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A medida que las organizaciones planifican su próxima mudanza en 2025, es fundamental encontrar la oficina adecuada para apoyar a su fuerza laboral en el lugar de trabajo moderno. El panorama laboral ha cambiado drásticamente y, con él, las expectativas en cuanto a los espacios de oficina. Las consideraciones de oficina para 2025 en las que los líderes deben centrarse incluyen el equilibrio entre la flexibilidad, la tecnología y la experiencia de los empleados.
«La combinación de espacios y servicios de trabajo y estilo de vida dentro y fuera del lugar de trabajo marca la diferencia entre lo excelente y lo excepcional». - Encuesta mundial sobre el lugar de trabajo 2024 de Gensler
Las organizaciones que buscan crear lugares de trabajo excepcionales deben considerar cómo el diseño de la oficina, la infraestructura tecnológica, los servicios circundantes y la ubicación de la oficina respaldan la productividad y el bienestar de su fuerza laboral. A continuación, desglosamos los elementos esenciales que necesita, tanto si está buscando su próxima oficina como si planea rediseñar su espacio de trabajo actual.
1. Software de reserva de escritorio
La flexibilidad está a la vanguardia de los deseos de los empleados cuando buscan trabajo en 2025. Según un informe de Workmonitor, el 81% de los trabajadores valora la flexibilidad de los horarios, y más del 50% de las personas que buscan un nuevo trabajo buscan beneficios relacionados con la flexibilidad. Los escritorios compartidos, o el alojamiento de escritorios, favorecen los horarios de trabajo flexibles al optimizar los espacios de trabajo para cuando los empleados están realmente en la oficina.
Software de reserva de escritorio reduce el espacio infrautilizado y favorece la eficiencia de los escritorios compartidos al garantizar que los empleados puedan reservar espacios de trabajo cuando sea necesario. Este sistema admite horarios de trabajo flexibles, lo que permite a los empleados pasar sin problemas al trabajo en la oficina, con la certeza de que tendrán un espacio de trabajo adecuado que les ayude a ser productivos y colaborativos. Un software de reservas de escritorio como Skedda también tiene Atributos de espacio que le permiten organizar y filtrar los espacios de trabajo en función de servicios o requisitos específicos para agilizar la selección de espacios.
2. Software de reserva de salas de reuniones
La colaboración es un factor clave para el trabajo en la oficina, por lo que el proceso de poder reservar las salas de reuniones adecuadas es fundamental para el éxito de la colaboración. Una investigación publicada en la revista Nature Journal demuestra que la lluvia de ideas se lleva a cabo mejor en persona, y hace hincapié en que el espacio de oficina debe apoyar esta colaboración. Además, la próxima generación de trabajadores quiere espacios de colaboración presenciales, y el 74% de la generación Z desea tener más oportunidades de colaborar cara a cara con sus colegas (Accenture).
Software de reserva de salas de reuniones simplifica la reserva de espacios para diversas tareas, desde la lluvia de ideas y la sincronización de equipos hasta las presentaciones para los clientes. Disponer de una plataforma que se sincronice con Microsoft Outlook y Calendario de Google minimiza los conflictos de programación y garantiza que los espacios se utilicen de manera eficiente. Las integraciones con estas populares aplicaciones impulsan la adopción y garantizan que todos sus empleados estén en sintonía a la hora de reservar habitaciones.
3. Seguimiento de ocupación
Las organizaciones deben comprender cómo se usa su oficina para maximizar la utilización del espacio y, al mismo tiempo, mejorar la productividad y la colaboración. El seguimiento de la ocupación proporciona datos sobre las horas pico de uso, lo que garantiza que no desperdicies espacios. Esta información puede guiar tu toma de decisiones y ayudarte a ajustar los diseños o las políticas para que se ajusten a los hábitos de los empleados. El seguimiento de la ocupación también es fundamental para proteger tu lugar de trabajo, ya que, en caso de emergencia, es fundamental saber quién está en el edificio y a qué hora y tener un historial de esa situación.
