El nuevo rol de la administración de instalaciones: apoyar la experiencia de los empleados

La gestión de instalaciones (FM) ya no consiste solo en mantener las luces encendidas. Se trata de crear espacios que hagan que la gente quiera presentarse. A medida que el trabajo moderno cambia la forma, el momento y el lugar en que las personas interactúan con la oficina, los directores de operaciones han pasado de ser gerentes de operaciones a arquitectos de la experiencia, equilibrando la flexibilidad, los datos y la empatía para que la oficina vuelva a tener un propósito.

La pandemia aceleró una transformación que ya estaba en marcha. Dado que los patrones de ocupación cambian a diario, los profesionales de las instalaciones se han convertido en el tejido conectivo del lugar de trabajo moderno, uniendo el sector inmobiliario, la TI y los recursos humanos para ofrecer lugares de trabajo que atraigan, no exijan, la asistencia. La pregunta ahora es cómo se están adaptando los líderes de las instalaciones al lugar de trabajo moderno, desde la administración de las instalaciones hasta garantizar excelentes experiencias en el lugar de trabajo.

En la tercera y última parte de nuestra serie RTO Reality, compartimos cómo las funciones de los líderes de las instalaciones han evolucionado después de la pandemia, pasando de conectar lugares a conectar también a personas, con el uso de datos para mejorar la experiencia de los empleados. Vamos a sumergirnos.

Del fondo al primer plano: las instalaciones se convierten en la cara de la oficina

La administración de instalaciones, que antes se consideraba una función entre bastidores, ahora da forma a la forma en que los empleados experimentan la oficina. Jessica Kane, director sénior de experiencia en el lugar de trabajo de Cushman & Wakefield, lo explica de forma sencilla: «Las instalaciones están desempeñando muchos roles (seguridad, sostenibilidad y servicios de eventos), todo lo cual influye en la experiencia de los empleados».

Los pequeños detalles operativos se han convertido en grandes señales emocionales. Un espacio que hace demasiado frío, una sala de reuniones con reservas dobles o un proceso de registro que resulta engorroso: todo esto influye discretamente en la forma en que los empleados perciben la empresa. La FM ha pasado de ser invisible a indispensable.

Ese cambio requiere sistemas tan confiables como los equipos que los respaldan. El de Skedda Certificación SOC 2 tipo 2 subraya esa confiabilidad al demostrar estándares rigurosos y auditados para la protección de datos y la seguridad operativa. Para los directores financieros, eso significa tranquilidad: la tecnología en la que confían para coordinar el acceso, las reservas y la utilización es tan fiable como los equipos que dirigen.

¿Cómo se adaptan los administradores de las instalaciones a los entornos de trabajo flexibles?

La era del trabajo híbrido ha difuminado los límites entre el hogar, la oficina y todo lo demás. Los líderes de las instalaciones ahora son responsables de garantizar que los empleados cuenten con la tecnología y los recursos adecuados para hacer su trabajo de la mejor manera posible, sin importar dónde trabajen. Esto puede ir desde dotar a las salas de conferencias del equipo adecuado hasta diseñar diseños de oficinas propicios para la colaboración.

Los FM modernos también están recurriendo a la hospitalidad. Jessica lo llama»mentalidad hotelera en el diseño del lugar de trabajo»: tratar a los empleados como huéspedes valiosos. Siguiendo el concepto de «ventajas» de Disney, cada detalle (temperatura, diseño, asientos) es una oportunidad para superar las expectativas. En entornos flexibles, esta mentalidad convierte los espacios comunes en experiencias acogedoras.

En un momento en que solo el 14% de la fuerza laboral desea una experiencia laboral corporativa tradicional, es aún más esencial que los directores ejecutivos trabajen de manera interfuncional para crear espacios en los que la gente realmente quiera trabajar (Gensler). Los datos del CIC y Harvard Business Review destacan dónde se centran esos esfuerzos:

• El 76% está añadiendo áreas de conferencias digitales mejoradas
• El 62% está aumentando el número de escritorios no asignados
• El 59% está ampliando los espacios colaborativos o de reunión

Estas prioridades apuntan a una dirección clara: la tecnología debe cerrar la brecha entre la comodidad y la coordinación. El siguiente paso para los FM es convertir estos desafíos en soluciones a través de herramientas integradas que simplifiquen la forma en que las personas se conectan, colaboran y trabajan de manera productiva:

• Escritorio compartido permite a los equipos adoptar un trabajo flexible y a las organizaciones optimizar el uso del espacio, especialmente cuando los empleados no van a la oficina todos los días.
• Espacios asignados en Skedda permiten a los equipos combinar previsibilidad y flexibilidad, mezclando escritorios asignados con áreas que se pueden reservar en un único mapa interactivo que también funciona como plano de asientos.
• Seguimiento de ocupación y Registro automático confirma automáticamente la presencia a través de Wifi, lo que reduce la fricción y proporciona datos de utilización precisos.
• Gestión de visitantes recibe a los huéspedes con un proceso de registro moderno, seguro y personalizable, que incluso admite la programación sin cita previa.
• Atributos de espacio ayudan a los empleados a filtrar los espacios que se ajusten a sus necesidades (desde «monitores duales» hasta «aptos para perros»), convirtiendo las preferencias personales en productividad.
• Informes de utilización proporcionan información sobre el uso del espacio que los FM pueden utilizar para informar la toma de decisiones, convirtiendo los datos en historias que conducen al ROI.
  

