Cómo convertir los datos de utilización del lugar de trabajo en un ROI cuantificable

Los líderes de las instalaciones se están ahogando en datos. Las métricas de utilización, los sensores de ocupación, los resultados de las encuestas y los registros de reservas se acumulan más rápido de lo que se pueden analizar. Mientras tanto, los ejecutivos se hacen las preguntas difíciles: ¿cuál es el ROI? ¿Cómo justificamos esta inversión? ¿Por qué debemos consolidar (o ampliar) el espacio de nuestras oficinas?

Esta es la verdad: los datos de utilización en el lugar de trabajo no son solo números en un tablero. Es la clave para reducir los costos operativos, optimizar las inversiones en espacio y mejorar la experiencia de los empleados.

En la lección 5 de Patrick's Product Picks, le mostramos cómo traducir esos patrones en narrativas claras y prácticas que realmente interesen a los ejecutivos.

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¿Qué son los datos de utilización en el lugar de trabajo y por qué son importantes?

Datos de utilización del lugar de trabajo mide la frecuencia con la que se utilizan realmente los escritorios, las salas de reuniones y los recursos compartidos a lo largo del tiempo. Revela los patrones que sirven de base para la planificación del espacio, la reducción de costos y la estrategia del lugar de trabajo.

Esto incluye:

• Reservas de escritorios y salas de reuniones
• Registros o ausencias
• Seguimiento de la ocupación a través de Wi-Fi o sensores
• Uso de recursos como monitores duales o equipos especializados

La magia ocurre cuando se combinan estos puntos de datos para ver la imagen completa. Por ejemplo, una sala de conferencias puede mostrar una utilización del 50% basándose únicamente en las reservas, pero si agregas los datos de registro, descubres que la mitad de esas reservas no se presentan. Se trata de un desperdicio de espacio que podrías reasignar.

«El desafío que escuchamos constantemente es que los líderes de las instalaciones tienen demasiados datos. Desde los datos de utilización y los datos de ocupación hasta las encuestas y los comentarios, uno se ve presionado para tomar decisiones sobre el espacio con todos los datos, pero siempre no sabe exactamente por dónde empezar».
— Jenny Moebius, vicepresidenta sénior de Skedda

Por qué es difícil demostrar el ROI de la gestión de instalaciones sin datos

El ROI de la administración de instalaciones rara vez es una métrica; se encuentra en los patrones de uso. Sin embargo, la mayoría de los líderes de las instalaciones tienen dificultades para demostrar el ROI porque trabajan con fuentes de datos desconectadas, toman decisiones basadas en anécdotas en lugar de en pruebas y les resulta casi imposible traducir la información en resultados financieros.

¿Te suena familiar? No estás solo. Según McKinsey, las empresas que hacen un uso intensivo de la analítica tienen 23 veces más probabilidades de superar a sus competidores en la adquisición de clientes y 19 veces más probabilidades de lograr una rentabilidad superior a la media. El mismo principio se aplica a la gestión de las instalaciones.

Las tres principales palancas de ROI de los datos del lugar de trabajo

1. Reduzca los costos operativos con datos de utilización

Hablemos de un problema que le cuesta más de lo que cree: los sistemas de climatización y los equipos de limpieza que trabajan en espacios vacíos.

Imagine que los datos de su reserva muestran una utilización del 6% en una planta sin reservas los lunes y viernes. ¿Por qué calientas, enfrías y limpias ese espacio? Al programar los sistemas de administración de edificios y los equipos de limpieza en función de las tendencias de utilización reales, puede reducir significativamente los costos innecesarios.

Esto no es teórico. Larry Charlip, director de planificación inmobiliaria y de ocupación de Roku, compartió una analogía perfecta durante un seminario web reciente. En el Citi Field (es un gran fanático de los Mets), recopilan datos escaneando las entradas el día del partido. Si se escanean menos asientos en una sección determinada, saben que necesitan menos personal de limpieza, ya que ese personal puede trabajar en otro lugar o no trabajar en absoluto.

¿Por qué no podemos hacer esto en la oficina? Podemos.

«Con el tiempo, cuando analizas esos datos, simplemente analizas tus condiciones y creas una regla. Por lo tanto, no vamos a permitir que la gente vaya a la sala de ventas un lunes y, en su lugar, tengan que ir y reservar en la sala de TI. Por lo tanto, esa es una forma de evitar el uso de un espacio en el que ese día no está recibiendo mucha atención y reasignarlo a la ubicación en la que deberían estar esos espacios».
— Patrick Cassidy, gerente de incorporación de clientes en Skedda

Con herramientas como Seguimiento de la ocupación de Skedda, puede verificar la presencia real a través de conexiones Wi-Fi. Cuando se combina con Registro automático, las reservas se confirman automáticamente una vez que se detecta a los usuarios en el sitio, lo que te proporciona datos de presencia verificados en los que puedes confiar. Ya no tendrás que adivinar si la reserva del lunes significa que alguien va a venir.

