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Con los mandatos de RTO a tiempo completo y la apuesta por el trabajo flexible este año, 2025 se perfila como un momento en el que las organizaciones deben lograr un delicado equilibrio entre garantizar que los empleados estén satisfechos en el trabajo y exigirles que estén más presentes en las oficinas.
A pesar de las recientes iniciativas de RTO por parte de algunas empresas de alto perfil, casi el 70% de las empresas estadounidenses siguen ofreciendo flexibilidad en el lugar de trabajo. Las nuevas investigaciones siguen demostrando que las empresas que adoptan un enfoque flexible en cuanto al lugar y el momento en que trabajan las personas superan considerablemente a sus competidores:
En el dinámico entorno laboral actual, el cambio en el lugar de trabajo de las personas ha transformado la forma en que las organizaciones utilizan sus espacios y recursos, y la forma en que involucran a las personas que las integran. Es fundamental contar con la tecnología adecuada que evolucione con las necesidades cambiantes de su fuerza laboral. Nueva tecnología e IA prevalecerá más; y la TI y líderes de instalaciones será fundamental para alinear la tecnología y la oficina para crear lugares de trabajo productivos (tanto físicos como virtuales) que respalden la experiencia de los empleados.
Las organizaciones que ganarán deben poder apoyar todo de su fuerza laboral para acceder al espacio correcto con los recursos correctos en el momento adecuado. Este informe tiene como objetivo ayudar a las organizaciones, especialmente a los líderes de TI e instalaciones que las integran, a utilizar las nuevas tecnologías y diseño de oficinas para gestionar mejor los espacios en el lugar de trabajo moderno. Desde la automatización de los procesos hasta la optimización de la utilización del espacio, los consejos y las estrategias que se proporcionan aquí pueden preparar a su organización para el futuro, garantizando que siga siendo relevante y resiliente ante los cambios en el lugar de trabajo.
El lugar de trabajo moderno es ágil y flexible, tanto en lo que respecta a la ubicación como a los horarios. Una encuesta del Pew Research Center descubrió que la mayoría de los trabajadores híbridos actuales (72%) quieren que siga siendo así, y no solo por parte de los empleados que han probado la dulzura del trabajo flexible. El 62% de los trabajadores que nunca o rara vez trabajan desde casa dijeron que lo harían si pudieran parte del tiempo.
Y el trabajo híbrido es trabajando. Mejora el equilibrio entre la vida laboral y personal, la satisfacción laboral, la contratación y retención de talento. Aproximadamente el 87% de los líderes de RRHH que utilizan un modelo híbrido afirman que el trabajo híbrido ha mejorado el equilibrio entre la vida laboral y personal, el 84% afirma que ha mejorado la satisfacción laboral y el 79% afirma que ha mejorado la satisfacción laboral el trabajo híbrido ha mejorado su capacidad para atraer y retener talento.
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«El trabajo remoto evolucionará hacia un enfoque híbrido más equilibrado. Si bien es posible que algunas empresas se esfuercen por volver a la oficina por completo, es probable que la continua demanda de flexibilidad por parte de los empleados garantice que los modelos híbridos sigan siendo dominantes. En última instancia, el ganador del debate sobre la RTO serán las organizaciones que encuentren el equilibrio adecuado, que ofrece flexibilidad sin comprometer el rendimiento. El trabajo híbrido será la solución sostenible».
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A medida que las empresas señalan un cambio hacia el regreso a la oficina, casi la mitad de los trabajadores (46%) dicen que dejarían su trabajo si su empleador les exige estar en la oficina a tiempo completo.
Las empresas que tienen un trabajo flexible también tienen una mejor rentabilidad bursátil. Gabriele Lattanzio, profesor adjunto de finanzas de la Universidad de Melbourne, descubrió que las empresas ocupaban un lugar destacado en cuanto a oportunidades de trabajo flexible tuvieron precios de acciones más altos a corto y largo plazo en comparación con las empresas homólogas en sus respectivos sectores.
El profesor asociado de la Universidad de Pittsburgh, Mark Ma, también descubrió que las acciones de empresas como Nike y UPS, que introdujeron mandatos de RTO de cuatro o cinco días a la semana, empresas homólogas con bajo rendimiento como Adidas y FedEx tras los anuncios de las políticas. Entre las nueve empresas con mandatos de RTO, siete obtuvieron un rendimiento inferior al de sus pares en cuanto a opciones de trabajo flexibles. Las empresas con mandatos de RTO de cinco días obtuvieron, en promedio, una rentabilidad bursátil un 15% inferior a la de sus homólogas de trabajo flexible.
