Comment transformer les données d'utilisation de l'espace de travail en un retour sur investissement mesurable

Les responsables des installations sont submergés de données. Les statistiques d'utilisation, les capteurs d'occupation, les résultats des enquêtes et les dossiers de réservation s'accumulent plus rapidement que vous ne pouvez les analyser. Pendant ce temps, les dirigeants se posent des questions difficiles : quel est le retour sur investissement ? Comment justifier cet investissement ? Pourquoi devrions-nous consolider ou étendre la présence de nos bureaux ?

Voici la vérité : les données d'utilisation du lieu de travail ne sont pas que des chiffres sur un tableau de bord. C'est la clé pour réduire les coûts opérationnels, optimiser les investissements dans l'espace et améliorer l'expérience des employés.

Dans la leçon 5 des choix de produits de Patrick, nous vous montrons comment traduire ces modèles en récits clairs et exploitables qui intéressent réellement les dirigeants.

Vous préférez ce contenu au format vidéo ? Regardez le webinaire à la demande.

Qu'est-ce que les données d'utilisation du lieu de travail et pourquoi sont-elles importantes ?

Données d'utilisation du lieu de travail mesure la fréquence à laquelle les bureaux, les salles de réunion et les ressources partagées sont réellement utilisés au fil du temps. Il révèle des modèles qui guident la planification de l'espace, la réduction des coûts et la stratégie en matière d'espace de travail.

Cela inclut :

• Réservations de bureaux et de salles de réunion
• Enregistrements et absences
• Suivi de l'occupation via Wi-Fi ou capteurs
• Utilisation des ressources, comme deux écrans ou des équipements spécialisés

La magie opère lorsque vous combinez ces points de données pour obtenir une image complète. Par exemple, une salle de conférence peut afficher 50 % d'utilisation sur la seule base des réservations, mais lorsque vous ajoutez les données d'enregistrement, vous découvrez que la moitié de ces réservations ne se sont pas présentées. C'est de l'espace perdu que vous pourriez réaffecter.

« Le défi que nous entendons constamment est que les responsables des installations disposent d'une trop grande quantité de données. Qu'il s'agisse des données d'utilisation, des données d'occupation, des enquêtes et des commentaires, vous devez prendre des décisions concernant l'espace avec toutes les données, mais vous ne savez pas exactement par où commencer à tout moment. »
— Jenny Moebius, vice-présidente principale de Skedda

Pourquoi le retour sur investissement de la gestion des installations est difficile à prouver sans données

Le retour sur investissement de la gestion des installations est rarement un indicateur : il se trouve dans les modèles d'utilisation. Pourtant, la plupart des responsables des installations ont du mal à prouver leur retour sur investissement car ils travaillent avec des sources de données déconnectées, prennent des décisions sur la base d'anecdotes plutôt que de preuves et trouvent qu'il est presque impossible de traduire les informations en résultats financiers.

Ça vous dit quelque chose ? Tu n'es pas seul. Selon McKinsey, les entreprises qui font un usage intensif de l'analytique ont 23 fois plus de chances de surpasser leurs concurrents en matière d'acquisition de clients et 19 fois plus susceptibles d'atteindre une rentabilité supérieure à la moyenne. Le même principe s'applique à la gestion des installations.

Les 3 principaux leviers de retour sur investissement des données sur l'environnement de travail

1. Réduisez les coûts opérationnels grâce aux données d'utilisation

Parlons d'un problème qui vous coûte plus cher que vous ne le pensez : les systèmes CVC et les équipes de nettoyage travaillant dans des espaces vides.

Imaginez que vos données de réservation indiquent un taux d'utilisation de 6 % par étage, sans aucune réservation les lundis et vendredis. Pourquoi chauffez-vous, climatisez-vous et nettoyez-vous cet espace ? En planifiant les systèmes de gestion des bâtiments et les équipes de conciergerie en fonction des tendances d'utilisation réelles, vous pouvez réduire considérablement les coûts inutiles.

