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Réalité RTO : les meilleures données et stratégies proposées directement par des experts
Le travail flexible n'est efficace que si les organisations avoir les bonnes personnes au bon endroit, dotées des bons outils et de la bonne technologie. La technologie moderne et l'IA le permettent.
UNE modèle hybride bien structuré nécessite une combinaison de stratégies gestion de l'espace et technologie d'environnement de travail moderne, tels que la planification pilotée par l'IA, les systèmes de réservation de bureau et les outils de collaboration en temps réel. Sans ces éléments essentiels, la flexibilité peut entraîner des inefficacités plutôt que de la productivité. Cependant, lorsque tout est aligné, les organisations peuvent créer un environnement de travail fluide et performant qui favorise à la fois l'autonomie des employés et la réussite de l'entreprise.
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Afin de garantir aux participants à distance des chances égales de participer à des réunions hybrides, l'entreprise s'est moins concentrée sur l'expérience des participants en salle et s'est davantage attachée à créer une expérience positive et équitable pour les télétravailleurs. Au lieu de concevoir des espaces de réunion centrés sur les personnes présentes dans le bâtiment, l'entreprise a mis en place l'expérience à distance premier, ce qui fait participer à des réunions hybrides totalement transparent.
Par exemple, la technologie peut aider à résoudre les 'taxe de coordination hybride, ' c'est-à-dire le temps consacré à la logistique des rencontres avec les personnes dont vous avez besoin lorsque certains travaillent en personne et d'autres virtuellement. Le travailleur moyen passe environ 37 % de son temps au travail, lors de réunions ou en les coordonnant, et que le temps consacré aux réunions et à leur gestion coûte aux employeurs en moyenne plus de 29 000$ par an.
En combinant une planification intelligente pilotée par l'IA, un logiciel de gestion de l'espace qui vous indique qui sera au bureau et des outils de communication en temps réel, les employés travaillant dans des environnements de travail flexibles peuvent facilement voir, prévoir et coordonner le temps passé ensemble.
»L'idée de l'espace en tant que service est double. Vous pourriez vous procurer l'espace en tant que service, en achetant de l'espace pour une heure, un jour, une semaine, un mois, un an, dix ans. Le point le plus important est de créer un espace qui fournit les logiciels et les services qui permettent à la personne de faire tout ce dont elle a besoin de la manière la plus efficace possible. »
Attributs spatiaux de Skedda simplifiez la sélection des espaces pour aider les employés à trouver l'endroit idéal en moins de clics. Les équipes peuvent filtrer les espaces en fonction de besoins spécifiques (par exemple, « double moniteur », « emplacements pour chiens », etc.) en un coup d'œil pour réserver rapidement des espaces.
Notre équipe est prête à discuter de vos besoins spécifiques en matière de planification de bureau et de voir comment Skedda pourrait vous aider.
Après s'être engagée en faveur du travail hybride, la prochaine étape pour Allianz a été de faire de ses bureaux un lieu attrayant pour les travailleurs désireux de venir travailler.
Conception de l'espace de bureau : Ils disposent d'espaces de travail ouverts avec partage de bureau dans la plupart des sites, équipés de petites cabines téléphoniques, de différents salles de réunionet des zones agiles pour la collaboration en équipe. Ils disposent également de zones calmes où les employés peuvent travailler dans le silence le plus complet, ainsi que de petits îlots lounge avec canapés/fauteuils et de cafés/cuisines où les gens peuvent discuter de manière informelle.
Technologie d'environnement de travail moderne : Ils utilisent la bonne technologie pour créer une atmosphère de travail collaborative et productive entre ceux qui travaillent au bureau et ceux qui travaillent à distance. Cela inclut la visioconférence et outils de collaboration modernes qui combinent des réunions, des discussions et des appels. En outre, ils investissent constamment dans la formation afin que leurs employés puissent utiliser au mieux ces technologies en milieu de travail.