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4. Sistemas de gestión de visitantes (VMS)
El lugar de trabajo moderno es dinámico y, a menudo, alberga a una combinación de empleados, contratistas, clientes, proveedores y otros huéspedes. Un sólido sistema de gestión de visitantes (VMS) mejora la seguridad, proporciona registros sin interrupciones y refleja profesionalismo, lo que deja una buena primera impresión en los visitantes.
Un sistema de gestión de visitantes que proporciona múltiples métodos de entrada y salida garantiza que los visitantes puedan hacerlo fácilmente con el método que mejor les funcione. Las notificaciones automáticas para que los anfitriones sepan que sus huéspedes han llegado ayudan a ofrecer una experiencia más fluida y acogedora a los visitantes. Además, un VMS puede ayudarte a mantener un registro preciso de las visitas, lo que puede resultar útil en caso de emergencia.
5. Disposición y diseño cuidadosos
El trabajo híbrido exige espacios variados adaptados a diferentes actividades. Desde escritorios compartidos y espacios colaborativos hasta cafeterías y áreas de relajación, el lugar de trabajo híbrido debe satisfacer las necesidades de trabajo flexible que los empleados desean ahora. La investigación de Gensler encontró que hay cuatro tipos de espacio esencial para la productividad en el lugar de trabajo:
- Espacios para el trabajo creativo en grupo
- Espacios para el trabajo individual
- Espacios para reflexionar y restaurar
- Espacios para refrescarse y recargarse
Además, los empleados ya no vienen a la oficina cinco días a la semana y se sientan en sus escritorios todo el día. Gensler descubrió que ahora es necesario optimizar los lugares de trabajo para ofrecer un soporte eficaz a los cinco modos de trabajo:
- trabajando solo
- trabajar con otros en persona
- trabajar con otros usuarios de forma virtual
- aprendiendo
- socializar
Por lo tanto, las organizaciones deben buscar y diseñar varios tipos de espacios, incluidos los centros de innovación, las salas de proyectos y equipos, los cafés de trabajo, los espacios de trabajo al aire libre y las salas de concentración, que según Gensler tuvieron el impacto más significativo en el rendimiento.
«Cuando te detienes a pensar en lo que la gente realmente necesita y en el papel de la oficina, todo cambia. Preguntamos sobre 16 tipos diferentes de espacios, además de un escritorio individual y una sala de conferencias cerrada. Y empezaron a surgir cuatro categorías de espacios». - Janet Pogue McLaurin, directora global de investigación sobre el lugar de trabajo de Gensler
Reloj: Janet Pogue McLaurin, de Gensler, habla sobre la creación de la oficina del futuro
6. Comodidades y ambiente
El estado y el ambiente de la oficina también pueden influir en la moral y la productividad. La investigación de Gensler descubrió que la calidad de los edificios está directamente relacionada con la calidad del lugar de trabajo: los lugares de trabajo de alto rendimiento tienen el doble de probabilidades de estar en un edificio de oficinas de alta calidad. Además, los empleados que trabajan en edificios de mayor calidad tienen una opinión más positiva sobre su empresa que los que trabajan en edificios de calidad media o baja.
Las organizaciones deben buscar espacios limpios y bien mantenidos con acabados modernos, buena acústica y abundante luz natural. Las ventanas, la vegetación y los diseños estéticamente agradables también pueden crear una atmósfera acogedora que atraiga a los empleados a la oficina. Desde estaciones de café hasta salas de bienestar, las comodidades mejoran la experiencia y el bienestar de los empleados. En 2025, las principales consideraciones de la oficina deberían incluir espacios que ofrezcan valor más allá del trabajo, como los gimnasios, los espacios para guardar bicicletas o las salas de estar.
«Los grandes lugares de trabajo están diseñados intencionalmente para evocar sentimientos en un espacio al superponer los factores de experiencia con la función del espacio. Los factores de experiencia más importantes que hacen que los lugares de trabajo pasen de ser buenos a excelentes incluyen la sensación de que el espacio es hermoso, acogedor e inspira nuevas ideas». - Encuesta mundial sobre el lugar de trabajo de Gensler de 2024
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7. Ubicación, ubicación, ubicación
La proximidad es importante cuando los empleados viajan a la oficina. Los lugares de trabajo excepcionales ayudan a los empleados al estar ubicados en vecindarios donde los empleados pueden acceder a espacios que les permiten trabajar y vivir (Gensler). Las oficinas deben ser lo suficientemente céntricas como para reducir los tiempos de viaje de la mayoría de los empleados y deben estar ubicadas en áreas vibrantes con servicios accesibles.