Ce n'est pas théorique. Larry Charlip, directeur de l'immobilier et de la planification de l'occupation chez Roku, a fait une analogie parfaite lors d'un webinaire récent. Au Citi Field (il est un grand fan des Mets), ils collectent des données en scannant les billets le jour du match. Si moins de sièges sont scannés dans une section donnée, ils savent qu'ils ont besoin de moins de nettoyeurs. Ce personnel peut être déployé ailleurs ou ne pas être déployé du tout.

Pourquoi ne pouvons-nous pas le faire au bureau ? Nous le pouvons.

« Au fil du temps, lorsque vous examinez ces données, vous pouvez simplement examiner vos conditions et créer une règle. Nous n'allons donc pas autoriser les gens à entrer dans la salle des ventes le lundi, mais ils devront plutôt entrer et réserver dans la salle informatique. C'est donc une façon d'empêcher l'utilisation d'un espace où vous n'avez pas beaucoup de succès ce jour-là et de réattribuer ces espaces là où ils devraient être placés. »
— Patrick Cassidy, responsable de l'intégration des clients chez Skedda

Avec des outils tels que Suivi de l'occupation de Skedda, vous pouvez vérifier la présence réelle via des connexions Wi-Fi. Lorsqu'il est combiné avec Enregistrement automatique, les réservations sont automatiquement confirmées une fois que les utilisateurs sont détectés sur place, ce qui vous donne des données vérifiées en toute confiance. Plus besoin de deviner si cette réservation du lundi signifie que quelqu'un va réellement entrer.

2. Optimisez l'investissement dans l'espace et les ressources

Un taux d'utilisation élevé justifie les investissements. Un faible taux d'utilisation indique qu'il est temps de procéder à une réaffectation.

Prenez le Institut Woolcock, une organisation de recherche scientifique de premier plan. Ils suivent les réservations pour les ordinateurs de recherche partagés, ce qui a révélé des taux d'utilisation élevés et soutenus, de 98 % du lundi au vendredi. Ces rapports leur ont fourni les données concrètes dont ils avaient besoin pour plaider en faveur d'investissements supplémentaires, dans le but de financer deux ordinateurs supplémentaires qui ont amélioré la productivité des équipes.

« Nos superordinateurs sont des équipements coûteux. Nous pouvons justifier des investissements encore plus importants en consultant les rapports d'utilisation. »
— John Reynolds, responsable informatique au Woolcock Institute

D'un autre côté, vous découvrirez peut-être que votre élégante salle de conférence pour 16 personnes n'accueille que des réunions de 3 à 5 personnes. Si vos autres salles de réunion peuvent accueillir des groupes de cette taille et n'atteignent pas leur capacité maximale, cette grande salle est idéale pour être réaménagée.

La clé réside dans les données granulaires. En utilisant Attributs spatiaux dans Skedda, vous pouvez étiqueter les espaces en fonction de caractéristiques telles que « deux écrans », « bureaux debout » ou « équipement de recherche ». Lorsque vous filtrez votre rapports d'utilisation grâce à ces attributs, vous pouvez voir exactement quelles ressources sont les plus demandées et lesquelles collectent de la poussière, ce qui rend les décisions d'investissement défendables et fondées sur des données.

3. Améliorez l'expérience et l'assiduité des employés

Voici un point que les dirigeants négligent souvent : une meilleure expérience pour les employés est également synonyme de retour sur investissement. Lorsque les gens ne trouvent pas les espaces dont ils ont besoin, ils cessent de se rendre au bureau.

Lighthouse Credit Union a fait face à ce défi précis. Lors de la consolidation de trois bureaux vieillissants en un seul siège moderne, ils ont dû repenser leur approche. Malgré les horaires hybrides, tout le monde avait toujours des bureaux assignés en permanence, ce qui impliquait des espaces sous-utilisés, des dépenses d'équipement inutiles et des employés frustrés qui avaient du mal à trouver les ressources adaptées à leurs besoins.

