Logiciel de réservation de salles de réunion

Plans d'étage interactifs et disponibilité

L'équipe de conception de Skedda convertit vos plans d'étage statiques en plan de bureau interactif, sans frais supplémentaires, même pendant votre essai gratuit. Chaque salle de réunion est tracée sur la carte et indique la disponibilité en temps réel. Les employés peuvent naviguer par étage, zoomer sur des quartiers spécifiques de l'équipe ou filtrer les pièces par équipement.

Synchronisation bidirectionnelle du calendrier

Synchronisez les réservations de chambres avec les événements de votre calendrier Outlook ou Google, et publiez automatiquement les réservations en cas de refus dans le calendrier. Cette synchronisation bidirectionnelle permet d'éviter les doubles réservations entre les systèmes : le calendrier de la salle et Skedda sont toujours d'accord, sans que personne ne copie les événements manuellement.

Méthodes d'enregistrement

Empêchez les réservations fantômes grâce à l'enregistrement obligatoire via un code QR, un lien de confirmation par e-mail ou une détection Wi-Fi passive. Définissez un délai de grâce (5, 10, 15 minutes) et toute chambre non réclamée sera automatiquement libérée pour une réservation sans rendez-vous.

Écrans pour tablettes et panneaux de salle

Installez une tablette à l'extérieur de n'importe quelle salle de conférence pour voir en un coup d'œil le statut : vert pour disponible, rouge pour occupé, et un calendrier clair des prochaines réservations de la salle. Pour les bureaux qui souhaitent un signal physique en plus du logiciel, les tablettes transforment Skedda d'une application en un élément visible de l'environnement de travail.

Conférences, services et formulaires de réservation

Ajoutez des liens Zoom, Teams ou Google Meet à n'importe quelle réservation pour prendre en charge les réunions hybrides. Utilisez des formulaires de réservation personnalisés pour recueillir des informations clés telles que le nombre de participants, les besoins en équipement et les demandes de configuration, puis acheminez automatiquement des éléments tels que la restauration, la configuration audiovisuelle et la configuration des salles vers la bonne équipe.

Analyses d'utilisation et rapports exportables

Suivez l'utilisation de la salle par pièce, étage, équipe, jour de la semaine et heure de la journée. Skedda affiche les heures de pointe d'utilisation, le statut d'occupation et les ratios de durée moyenne de réservation afin que vous ne soyez jamais laissé au hasard. Exportez facilement des rapports pour les présentations au conseil d'administration, les évaluations immobilières ou les sessions de planification des installations.

Des intégrations qui rendent la réservation de salles de réunion invisible

Le meilleur système de réservation est celui que les employés remarquent à peine, car il est déjà intégré aux outils qu'ils utilisent au quotidien. Skedda se connecte de manière native à Microsoft 365 (y compris Outlook), Google Workspace, Microsoft Teams, Slack, Zoom, Webex et les fournisseurs SSO SAML 2.0. Les réservations de chambres sont enregistrées dans les calendriers, les liens de conférence s'y connectent automatiquement et les mises à jour de statut sont synchronisées en temps réel. Pour les équipes informatiques qui gèrent les identités à grande échelle, Skedda prend en charge le provisionnement SCIM afin que les comptes utilisateurs, les groupes et les autorisations restent synchronisés avec ceux de votre fournisseur d'identité.

Calendrier

Microsoft 365

Suite de productivité avec applications Office, stockage dans le cloud et outils de collaboration pour les lieux de travail

Intègre le chat, les réunions, le partage de fichiers et la gestion des flux de travail pour une collaboration d'équipe efficace

S'intègre à Skedda pour rationaliser la connexion, la gestion de l'annuaire des employés et la gestion du calendrier

Add Zoom to any Skedda room booking in one click, with automatic meeting creation and calendar sync.

Direct

Réservation de salles de réunion pour tous les types d'organisations

Bureaux corporatifs utilisant des horaires hybrides

Lorsque seule la moitié de l'équipe est présente au bureau un jour donné, la demande en salle de réunion devient imprévisible. Skedda donne aux équipes hybrides une vue en direct de ce qui est disponible, leur permet de réserver auprès des collègues qui viennent également, et diffuse les données d'utilisation afin que les équipes chargées des installations puissent redimensionner l'inventaire des chambres et appliquer les politiques de réservation en fonction de l'évolution des habitudes de fréquentation.