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Después de que una encuesta de la empresa revelara que más del 85% de sus empleados querían algún tipo de opción de trabajo desde casa, Synchrony lanzó un modelo de trabajo híbrido. Con este enfoque flexible, registró un aumento del 30% en las solicitudes de empleo en 2024 y una menor rotación de empleados.
Synchrony también subió al quinto lugar en la lista Fortune 100 de las mejores empresas para trabajar, frente al puesto 51 de 2019. El 95% de los empleados afirma que Synchrony es un excelente lugar para trabajar y el 95% afirma que la forma de trabajar de la empresa les brinda la flexibilidad que necesitan.
«Al final, nuestra historia es una prueba de que, cuando construyes una cultura de confianza y responsabilidad, puedes esperar mucho de tu gente y ellos te apoyarán para lograr un rendimiento óptimo. Eso, y no el lugar en el que se sientan día a día, lo subraya el papel fundamental de la confianza en el trabajo híbrido éxito».
Las empresas con mandatos de RTO de cinco días obtuvieron, en promedio, una rentabilidad bursátil un 15% inferior a la de sus homólogas de trabajo flexible.
La IA permite acuerdos de trabajo flexibles al optimizar la programación, automatizar las tareas administrativas y mejorar la colaboración remota, lo que permite a los empleados trabajar de manera eficiente desde cualquier lugar. Los empleados que utilizaban la IA informaron de un 30% de aumento en la productividad. Además, los sistemas inteligentes de gestión del lugar de trabajo impulsados por la inteligencia artificial ayudan a las organizaciones a maximizar la utilización del espacio, reducir los gastos generales y mejorar la productividad.
Al optimizar las operaciones y permitir una fuerza laboral más ágil, la IA no solo apoya el bienestar de los empleados y el equilibrio entre la vida laboral y personal, pero también impulsa el crecimiento de los ingresos mediante una mayor eficiencia, una mejor asignación de recursos y una toma de decisiones basada en datos.
La IA puede reducir las tareas administrativas, acelerar la productividad y dedicar más tiempo al trabajo estratégico e innovador. Por ejemplo, los líderes de las instalaciones responsables de coordinar las reservas de salas de reuniones puede usar asistentes de reservas con tecnología de inteligencia artificial para sugerir automáticamente las habitaciones disponibles en función de preferencias y necesidades específicas.
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«De cara al futuro, nuestra visión es un espacio de trabajo impulsado por la inteligencia artificial que mantenga a los equipos distribuidos eficientes, comprometidos y conectados a través de la asistencia virtual para reuniones, flujos de trabajo fluidos y una gestión de proyectos más inteligente. La IA no tiene que ver con la reducción de costos. Se trata de la capacidad de hacer más y ampliar el potencial de nuestros empleados. Al acelerar la IA conversacional de manera responsable, podemos salir fortalecidos».
«La omnipresencia de la IA va a crear la necesidad de centrarse mucho más en la ideación, la colaboración y la innovación. Y esas conversaciones son inevitablemente mejores en persona, así que La IA va a crear la gravedad de que las personas necesiten estar en la oficina».
La IA hace que los trabajadores sean más eficientes en muchas tareas individuales, lo que les permite ser productivos sin importar dónde se sienten. Sin embargo, las herramientas de inteligencia artificial aún no pueden reemplazar la fluidez y la espontaneidad de la lluvia de ideas en persona. Si bien la IA agiliza las tareas más técnicas y basadas en el conocimiento, generará una mayor necesidad de presencia en la oficina para fomentar la innovación.
Principales objetivos para las organizaciones que implementan activamente la IA incluyen la creación de nuevos negocios y/o fuentes de ingresos (23%) y el aumento de los ingresos del negocio principal (27%). El futuro del lugar de trabajo estará impulsado por Sinergia entre humanos e inteligencia artificial, donde la tecnología y la humanidad florecen juntas.
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«Los trabajadores de hoy necesitan dos cosas: un lugar de trabajo eficaz y una gran experiencia laboral». La directora global de investigación sobre el lugar de trabajo de Gensler, Janet Pogue McLaurin, explica la creciente demanda de espacios de oficina de alta calidad.
Los empleados desean un lugar de trabajo funcional con oficinas diseñadas en función de casos de uso específicos, que tengan escritorios compartidos, salas para grupos pequeños y espacios de reunión para la colaboración. Estos espacios también deben modernizarse con mejor tecnología para garantizar una conexión perfecta para las reuniones híbridas, la coordinación entre una fuerza laboral flexible y la colaboración durante los días en la oficina.