« Nous savions que nous voulions un hôtel de bureau dans notre nouveau bâtiment... Nous avons modernisé le mode de travail des membres de notre équipe. »
— Sean LaBrie, vice-président de l'infrastructure informatique chez Lighthouse Credit Union

Avec les bonnes données, Lighthouse a mis en place un système d'hébergement de bureau flexible pour les employés hybrides et Espaces assignés pour le personnel de bureau à plein temps. Le résultat ? Ils ont économisé des milliers de dollars sur l'équipement, amélioré leurs scores de satisfaction au travail et obtenu un meilleur rapport qualité-prix par pied carré de loyer.

« Skedda nous a aidés à comprendre où se trouvaient les bureaux fixes et à qui ils étaient affectés... Le fait de disposer d'une carte en temps réel des emplacements de chacun nous aide vraiment à organiser les choses. »
— Sean LaBrie

La leçon à tirer : la réaffectation d'espaces sous-utilisés sur la base des données de réservation améliore la fréquentation et la satisfaction au travail. Si les salles de réunion traditionnelles sont utilisées à 17 % alors que les espaces de collaboration atteignent 80 %, vos données vous indiquent exactement ce dont vos employés ont besoin.

Quels sont les indicateurs d'utilisation les plus importants ?

Toutes les métriques ne sont pas créées de la même manière. Concentrez-vous sur ces éléments pour prendre des décisions pertinentes :

• Taux d'utilisation des bureaux — Quel est le pourcentage de bureaux réellement utilisés ?
• Utilisation des salles de réunion — Les salles de conférence sont-elles réservées ou sont-elles vides ?
• Jours de forte affluence — Quels sont les jours où l'utilisation des bureaux est la plus élevée ?
• Tarifs de non-présentation — À quelle fréquence les réservations ne sont-elles pas utilisées ?
• Utilisation des ressources par l'équipe — Quelles équipes ont besoin d'équipements spécialisés ?
• Enregistrements et réservations — Les gens se présentent-ils réellement lorsqu'ils réservent ?

Ce dernier point est essentiel. La combinaison des données de réservation avec les enregistrements et le suivi de l'occupation garantit votre mesures d'utilisation reflètent une présence réelle, pas seulement une intention. Sans vérification, vous prenez des décisions sur la base d'informations incomplètes.

Comment transformer les données d'utilisation en décisions exploitables

Voici un cadre simple pour passer des données à l'action :

1. Identifier les espaces sous-utilisés — Commencez par filtrer vos données pour repérer les tendances. Quels sont les étages, les pièces ou les quartiers où l'utilisation est constamment faible ?
   
2. Comparez l'utilisation par jour et par équipe — Le lundi est peut-être mort pour les ventes, mais chargé pour l'ingénierie. Utilisez ces informations pour consolider les équipes les jours de faible affluence.
   
3. Validez votre présence en vous enregistrant — Ne vous fiez pas uniquement aux réservations. Utilisez les données d'enregistrement pour confirmer la présence réelle et détecter les réservations fantômes.
   
4. Aligner les règles des services et de l'espace — Ajustez les horaires du CVC, les itinéraires de nettoyage et les règles de réservation en fonction des données.
   
5. Mesurer l'impact au fil du temps — Déterminez si vos modifications ont réellement permis de réduire les coûts ou d'améliorer l'utilisation. Ajustez selon les besoins.
   

Les systèmes de réservation modernes rendent cela plus facile que jamais. Avec Synchronisation bidirectionnelle pour Microsoft 365 ou Espace de travail Google, les employés peuvent réserver des places directement depuis leur calendrier, ce qui se traduit par des données plus précises et des taux d'adoption plus élevés.

Pourquoi les données de réservation ne suffisent pas à elles seules

Voici une vérité embarrassante : les données de réservation mentent.

Les gens réservent des bureaux qu'ils n'utilisent pas. Ils réservent des salles de conférence « au cas où ». Ils oublient d'annuler lorsque les plans changent. Si vous ne regardez que les données de réservation, vous voyez l'intention, pas la réalité.

C'est pourquoi les enregistrements et la validation de l'occupation sont importants. Quand quelqu'un réserve un bureau mais ne s'enregistre pas, c'est un signal. Peut-être qu'ils travaillaient à domicile à la place. Ils ont peut-être oublié. Quoi qu'il en soit, votre calcul d'utilisation doit refléter ce qui s'est réellement passé, et non ce qui était censé se passer.