Commodités et services : Ils proposent des services supplémentaires pour faciliter au maximum la vie des employés : des programmes de remise en forme, des services de nettoyage à sec et des restaurants proposant des repas frais et sains tous les jours.
« Le principe directeur de notre régime de travail flexible est de faire ce qu'il faut au bon endroit et donnez à nos employés et à nos équipes les moyens de prendre eux-mêmes cette décision. Lorsque nous décidons où travailler, nous leur faisons confiance pour trouver le juste équilibre entre leurs propres besoins et ceux de nos clients, de notre entreprise et de nos équipes. »
La technologie moderne et l'IA peuvent aider les organisations favoriser la collaboration en personne et créer des bureaux plus attrayants auxquels les travailleurs ont réellement envie de se rendre.
Par exemple, il est essentiel de savoir quels membres de l'équipe seront au bureau un jour donné pour favoriser la collaboration au bureau. Personne ne veut se rendre dans un bureau vide et passer des appels virtuels toute la journée. Tirer parti d'un logiciel de gestion de l'espace doté de fonctionnalités pour voir qui est au bureau a priori favorise une collaboration productive sur le lieu de travail moderne.
Dans un entretien avec AMECA, le robot humanoïde « le plus avancé au monde », conçu par Engineered Arts et actuellement en vente au Le Robotarium national à Édimbourg, Ameca explique à quoi pourrait ressembler l'avenir du travail lorsqu'on lui demande de le décrire sous forme de poésie :
Dans un monde où le travail et la maison ne font qu'un,
Les parcours hybrides apportent de l'équilibre à la lumière.
La flexibilité est reine. Le stress prend son envol.
Dans cette nouvelle optique, la productivité monte en flèche.
Les trajets domicile-travail diminuent. La créativité grandit.
Dans des espaces diversifiés, l'innovation circule.
L'harmonie se retrouve dans la combinaison entre vie professionnelle et vie privée.
Un avenir radieux où les deux mondes se réconcilient.
Utilisez la technologie que votre équipe utilise déjà quotidiennement pour vous assurer que vos collègues sont au bureau en même temps. Skedda intégration avec Slack et Microsoft Teams c'est exactement ce que permet : vous pouvez voir quels collègues seront au bureau dans les applications qu'ils utilisent déjà et qu'ils adorent.
Notre équipe est prête à discuter de vos besoins spécifiques en matière de planification de bureau et de voir comment Skedda pourrait vous aider.
« Les aimants fonctionnent mieux que les mandats. Les semaines de rassemblement qui se déroulent une fois par mois sont un franc succès pour Airbnb, car elles permettent aux équipes de passer du temps en personne et de se concentrer sur le rythme de lancement de leurs produits. Au lieu de provoquer une réaction négative, le programme a incité d'autres personnes à retourner au bureau. FOMO, pas RTO. »
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Un lieu de travail idéal du futur intégrerait parfaitement technologie et confort, en proposant des postes de travail flexibles, outils de collaboration virtuelle, et espaces de créativité et de détente. Il s'agirait d'un mélange d'espaces virtuels et physiques intégrant parfaitement l'IA et la robotique, favorisant à la fois la productivité et le bien-être.
La technologie peut fournir les données qui permettent aux organisations de mieux comprendre les différentes facettes du travail. Utilisez ces informations pour prendre de meilleures décisions commerciales, telles que la réduction des coûts, la réduction des effectifs et la conception de meilleurs espaces de bureau. Les organisations peuvent surmonter les conjectures grâce à des données précises et en temps réel, ce qui leur permet de prendre des décisions basées sur des données concernant leur espace afin de contrôler les coûts sans compromettre l'expérience sur le lieu de travail.
Par exemple, les responsables des installations peuvent utiliser jumeaux numériques, technologie permettant de créer une réplique numérique d'un bâtiment et de ses actifs, pour un dépannage efficace, une visualisation à distance et une prise de décision à distance. Les jumeaux numériques offrent une meilleure visibilité, une gestion efficace des actifs et une réduction du besoin de techniciens sur site immédiats.
