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Realidad de RTO: los mejores datos y estrategias directamente de los expertos
El trabajo flexible solo tiene éxito cuando las organizaciones tener a las personas adecuadas en el lugar correcto, equipadas con las herramientas y la tecnología adecuadas. La tecnología moderna y la inteligencia artificial lo permiten.
UN modelo híbrido bien estructurado requiere una combinación de estrategias gestión del espacio y tecnología moderna para el lugar de trabajo—como la programación basada en inteligencia artificial, los sistemas de reserva de escritorios y las herramientas de colaboración en tiempo real. Sin estos elementos esenciales, la flexibilidad puede generar ineficiencias en lugar de productividad. Sin embargo, cuando todo está alineado, las organizaciones pueden crear un entorno de trabajo fluido y de alto rendimiento que respalde tanto la autonomía de los empleados como el éxito empresarial.
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Para garantizar que los asistentes remotos tuvieran las mismas oportunidades de participar en reuniones híbridas, la empresa se centró menos en la experiencia para los participantes en la sala y más en crear una experiencia positiva y equitativa para los trabajadores remotos. En lugar de diseñar espacios de reunión para centrar el proceso en quién está en el edificio, la empresa puso la experiencia remota primera, lo que hace participar en reuniones híbridas completamente sin fisuras.
Por ejemplo, la tecnología puede ayudar a resolver el 'impuesto de coordinación híbrido, ' que es el tiempo que se dedica a trabajar en torno a la logística de reunirse con las personas que necesita cuando algunas trabajan en persona y otras trabajan de forma virtual. El trabajador promedio dedica alrededor del 37% de su tiempo trabajando en reuniones o coordinándolas, y que el tiempo dedicado a las reuniones y a gestionarlas cuesta a los empleadores un promedio anual de más de 29.000 dólares.
Al utilizar una combinación de programación inteligente basada en inteligencia artificial, software de gestión del espacio que muestra quién estará en la oficina y herramientas de comunicación en tiempo real, los empleados de entornos de trabajo flexibles pueden ver, predecir y coordinar fácilmente el tiempo juntos.
»La idea del espacio como servicio es doble. Puede adquirir el espacio como un servicio, comprando espacio para una hora, un día, una semana, un mes, un año, diez años. Lo más importante es crear un espacio que proporcione el software y los servicios que permitan a la persona hacer lo que sea necesario hacer de la manera más eficaz posible».
Atributos espaciales de Skedda simplifique la selección de espacios para ayudar a los empleados a encontrar el lugar ideal en menos clics. Los equipos pueden filtrar los espacios en función de necesidades específicas (por ejemplo, «monitores dobles», «lugares para perros», etc.) de un vistazo para reservar espacios rápidamente.
Nuestro equipo está listo y esperando para analizar tus requisitos específicos de programación de escritorio y ver cómo Skedda podría ayudarte.
Tras comprometerse con el trabajo híbrido, el siguiente paso para Allianz fue hacer de su oficina un lugar atractivo para que los trabajadores quisieran venir a trabajar.
Diseño de espacio de oficina: Tienen áreas de trabajo abiertas con escritorio compartido en la mayoría de los lugares, equipados con pequeñas cabinas telefónicas, diferentes salas de reunionesy zonas ágiles para la colaboración en equipo. También tienen áreas tranquilas donde los empleados pueden trabajar en completo silencio, y pequeñas islas de descanso con sofás/sillones y cafeterías o cocinas donde las personas pueden charlar de manera informal.
Tecnología moderna para el lugar de trabajo: Ellos usan la tecnología adecuada para crear un ambiente de trabajo colaborativo y productivo entre quienes trabajan en la oficina y quienes trabajan de forma remota. Esto incluye videoconferencias y herramientas de colaboración modernas que combinan reuniones, chats y llamadas. Además, invierten constantemente en formación para que sus empleados puedan hacer el mejor uso posible de estas tecnologías en el lugar de trabajo.
Comodidades y servicios: Ofrecen servicios adicionales para facilitar la vida de los empleados lo más posible: programas de acondicionamiento físico, servicios de tintorería y restaurantes que ofrecen comidas frescas y saludables todos los días.
«El principio rector de nuestro acuerdo de trabajo flexible es: haz lo correcto en el lugar correcto y capacite a nuestros empleados y equipos para que tomen esta decisión por sí mismos. A la hora de decidir dónde trabajar, confiamos en que encontrarán el equilibrio adecuado entre sus propias necesidades y las de nuestros clientes, nuestra empresa y nuestros equipos».
La tecnología moderna y la inteligencia artificial pueden ayudar a las organizaciones fomentar la colaboración presencial y crear oficinas más atractivas a las que los trabajadores realmente quieran ir.
Por ejemplo, saber qué miembros del equipo estarán en la oficina un día determinado es esencial para fomentar la colaboración en la oficina. Nadie quiere ir a una oficina vacía y atender llamadas virtuales todo el día. Aprovechar el software de administración del espacio con capacidades para ver quién está en la oficina de antemano apoya la colaboración productiva en el lugar de trabajo moderno.