Des plateformes comme Skedda proposent plusieurs méthodes d'enregistrement :Codes QR, des notifications intégrées à l'application, des rappels par e-mail et même Intégration de Slack et Microsoft Teams—pour faciliter la vérification. Plus vous supprimez les frictions, plus vos données sont propres.

Comment communiquer le retour sur investissement aux dirigeants

Les données deviennent un retour sur investissement lorsqu'elles sont traduites en résultats qui intéressent les dirigeants. Les différentes parties prenantes ont besoin d'histoires différentes :

• DIRECTEUR FINANCIER → Économies réalisées grâce à la réduction des dépenses liées au CVC, au nettoyage et à l'équipement
• ROULAILLER → Efficacité opérationnelle grâce à une allocation et une planification optimisées de l'espace
• CHRO → Des améliorations de l'expérience des employés qui stimulent l'assiduité et la satisfaction

« Lorsque nous parlons de retour sur investissement, il ne s'agit que rarement d'un seul indicateur. Ce sont les motifs. Des zones sous-utilisées, des pics de congestion, des jours où la moitié du bâtiment est vide et pourtant, pour une raison ou une autre, les services de climatisation et de nettoyage restent les mêmes. Ces informations sont difficiles à découvrir sans aide. »
— Jenny Moebius

Ne vous contentez pas de leur montrer des tableaux de bord. Montrez-leur des dollars. Montrez-leur les décisions. Montrez-leur l'histoire avant-après de la façon dont données d'utilisation a permis de consolider un plancher sous-utilisé, d'économiser X $ par mois et d'améliorer les scores de satisfaction des employés de Y %.

Cas d'utilisation courants de l'espace de travail

Comment les données d'utilisation peuvent-elles réduire les coûts de nettoyage ?
En identifiant les zones et les jours de faible utilisation, vous pouvez ajuster les horaires de nettoyage en fonction de l'occupation réelle, réduisant ainsi les coûts de main-d'œuvre inutiles.

Comment les équipes justifient-elles l'achat de nouveaux équipements de bureau ?
Des taux d'utilisation élevés (comme 98 % pour les équipements spécialisés) fournissent les données concrètes nécessaires pour justifier des investissements supplémentaires.

Quand les bureaux doivent-ils regrouper ou fermer des locaux ?
Lorsque le taux d'utilisation tombe constamment en dessous de 30 à 40 %, cela indique que l'espace pourrait être consolidé, réaffecté ou même supprimé afin de réduire les coûts immobiliers.

Comment l'hôtellerie de bureau améliore-t-elle le taux d'utilisation ?
En permettant à plusieurs employés de partager le même bureau pendant des jours différents, l'hôtellerie augmente les taux d'utilisation et réduit le nombre total de bureaux nécessaires.

Dernier plat à emporter

Données d'utilisation du lieu de travail permet aux équipes chargées des installations de passer de décisions réactives à un retour sur investissement proactif en alignant l'espace, les services et les investissements sur la manière dont les employés utilisent réellement le bureau.

Les outils existent. Les données existent. Ce qui fait souvent défaut, c'est le cadre permettant de transformer ces informations en actions, ainsi que la confiance nécessaire pour les présenter aux dirigeants de manière à susciter de véritables changements.

Commencez petit. Choisissez une zone sous-utilisée. Validez les données en procédant à des enregistrements. Effectuez un réglage. Mesurez l'impact. Puis redimensionnez à partir de là.

Parce qu'en fin de compte, pour prouver le retour sur investissement, il ne suffit pas de disposer de toutes les données, mais de disposer des bonnes données, de raconter la bonne histoire aux bonnes personnes.

Êtes-vous prêt à transformer les données de votre environnement de travail en un retour sur investissement mesurable ? Découvrez comment Skedda peut vous aider les équipes chargées des installations optimisent l'espace, réduisent les coûts et améliorent l'expérience des employés grâce à de puissantes informations sur l'utilisation.