La ubicación de la oficina también debería ser ideal para las opciones de almuerzo y los espacios de reunión después del trabajo. La proximidad a buenos restaurantes y lugares sociales puede aumentar o deshacer el atractivo de una oficina. Los empleados valoran la oportunidad de comer o relajarse con sus compañeros después del trabajo, así que considera la posibilidad de elegir restaurantes y bares cercanos como parte de la toma de decisiones.
8. Opciones de transporte y estacionamiento
Una oficina bien conectada no es negociable. La reducción de los tiempos de viaje se consideró «la ubicación de oficina más importante por un amplio margen», y el 47% de los encuestados mencionó el tiempo de viaje como un factor clave (Lincoln Property Co.). Según WFH Research, la facilidad para ir y volver de la oficina es el segundo factor más importante que citan las personas para trabajar allí. Por lo tanto, las organizaciones deben asegurarse de que la ubicación cuente con amplias opciones de transporte público y estacionamiento para atender a una fuerza laboral diversa con diferentes preferencias de transporte.
9. Tecnología actualizada y confiable
Las organizaciones pueden diferenciar su espacio de oficina de otros lugares donde los empleados pueden trabajar invirtiendo en los mejores equipos de TI, equipos audiovisuales y redes confiables. Los empleados necesitan Internet ininterrumpido para conectarse con sus compañeros de equipo remotos, acceder a herramientas basadas en la nube y realizar tareas de manera eficiente. Ese podría ser el poder del lugar de trabajo: brindar a los empleados el mejor soporte integral.
Las organizaciones deben asegurarse de que sus oficinas tengan sistemas de aire acondicionado y calefacción para un mejor control del clima y la capacidad de configurar herramientas tecnológicas como los sistemas de videoconferencia. Un estudio realizado por International Workplace Group mostró que, durante el último año, el 95% de los directores ejecutivos invirtieron en nuevas tecnologías en sus empresas para mejorar los entornos de trabajo híbridos. Las cifras indican que un lugar de trabajo actualizado y adaptado a las herramientas tecnológicas emergentes es una de las principales prioridades de los líderes.
«Queríamos usar la tecnología para hacer realidad nuestros valores. Invertimos de más en cosas que podían cumplir los criterios de diseño relacionados con nuestra cultura: WiFi de alta calidad, sonido y cámaras. Nuestra visión era un lugar de trabajo en el que todos, en todas las habitaciones y lugares, pudieran verse, escucharse e interactuar por igual». - Eric Severson, director de personal, ESG y oficina de pertenencia de Neiman Marcus Group (NMG)
10. Tamaño y potencial de crecimiento
La oficina adecuada debe adaptarse a las necesidades actuales y dejar espacio para el crecimiento. Ya sea para ampliar la plantilla o para añadir más espacios aptos para vehículos híbridos, la flexibilidad en los términos de arrendamiento y en los metros cuadrados es fundamental. Por ejemplo, al construir su nueva oficina, Logitech dejó vacío el 20% del espacio de oficinas, lo que le dio flexibilidad si la empresa quería cambiar la oficina para satisfacer las necesidades de los nuevos empleados.
Encontrando el ajuste perfecto en 2025
El modelo de trabajo híbrido ha rediseñado las necesidades de las oficinas, cambiando lo que las organizaciones deben tener en cuenta para su espacio de oficina en 2025. Al priorizar estos elementos esenciales, las organizaciones pueden crear espacios que apoyen la productividad y fomenten un sentido de conexión y pertenencia. Invertir en una oficina que se alinee con las expectativas de su fuerza laboral híbrida garantizará que su empresa siga siendo competitiva, adaptable y esté preparada para el futuro del trabajo.
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