Con herramientas como estas, el trabajo flexible se convierte en un sistema coordinado en lugar de un experimento de programación. El resultado: los FM recuperan el control sin reintroducir la rigidez.

De la creación de operaciones a la experiencia de los empleados: la nueva misión de FM

Los líderes de las instalaciones ahora se encuentran en la encrucijada de la cultura, las operaciones y el bienestar. Su misión es crear entornos que fomenten la productividad y la pertenencia, no solo la eficiencia.

La pandemia consolidó esta transformación. Los líderes de las instalaciones ya no son simplemente cuidadores de edificios, sino que también cuidan a las personas. Sus habilidades ahora incluyen:

• Gestión de cambios
• Participación de las partes interesadas
• Enfoque en el bienestar y el bienestar
• Sostenibilidad e inclusión

Como resultado, los líderes de FM tienen cada vez más oportunidades de ganarse un «asiento en la mesa». Colaboran con RRHH en transiciones laborales híbridas y cultura, asesora a los ejecutivos sobre estrategias inmobiliarias y ahorros de costos e impulsa conversaciones sobre el ROI de la tecnología integrada. El FM moderno debe hablar el idioma del compromiso con la misma fluidez que el idioma de la logística. Esto significa colaborar con RRHH y TI para establecer normas de trabajo híbridas, definir políticas de uso y medir la satisfacción de los empleados.

La sincronización bidireccional de Skedda con Espacio de trabajo de Google y Microsoft 365 simplifica esta coreografía híbrida al mantener la coherencia de las reservas en todos los calendarios y eliminar las reservas dobles. Los empleados pueden reservar salas de reuniones o escritorios directamente desde las aplicaciones que ya utilizan, mientras que los administradores obtienen datos de uso fiables y en tiempo real. Y con Slack y Equipos de Microsoft Con las integraciones, los equipos pueden ver al instante quién viene a la oficina, lo que reduce el «arrepentimiento por viajar al trabajo» y mejora la colaboración.

Entre bastidores, SCIM para Skedda mantiene el acceso de los usuarios seguro y sincronizado automáticamente. Cuando un empleado se incorpora o se marcha, las reglas de acceso se actualizan al instante, lo que garantiza operaciones seguras y escalables en organizaciones con múltiples ubicaciones.

En conjunto, estas capacidades ayudan a los FM a ofrecer experiencias fluidas, conectadas y compatibles, sin vigilancia manual.

El auge del analista de FM: del instinto instintivo a la confianza en los datos

La gestión de las instalaciones siempre ha requerido intuición, pero hoy en día también exige pruebas. Como Matt Tucker, director de investigación de la IFMA señala: «La gestión de las instalaciones está entrando en una era basada en los datos en la que la narración de historias importa tanto como la habilidad técnica».

El rol de analista de FM combina la empatía con la precisión analítica. En lugar de ser un especialista limitado, este rol es estratégico: detectar tendencias, traducir ideas y convertir los datos en decisiones que hacen que el negocio avance. Los mejores FM vinculan la analítica con las prioridades de la organización, como el costo, el riesgo, la sostenibilidad y la experiencia del usuario. Cuando se presentan con claridad, los datos se convierten en la historia que une las operaciones diarias con los objetivos empresariales.

Desarrollar estas habilidades no es sencillo. Muchos FM aprenden a hacer análisis en el trabajo mediante la experimentación o el asesoramiento entre pares, y pocos reciben formación formal. El apoyo al liderazgo es esencial; sin él, el trabajo de conocimiento permanece aislado y es difícil de escalar. Incluso en entornos avanzados, la fragmentación de los datos y las conexiones débiles del sistema pueden erosionar la confianza y retrasar el progreso. Aquí es donde un plataforma de gestión del lugar de trabajo que permite a los FM acceder a múltiples fuentes de datos sobre el espacio de oficina resulta útil:

Panel de información espacial de Skedda convierte los datos de utilización en tiempo real en narraciones prácticas. Al integrar datos de presencia verificados de Registro automático y Seguimiento de ocupación a través de Wifi, los FM pueden visualizar qué áreas están prosperando, cuáles necesitan rediseñarse y dónde las inversiones generarán el mayor ROI. Unos datos fiables se traducen en información fiable, algo imprescindible a la hora de hacer una presentación ante la alta dirección.

Con estas herramientas, los directores financieros finalmente pueden cerrar el círculo entre el espacio físico y la estrategia organizacional, traduciendo los datos en historias que garantizan el presupuesto, la aceptación y el cambio cultural.

