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Skedda para la educación superior: repensar la gestión del espacio docente
Durante los últimos tres años, el trabajo híbrido ha llevado a las organizaciones a reducir el espacio de sus oficinas. El promedio de pies cuadrados por persona se redujo un 22% en 2023. Desde enero de 2020, el 62% de los participantes en la encuesta de CBRE dijeron que habían reducido el espacio de sus oficinas, y un 63% adicional esperaba hacer nuevas reducciones de aquí a 2026.
El cambio al trabajo híbrido ha influido en las empresas para que reevalúen y reduzcan sus necesidades de espacio de oficina. Ahora que no es necesario que la oficina aloje a toda su fuerza laboral todos los días, las organizaciones ven menos necesidad de conservar grandes cantidades de espacio de oficina. Reducir el espacio de oficinas se ha convertido en una estrategia para controlar los costos y cumplir los nuevos objetivos de sostenibilidad.
Sin embargo, la reducción del espacio de oficina conlleva desafíos que los líderes del lugar de trabajo y las instalaciones deben abordar, incluida la solución de los problemas familiares. Escenario «demasiada gente, pocos escritorios» y mejorar la utilización general del espacio. Las organizaciones pueden aprovechar el software de administración del lugar de trabajo para afrontar los cambios en el espacio de oficina.
¿Están las empresas reduciendo el espacio de oficinas?
El 58% de las grandes empresas afirman que es probable que reduzcan su presencia, según una encuesta de CBRE realizada a 225 ejecutivos corporativos con carteras de oficinas en EE. UU., Canadá y América Latina.
El plan para reducir el espacio de oficinas no solo está en el horizonte de las empresas. El gobierno federal también planea eliminar millones de pies cuadrados de espacio de oficinas mediante turnos de trabajo híbridos. Según un informe de la Oficina de Administración y Presupuesto, las agencias federales buscan deshacerse de un poco más de 24 millones de pies cuadrados de espacio propio y arrendado «subutilizado».
Muchas organizaciones han optado por soluciones hoteleras y de escritorios compartidos, en las que las estaciones de trabajo son flexibles en lugar de fijas. Sin tener espacios permanentes asignados a todos los miembros de la oficina y sin tener un día en el que todos estén en la oficina al mismo tiempo, las empresas ya no necesitan conservar tanto espacio para oficinas. Por lo tanto, las organizaciones están reduciendo el espacio de oficinas para reducir los gastos generales (por ejemplo, el alquiler, los servicios públicos y el mantenimiento) y limitando el uso del espacio físico para centrarse en la sostenibilidad y reducir su huella de carbono.
«Nuestra empresa cumple con las normas ESG y tratamos de ser lo más ecológicos posible, por lo que si solo una persona decide venir y uno de nosotros tiene que estar presente para esa reserva... no es eficiente desde el punto de vista medioambiental ni de otro tipo». - Vita Minas, directora de desarrollo de proveedores de Autovista Group
¿Cómo están cambiando los espacios de oficina?
Los empleados prefieren abrumadoramente los acuerdos de trabajo híbridos, lo que lleva a horarios flexibles en los que los empleados solo están en la oficina a veces. Esto ha cambiado el propósito de los diseños de oficinas y espacios de oficina.
Más espacios colaborativos
La función de la oficina ha pasado de ser un lugar donde los empleados van todos los días para hacer todo su trabajo a un lugar en el que los equipos colaboran intencionalmente. Esto significa más espacios de colaboración y menos estaciones de trabajo individuales. A pesar de que el promedio de pies cuadrados asignados por persona ha disminuido, los espacios colaborativos han aumentado un 44% en todo el mundo desde 2021 (CBRE).
Equilibrio entre escritorios fijos y fijos
El trabajo flexible ha aumentado el uso compartido de asientos, como los escritorios compartidos, la hotelería de oficinas y los espacios de colaboración flexibles. En 2024, solo el 40% de las empresas declaran tener una proporción de empleados por escritorio igual o inferior a 1:1, lo que significa que a cada empleado se le asigna un escritorio. La mayoría de las organizaciones han asignado dos empleados por escritorio, y algunas incluso se han expandido a tres empleados por escritorio (CBRE).
