à but non lucratif peuvent facilement coordonner les changements grâce à la segmentation basée sur les balises de Skedda.

Skedda permet aux organisations d'attribuer des tags utilisateur à des individus en fonction de critères spécifiques, tels que le personnel, les bénévoles ou les donateurs. L'utilisation de différents tags utilisateur peut aider à gérer et à planifier les rotations du personnel et des bénévoles. Il permet également aux personnes portant des étiquettes spécifiques de réserver des bureaux ou des postes de travail pour des équipes ou des plages horaires spécifiques, garantissant ainsi une couverture adéquate et des transitions fluides entre les équipes.

Les organisations à but non lucratif peuvent organiser des réunions dans les applications qu'elles utilisent déjà grâce à la synchronisation bidirectionnelle du calendrier de Skedda.

Skedda s'intègre à Microsoft 365 et Espace de travail Google pour faciliter la réservation de réunions et l'invitation de participants en utilisant les applications que de nombreuses organisations à but non lucratif utilisent déjà. La plateforme de réservation de Skedda se synchronise avec votre Microsoft Outlook et votre calendrier Google pour garantir que vos réunions sont synchronisées, à jour et sans double réservation. La facilité des réservations facilite encore la coordination entre les équipes distribuées.

En savoir plus sur la synchronisation bidirectionnelle simple du calendrier de Skedda.

Skedda Visitor Management facilite l'enregistrement et le départ.

L'époque où vous deviez désigner un membre du personnel pour enregistrer manuellement les entrées et les départs des bénévoles est révolue. Gestion des visiteurs de Skedda permet aux bénévoles de s'enregistrer eux-mêmes lorsqu'ils se présentent pour leur quart de travail. La plateforme informe automatiquement l'hôte de l'arrivée de ses volontaires, ce qui rend l'expérience plus accueillante. En s'enregistrant et en sortant de cette façon, Skedda conserve également une liste numérique des noms et des statuts des bénévoles, ce qui peut être utile à des fins de sécurité.

Découvrez toutes les nouvelles mises à jour de Skedda Visitor Management.

Réduire les lacunes en matière de communication

Le personnel et les bénévoles des organisations à but non lucratif sont toujours en mouvement, ce qui peut entraîner des problèmes de communication quant à l'endroit où les gens doivent se rendre et à quel moment ils doivent s'y rendre. Le fait de disposer d'un moyen de mettre rapidement à jour les réservations peut garantir que les informations sont à jour et exactes.

L'application de réservation mobile de Skedda permet au personnel et aux bénévoles de réserver des espaces de travail et des équipements lors de leurs déplacements.

De nombreux travailleurs à but non lucratif se déplacent constamment car ils peuvent avoir besoin de rencontrer des clients et des membres de la communauté à divers endroits. Skedda plateforme mobile réduit les écarts de communication en affichant de manière fluide les bureaux, les chambres et les équipements partagés disponibles sur votre téléphone. Les utilisateurs peuvent facilement voir ce que leurs collègues ont réservé et pour quelle heure. Cela permet à l'organisation dans son ensemble de savoir où se trouvent les personnes et permet également de rappeler sa réservation à la personne effectuant la réservation.

Vérifiez facilement qui sera au bureau grâce aux intégrations de Skedda à Microsoft Teams et Slack.

Skedda intégration avec Microsoft Teams et Slack permet de savoir qui sera présent au bureau et à quel moment, en encourageant le personnel à se rendre au bureau et en rationalisant la collaboration en personne. Le personnel est également plus susceptible d'utiliser cette fonctionnalité car il utilisera les applications qu'il connaît déjà.

Découvrez l'intégration de Skedda à Slack et Microsoft Teams pour savoir qui est au bureau.

Le pouvoir de redonner grâce à une gestion plus intelligente de l'espace

En utilisant efficacement les espaces hybrides pour favoriser la collaboration, la productivité et le bien-être, les organisations à but non lucratif peuvent libérer des ressources pour le travail axé sur la mission qui compte le plus pour elles. Skedda plateforme de gestion du lieu de travail aide à optimiser les opérations et les espaces, en améliorant l'impact organisationnel qui permet une utilisation efficace de l'espace et des réductions de coûts. La rationalisation des opérations internes permet aux organisations à but non lucratif de réorienter ces ressources vers la programmation et la prestation de services, ce qui les aide à étendre leur portée et leur impact dans les communautés qu'elles desservent.

Si vous êtes prêt à commencer à gérer vos espaces de travail plus efficacement, créez votre compte Skedda gratuit aujourd'hui.