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El papel de los líderes de las instalaciones es evolucionando desde una posición tradicionalmente reactiva—centrado en el mantenimiento y la resolución de problemas a medida que surjan— a uno proactivo que priorice la experiencia general en el lugar de trabajo (WEX). En el lugar de trabajo moderno, los empleados trabajan en muchos lugares diferentes, no solo en la oficina, y esperan que las instalaciones y la tecnología estén a la altura para que puedan trabajar sin problemas.
Las funciones de los líderes de las instalaciones son cada vez más centrado en el ser humano a medida que los edificios se vuelven más automatizados. Ya no pueden centrarse simplemente en los aspectos físicos de los edificios de oficinas. En vez de eso, deben irse desde la administración de la instalación hasta la administración de la comunidad. Los administradores de las instalaciones deben estar atentos a la forma en que las personas interactúan con el espacio y deberán crear espacios que se adapten a los diversos estilos y necesidades de trabajo.
«Las funciones de los líderes de las instalaciones han evolucionado a partir de pensar únicamente en partes que se conectan al edificio a pensar en los sentimientos de seguridad, salud y bienestar mental».
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Cuándo Actuum Digital los empleados regresaron a la oficina en 2022 y se encontraron con «demasiada gente y pocos escritorios». Necesitaban una solución sencilla que fuera rápida de implementar, fácil de adoptar para los empleados y que informara a las instalaciones y al equipo de recepción de los huéspedes que llegaban, para que la experiencia fuera fluida y acogedora.
Con un sistema de gestión del lugar de trabajo al igual que Skedda, la agencia pudo fomentar un entorno que mejora la experiencia en el lugar de trabajo.
Con un trabajo flexible, el flujo de personas que visitan la oficina puede cambiar día a día. Utilizando un Sistema de gestión de visitantes proporciona una manera más fácil de recibir a los huéspedes, garantizar el cumplimiento y realizar un seguimiento de las visitas.
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Además, con Análisis impulsados por IA, sistemas de edificios inteligentes y mantenimiento predictivo herramientas, los líderes de las instalaciones ahora pueden anticipar las necesidades, optimizar el uso del espacio y mejorar el bienestar de los empleados. En lugar de limitarse a responder a los problemas, ahora desempeñan un papel estratégico a la hora de crear entornos de trabajo dinámicos, eficientes y atractivos que fomenten la productividad y la colaboración en el lugar de trabajo moderno.
«Con demasiada frecuencia, adoptamos un enfoque reacio al riesgo. Pero hay una cita que siempre leo y que dice: «Deja que te digan que no». Deja que otros te digan que no. Con demasiada frecuencia, nos desanimamos y automáticamente decimos que no. Da un paso, corre el riesgo, corre el riesgo. Puede que se sorprenda de cómo algo que usted dice puede llegar a alguien».
Las empresas también están priorizando la conexión y la colaboración para mejorar la cultura empresarial y los resultados empresariales, y recurren a los líderes de las instalaciones para que incorporen herramientas tecnológicas que mejoren los espacios de trabajo físicos y digitales. Según un Informe de Harvard Business Review, los encuestados dijeron que sus empresas están realizando cambios en las instalaciones, como añadir áreas de conferencias digitales mejoradas (76%), añadir más escritorios sin asignar (62%) y añadir más espacios para reuniones (59%).
«Nuestro enfoque principal solía ser el funcionamiento del edificio: mantener las luces encendidas, el agua corriente y los espacios debidamente acondicionados. Luego nos centramos en la utilización del espacio, la coordinación de eventos y la seguridad. Ahora se nos pide aproveche más la experiencia laboral y cómo las personas interactúan con el espacio».
La gestión de instalaciones se define como «la integración de las personas, el lugar y los procesos». En el lugar de trabajo moderno, el componente de «personas» es una prioridad mucho mayor. Las empresas buscan crear lugares de trabajo eficientes y centrados en las personas, con casi El 60% de los encuestados de CBRE declarando «mejorar la experiencia de los empleados» como su principal objetivo y el 45% afirma «aumentar la productividad de los empleados» como otro objetivo principal.
Los líderes de las instalaciones ahora están en una posición en la que deben colaborar con otros departamentos para garantizar que los lugares de trabajo cumplan con los objetivos de bienestar de los empleados. Colaboran cada vez más con los equipos de RRHH en lo que respecta a las transiciones en el lugar de trabajo, algo que solía ser una conversación exclusiva de RRHH. McKinsey & Company informa que las empresas que adoptan una estrategia holística de gestión del talento en todos los departamentos tienen tasas de retención más altas y una ventaja competitiva.
«El el papel de las instalaciones va a estar mucho más centrado en las personas en el futuro, en lugar de simplemente asegurarse de que el edificio esté funcionando. La función del administrador de la instalación es pasar de administrar la instalación a administrar la comunidad».