En una entrevista con Ameca, el robot humanoide «más avanzado del mundo», creado por Engineered Arts y que actualmente vive en El Robotarium Nacional en Edimburgo—Ameca comparte cómo podría ser el futuro del trabajo cuando se le pide que lo describa en forma de poesía:
En un mundo donde el trabajo y el hogar se unen,
Los caminos híbridos aportan equilibrio a la luz.
Reina la flexibilidad. El estrés se apodera.
La productividad se dispara en este nuevo panorama.
Los viajes al trabajo se reducen. La creatividad crece.
En espacios diversos, la innovación fluye.
La armonía se encuentra en la combinación entre trabajo y vida.
Un futuro brillante en el que ambos mundos se arreglen.
Usa la tecnología que tu equipo ya usa a diario para garantizar que los compañeros de trabajo estén juntos en la oficina al mismo tiempo. La de Skedda integración con Slack y Microsoft Teams permite precisamente eso: te permite ver qué colegas estarán en la oficina dentro de las aplicaciones que ya usan y adoran.
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«Los imanes funcionan mejor que los mandatos. Las semanas de reuniones que se celebran una vez al mes son un gran éxito en Airbnb, ya que permiten a los equipos dedicar tiempo presencial a los ritmos de lanzamiento de sus productos. En lugar de generar reacciones negativas, el programa ha hecho que otras personas regresen a la oficina. FOMO, no RTO».
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Un lugar de trabajo ideal del futuro integraría a la perfección la tecnología con la comodidad, ofreciendo estaciones de trabajo flexibles, herramientas de colaboración virtual, y espacios para la creatividad y la relajación. Sería una combinación de espacios virtuales y físicos con inteligencia artificial y robótica perfectamente integradas, fomentando tanto la productividad como el bienestar.
La tecnología puede proporcionar los datos que brindan a las organizaciones información sobre diversas facetas del trabajo. Utilice esta información para tomar mejores decisiones empresariales, como reducir costos, reducir el tamaño y diseñar mejores espacios de oficina. Las organizaciones pueden superar las conjeturas con datos precisos y en tiempo real, lo que les permite tome decisiones basadas en datos sobre su espacio para controlar los costos sin comprometer la experiencia en el lugar de trabajo.
Por ejemplo, los líderes de las instalaciones pueden utilizar gemelos digitales—tecnología para crear una réplica digital de un edificio y sus activos— para la solución de problemas, la visualización remota y la toma de decisiones remotas de manera eficiente. Los gemelos digitales proporcionan una mejor visibilidad, una gestión eficiente de los activos y una menor necesidad de técnicos in situ inmediatos.
«Con los gemelos digitales, puede visualizar lo que sucede con ese activo y puede tome decisiones antes de salir físicamente ahí y solucione los problemas de ese activo o llame a un proveedor para que lo solucione».
Software de gestión de espacios proporciona información para ayudarlo a tomar decisiones basadas en datos sobre su espacio, ya sea para rediseñar los espacios de trabajo en función de los patrones de uso reales, identificar oportunidades para reducir o reconfigurar los espacios o controlar los costos sin comprometer la experiencia en el lugar de trabajo. Con la mitad de los encuestados a favor de un Encuesta CBRE 2024 Al considerar el costo como un factor crítico para influir tanto en las renovaciones de los arrendamientos como en las reubicaciones, es cada vez más crucial tener una idea más clara de la utilización del espacio.
El software de gestión del espacio proporciona datos e información que pueden ayudarlo a comprender cuándo y dónde trabajan mejor sus equipos, lo que respalda los esfuerzos de optimización del espacio para controlar los costos sin comprometer la experiencia en el lugar de trabajo. Inteligencia en el lugar de trabajo de Skedda le brinda datos de asistencia precisos y lo ayuda a aprovechar al máximo los espacios disponibles.
»Tener esos datos ayuda a contar la historia. Lo miras desde el punto de vista de la utilización del espacio. Contar con esos sensores y esa información ayuda a contar una narrativa que le ayudará a involucrar a sus líderes. Por lo tanto, disponer de múltiples fuentes de datos es fantástico».
Además, la implementación de herramientas impulsadas por la inteligencia artificial puede proporcionarle un análisis de tendencias más profundo que puede hacer que todo el sistema sea más eficiente, como la automatización de la administración de la energía para reducir los costos. Desde el mantenimiento predictivo hasta la gestión de la energía, la IA ayudará a los líderes de las instalaciones a optimizar las operaciones y gestionar los procesos de manera más eficiente.
»Realidad aumentada impulsada por IA va a ser otra poderosa combinación que está por salir. En el horizonte inmediato de 1 a 3 años, se mejoraron la automatización y la eficiencia. El mantenimiento predictivo y la gestión de la energía son una gran oportunidad para abrir otra frontera. Todavía hay algunas oportunidades en la utilización y optimización del espacio. E incluso a nivel individual, tienes la oportunidad de usar la inteligencia artificial en alguna aplicación que solo tú o tu departamento conozcan».
La IA generará una mayor necesidad de presencia en la oficina para fomentar la innovación, ya que los empleados serán cada vez más productivos de forma individual, lo que hará más hincapié e importancia en la colaboración y la ideación presenciales.
