Webinaire :
5 fonctionnalités de Skedda dont vous ignoriez qu'elles pourraient améliorer votre configuration !
Alors que les organisations planifient leur prochain déménagement en 2025, il est essentiel de trouver le bon bureau pour soutenir leur personnel dans un environnement de travail moderne. Le paysage du travail a radicalement changé et, avec lui, les attentes en matière d'espaces de bureaux. Les considérations relatives au bureau pour 2025 sur lesquelles les dirigeants doivent se concentrer incluent l'équilibre entre la flexibilité, la technologie et l'expérience des employés.
« La combinaison d'espaces de travail et de style de vie et de services à l'intérieur et à l'extérieur du lieu de travail fait la différence entre l'excellence et l'exceptionnel. » - Gensler Global Workplace Survey 2024
Les organisations qui cherchent à créer des lieux de travail exceptionnels devraient réfléchir à la manière dont la conception des bureaux, l'infrastructure technologique, les services environnants et l'emplacement des bureaux favorisent la productivité et le bien-être de leurs employés. Vous trouverez ci-dessous les éléments essentiels dont vous avez besoin, que vous recherchiez votre prochain bureau ou que vous envisagiez de réaménager votre espace de travail actuel.
1. Logiciel de réservation de bureau
La flexibilité est au cœur des préoccupations des employés lors de leur recherche d'emploi en 2025. Selon un rapport de Workmonitor, 81 % des travailleurs apprécient la flexibilité des horaires, et plus de 50 % des personnes à la recherche d'un nouvel emploi recherchent des avantages liés à la flexibilité. Le hot desking, ou hôtel de bureau, favorise la flexibilité des horaires de travail en optimisant les espaces de travail lorsque les employés sont réellement au bureau.
Logiciel de réservation de bureaux réduit l'espace sous-utilisé et favorise l'efficacité du partage des bureaux en veillant à ce que les employés puissent réserver des espaces de travail en cas de besoin. Ce système favorise des horaires de travail flexibles, permettant aux employés de passer en douceur au travail au bureau, en sachant qu'ils disposeront d'un espace de travail adapté pour les aider à être productifs et collaboratifs. Un logiciel de réservation de bureau comme Skedda possède également Attributs spatiaux qui vous permettent d'organiser et de filtrer les espaces de travail en fonction de commodités ou d'exigences spécifiques afin de rationaliser la sélection des espaces.
2. Logiciel de réservation de salles de réunion
La collaboration est l'un des principaux moteurs du travail au bureau, ce qui rend le processus de réservation des salles de réunion appropriées essentiel à la réussite de la collaboration. Des recherches publiées dans le Nature Journal montrent que le brainstorming se fait mieux en personne, soulignant que les bureaux devraient soutenir cette collaboration. En outre, la prochaine génération de travailleurs souhaite des espaces de collaboration en présentiel, 74 % des membres de la génération Z souhaitant davantage d'opportunités de collaborer avec leurs collègues en face à face (Accenture).
Logiciel de réservation de salles de réunion simplifie la réservation d'espaces pour diverses tâches, qu'il s'agisse de brainstorming, de synchronisation d'équipe ou de présentations avec les clients. Disposer d'une plateforme qui se synchronise avec Microsoft Outlook et Google Agenda minimise les conflits de planification et garantit une utilisation efficace des espaces. Les intégrations à ces applications populaires favorisent l'adoption et garantissent que votre personnel est sur la même longueur d'onde lors de la réservation de chambres.
3. Suivi de l'occupation
Les entreprises doivent comprendre comment leur bureau est utilisé pour optimiser l'utilisation de l'espace tout en améliorant la productivité et la collaboration. Le suivi de l'occupation fournit des données sur les heures de pointe, ce qui vous permet de ne pas gaspiller des espaces. Ces informations peuvent guider votre prise de décision et vous aider à ajuster les dispositions ou les politiques pour les aligner sur les habitudes des employés. Le suivi de l'occupation est également la pierre angulaire de la sécurisation de votre lieu de travail, car il est essentiel de savoir qui se trouve dans le bâtiment à quelle heure et d'en avoir un historique en cas d'urgence.
