De la réduction des effectifs à l'optimisation : gérer les réductions d'espace grâce à la technologie en milieu de travail

Au cours des trois dernières années, le travail hybride a conduit les organisations à réduire leur espace de bureau. La superficie moyenne par personne a diminué de 22 % en 2023. Depuis janvier 2020, 62 % des participants à l'enquête de CBRE ont déclaré avoir réduit leur espace de bureau, et 63 % supplémentaires prévoyaient de procéder à de nouvelles réductions d'ici 2026.

Le passage au travail hybride a incité les entreprises à réévaluer et à réduire leurs besoins en espaces de bureaux. Maintenant que les bureaux n'ont plus besoin d'accueillir l'ensemble de leur personnel au quotidien, les organisations voient moins le besoin de conserver de grandes quantités d'espace de bureau. La réduction de l'encombrement des bureaux est devenue l'une des stratégies visant à contrôler les coûts et à atteindre de nouveaux objectifs de développement durable.

Cependant, la réduction de l'espace de bureau entraîne des défis que les responsables des lieux de travail et des installations doivent relever, notamment résoudre les problèmes familiers Scénario « trop de monde, pas assez de bureaux » et en améliorant l'utilisation globale de l'espace. Les organisations peuvent tirer parti d'un logiciel de gestion de l'espace de travail pour gérer les changements d'espace de bureau.

Les entreprises réduisent-elles leurs espaces de bureaux ?

58 % des grandes entreprises déclarent qu'elles sont susceptibles de réduire leur empreinte, selon une enquête CBRE menée auprès de 225 dirigeants d'entreprises possédant des portefeuilles de bureaux aux États-Unis, au Canada et en Amérique latine.

Le plan de réduction de l'espace de bureau n'est pas réservé aux entreprises. Le gouvernement fédéral prévoit également de supprimer des millions de pieds carrés d'espaces de bureaux au cours de périodes de travail hybrides. Selon un rapport du Bureau de la gestion et du budget, les agences fédérales envisagent de perdre un peu plus de 24 millions de pieds carrés d'espaces détenus et loués « sous-utilisés ».

De nombreuses organisations se sont tournées vers des solutions d'hôtellerie et de partage de bureaux, dans lesquelles les postes de travail sont flexibles plutôt que fixes. Sans avoir des espaces permanents attribués à tout le monde dans les bureaux, et sans jamais vraiment avoir une journée où tout le monde est au bureau en même temps, les entreprises n'ont plus besoin de conserver autant d'espaces de bureaux. Ainsi, les organisations réduisent l'empreinte des bureaux afin de réduire les frais généraux (par exemple, le loyer, les services publics, la maintenance) et limitent l'utilisation de l'espace physique pour se concentrer sur la durabilité et la réduction de leur empreinte carbone.

« Notre entreprise est conforme aux critères ESG et nous essayons d'être aussi écologiques que possible. Ainsi, si une seule personne décide de venir et que l'un de nous doit être présent pour cette réservation... ce n'est pas efficace sur le plan environnemental ou autre. » - Vita Minas, responsable du développement des fournisseurs chez Autovista Group

Découvrez comment Autovista Group utilise Skedda pour gérer l'empreinte carbone de son environnement de travail.

Comment évoluent les espaces de bureaux ?

La grande majorité des employés préfèrent des modalités de travail hybrides, ce qui entraîne des horaires flexibles où les employés ne sont parfois qu'au bureau. Cela a changé l'objectif des bureaux et de la conception des espaces de bureaux.

Plus d'espaces collaboratifs

Le rôle du bureau est passé d'un lieu où les employés se rendent tous les jours pour effectuer tout leur travail à un rôle dans lequel les équipes collaborent intentionnellement. Cela signifie davantage d'espaces de collaboration et moins de postes de travail individuels. Même si la superficie moyenne allouée par personne a diminué, les espaces collaboratifs ont augmenté de 44 % dans le monde depuis 2021 (CBRE).

Équilibre entre bureaux chauffants et bureaux permanents

Le travail flexible a augmenté le partage des sièges, comme le partage des sièges, l'hébergement de bureaux et les espaces de collaboration flexibles. En 2024, seulement 40 % des entreprises déclarent avoir un ratio employés/bureau de 1:1 ou moins, ce qui signifie que chaque employé se voit attribuer un bureau. La plupart des organisations ont affecté deux employés par bureau, certaines allant même jusqu'à trois employés par bureau (CBRE).

Mise en œuvre de nouvelles technologies

Les organisations donnent la priorité à des technologies telles que les outils de visioconférence, les logiciels de réservation de salles et d'espaces, ainsi que les systèmes et capteurs de bâtiments intelligents pour mieux connecter la main-d'œuvre hybride et rendre la planification de l'espace plus prévisible (CBRE). Des technologies intelligentes à l'Internet des objets (IoT) en passant par l'intelligence artificielle (IA) et l'analyse prédictive, les responsables des installations s'appuient de plus en plus sur des outils technologiques pour gérer les espaces de manière plus efficace. Les nouvelles technologies façonneront l'avenir du monde du travail.