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También existe una mayor necesidad de que los líderes de las instalaciones colaboren entre los departamentos a la hora de gestionar el lugar de trabajo físico. La seguridad, tanto física como digital, es más difícil en entornos flexibles. Las fluctuaciones diarias de la presencia física pueden complicar los esfuerzos de comunicación, y la estructura descentralizada del trabajo híbrido dificulta la implementación de medidas de seguridad uniformes. A medida que más personas trabajan en ubicaciones fuera de la oficina, las aplicaciones basadas en la nube en entornos híbridos pueden plantear riesgos de seguridad adicionales.
Esto subraya la importancia de que los líderes de las instalaciones colaboren con otros departamentos, especialmente de TI, para establecer y mantener soluciones de seguridad integrales que aborden los riesgos asociados con los entornos de trabajo remoto. Implementación control de acceso con datos en tiempo real para la seguridad remota y la supervisión del cumplimiento es una forma de garantizar un lugar de trabajo moderno más seguro y protegido.
«La seguridad física no tiene una responsabilidad asignada en una empresa. A veces depende de la TI, a veces en el lugar de trabajo, a veces en las instalaciones. Pero, en última instancia, nuestra visión es «conectar a las personas en los espacios» y, por lo general, esos dos equipos diferentes».
Se pide a los líderes de las instalaciones que garanticen la seguridad de sus lugares de trabajo. Aprovechando tecnologías como el control de acceso y seguimiento de ocupación puede apoyar este esfuerzo. Ambos ayudan a controlar quién puede entrar al espacio físico y a realizar un seguimiento de la asistencia para consultarlos y obtener información en el futuro.
Además, los líderes de las instalaciones tienen cada vez más tareas: diseñar lugares de trabajo efectivos y atractivos. Al planificar los espacios, deben asegurarse de que los líderes empresariales, incluidos los de TI, RRHH y seguridad, participen para que los espacios se diseñen de manera que reflejen y satisfagan genuinamente las necesidades de los diferentes departamentos e individuos. La reconfiguración del espacio requiere una planificación previa con todas las partes y planos detallados para garantizar una implementación fluida.
Las organizaciones inteligentes adoptarán un enfoque más colaborativo e interfuncional, en el que los diferentes departamentos trabajarán juntos para fomentar una cultura laboral positiva.
«A lo largo de mi carrera, He tenido la suerte de rinden cuentas a diferentes funciones, ya sean operaciones, recursos humanos o finanzas. Tener esas diferentes perspectivas me ayudó a saber cómo dirigirme a la audiencia para influir y cambiar. Creo que, con demasiada frecuencia, en nuestras carreras como líderes de instalaciones, hemos seguido un mismo estilo. El solo hecho de tener esa diversidad desde diferentes puntos de vista te ayuda».
A medida que el lugar de trabajo moderno evoluciona rápidamente, los líderes de las instalaciones deben mejorar sus habilidades en nuevas tecnologías e inteligencia artificial para mantenerse a la vanguardia. La gestión moderna del lugar de trabajo ahora depende de sistemas inteligentes para la optimización del espacio, el mantenimiento predictivo y el análisis de datos en tiempo real. Esto significa que los líderes que sepan cómo usar estos sistemas inteligentes podrán tomar decisiones informadas basadas en datos para crear procesos más efectivos y eficientes en sus lugares de trabajo.
«La gente acudirá a un espacio porque ofrece una experiencia de usuario fantástica que les permite ser lo más felices, saludables y productivos posible. Crear este tipo de entornos va a ser una verdadera habilidad. Ahora, lo interesante es: ¿quién va a hacer esto? ¿Dónde está la oportunidad?»
Según el Foro Económico Mundial, algunas de las principales habilidades que están aumentando incluyen el pensamiento creativo, el pensamiento analítico, la alfabetización tecnológica y la gestión del talento. Los líderes de las instalaciones deben adaptarse a las necesidades cambiantes de la fuerza laboral y al propósito cambiante de la oficina, al tiempo que implementan nuevas herramientas tecnológicas para mejorar la eficacia del lugar de trabajo.
«Tome lo básico y aplíquelo a tecnologías más nuevas, como la IA. Si no gestionas lo básico y los procesos, ni administras a las personas de una manera que sea eficaz, esos nuevos y relucientes objetos no te van a ayudar realmente».
Al adoptar herramientas impulsadas por la IA, los líderes de las instalaciones pueden pasar de los procesos manuales a la toma de decisiones estratégicas, lo que garantiza que los lugares de trabajo sean más eficientes, flexibles y centrados en los empleados. Invertir en estas habilidades no es solo una opción, sino que es esencial para adaptarse a las exigencias del lugar de trabajo moderno.
Juntos, la IA y tecnología de gestión del espacio tendrá un impacto significativo en las instalaciones a medida que las organizaciones busquen optimizar los niveles de ocupación, los recursos y el uso de energía.
«A medida que avancemos en nuestra carrera, especialmente en los próximos 10 años, estamos a punto de tener 40 años de cambios en los próximos 10 años. El aprendizaje continuo va a ser una habilidad obligatoria para que el futuro siga siendo relevante».
Diga adiós al caos de la asignación de espacio y dé la bienvenida a una nueva era de armonía en el lugar de trabajo.
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