Tendencias futuras en la gestión de instalaciones

La próxima década de gestión de instalaciones se definirá por adoptar una mentalidad de hospitalidad, abrazando inteligencia artificial, y diseño de lugares de trabajo con intencionalidad. La FM del futuro combina el conocimiento humano con la automatización para diseñar lugares de trabajo que funcionen para todos.

Puede esperar ver:

• Previsión de utilización impulsada por la IA y programación adaptativa.
• Diseño respetuoso con la neurodiversidad guiado por datos sensoriales.
• Análisis de bienestar integrados que conectan los factores ambientales con los resultados de productividad.

Como Kay Sargent, director de Thought Leadership, Interiors, de HOK, lo expresó:

»Los entornos de trabajo actuales deben centrarse más en las personas. Al diseñar para los extremos (adaptando varios rasgos de personalidad, estilos de trabajo y neurotipos), beneficiamos a todos. La oficina debe transformarse en una plataforma cultural que satisfaga las necesidades de hoy, y confiar en las respuestas del ayer no nos permitirá lograrlo».

La inclusión no es solo física, es lingüística. La plataforma multilingüe de Skedda (ahora en español, francés y alemán) garantiza la accesibilidad global, lo que permite a los equipos reservar y colaborar en su idioma preferido. Esa accesibilidad, combinada con Estándares de seguridad con certificación SOC 2 de tipo 2, refleja un futuro en el que las herramientas de gestión del lugar de trabajo sean tan inclusivas y confiables como los entornos que respaldan.

La superpotencia de la FM: la empatía se encuentra con los datos

El administrador de instalaciones del mañana no solo se ocupa de mantener el espacio. Su nuevo superpoder reside en combinar la empatía con la perspicacia, utilizando los datos para hacer que los lugares de trabajo sean eficientes y emocionalmente inteligentes.

Con Skedda, los FM finalmente pueden unir los aspectos operativos y humanos del trabajo:

• Automatización que simplifica la administración diaria.
• Datos que dicen la verdad sobre el uso del espacio.
• Experiencias que hacen que los empleados se sientan vistos, apoyados y seguros.

La administración de las instalaciones no se trata solo de dónde trabajan las personas. Se trata de cómo se sienten cuando lo hacen. Descubre cómo Skedda ayuda a los líderes de las instalaciones a centrarse en la flexibilidad, con una gestión del lugar de trabajo segura, automatizada y centrada en las personas. Reserva hoy mismo una demostración con un experto en el lugar de trabajo.

Preguntas frecuentes

¿Qué significa la gestión de instalaciones en el lugar de trabajo moderno?
La gestión moderna de las instalaciones va más allá del mantenimiento y las operaciones. Los directores financieros actuales son responsables de crear lugares de trabajo que fomenten el bienestar, la colaboración y el compromiso de los empleados. Su función combina la eficiencia operativa con la experiencia humana, alineando el espacio, la tecnología y la cultura.

¿Cómo se adaptan los administradores de instalaciones a los entornos de trabajo flexibles?
Los administradores de las instalaciones están pasando de administrar los espacios físicos a conectar a las personas dentro de ellos. Están implementando políticas de trabajo flexibles, horarios híbridos y herramientas de gestión del espacio basadas en datos, como Skedda, para equilibrar la previsibilidad con la libertad y, al mismo tiempo, garantizar una experiencia perfecta para los empleados.

¿Cuál es la mentalidad de hospitalidad en el diseño del lugar de trabajo?
La mentalidad de hospitalidad significa tratar a los empleados como huéspedes valiosos. Se trata de anticipar las necesidades y crear experiencias reflexivas y coherentes que hagan que las personas se sientan atendidas. Partiendo de conceptos como el de Disney «más», los equipos de instalaciones utilizan el diseño y el servicio para convertir las oficinas en los destinos desde los que las personas eligen trabajar.

¿Por qué son importantes los datos en la gestión de las instalaciones?
Los datos transforman la gestión de las instalaciones de reactiva a estratégica. Herramientas como el seguimiento de la ocupación y los paneles informativos ayudan a los directores financieros a medir la utilización, justificar las inversiones y alinear el diseño del lugar de trabajo con los objetivos de la organización, como la productividad, la sostenibilidad y la rentabilidad.

¿Qué tendencias futuras están dando forma a la gestión de las instalaciones?
La próxima década traerá la previsión de la utilización impulsada por la IA, el diseño centrado en la neurodiversidad y las plataformas tecnológicas multilingües que promueven la inclusión. Los directores financieros preparados para el futuro combinarán la empatía con el análisis para crear espacios que sean adaptables, accesibles y centrados en los empleados.

¿Cómo apoya Skedda la gestión moderna de las instalaciones?
Skedda permite a los administradores de instalaciones gestionar entornos de trabajo flexibles con facilidad. Funciones como la asignación de espacios, el registro automático, la gestión de visitantes y la sincronización bidireccional con Google y Microsoft ayudan a los administradores de máquinas a simplificar la programación, mejorar la precisión de los datos y crear experiencias laborales que prioricen a las personas.