En savoir plus : Suivi de l'occupation basé sur le Wi-Fi de Skedda et codes QR pour l'enregistrement
4. Systèmes de gestion des visiteurs (VMS)
Le lieu de travail moderne est dynamique et accueille souvent un mélange d'employés, de sous-traitants, de clients, de fournisseurs et d'autres invités. Un robuste système de gestion des visiteurs (VMS) renforce la sécurité, facilite les enregistrements et reflète le professionnalisme, en faisant une bonne première impression sur les visiteurs.
Un système de gestion des visiteurs qui propose plusieurs méthodes d'arrivée/de départ garantit que les visiteurs peuvent facilement le faire avec la méthode qui leur convient le mieux. Les notifications automatiques destinées aux hôtes les informant de l'arrivée de leurs voyageurs contribuent à offrir une expérience plus fluide et plus accueillante aux visiteurs. De plus, un VMS peut vous aider à tenir un registre précis des visites, ce qui peut être utile en cas d'urgence.
5. Mise en page et design réfléchis
Le travail hybride exige des espaces variés adaptés aux différentes activités. Qu'il s'agisse de bureaux partagés, d'espaces collaboratifs, de cafés ou d'espaces de détente, le lieu de travail hybride doit répondre aux besoins de flexibilité auxquels les employés aspirent aujourd'hui. Une étude de Gensler a révélé qu'il existe quatre types d'espace essentiel à la productivité sur le lieu de travail :
- Espaces pour le travail de groupe créatif
- Des espaces pour le travail individuel
- Des espaces pour réfléchir et restaurer
- Des espaces pour se rafraîchir et se ressourcer
De plus, les employés ne viennent plus au bureau cinq jours par semaine et restent assis à leur bureau toute la journée. Gensler a découvert que les lieux de travail devaient désormais être optimisés pour prendre en charge efficacement les cinq modes de travail:
- travailler seul
- travailler avec d'autres personnes en personne
- travailler virtuellement avec d'autres
- apprentissage
- socialiser
Par conséquent, les organisations devraient rechercher et concevoir différents types d'espaces, notamment des pôles d'innovation, des salles de projet/d'équipe, des cafés professionnels, des espaces de travail extérieurs et des salles de discussion, qui, selon Gensler, ont eu l'impact le plus significatif sur les performances.
« Lorsque vous vous arrêtez pour réfléchir à ce dont les gens ont réellement besoin et au rôle du bureau, cela change. Nous avons posé des questions sur 16 types d'espaces différents au-delà de votre bureau individuel et d'une salle de conférence fermée. Et quatre catégories d'espaces ont commencé à émerger. » - Janet Pogue McLaurin, directrice mondiale de la recherche sur le lieu de travail chez Gensler
Montre : Janet Pogue McLaurin de Gensler parle de la conception du futur bureau
6. Commodités et ambiance
L'état et l'ambiance du bureau peuvent également influencer le moral et la productivité. Une étude de Gensler a révélé que la qualité des bâtiments est directement liée à la qualité du lieu de travail : les lieux de travail les plus performants sont deux fois plus susceptibles de se trouver dans un immeuble de bureaux de haute qualité. En outre, les employés travaillant dans des bâtiments de qualité supérieure ont une opinion plus positive de leur entreprise que ceux travaillant dans des bâtiments de qualité moyenne à faible.
Les organisations doivent rechercher des espaces propres et bien entretenus, dotés de finitions modernes, d'une bonne acoustique et d'une lumière naturelle abondante. Les fenêtres, la verdure et les designs esthétiques peuvent également créer une atmosphère accueillante qui attire les employés au bureau. Des stations de café aux salles de bien-être, les équipements améliorent l'expérience et le bien-être des employés. En 2025, les principales considérations relatives aux bureaux devraient inclure des espaces qui offrent une valeur au-delà du travail, tels que les centres de fitness, les locaux à vélos ou les salons.
« Les lieux de travail de qualité sont intentionnellement conçus pour susciter des émotions dans un espace en superposant des facteurs liés à l'expérience à la fonction spatiale. Les facteurs d'expérience les plus importants qui font passer les lieux de travail de bons à excellents incluent le sentiment que l'espace est beau, accueillant et inspire de nouvelles idées. » - Gensler Global Workplace Survey 2024
En savoir plus : Les 5 meilleures entreprises qui ont correctement configuré des salles de réunion hybrides
7. Lieu, emplacement, emplacement
La proximité est importante lorsque les employés font le trajet domicile-travail. Les lieux de travail exceptionnels soutiennent les employés en étant situés dans des quartiers où les employés peuvent accéder à des espaces propices au travail et à la vie (Gensler). Les bureaux doivent être suffisamment centraux pour réduire les temps de trajet de la plupart des employés et situés dans des zones dynamiques dotées de commodités accessibles.
