Solicitudes de servicio de ruta con las reglas de notificación de Skedda

Introducción a las reglas de notificación

Reservar una sala para una reunión rara vez es tan sencillo como parece. La mayoría de las reuniones conllevan una serie de necesidades pequeñas pero importantes: café, preparación de la sala, soporte audiovisual, avisar al aprobador y a alguien que sea absolutamente necesario que sepa cuándo cambia la hora.

Capturar esos detalles al hacer la reserva es un buen comienzo. Lo que más importa es asegurarse de que lleguen rápidamente a las personas adecuadas. Sin un flujo de trabajo claro, las solicitudes se omiten, los cambios no llegan a los equipos adecuados y la reunión se ve afectada.

De Skedda Reglas de notificación resuelva esto enviando automáticamente las actualizaciones de las reservas y las solicitudes de servicio a las partes interesadas adecuadas en función de la actividad de reserva y las respuestas de los formularios. El resultado: habitaciones mejor preparadas, un seguimiento más fluido y una visibilidad total sin tener que recurrir a la cadena de reenvío manual.

Veamos más de cerca cómo las reglas de notificación hacen que la administración del espacio sea más limpia.

Dirija fácilmente las solicitudes de servicio a las personas adecuadas

Las mejores reuniones son aquellas en las que la gente entra y todo funciona. La sala está preparada, el equipo adecuado está ahí y nadie busca café o un cable HDMI, ya que se trata de un deporte de competición.

Con las reglas de notificación de Skedda, puedes activar alertas en función de la información personalizada que recopiles durante la reserva. En la práctica, esto significa que las solicitudes de servicio pueden enviarse directamente a la persona o equipo responsable de tramitarlas, de forma automática.

Puede capturar estas solicitudes en sus formularios de reserva utilizando Campos personalizados, por ejemplo:

• Servicio de catering: Un usuario indica que necesita servicio de catering, selecciona los artículos de un menú desplegable o añade notas. Skedda envía los detalles de la reserva a tu proveedor o equipo de catering.
• Configuración de la habitación: Un usuario selecciona un diseño (en forma de U, aula, sala de juntas) o el número de asistentes alcanza un umbral. Se notifica a las instalaciones para que preparen el espacio en consecuencia.
• Soporte de A/V y TI: Un usuario solicita ayuda para el equipo o la configuración de una lista. El departamento de TI recibe los detalles de la reserva para que el soporte esté listo cuando comience la reunión.

Una vez que los campos estén en su lugar, Reglas de notificación le permiten enviar esos detalles de forma condicional a la bandeja de entrada correcta, solo cuando correspondan. Además, las notificaciones incluyen el contexto completo de la reserva, por lo que los equipos de servicio no tienen que preocuparse por cuestiones básicas como dónde y cuándo cinco minutos antes de la hora de inicio.

Mejore la visibilidad de los administradores

Aunque tu lugar de trabajo no ofrezca servicios para reuniones, las normas de notificación siguen solucionando un problema conocido: las personas adecuadas no siempre se enteran de las reservas o solicitudes hasta que ya es demasiado tarde. A veces, una reserva no debería haberse realizado. A veces, una solicitud queda enterrada. De cualquier manera, terminas con un espacio mal administrado, una pérdida de tiempo y un juego constante de ponerse al día.

Con las reglas de notificación, puede notificar automáticamente:

• Líderes de equipo y administradores cuando se crean, editan o cancelan reservas en los espacios que administran
• Aprobadores dedicados cuando llega una solicitud de reserva para espacios específicos, para que la persona adecuada la apruebe o rechace a tiempo

La buena gestión del espacio depende de la visibilidad. Las normas de notificación mantienen a los gerentes informados sobre las solicitudes y cancelaciones, de modo que hay menos sorpresas, menos retrasos y mucho menos preguntas sobre «¿quién reservó esto?» caos.

Mejore la comunicación sin cuellos de botella

La gestión del espacio se estropea cuando la información de la reserva queda atrapada en un administrador central, que luego tiene que reenviar manualmente las actualizaciones a todos los demás que necesitan saberlo. Es lento, incoherente y, básicamente, está garantizado que fallará en cuanto alguien esté ocupado (así que... siempre).

Reglas de notificación descentralice ese flujo. En lugar de depender de un intermediario humano, puedes enviar automáticamente las actualizaciones de reservas y las solicitudes de servicio correctas a las personas adecuadas, solo en los espacios en los que la visibilidad es realmente importante.

Esto significa que puede:

• Mantén informados a los administradores pertinentes sin reenvíos y seguimientos constantes
• Incluya a las partes interesadas externas (incluso sin iniciar sesión en Skedda) como proveedores, instalaciones o seguridad cuando sea necesario
• Evita enviar spam a todo el mundo limitando las notificaciones a los espacios y escenarios que las requieren

El resultado: menos cadenas de correo electrónico innecesarias, menos cambios omitidos y menos sorpresas de última hora de «nadie nos lo dijo».

Cómo encontrar las reglas de notificación y crear tu primera regla

1. Ir a Ajustes → Ajustes de notificaciones → Reglas de notificación.
2. Haga clic Agregar regla.
3. Elige el espacios la regla se aplica a (o a todos los espacios que se pueden reservar).
4. Seleccione el desencadenante (s) (p. ej., reserva creada, actualizada, cancelada o solicitada).
5. (Opcional) Añadir condiciones basado en respuestas de campo personalizadas usando la lógica Y/O.
6. Agregar uno o más destinatarios de correo electrónico. La regla se activa solo después de que los destinatarios confirmen mediante un correo electrónico de verificación.

Para obtener más información sobre la gestión de las reglas de notificación en Skedda, consulta la guía de ayuda.

Cómo crear campos personalizados

1. Ir a Ajustes → Ajustes de reserva → Campos personalizados
2. Haga clic Agregar un campo
3. Seleccione el tipo de campo (texto de una línea, texto de varias líneas, selección única, selección múltiple, número, casilla de verificación)
4. Introducir una etiqueta de campo
5. Crea el campo
6. Incluya condicionalmente el campo en las reservas según el espacio, la etiqueta de usuario o el tipo de reserva

Para obtener más información sobre la creación de campos personalizados, lea la guía de ayuda completa.

Prueba las reglas de notificación

Si realmente quieres personalizar las necesidades de las salas de reuniones y mejorar la visibilidad de cómo se utilizan tus espacios compartidos, las reglas de notificación son la forma de lograrlo.

¿Quieres ver estas reglas en acción? Échales un vistazo en tu configuración de Skedda, o reserve una demostración y le ayudaremos a configurar sus primeros flujos de trabajo de forma inteligente.