2. Optimice la inversión en espacio y recursos

La alta utilización justifica la inversión. La baja utilización indica que es hora de reasignar.

Toma el Instituto Woolcock, una organización líder en investigación científica. Hacen un seguimiento de las reservas de ordenadores de investigación compartidos, lo que revela tasas de utilización altas y sostenidas: un 98% de lunes a viernes. Estos informes les proporcionaron la información sólida que necesitaban para abogar por una inversión adicional y, en última instancia, financiar dos ordenadores más que mejoraron la productividad de los equipos.

«Nuestros superordenadores son equipos caros; podemos justificar la inversión en un aumento aún mayor consultando los informes de utilización».
— John Reynolds, director de TI del Instituto Woolcock

Por otro lado, es posible que descubra que su elegante sala de conferencias para 16 personas solo alberga reuniones de 3 a 5 personas. Si sus otras salas de reuniones pueden acomodar grupos de ese tamaño y no están alcanzando su capacidad, esa sala grande es una excelente candidata para su reutilización.

La clave son los datos granulares. Utilizando Atributos de espacio en Skedda, puedes etiquetar los espacios por características como «monitores duales», «escritorios de pie» o «equipo de investigación». Cuando filtras tu informes de utilización mediante estos atributos, puede ver exactamente qué recursos tienen una gran demanda y cuáles están acumulando polvo, lo que hace que las decisiones de inversión sean defendibles y basadas en datos.

3. Mejore la experiencia y la asistencia de los empleados

Hay algo que los ejecutivos suelen pasar por alto: una mejor experiencia de los empleados también tiene un ROI. Cuando las personas no pueden encontrar los espacios que necesitan, dejan de ir a la oficina.

Cooperativa de crédito Lighthouse se enfrentó exactamente a este desafío. Al consolidar tres oficinas antiguas en una sede moderna, tuvieron que replantearse su enfoque. A pesar de los horarios híbridos, todos tenían escritorios asignados de forma permanente, lo que implicaba espacios infrautilizados, gastos innecesarios en equipos y empleados frustrados que tenían dificultades para encontrar los recursos que se ajustaran a sus necesidades.

«Sabíamos que queríamos un hotel de escritorio en nuestro nuevo edificio... modernizamos la forma en que trabajan los miembros de nuestro equipo».
— Sean LaBrie, vicepresidente de infraestructura de TI de Lighthouse Credit Union

Con los datos correctos, Lighthouse implementó una hotelería de escritorio flexible para empleados híbridos y Espacios asignados para personal de oficina a tiempo completo. ¿El resultado? Ahorraron miles de dólares en equipos, mejoraron los puntajes de satisfacción en el lugar de trabajo y obtuvieron una mejor relación calidad-precio por pie cuadrado de alquiler.

«Skedda nos ayudó a entender dónde estaban los escritorios fijos y a quién estaban asignados... tener un mapa en vivo de dónde están todos realmente ayuda a mantener las cosas organizadas».
— Sean LaBrie

La lección: la reutilización de los espacios infrautilizados en función de los datos de las reservas mejora la asistencia y la satisfacción en el lugar de trabajo. Si las salas de reuniones tradicionales tienen una utilización del 17%, mientras que los espacios de colaboración llegan al 80%, sus datos le indican exactamente lo que necesitan sus empleados.

¿Qué métricas de utilización son más importantes?

No todas las métricas se crean de la misma manera. Concéntrese en las siguientes para tomar decisiones significativas:

• Tasa de utilización de escritorios — ¿Qué porcentaje de escritorios se utilizan realmente?
• Utilización de la sala de reuniones — ¿Las salas de conferencias están reservadas o están vacías?
• Días de máxima asistencia — ¿Qué días se usa más la oficina?
• Tarifas por no presentarse — ¿Con qué frecuencia no se utilizan las reservas?
• Utilización de recursos por equipo — ¿Qué equipos necesitan equipos especializados?
• Check-ins vs. reservaciones — ¿La gente realmente se presenta cuando hace la reserva?

Esto último es fundamental. La combinación de los datos de reserva con el registro de entrada y el seguimiento de la ocupación garantiza que métricas de utilización reflejan la presencia real, no solo la intención. Sin verificación, está tomando decisiones basadas en información incompleta.

Cómo convertir los datos de utilización en decisiones procesables

Este es un marco sencillo para pasar de los datos a la acción:

1. Identifique los espacios subutilizados — Comience por filtrar los datos para detectar patrones. ¿Qué pisos, habitaciones o barrios muestran un uso consistentemente bajo?
   
2. Compara el uso por día y por equipo — El lunes puede estar muerto para las ventas, pero ocupado para la ingeniería. Utilice esa información para consolidar los equipos en los días de poco tráfico.
   
3. Valide la asistencia con los registros — No confíe únicamente en las reservas. Usa los datos de registro para confirmar la presencia real y detectar reservas fantasma.
   