Más implementación de tecnología
Las organizaciones están dando prioridad a la tecnología, como las herramientas de videoconferencia, el software de reserva de salas y espacios y los sistemas y sensores de edificios inteligentes para conectar mejor a las fuerzas laborales híbridas y hacer que la planificación del espacio sea más predecible (CBRE). Desde las tecnologías inteligentes y el Internet de las cosas (IoT) hasta la inteligencia artificial (IA) y el análisis predictivo, los líderes de las instalaciones confían cada vez más en las herramientas tecnológicas para gestionar los espacios de forma más eficaz. Las nuevas tecnologías impulsarán el futuro del lugar de trabajo.
«A continuación, nos dirigimos a centrarnos mucho más en el análisis predictivo, en el aprendizaje automático en este ámbito, y en aprovechar realmente nuestro espacio de operaciones y mantenimiento para poder utilizar cosas como los gemelos digitales para ayudar a entender realmente, de una manera muy predictiva y proactiva, cómo podemos maximizar la eficacia de los espacios que supervisamos y dirigimos». - Lynn Baez, vicepresidenta empresarial de instalaciones y lugar de trabajo de McKesson
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Los edificios de alta calidad tendrán más demanda
CBRE señala que las organizaciones siguen buscando oficinas de mayor calidad. El 59% de los encuestados, especialmente las empresas grandes y bien capitalizadas, están buscando o explorando opciones para trasladarse a espacios de oficina de mejor calidad. Aproximadamente el 57% de las empresas encuestadas afirma que reducir su tamaño y mejorar sus oficinas es un factor que impulsa la reubicación; el 57% también afirma que busca mejores instalaciones y servicios para sus empleados.
Los desafíos de administrar un espacio de oficina reducido
En los entornos de trabajo híbridos, las organizaciones se enfrentan a un problema común en el que los grandes espacios de oficina que se utilizaban para dar cabida al trabajo de oficina a tiempo completo se infrautilizan. Como resultado, las organizaciones se están deshaciendo de enormes cantidades de espacio de oficina, lo que plantea desafíos únicos.
Cómo encontrar el equilibrio adecuado entre los tipos de espacio
Encontrar el equilibrio adecuado puede ser complicado, ya que es difícil anticipar la cantidad fluctuante de empleados que estarán en la oficina en un día determinado. Además, encontrar el equilibrio adecuado entre los tipos de espacio cuando hay menos espacio para trabajar puede suponer otro desafío. Al trabajar para optimizar su espacio, el 32% de las organizaciones informaron que su mayor desafío es crear los tipos correctos de espacios de trabajo equilibrando los espacios individuales y colaborativos, según el tercer índice anual Future Workplace Index de EY.
«Nunca habrá una respuesta fija o predecible a un problema muy flexible y dinámico, por lo que debemos aceptar el caos y aprender de él». - Phil Kirschner, líder de estrategia en el lugar de trabajo
Reloj: Phil Kirschner, líder en estrategia laboral, habla sobre el futuro del trabajo
Optimización de las reservas de espacio de trabajo
Los patrones de trabajo y los casos de uso fluctuantes pueden impedir la eficiencia del lugar de trabajo al crear una mayor variabilidad en los tipos de espacios de trabajo necesarios y en la frecuencia con la que se utilizan. Cuando las organizaciones reducen su espacio de oficina, hay un límite aún mayor en cuanto a dónde y cuándo las personas pueden encontrar un espacio que les funcione. Puede resultar engorroso e ineficaz asignar manualmente un número limitado de escritorios, salas de reuniones y espacios colaborativos compartidos a las personas que los necesitan en el momento adecuado.
Gestión del cambio y satisfacción de los empleados
Más allá de la tecnología, un desafío clave al que se enfrentan las organizaciones a la hora de reducir el espacio de oficina es gestionar las expectativas de los empleados y garantizar que los cambios no afecten negativamente al compromiso. Las organizaciones deben comunicarse de manera coherente e involucrar a los empleados en los cambios, garantizando que la transición a un espacio híbrido es suave. Un método puede consistir en encuestar a los empleados sobre los tipos de espacio que consideran más útiles para su productividad, a fin de que sirvan de base para tomar decisiones de diseño de espacios en el futuro.
