Le nouveau rôle de la gestion des installations : favoriser l'expérience des employés

La gestion des installations (FM) ne se limite plus à garder les lumières allumées. Il s'agit de créer des espaces qui donnent envie aux gens de se présenter. Alors que le travail moderne redéfinit comment, quand et où les employés interagissent avec le bureau, les directeurs financiers sont passés du statut de responsables opérationnels à celui d'architectes d'expérience, trouvant ainsi un équilibre entre flexibilité, données et empathie pour redonner tout son sens au bureau.

La pandémie a accéléré une transformation qui était déjà en cours. Les modèles d'occupation évoluant chaque jour, les professionnels des installations sont devenus le tissu conjonctif du lieu de travail moderne, faisant le lien entre l'immobilier, l'informatique et les ressources humaines pour proposer des lieux de travail qui attirent, et non obligent, la fréquentation. La question est maintenant de savoir comment les responsables des installations s'adaptent au lieu de travail moderne, de la gestion des installations à garantir de bonnes expériences sur le lieu de travail.

Dans la troisième et dernière partie de notre série RTO Reality, nous expliquons comment les rôles des responsables des installations ont évolué après la pandémie, passant de la connexion des lieux à la connexion des personnes, grâce à l'utilisation des données pour améliorer l'expérience des employés. Plongeons-nous dans le vif du sujet.

De l'arrière-plan au premier plan : les installations deviennent le visage du bureau

Autrefois considérée comme une fonction en coulisses, la gestion des installations façonne désormais la façon dont les employés perçoivent le bureau. Jessica Kane, responsable senior de l'expérience en milieu de travail chez Cushman & Wakefield, le dit simplement : « Les installations portent de nombreux chapeaux : sécurité, durabilité, services événementiels, etc., tout cela façonne l'expérience des employés. »

Les petits détails opérationnels sont devenus de grands signaux émotionnels. Un espace trop froid, une salle de réunion réservée deux fois ou un processus d'enregistrement qui semble fastidieux : tout cela influence discrètement la façon dont les employés perçoivent l'entreprise. La FM est passée d'invisible à indispensable.

Ce changement nécessite des systèmes aussi fiables que les équipes qui les sous-tendent. Skedda Certification SOC 2 de type 2 souligne cette fiabilité en démontrant des normes rigoureuses et auditées en matière de protection des données et de sécurité opérationnelle. Pour les directeurs financiers, cela signifie la tranquillité d'esprit : la technologie sur laquelle ils s'appuient pour coordonner l'accès, les réservations et l'utilisation est aussi fiable que les équipes qu'ils dirigent.

Comment les responsables des installations s'adaptent-ils à des environnements de travail flexibles ?

L'ère du travail hybride a brouillé les frontières entre la maison, le bureau et tout ce qui se trouve entre les deux. Les responsables des installations ont désormais la responsabilité de s'assurer que les employés disposent de la technologie et des ressources appropriées pour donner le meilleur d'eux-mêmes, quel que soit leur lieu de travail. Cela peut aller de la fourniture de l'équipement approprié aux salles de conférence à la conception d'aménagements de bureaux propices à la collaboration.

Les FM modernes empruntent également à l'hôtellerie. Jessica l'appelle le »état d'esprit hôtelier dans la conception des espaces de travail» —traiter les employés comme de précieux invités. S'inspirant du concept « plussing » de Disney, chaque détail (température, aménagement, sièges) est l'occasion de dépasser les attentes. Dans les environnements flexibles, cet état d'esprit transforme les espaces ordinaires en expériences accueillantes.