« Nous nous dirigeons ensuite vers l'analyse prédictive, vers l'apprentissage automatique dans ce domaine, en tirant réellement parti de notre espace d'exploitation et de maintenance afin d'utiliser des éléments tels que des jumeaux numériques pour vraiment comprendre, de manière très prédictive et proactive, comment nous pouvons optimiser l'efficacité des espaces que nous supervisons et gérons. » - Lynn Baez, vice-présidente des installations et du lieu de travail chez McKesson

En savoir plus : Comment l'IA révolutionne le monde du travail moderne

Les bâtiments de haute qualité seront plus demandés

CBRE note que les organisations continuent de rechercher des bureaux de meilleure qualité. 59 % de toutes les personnes interrogées, en particulier les grandes entreprises bien capitalisées, exécutent ou étudient des options pour déménager dans des bureaux de meilleure qualité. Environ 57 % des entreprises interrogées affirment que la réduction des effectifs associée à la modernisation de leurs bureaux est un facteur déterminant pour la délocalisation ; 57 % déclarent également qu'elles recherchent de meilleurs équipements et services pour leurs employés.

Les défis liés à la gestion de l'espace de bureau réduit

Dans les environnements de travail hybrides, les organisations sont confrontées à un problème courant : les grands espaces de bureau qui étaient utilisés pour le travail de bureau à temps plein sont sous-utilisés. En conséquence, les organisations perdent de grandes quantités d'immobilier de bureaux, ce qui entraîne des défis uniques.

Trouver le juste équilibre entre les types d'espaces

Trouver le juste équilibre peut être difficile, car il est difficile de prévoir le nombre fluctuant d'employés qui seront au bureau un jour donné. De plus, trouver le juste équilibre entre les types d'espaces lorsqu'il y a moins de biens immobiliers à exploiter peut constituer un autre défi. Lorsqu'elles s'efforcent d'optimiser leur espace, 32 % des organisations ont indiqué que leur plus grand défi était de créer les bons types d'espaces de travail en équilibrant les espaces individuels et collaboratifs, selon le troisième Future Workplace Index annuel d'EY.

« Il n'y aura jamais de réponse fixe ou prévisible à un problème très flexible et dynamique. Nous devons donc surmonter le chaos et en tirer les leçons. » - Phil Kirschner, responsable de la stratégie en matière d'environnement de travail

Montre : Phil Kirschner, responsable de la stratégie en milieu de travail, parle de l'avenir du travail

Rationalisation des réservations d'espaces de travail

La fluctuation des habitudes de travail et des cas d'utilisation peut nuire à l'efficacité du lieu de travail en créant une plus grande variabilité dans les types d'espaces de travail nécessaires et leur fréquence d'utilisation. Lorsque les organisations réduisent leur espace de bureau, il y a encore plus de limites quant à l'endroit et au moment où les employés peuvent trouver un espace qui leur convient. Il peut être fastidieux et inefficace d'attribuer manuellement un nombre limité de bureaux partagés, de salles de réunion et d'espaces collaboratifs aux personnes qui en ont besoin au bon moment.

‍Gestion du changement et satisfaction des employés

Au-delà de la technologie, l'un des principaux défis auxquels les organisations sont confrontées lorsqu'elles réduisent l'espace de bureau est de gérer les attentes des employés et de s'assurer que les changements n'ont pas d'impact négatif sur l'engagement. Les organisations doivent communiquer de manière cohérente et impliquer les employés dans les changements, en veillant à ce que la transition vers un espace hybride est lisse. L'une des méthodes pourrait consister à interroger les employés sur les types d'espaces qu'ils jugent les plus utiles pour leur productivité afin d'éclairer les décisions futures en matière de conception des espaces.

Engagement et productivité des employés

Un bon lieu de travail est optimisé pour soutenir efficacement les cinq modes de travail : travailler seul, travailler avec d'autres en personne, travailler avec d'autres personnes virtuellement, apprendre et socialiser. Trouver le juste équilibre d'espace pour intégrer les cinq dans un bureau plus petit peut être difficile. Un espace de bureau mal géré peut avoir un impact négatif sur la productivité et la collaboration des employés. Une étude de Gensler a révélé que la qualité des bâtiments est directement liée à la qualité du lieu de travail : les lieux de travail les plus performants sont deux fois plus susceptibles de se trouver dans un immeuble de bureaux de haute qualité.

Découvrez comment EPIT gère un espace de travail partagé par diverses organisations à but non lucratif et petites entreprises.