« Avec les jumeaux numériques, vous pouvez visualiser ce qui se passe avec cet actif, et vous pouvez prenez des décisions avant de sortir physiquement là et vous pouvez soit dépanner cette ressource, soit faire appel à un fournisseur pour la dépanner. »
Logiciel de gestion de l'espace fournit des informations pour vous aider à prendre des décisions basées sur des données concernant votre espace, qu'il s'agisse de reconcevoir les espaces de travail en fonction des modèles d'utilisation réels, d'identifier les opportunités de réduction ou de reconfiguration des espaces, ou de contrôler les coûts sans compromettre l'expérience sur le lieu de travail. La moitié des personnes interrogées ayant répondu à un Enquête CBRE 2024 considérant le coût comme un facteur essentiel pour influencer à la fois les renouvellements de bail et les délocalisations, il devient de plus en plus crucial d'avoir une idée plus claire de votre utilisation de l'espace.
Les logiciels de gestion des espaces fournissent des données et des informations qui peuvent vous aider à comprendre quand et où vos équipes travaillent le mieux, en soutenant les efforts d'optimisation de l'espace pour contrôler les coûts sans compromettre l'expérience sur le lieu de travail. L'intelligence du lieu de travail de Skedda vous fournit des données de fréquentation précises et vous aide à tirer le meilleur parti de vos espaces disponibles.
»Le fait de disposer de ces données permet de raconter l'histoire. Vous l'examinez du point de vue de l'utilisation de l'espace. Le fait de disposer de ces capteurs et de ces informations vous permet de raconter une histoire qui vous aidera à impliquer vos dirigeants. La multiplicité des sources de données est donc fantastique. »
En outre, la mise en œuvre d'outils alimentés par l'IA peut vous fournir une analyse des tendances plus approfondie qui peut rendre l'ensemble du système plus efficace, par exemple en automatisant la gestion de l'énergie pour réduire les coûts. De la maintenance prédictive à la gestion de l'énergie, l'IA aidera les responsables des installations à rationaliser les opérations et à gérer les processus de manière plus efficace.
»Réalité augmentée alimentée par l'IA va être une autre combinaison puissante qui va sortir. Dans un horizon immédiat de 1 à 3 ans, automatisation et efficacité accrues. La maintenance prédictive et la gestion de l'énergie constituent une formidable opportunité pour franchir une nouvelle frontière. Il existe encore des opportunités en matière d'utilisation et d'optimisation de l'espace. Et même au niveau individuel, vous avez la possibilité d'utiliser l'IA dans certaines applications que vous ou votre département êtes le seul à connaître. »
L'IA entraînera un besoin accru de présence au bureau pour favoriser l'innovation, car les employés deviendront de plus en plus productifs sur une base individuelle, ce qui accordera plus d'importance à la collaboration et à l'idéation en personne.
À ce titre, les organisations doivent améliorer leur infrastructure technologique pour garantir l'efficacité du travail flexible et pouvoir évoluer en conséquence au fur et à mesure de la croissance de l'entreprise. Ils doivent veiller à ce que les expériences physiques et virtuelles soient propices à la productivité et, en outre, veiller à ce qu'il y ait une « combinaison d'espaces de travail » lorsque les employés passent de leur bureau à domicile à un bureau partagé. Moins les employés éprouvent de frictions lors de la transition vers l'espace de travail, plus il leur est facile de faire la transition sur le plan émotionnel et physique et de donner le meilleur d'eux-mêmes.
Les équipes veulent être en mesure de tenir des réunions productives et des séances de brainstorming ensemble, quel que soit le lieu. Synchronisation bidirectionnelle de Skedda avec Espace de travail Google et Microsoft 365 améliore la collaboration grâce à une planification centralisée, un flux de travail rationalisé avec des mises à jour automatiques et des informations cohérentes et actualisées.