Espaces de travail collaboratifs et flexibles

Les opérateurs de coworking doivent trouver un équilibre entre la commodité du libre-service et le contrôle administratif. Le moteur de règles de Skedda gère un accès hiérarchisé par niveau d'adhésion : les membres de base peuvent accéder uniquement aux salles de réunion, tandis que les membres premium peuvent réserver la grande suite de conférence. Les limites de temps, la libération automatique et les quotas par membre empêchent un locataire de monopoliser l'espace partagé. Et comme Skedda prend en charge les comptes multi-sites, les opérateurs gérant plusieurs sites gèrent tout à partir d'un seul tableau de bord.

Universités et instituts de recherche

Les salles de séminaire, les espaces de réunion des professeurs et les laboratoires partagés se disputent tous la même infrastructure de planification. Skedda gère la complexité : règles de réservation différentes pour les étudiants par rapport aux professeurs, nettoyage des zones tampons entre les sessions, flux de travail d'approbation pour les espaces à forte demande et rapports d'utilisation pour les planificateurs du campus. L'intégration du SSO signifie que tout le monde se connecte avec les informations d'identification universitaires existantes.

Entreprises multisites

Lorsque les employés se déplacent entre les bureaux, que ce soit à travers une ville ou un continent, ils doivent réserver une salle de conférence avant d'atterrir. La prise en charge multi-sites de Skedda leur permet de parcourir les plans d'étage interactifs sur n'importe quel site, de consulter les détails des chambres et les étiquettes des équipements, et de réserver depuis leur téléphone. Le service informatique gère une plate-forme avec des règles de réservation centralisées, un SSO, un provisionnement SCIM et des rapports sur chaque site.

Moteur de règles et de rôles pour la réservation de salles de réunion

Le moteur de règles de Skedda vous permet de définir exactement comment les salles de conférence sont réservées et par qui. Configurez-le une fois et la plateforme appliquera automatiquement chaque politique.

Conditions de réservation définir comment et quand les utilisateurs peuvent réserver

Par exemple, l'équipe marketing ne peut pas réserver la grande salle de conférence entre 11 h et 14 h le jeudi.

Accès et visibilité contrôlez qui peut accéder aux espaces et les réserver

Par exemple, les salles du conseil d'administration ne sont visibles et peuvent être réservées que par les personnes de niveau supérieur ou supérieur.

Champs personnalisés collectez des informations spécifiques et enregistrez-les avec les réservations

Par exemple, exigez des préférences en matière de configuration audiovisuelle ou des effectifs de restauration lors de la réservation d'une salle de conférence pouvant accueillir plus de 10 personnes.

Fenêtres de réservation limiter le temps à l'avance que les utilisateurs peuvent réserver

Par exemple, les chambres peuvent être réservées au plus tard deux semaines à l'avance pour éviter une thésaurisation à long terme.

Durée de la mémoire tampon définir des écarts entre deux réservations successives

Par exemple, 15 minutes entre deux réunions consécutives pour la réinitialisation de la salle et le démontage du système audiovisuel.

Quotas peut limiter le nombre de réservations individuelles ou de groupes

Par exemple, chaque département est limité à 4 heures par jour dans de grandes salles pour garantir une distribution équitable.

Réservations répétées automatiser les réservations récurrentes

Par exemple, verrouillez la même salle réservée aux personnes debout tous les lundis et mercredis à 9 h 30.

Politiques d'annulation personnaliser les règles d'annulation ou de modification des réservations

Par exemple, les réservations effectuées dans les 2 prochaines heures ne peuvent pas être annulées pour protéger le temps imparti.

Enregistrement invite les utilisateurs à confirmer leurs réservations

Par exemple, les participants doivent confirmer leur arrivée via un code QR ou une détection Wi-Fi dans les 10 minutes, sinon la chambre est libérée.

Demandes de réservation contrôler les espaces qui nécessitent une approbation pour être réservés

Par exemple, toute réunion plénière dans la salle de la mairie nécessite l'approbation du responsable des installations.

Pourquoi les équipes choisissent Skedda pour la réservation de salles de réunion