«Los empleados necesitan un lugar de trabajo funcional y eficaz que respalde su forma de trabajar. Proporcionar una variedad de entornos de trabajo para trabajar en persona con otras personas, para reuniones híbridas y trabajos que requieren una alta concentración, es esencial y constituye la base de un buen lugar de trabajo. Sin embargo, para cumplir con las expectativas de los trabajadores actuales, un «buen» lugar de trabajo ya no es suficiente».
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Software de gestión de espacios con planos de planta interactivos (y las integraciones de Slack y MSFT Teams) facilitan a los compañeros de equipo «ver quién está dentro» y encontrarse cuando están en la oficina. Además, el software con un sólido motor de reglas y funciones permite a las organizaciones crear barrios de oficinas según los departamentos, las funciones laborales, las necesidades del proyecto o los requisitos del equipo, para satisfacer mejor las necesidades laborales.
Sin embargo, los empleados también quieren un lugar de trabajo que evoque emociones y conexiones para sentirse inspirados, valorados y motivados para dar lo mejor de sí mismos. Por eso, la noción de «oficina comunal» también se está haciendo cada vez más popular. Los trabajadores esperan que las oficinas se parezcan más acogedores hoteles y cafés y funcionan como pequeños pueblos.
«Las empresas con visión de futuro ya no se plantean si van a necesitar oficinas de alta calidad en el futuro. En cambio, están planificando el aspecto que tendrán sus espacios de oficinas hasta bien entrada la década de 2030. La ubicación y las comodidades son cruciales. Nuestra investigación muestra que tres de cada cuatro jóvenes consideran importante estar cerca de gimnasios, bares y restaurantes, y uno de cada cuatro trabajadores de oficina rechazaría un trabajo si no le gusta el espacio de trabajo».
Los lugares de trabajo modernos requieren espacios de oficina y tecnología de alta calidad que respalden las nuevas formas de trabajar de los empleados, y muchos ven cómo la oficina está regresando. Más del 60% de los operadores inmobiliarios comerciales esperan una mayor utilización del lugar de trabajo en los próximos cinco años. El 43% de las organizaciones espera que la cantidad de días en la oficina aumente para 2030, aunque aún dentro de una estrategia de lugar de trabajo híbrido.
Mientras otros bancos imponen más mandatos de regreso a la oficina, Citigroup redobló su política de trabajo híbrido e invirtió en una variedad de servicios para construir la oficina un imán y no un mandato.
La empresa renovó su edificio de 42 pisos en Canary Wharf de Londres e invirtió en jardines de invierno al aire libre, minipueblos y un espacio de entretenimiento para los clientes en la parte superior para crear un espacio de trabajo de última generación para sus trabajadores.
«En el pasado, si no estabas en la oficina corporativa, tenías una experiencia que no era óptima. Tenías una mala tecnología y tenías dificultades para acceder a los materiales. No podías ver, no podías oír. Con nuestra red de concentradores NMG, cualquier lugar puede ser un hub. Un centro de distribución, su casa, una cafetería: todos tienen acceso a las herramientas y la tecnología que necesitan para trabajar de manera efectiva e igualitaria».
El futuro del trabajo será una combinación de empleados de oficina a tiempo completo e híbridos, lo que aumentará la necesidad de más espacios y tecnología de alta calidad que respalden las necesidades del lugar de trabajo moderno. Casi el 80% de los líderes empresariales estadounidenses encuestados dicen que quieren mudarse a un nuevo edificio en los próximos cinco años. De los encuestados, el 62% afirma que lo que más busca es una buena conectividad a Internet/Wi-Fi y el 54% afirma que la recepción móvil y 5G es excelente.
Ya sea que trabajen a tiempo completo en la oficina o sean híbridas, las organizaciones que ganen podrán ayudar a sus empleados a encontrar el espacio y los recursos adecuados en el momento adecuado para hacer su trabajo de la mejor manera. Aprovechando un solución de reserva de escritorio que pueda gestionar tanto los espacios flexibles como los asignados, y las comodidades y el equipo de esos espacios, serán clave para satisfacer diversas preferencias y necesidades.
«El lugar de trabajo es ahora una opción, y las empresas deben competir por la asistencia al igual que lo hacen los teatros y los hoteles. Los mejores edificios, ubicaciones y experiencias ganarán. El futuro del ecosistema laboral no consiste solo en hacer que las personas regresen, sino en hacer que valga la pena».
Diga adiós al caos de la asignación de espacio y dé la bienvenida a una nueva era de armonía en el lugar de trabajo.
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