À une époque où seulement 14 % des effectifs souhaitent bénéficier d'une expérience de travail d'entreprise traditionnelle, il est d'autant plus essentiel que les directeurs financiers travaillent de manière transversale pour créer des espaces dans lesquels les gens ont réellement envie de travailler (Gensler). Les données du CIC et de la Harvard Business Review mettent en évidence les domaines dans lesquels ces efforts sont concentrés :

• 76 % ajoutent des espaces de conférence numériques améliorés
• 62 % augmentent le nombre de bureaux non attribués
• 59 % agrandissent leurs espaces de collaboration ou de réunion

Ces priorités indiquent une direction claire : la technologie doit combler le fossé entre confort et coordination. La prochaine étape pour les gestionnaires de projets consiste à transformer ces défis en solutions grâce à des outils intégrés qui simplifient la manière dont les personnes se connectent, collaborent et travaillent de manière productive :

• Bureau avec accès à un bureau permet aux équipes d'adopter un mode de travail flexible et aux organisations d'optimiser l'utilisation de l'espace, en particulier lorsque les employés ne se rendent pas au bureau tous les jours.
• Espaces assignés à Skedda permettent aux équipes de combiner prévisibilité et flexibilité, en combinant les bureaux assignés et les zones réservables sur une seule carte interactive qui sert également de plan de salle.
• Suivi de l'occupation et Enregistrement automatique confirmez automatiquement la présence via Wifi, réduisant ainsi les frictions et fournissant des données d'utilisation précises.
• Gestion des visiteurs accueille ses clients grâce à un processus d'enregistrement moderne, sécurisé et personnalisable, qui prend même en charge la réservation sans rendez-vous.
• Attributs spatiaux aidez les employés à sélectionner les espaces qui correspondent à leurs besoins, qu'il s'agisse de « deux écrans » ou d'espaces « acceptant les chiens », en transformant leurs préférences personnelles en productivité.
• Rapports d'utilisation fournir des informations sur l'utilisation de l'espace que les FM peuvent utiliser pour éclairer la prise de décisions, en transformant les données en histoires qui mènent à un retour sur investissement.
  

Grâce à de tels outils, le travail flexible devient un système coordonné au lieu d'être une expérience de planification. Résultat : les FM reprennent le contrôle sans réintroduire de la rigidité.

De l'exploitation des bâtiments à l'expérience des employés : la nouvelle mission de FM

Les responsables des installations se situent désormais au carrefour de la culture, des opérations et du bien-être. Leur mission est de créer des environnements qui favorisent la productivité et l'appartenance, et pas seulement l'efficacité.

La pandémie a consolidé cette transformation. Les responsables des installations ne sont plus simplement des gardiens de bâtiments, ils sont des gardiens des personnes. Leurs compétences incluent désormais :

• Gestion du changement
• Engagement des parties prenantes
• Axé sur le bien-être et le bien-être
• Durabilité et inclusivité

Par conséquent, les dirigeants de la FM ont de plus en plus de chances de gagner une « place à la table des négociations ». Ils collaborent avec les ressources humaines sur transitions de travail hybrides et la culture, conseiller les dirigeants sur les stratégies immobilières et les économies de coûts, et animer des conversations sur le retour sur investissement de la technologie intégrée. Le FM moderne doit parler le langage de l'engagement aussi couramment que le langage de la logistique. Cela implique de collaborer avec les RH et l'informatique pour définir des normes de travail hybrides, définir des politiques d'utilisation et mesurer la satisfaction des employés.

Synchronisation bidirectionnelle de Skedda avec Espace de travail Google et Microsoft 365 simplifie cette chorégraphie hybride en garantissant la cohérence des réservations sur tous les calendriers et en éliminant les doubles réservations. Les employés peuvent réserver des salles de réunion ou des bureaux directement dans les applications qu'ils utilisent déjà, tandis que les administrateurs obtiennent des données d'utilisation fiables et en temps réel. Et avec Slack et Microsoft Teams grâce aux intégrations, les équipes peuvent voir instantanément qui vient au bureau, ce qui permet de réduire les « regrets liés aux trajets domicile-travail » et d'améliorer la collaboration.