Como tal, las organizaciones deben mejorar su oferta tecnológica para garantizar que el trabajo flexible sea eficiente y pueda ampliarse en consecuencia a medida que la empresa crezca. Deben garantizar que tanto las experiencias físicas como las virtuales fomenten la productividad y, además, garantizar que haya una «combinación de espacio de trabajo» cuando los empleados hagan la transición de su oficina en casa a la oficina compartida. Mientras menos fricciones experimenten los empleados durante la transición al espacio de trabajo, más fácil les resultará, emocional y físicamente, hacer la transición y dar lo mejor de sí mismos en su trabajo.
Los equipos quieren poder celebrar juntas reuniones productivas y sesiones de intercambio de ideas sin importar la ubicación. La sincronización bidireccional de Skedda con Espacio de trabajo de Google y Microsoft 365 mejora la colaboración mediante una programación centralizada, un flujo de trabajo optimizado con actualizaciones automáticas e información coherente y actualizada.
«Si el espacio de la oficina no es tan diferente del entorno de su hogar, es más fácil hacer la transición. La fusión de los espacios feriales, el entorno doméstico y la oficina ayuda a las personas a no sentir esa diferencia cuando se mudan de un espacio a otro».
Las organizaciones también están realizando cambios en el sector inmobiliario para optimizar sus lugares de trabajo a medida que amplían sus negocios. En una encuesta realizada a más de 560 miembros de la audiencia de Harvard Business Review que participa en las decisiones sobre el espacio de trabajo de su organización, los encuestados señalaron los cambios que su empresa está realizando o ha realizado en los últimos tres años, como:
Además, saber cómo se utilizan los espacios de oficina puede ayudar a las organizaciones a diseñar los espacios correctos que apoyen y se adapten a las necesidades de los trabajadores. Sensores inteligentes o Seguimiento de la ocupación de wifi puede proporcionar datos más precisos sobre la utilización y ocupación del espacio. A partir de ahí, las organizaciones pueden usar los datos para reconfiguraciones impulsadas por la IA, como el mantenimiento predictivo y los sistemas de recomendación para mejorar la funcionalidad.
La combinación de tecnología, datos e inteligencia artificial ayudará a las organizaciones a diseñar espacios flexibles que puedan adaptarse rápidamente a los cambios. Los espacios adaptables son clave para hacer frente a los desafíos futuros, como los cambios en los patrones de trabajo, el envejecimiento de la infraestructura, el cambio climático, las necesidades neurodivergentes y el continuo aumento de la IA.
«Queríamos usar la tecnología para hacer realidad nuestros valores. Invertimos demasiado en las cosas que podían cumplir con los criterios de diseño relacionados con nuestra cultura: WiFi de alta calidad, sonido, cámaras. Nuestra visión era un lugar de trabajo en el que todos, en todas las habitaciones y en todos los lugares, pudieran verse, oírse e interactuar por igual».
El modelo híbrido de Pinterest demostró ser financieramente sostenible, eficiente y escalable. Desde que introdujeron PinFlex, han reducido a más de la mitad sus costos inmobiliarios, lo que les permite invertir en oficinas de primer nivel que inspiran la creatividad, la colaboración y la comunidad de los empleados y que les permiten organizar regularmente eventos fuera de las instalaciones, interacciones con clientes y otros eventos.
«¿Mi consejo para mis colegas directores de personal, CHRO y altos ejecutivos de todos los sectores? Siga los datos, no mienten. Es hora de que los líderes empresariales dejen de confiar en la transferencia de credenciales como la principal medida de la productividad de los empleados y comiencen a centrarse en los resultados. Y escucha a tu gente. Son una de tus partes interesadas más importantes, así que si quieres que te ayuden a lograr el éxito empresarial, trata de encontrarlos allí donde están».
Los datos y las ideas de este informe provienen de las principales voces, investigadores, pioneros de la industria y líderes empresariales con experiencia en el mundo de la administración de instalaciones, los lugares de trabajo flexibles y la inteligencia artificial. Algunos de ellos han aparecido como estrellas invitadas en Podcast Heroes of Hybrid Work, presentado por Jenny Moebius, vicepresidenta sénior de Skedda. Algunos de ellos son clientes que han sufrido sus propias transformaciones en el lugar de trabajo. Todos los datos e investigaciones que citamos aquí provienen de fuentes públicas.
En este estudio, arrojamos luz sobre el estado del lugar de trabajo moderno en 2025 y sobre cómo las organizaciones pueden adaptarse a este mundo laboral en constante cambio aprovechando las herramientas tecnológicas y capacitando a los líderes de sus instalaciones, que están a la vanguardia de estos cambios en el lugar de trabajo. Desde la optimización de los lugares de trabajo con un software de gestión del espacio hasta la mejora de la eficiencia con la inteligencia artificial, desglosamos los elementos esenciales para que pueda gestionar con confianza el espacio de su oficina de forma eficaz en el lugar de trabajo moderno.
Diga adiós al caos de la asignación de espacio y dé la bienvenida a una nueva era de armonía en el lugar de trabajo.
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