Compromiso y productividad de los empleados
Un buen lugar de trabajo está optimizado para soportar eficazmente los cinco modos de trabajo: trabajar solo, trabajar con otras personas en persona, trabajar con otras personas de forma virtual, aprender y socializar. Encontrar el equilibrio adecuado de espacio para incorporar los cinco en una oficina más pequeña puede ser un desafío. Un espacio de oficina mal administrado puede afectar negativamente a la productividad y la colaboración de los empleados. La investigación de Gensler descubrió que la calidad de los edificios tiene una relación directa con la calidad del lugar de trabajo: los lugares de trabajo de alto rendimiento tienen el doble de probabilidades de estar en un edificio de oficinas de alta calidad.
El papel del software de gestión del lugar de trabajo en la optimización del espacio
Las organizaciones pueden usar sistemas de administración del lugar de trabajo para reconfigurar los diseños de las oficinas en función de los patrones de uso. Por ejemplo, las organizaciones pueden convertir las estaciones de trabajo individuales infrautilizadas en espacios de colaboración informales si los datos muestran que la mayoría de las personas no utilizan las estaciones de trabajo individuales.
El software de administración del lugar de trabajo proporciona datos sobre la utilización del espacio, que muestran qué espacios son populares y cuáles no, y muestra los tiempos de alta demanda frente a los tiempos de baja demanda, lo que permite tomar decisiones informadas. Por ejemplo, un galardonado estudio de animación Películas Brown Bag identificaron oportunidades para reducir el tamaño de sus oficinas y los gastos inmobiliarios después de obtener información sobre cómo se utiliza el espacio a través de Skedda.
Las plataformas de gestión del lugar de trabajo permiten la reserva dinámica y en tiempo real de escritorios, salas de reuniones, recursos y activos, y en realidad cualquier recurso compartido entre sus trabajadores. ¿Para El Robotarium Nacional, reservar un «espacio» puede significar varias cosas; además de escritorios y salas de reuniones, los espacios incluyen impresoras especializadas, laboratorios, robots e incluso la reserva de visitas guiadas.
«Sé creativo en términos de lo que definas como 'espacio'. No se limite a pensar en escritorios compartidos o salas de reuniones. Piense en cualquier espacio o recurso que pueda compartirse». - Steve Maclaren, director de operaciones de The National Robotarium
Leer más: ¿Qué es un espacio? 10 formas creativas de usar y reservar el espacio en un mundo híbrido
Un sistema de gestión del lugar de trabajo también mejora la productividad, la colaboración y la comodidad de los empleados. Funciones como la orientación, los sistemas de reservas y el acceso móvil mejoran la experiencia de los empleados híbridos en la oficina al proporcionarles comodidad, tranquilidad y accesibilidad:
- Orientación a través del mapa interactivo hace que sea más fácil ver quién está en la oficina y dónde está sentado. Además, los empleados más nuevos pueden hacerse una idea del aspecto de la oficina incluso antes de poner un pie en ella, lo que les ayuda a moverse mejor por la oficina durante las primeras dos semanas y a sentirse más cómodos yendo a la oficina.
- Sistemas de reservación brindan tranquilidad, ya que los trabajadores pueden reservar los espacios de trabajo necesarios con antelación, sabiendo que tendrán el espacio que necesitan para trabajar de forma productiva cuando estén en la oficina.
- Aplicación móvil permite a los trabajadores reservar desde cualquier lugar, lo que agiliza la experiencia de reserva. Los empleados pueden reservar rápidamente una plaza sin tener que sacar sus ordenadores portátiles.
La tecnología de gestión del espacio garantiza que los empleados tengan los recursos que necesitan para hacer su trabajo de la mejor manera posible, lo que reduce la fricción y los sentimientos de frustración. En una oficina bien gestionada, los trabajadores pueden encontrar y reservar fácilmente los recursos que necesitan para realizar el tipo de trabajo que están realizando en este momento.