L'emplacement du bureau devrait également être idéal pour les options de déjeuner et les espaces de rencontre après le travail. La proximité de bons restaurants et de lieux sociaux peut faire ou défaire l'attrait d'un bureau. Les employés apprécient la possibilité de prendre un repas ou de se détendre avec leurs collègues après le travail. Pensez donc à prendre en compte les restaurants et les bars à proximité lors de votre prise de décision.
8. Options de transport et de stationnement
Un bureau bien connecté n'est pas négociable. La réduction des temps de trajet est devenue « de loin la principale considération en matière d'emplacement des bureaux », 47 % des personnes interrogées ayant indiqué que le temps de trajet était un facteur clé (Lincoln Property Co.). Selon WFH Research, la facilité des déplacements depuis et vers le bureau est le deuxième facteur le plus important cité par les personnes pour y travailler. Par conséquent, les organisations doivent s'assurer que le site dispose de nombreuses options de transport en commun et de parkings pour répondre aux besoins d'une main-d'œuvre diversifiée ayant des préférences variables en matière de déplacements domicile-travail.
9. Technologie actualisée et fiable
Les organisations peuvent distinguer leurs espaces de bureau des autres lieux où les employés peuvent travailler en investissant dans les meilleurs équipements informatiques, audiovisuels et réseaux fiables. Les employés ont besoin d'une connexion Internet ininterrompue pour communiquer avec leurs collègues distants, accéder à des outils basés sur le cloud et effectuer des tâches efficacement. Cela pourrait être le pouvoir du lieu de travail : fournir aux employés le soutien le plus complet possible.
Les organisations doivent s'assurer que leurs bureaux disposent de systèmes de climatisation et de chauffage pour une meilleure climatisation et la possibilité de configurer des outils technologiques tels que des systèmes de visioconférence. Une étude menée par International Workplace Group a montré que 95 % des PDG ont investi dans les nouvelles technologies de leur entreprise afin d'améliorer les environnements de travail hybrides au cours de l'année écoulée. Les chiffres indiquent qu'un environnement de travail actualisé adapté aux outils technologiques émergents est une priorité absolue pour les dirigeants.
« Nous voulions utiliser la technologie pour donner vie à nos valeurs. Nous avons surinvesti dans des équipements susceptibles de répondre aux critères de conception liés à notre culture : WiFi de haute qualité, son, caméras. Notre vision était un lieu de travail dans lequel tout le monde, dans chaque pièce et en tout lieu, pouvait se voir, s'entendre et interagir de la même manière. » - Eric Severson, directeur des ressources humaines, ESG et du bureau d'appartenance chez Neiman Marcus Group (NMG)
10. Taille et potentiel de croissance
Le bon bureau doit répondre aux besoins actuels tout en laissant de la place à la croissance. Qu'il s'agisse d'augmenter les effectifs ou d'ajouter des espaces plus adaptés aux hybrides, la flexibilité des conditions de location et de la superficie en pieds carrés est essentielle. Par exemple, lors de la construction de ses nouveaux bureaux, Logitech a laissé 20 % de l'espace de bureau vide, ce qui lui a permis de faire preuve de flexibilité si l'entreprise souhaitait changer de bureau pour répondre aux nouveaux besoins de ses employés.
Trouver la solution idéale en 2025
Le modèle de travail hybride a redéfini les besoins en matière de bureaux, modifiant ainsi ce que les organisations doivent prendre en compte pour leurs espaces de bureaux en 2025. En donnant la priorité à ces éléments essentiels, les organisations peuvent créer des espaces qui favorisent la productivité et favorisent un sentiment de connexion et d'appartenance. Investir dans un bureau qui répond aux attentes de votre personnel hybride permettra à votre entreprise de rester compétitive, adaptable et prête à affronter l'avenir du travail.
Si vous êtes prêt à commencer à gérer vos espaces de travail plus efficacement, créez votre compte Skedda gratuit aujourd'hui.