Dans les coulisses, SCIM pour Skedda sécurise l'accès des utilisateurs et le synchronise automatiquement. Lorsqu'un employé rejoint ou quitte ses fonctions, les règles d'accès sont mises à jour instantanément, ce qui garantit des opérations sûres et évolutives dans les organisations multisites.

Ensemble, ces fonctionnalités aident les FM à proposer des expériences fluides, connectées et conformes, sans contrôle manuel.

L'essor de l'analyste FM : de l'instinct à la confiance dans les données

La gestion des installations a toujours fait appel à l'intuition, mais aujourd'hui, elle exige également des preuves. Comme Matt Tucker, directeur de recherche de l'IFMA note : « La gestion des installations entre dans une ère axée sur les données où la narration compte autant que les compétences techniques ».

Le rôle d'analyste FM allie empathie et précision analytique. Plutôt que celui d'un spécialiste restreint, ce rôle est stratégique : il permet de repérer les tendances, de traduire les idées et transformer les données en décisions qui font avancer l'entreprise. Les meilleurs FM relient les analyses aux priorités organisationnelles telles que les coûts, les risques, la durabilité et l'expérience utilisateur. Lorsqu'elles sont présentées clairement, les données deviennent l'histoire qui fait le lien entre les opérations quotidiennes et les objectifs commerciaux.

Il n'est pas facile de développer ces compétences. De nombreux FM apprennent l'analytique sur le tas par le biais d'expériences ou d'un coaching par les pairs, et peu d'entre eux reçoivent une formation officielle. Le soutien des dirigeants est essentiel : sans lui, le travail d'analyse reste isolé et difficile à étendre. Même dans des configurations avancées, la fragmentation des données et la faiblesse des connexions au système peuvent saper la confiance et ralentir les progrès. C'est là qu'un plateforme de gestion du lieu de travail qui permet aux FM d'accéder à de multiples sources de données sur les espaces de bureau est très pratique :

Tableau de bord Space Insights de Skedda transforme les données d'utilisation en temps réel en récits exploitables. En intégrant les données de présence vérifiées provenant de Enregistrement automatique et Suivi de l'occupation via le Wifi, les directeurs financiers peuvent visualiser les domaines en plein essor, ceux qui doivent être repensés et les domaines dans lesquels les investissements généreront le meilleur retour sur investissement. Des entrées fiables sont synonymes d'informations crédibles, indispensables lors d'une présentation à la haute direction.

Grâce à ces outils, les FM peuvent enfin boucler la boucle entre l'espace physique et la stratégie organisationnelle, en traduisant les données en histoires qui garantissent le budget, l'adhésion et le changement culturel.

Tendances futures en matière de gestion des installations

La prochaine décennie de gestion des installations sera définie par adopter un état d'esprit d'hospitalité, embrassant intelligence artificielle, et conception de lieux de travail avec intentionnalité. Le futur FM associe la compréhension humaine à l'automatisation pour concevoir des espaces de travail qui conviennent à tous.

Vous pouvez vous attendre à voir :

• Prévisions d'utilisation pilotées par l'IA et une planification adaptative.
• Design adapté à la neurodiversité guidés par des données sensorielles.
• Analyse intégrée du bien-être qui relient les facteurs environnementaux aux résultats en matière de productivité.

Comme Kay Sargent, directeur du leadership intellectuel, Interiors, chez HOK, l'a déclaré :

»Les environnements de travail actuels doivent être davantage centrés sur l'humain. En concevant pour les extrêmes, en tenant compte des différents traits de personnalité, styles de travail et neurotypes, nous profitons à tous. Le bureau doit devenir une plateforme culturelle qui répond aux besoins d'aujourd'hui, et nous ne comptons pas sur les réponses d'hier pour y parvenir. »

L'inclusion n'est pas seulement physique, elle est linguistique. La plateforme multilingue de Skedda (désormais disponible en espagnol, français et allemand) garantit une accessibilité mondiale, permettant aux équipes de réserver et de collaborer dans la langue de leur choix. Cette accessibilité, combinée à Normes de sécurité certifiées SOC 2 Type 2, reflète un avenir où les outils de gestion du lieu de travail seront aussi inclusifs et fiables que les environnements qu'ils soutiennent.