Obtenga más información: La guía definitiva para la gestión del espacio
Software de gestión del lugar de trabajo para ahorrar espacio
Un sistema de gestión del lugar de trabajo ayuda a agilizar la gestión del espacio ante los cambios, optimizar el uso del espacio disponible y aumentar la eficiencia en medio de las muchas piezas móviles que se necesitan para garantizar que un lugar de trabajo funcione sin problemas. Entre las principales características del software de gestión del lugar de trabajo para la eficiencia del espacio se incluyen las siguientes:
- Métricas de utilización del espacio: Un sistema de gestión del lugar de trabajo puede rastrear qué áreas se utilizan con más frecuencia, lo que proporciona información valiosa sobre dónde los líderes de las instalaciones deben asignar más energía y recursos.
- Escritorio compartido y hotelería: Escritorio compartido y hotelería con escritorio reducen la necesidad de más espacio y garantizan la flexibilidad laboral, algo que los empleados valoran mucho hoy en día cuando trabajan en la oficina. Un sistema de gestión de espacios agiliza las reservas para estos espacios y reduce la necesidad de realizar tareas manuales.
- Gestión de salas de reuniones: Un sistema de gestión del lugar de trabajo administra el uso de la sala de reuniones eficientemente. Las organizaciones pueden establecer cuándo se pueden reservar las salas de reuniones, la cantidad total de tiempo que se pueden reservar, quién puede reservarlas en función de las etiquetas y facilitar las cancelaciones de última hora para liberar salas de reuniones para que otras personas las puedan usar.
- Sincronización bidireccional del calendario: Sincronización bidireccional con Microsoft y Google permite a los empleados reservar salas de reuniones directamente en sus calendarios, lo que acelera el proceso de conseguir el espacio que tanto necesitan. Los empleados pueden ver quién asiste y cualquier cambio o actualización directamente en sus calendarios.
- Gestión de visitantes: Un sistema de gestión del lugar de trabajo simplifica programación para visitantes y hace que todo el proceso de bienvenida a los visitantes sea más agradable. Al permitir el registro automático y las notificaciones inmediatas del anfitrión, los visitantes pueden reservar una cita fácilmente y asistir a sus reuniones sin perder tiempo.
- Integración con sensores de IoT: Un sistema de gestión del lugar de trabajo puede integrarse con los sensores de IoT para rastrear los datos de ocupación, la iluminación y el uso de energía en tiempo real. Las organizaciones pueden cerrar automáticamente las áreas infrautilizadas en función de los datos de ocupación en tiempo real, lo que ayuda a reducir los costos de limpieza o mantenimiento. Consulte Hoja de ruta de productos de Skedda para seguir innovando, como el seguimiento de la ocupación y el registro con código QR.
Leer más: 6 cosas a tener en cuenta en el software de gestión del espacio
Administrar un espacio de oficina reducido no consiste solo en reducir los costos a corto plazo. Debe ser un plan estratégico a largo plazo que se alinee con los objetivos de la organización, incluidos el crecimiento, la satisfacción de los empleados y la sostenibilidad. Para mejorar el estado actual y tomar decisiones mejor informadas, las organizaciones deben analizar los datos proporcionados en las plataformas de administración del lugar de trabajo para obtener información valiosa, incluidas las formas de optimizar el espacio de oficina, reducir el uso de energía y garantizar una excelente experiencia en el lugar de trabajo.
¿Cuál será el futuro de los espacios de oficina?
El impacto de la reducción del espacio de oficinas en las organizaciones incluye la necesidad de una variedad de espacios flexibles, la demanda de edificios de oficinas de mayor calidad y la integración de nuevas tecnologías. Las organizaciones deben adoptar nuevas herramientas tecnológicas, incluidos los sistemas de gestión del lugar de trabajo, para optimizar el uso del espacio, reducir los costos y mejorar la satisfacción de los empleados en el lugar de trabajo moderno. La IA puede mejorar aún más el software de gestión del lugar de trabajo, prediciendo las necesidades de espacio y automatizando las configuraciones.
Con los nuevos patrones de trabajo y los arreglos de trabajo flexibles, las organizaciones pueden optar por oficinas satélite más pequeñas o flexibles. Los sistemas de gestión del lugar de trabajo pueden ayudar a gestionar estos espacios distribuidos. Por ejemplo, Autovista usa Skedda para administrar sus «Hangouts», que son espacios de reunión para colaborar rápidamente.
Si estás listo para empezar a gestionar tus espacios de trabajo de forma más eficaz, crea tu cuenta Skedda gratuita hoy.