4. Alinee los servicios y las reglas del espacio — Ajuste los horarios de HVAC, las rutas de limpieza y las reglas de reserva en función de lo que muestran los datos.
   
5. Mida el impacto a lo largo del tiempo — Haga un seguimiento de si sus cambios realmente redujeron los costos o mejoraron la utilización. Ajústelos según sea necesario.
   

Los sistemas de reservas modernos hacen que esto sea más fácil que nunca. Con Sincronización bidireccional para Microsoft 365 o Espacio de trabajo de Google, los empleados pueden reservar espacios directamente desde sus calendarios, lo que se traduce en datos más precisos y tasas de adopción más altas.

Por qué los datos de reserva por sí solos no son suficientes

Esta es la incómoda verdad: los datos de las reservas mienten.

La gente reserva escritorios que no usan. Reservan salas de conferencias «por si acaso». Se olvidan de cancelar cuando cambian los planes. Si solo miras los datos de la reserva, estás viendo la intención, no la realidad.

Por eso son importantes los registros y la validación de la ocupación. Cuando alguien reserva un escritorio pero no se registra, es una señal. Quizá, en vez de eso, trabajaban desde casa. Tal vez lo olvidaron. De cualquier manera, el cálculo de la utilización debe reflejar lo que realmente ocurrió, no lo que se suponía que iba a suceder.

Plataformas como Skedda ofrecen varios métodos de registro:Códigos QR, notificaciones integradas en la aplicación, recordatorios por correo electrónico e incluso Integración de Slack y Microsoft Teams—para facilitar la verificación. Cuanta más fricción elimines, más limpios se vuelven tus datos.

Cómo comunicar el ROI a los ejecutivos

Los datos se convierten en ROI cuando se traducen en resultados que interesan a los ejecutivos. Las diferentes partes interesadas necesitan historias diferentes:

• DIRECTOR FINANCIERO → Ahorro de costos gracias a la reducción del gasto en HVAC, limpieza y equipos
• ARRULLA → Eficiencia operativa mediante la asignación y programación optimizadas del espacio
• CHRO → Mejoras en la experiencia de los empleados que impulsan la asistencia y la satisfacción

«Cuando hablamos del ROI, rara vez se trata de una métrica. Son los patrones. Zonas subutilizadas, picos de congestión, días en los que la mitad del edificio permanece vacía y, sin embargo, por alguna razón, los servicios de climatización y limpieza siguen siendo los mismos. Esas ideas son difíciles de descubrir sin ayuda».
— Jenny Moebius

No se limite a mostrarles paneles. Muéstrales dólares. Muéstrales las decisiones. Muéstreles la historia del antes y el después de cómo datos de utilización llevó a consolidar un piso infrautilizado, ahorrar X dólares al mes y mejorar los puntajes de satisfacción de los empleados en un Y%.

Casos de uso comunes de utilización del lugar de trabajo

¿Cómo pueden los datos de utilización reducir los costos de limpieza?
Al identificar las áreas y los días de bajo uso, puede ajustar los programas de limpieza para que coincidan con la ocupación real, lo que reduce los costos de mano de obra innecesarios.

¿Cómo justifican los equipos nuevos equipos de oficina?
Las altas tasas de utilización (como el 98% para equipos especializados) proporcionan los datos sólidos necesarios para justificar la inversión adicional desde el punto de vista empresarial.

¿Cuándo deben las oficinas consolidar o cerrar el espacio?
Cuando la utilización cae constantemente por debajo del 30 al 40%, es una señal de que el espacio podría consolidarse, reutilizarse o incluso eliminarse para reducir los costos inmobiliarios.

¿Cómo mejora la utilización la hotelería con escritorio?
Al permitir que varios empleados compartan el mismo escritorio durante diferentes días, la hotelería aumenta las tasas de utilización y reduce la cantidad total de escritorios necesarios.

Conclusión final

Datos de utilización del lugar de trabajo permite a los equipos de instalaciones pasar de decisiones reactivas a un ROI proactivo al alinear el espacio, los servicios y la inversión con la forma en que las personas usan realmente la oficina.

Las herramientas existen. Los datos existen. Lo que a menudo falta es el marco para convertir esa información en acciones, y la confianza necesaria para presentarla a los líderes de una manera que genere un cambio real.

Empieza con algo pequeño. Elige un área subutilizada. Valide los datos con los registros. Realice un ajuste. Mida el impacto. Luego escala a partir de ahí.

Porque, al final del día, demostrar el ROI no consiste en tener todos los datos, sino en tener los datos correctos, contar la historia correcta a las personas adecuadas.

¿Está preparado para convertir los datos de su lugar de trabajo en un ROI cuantificable? Descubre cómo Skedda puede ayudarte los equipos de instalaciones optimizan el espacio, reducen los costos y mejoran la experiencia de los empleados con información valiosa sobre la utilización.