« Si l'espace de bureau n'est pas si différent de votre environnement domestique, il est plus facile de faire la transition. La fusion des espaces d'exposition, de l'environnement domestique et du bureau permet aux gens de ne pas ressentir cette différence lorsqu'ils se déplacent d'un espace à l'autre. »
Les organisations procèdent également à des modifications immobilières afin d'optimiser leurs lieux de travail à mesure qu'elles développent leurs activités. Dans une enquête menée auprès de plus de 560 membres des personnes interrogées dans le cadre de la Harvard Business Review qui participent aux décisions relatives à l'espace de travail de leur organisation ont fait état des changements que leur entreprise a apportés ou a apportés au cours des trois dernières années, tels que :
En outre, le fait de savoir comment les espaces de bureau sont utilisés peut aider les organisations à concevoir les bons espaces qui répondent aux besoins des travailleurs et s'y adaptent. Capteurs intelligents ou Suivi de l'occupation du réseau Wifi peut fournir des données plus précises sur l'utilisation et l'occupation de l'espace. À partir de là, les entreprises peuvent utiliser les données pour des reconfigurations pilotées par l'IA, telles que la maintenance prédictive et les systèmes de recommandation afin d'améliorer les fonctionnalités.
La combinaison de la technologie, des données et de l'IA aidera les organisations à concevoir des espaces flexibles capables de s'adapter rapidement aux changements. Les espaces adaptables sont essentiels pour relever les défis à venir, tels que l'évolution des habitudes de travail, le vieillissement des infrastructures, le changement climatique, les besoins neurodivergents et l'essor continu de l'IA.
« Nous voulions utiliser la technologie pour donner vie à nos valeurs. Nous avons surinvesti dans les éléments qui pourraient répondre aux critères de conception liés à notre culture: WiFi de haute qualité, son, caméras. Notre vision était un lieu de travail dans lequel tout le monde, dans chaque pièce et en tout lieu, pourrait se voir, s'entendre et interagir de la même manière. »
Le modèle hybride de Pinterest s'est révélé financièrement viable, efficace et évolutif. Depuis l'introduction de PinFlex, ils ont réduit de plus de moitié leurs coûts immobiliers, leur permettant ainsi d'investir dans des bureaux de renommée mondiale qui inspirent la créativité, la collaboration et la communauté des employés et qui leur permettent d'organiser régulièrement des événements hors site, des engagements avec les clients et d'autres événements.
« Mon conseil à mes collègues directeurs des ressources humaines, DRH et cadres supérieurs de tous les secteurs ? Suivez les données, elles ne mentent pas. Il est temps pour les chefs d'entreprise de cesser de se fier au balayage des badges comme principale mesure de la productivité des employés et de se concentrer sur les résultats. Et écoutez les vôtres. Il s'agit de l'une de vos parties prenantes les plus importantes, donc si vous voulez qu'ils vous aident à réussir en affaires, essayez de les rencontrer là où ils se trouvent. »
Les données et les informations présentées dans ce rapport proviennent de personnes de premier plan, de chercheurs, de pionniers du secteur et de chefs d'entreprise expérimentés dans le monde de la gestion des installations, des lieux de travail flexibles et de l'IA. Certains d'entre eux ont joué dans Podcast Heroes of Hybrid Work, animé par Jenny Moebius, vice-présidente de Skedda. Certains d'entre eux sont des clients qui ont transformé leur propre environnement de travail. Toutes les données et recherches que nous citons ici proviennent de sources publiques.
Dans cette étude, nous mettons en lumière l'état du lieu de travail moderne en 2025 et la manière dont les organisations peuvent s'adapter à ce monde du travail en constante évolution en tirant parti des outils technologiques et en améliorant les compétences de leurs responsables des installations, qui sont à l'avant-garde de ces changements en matière de lieu de travail. De l'optimisation des espaces de travail à l'aide d'un logiciel de gestion des espaces à l'amélioration de l'efficacité grâce à l'IA, nous analysons les éléments essentiels pour que vous puissiez gérer efficacement votre espace de travail en toute confiance dans un environnement de travail moderne.
Dites adieu au chaos de l'attribution des espaces et accueillez une nouvelle ère d'harmonie au travail.
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