La superpuissance de la FM : l'empathie rencontre les données

Le responsable des installations de demain ne se contente pas de gérer l'espace. Leur nouveau super pouvoir réside dans la combinaison de l'empathie et de la perspicacité, en utilisant les données pour rendre les lieux de travail à la fois efficaces et émotionnellement intelligents.

Grâce à Skedda, les directeurs financiers peuvent enfin concilier les aspects opérationnels et humains du travail :

• Une automatisation qui simplifie la gestion quotidienne.
• Des données qui révèlent la vérité sur l'utilisation de l'espace.
• Des expériences qui permettent aux employés de se sentir vus, soutenus et en sécurité.

La gestion des installations ne se limite pas à l'endroit où les gens travaillent. Il s'agit de ce qu'ils ressentent quand ils le font. Découvrez comment Skedda aide les responsables des installations à mettre l'accent sur la flexibilité, grâce à une gestion de l'environnement de travail sécurisée, automatisée et axée sur les personnes. Réservez une démonstration avec un expert en milieu de travail dès aujourd'hui.

Questions fréquemment posées

Que signifie la gestion des installations dans le monde du travail moderne ?
La gestion moderne des installations va au-delà de la maintenance et de l'exploitation. Les directeurs financiers actuels sont chargés de créer des lieux de travail qui favorisent le bien-être, la collaboration et l'engagement des employés. Leur rôle associe efficacité opérationnelle et expérience humaine, en harmonisant l'espace, la technologie et la culture.

Comment les responsables des installations s'adaptent-ils à des environnements de travail flexibles ?
Les responsables des installations passent de la gestion des espaces physiques à la mise en relation des personnes au sein de ceux-ci. Ils mettent en œuvre des politiques de travail flexibles, des horaires hybrides et des outils de gestion des espaces pilotés par les données, tels que Skedda, pour équilibrer prévisibilité et liberté tout en garantissant une expérience fluide aux employés.

Quel est l'état d'esprit de l'hospitalité dans la conception des espaces de travail ?
L'esprit d'hospitalité signifie traiter les employés comme des clients de valeur. Il s'agit d'anticiper les besoins et de créer des expériences réfléchies et cohérentes qui donnent aux gens le sentiment d'être pris en charge. Emprunter à des concepts tels que celui de Disney « en plus », les équipes chargées des installations utilisent le design et les services pour transformer les bureaux en lieux de travail de choix pour les employés.

Pourquoi les données sont-elles importantes dans la gestion des installations ?
Les données font passer la gestion des installations d'une gestion réactive à une gestion stratégique. Des outils tels que le suivi de l'occupation et les tableaux de bord d'informations aident les directeurs financiers à mesurer le taux d'utilisation, à justifier les investissements et à aligner la conception de l'espace de travail sur les objectifs organisationnels tels que la productivité, la durabilité et la rentabilité.

Quelles tendances futures façonnent la gestion des installations ?
La prochaine décennie apportera des prévisions d'utilisation pilotées par l'IA, une conception centrée sur la neurodiversité et des plateformes technologiques multilingues qui favorisent l'inclusion. Les FM prêts pour l'avenir combineront empathie et analyse pour créer des espaces adaptatifs, accessibles et centrés sur les employés.

Comment Skedda contribue-t-elle à la gestion moderne des installations ?
Skedda permet aux gestionnaires d'installations de gérer facilement des environnements de travail flexibles. Des fonctionnalités telles que l'attribution des espaces, l'enregistrement automatique, la gestion des visiteurs et la synchronisation bidirectionnelle avec Google et Microsoft aident les FM à simplifier la planification, à améliorer la précision des données et à créer des expériences de travail centrées sur les personnes.