Le rôle des logiciels de gestion de l'espace de travail dans l'optimisation de l'espace

Les organisations peuvent utiliser des systèmes de gestion du lieu de travail pour reconfigurer l'aménagement des bureaux en fonction des modèles d'utilisation. Par exemple, les organisations peuvent convertir des postes de travail individuels sous-utilisés en espaces de collaboration informels si les données montrent que la plupart des utilisateurs n'utilisent pas les postes de travail individuels.

Le logiciel de gestion de l'espace de travail fournit des données sur l'utilisation de l'espace, indiquant quels espaces sont populaires et lesquels ne le sont pas, et indiquant les périodes de forte demande par rapport aux périodes de faible demande, ce qui permet de prendre des décisions éclairées. Par exemple, un studio d'animation primé Films pour sacs bruns ont identifié des opportunités de réduction de la taille de leurs bureaux et de leurs dépenses immobilières après avoir obtenu des informations sur la manière dont l'espace est utilisé par le biais de Skedda.

Les plateformes de gestion de l'espace de travail permettent de réserver de manière dynamique et en temps réel des bureaux, des salles de réunion, des ressources et des actifs, ainsi que de toutes les ressources partagées entre vos employés. Pour Le Robotarium national, la réservation d'un « espace » peut avoir plusieurs significations ; outre les bureaux et les salles de réunion, les espaces comprennent des imprimantes spécialisées, des laboratoires, des robots et même la réservation de visites.

« Soyez créatif en ce qui concerne ce que vous définissez comme un « espace ». Ne vous limitez pas à penser à des bureaux partagés ou à des salles de réunion. Pensez à n'importe quel espace ou ressource qui pourrait être partagé. » - Steve Maclaren, directeur de l'exploitation de The National Robotarium

En savoir plus : Qu'est-ce qu'un espace ? 10 manières créatives d'utiliser et de réserver de l'espace dans un monde hybride

Un système de gestion de l'espace de travail améliore également la productivité, la collaboration et le confort des employés. Des fonctionnalités telles que l'orientation, les systèmes de réservation et l'accès mobile améliorent l'expérience au bureau des employés hybrides en leur apportant confort, tranquillité d'esprit et accessibilité :

• Orientation par le biais du carte interactive permet de voir plus facilement qui est au bureau et où il est assis. De plus, les nouveaux employés peuvent avoir une idée de ce à quoi ressemble le bureau avant même d'y mettre les pieds, ce qui les aide à mieux s'y retrouver au cours des deux premières semaines et à se sentir plus à l'aise pour s'y rendre.
• Systèmes de réservation apportent la tranquillité d'esprit, car les employés peuvent réserver les espaces de travail nécessaires à l'avance, en sachant qu'ils disposeront de l'espace dont ils ont besoin pour travailler de manière productive lorsqu'ils seront au bureau.
• Application mobile permet aux employés de réserver à tout moment, simplifiant ainsi l'expérience de réservation. Les employés peuvent réserver rapidement un espace sans avoir à sortir leur ordinateur portable.

La technologie de gestion de l'espace garantit que les employés disposent des ressources dont ils ont besoin pour donner le meilleur d'eux-mêmes, réduisant ainsi les frictions et les sentiments de frustration. Dans un bureau géré efficacement, les employés peuvent facilement trouver et réserver les ressources dont ils ont besoin pour effectuer le type de travail qu'ils effectuent actuellement.

Pour en savoir plus : Le guide définitif de la gestion de l'espace

Logiciel de gestion de l'espace de travail pour optimiser l'espace

Un système de gestion de l'espace de travail permet de rationaliser la gestion de l'espace face aux changements, d'optimiser l'utilisation de l'espace disponible et d'accroître l'efficacité parmi les nombreux éléments mobiles nécessaires au bon fonctionnement d'un lieu de travail. Les principales fonctionnalités du logiciel de gestion de l'espace de travail pour l'efficacité de l'espace sont les suivantes :

• Indicateurs d'utilisation de l'espace : Un système de gestion du lieu de travail peut suivre les zones les plus fréquemment utilisées, fournissant ainsi des informations précieuses sur les domaines dans lesquels les responsables des installations devraient allouer plus d'énergie et de ressources.
• Hot desking et hébergement : Hot desking et hébergement de bureaux réduire le besoin de plus d'espace et garantir la flexibilité du travail, ce à quoi les employés attachent une grande importance aujourd'hui lorsqu'ils travaillent au bureau. Un système de gestion des espaces rationalise les réservations pour ces espaces et réduit le besoin d'assignations manuelles.
• Gestion des salles de réunion : Un système de gestion du lieu de travail gère l'utilisation des salles de réunion efficacement. Les organisations peuvent définir à quel moment les salles de réunion peuvent être réservées, la durée totale pendant laquelle elles peuvent être réservées, qui peut les réserver en fonction des tags, et faciliter les annulations de dernière minute afin de libérer des salles de réunion pour que d'autres puissent les utiliser.
• Synchronisation bidirectionnelle du calendrier : Synchronisation bidirectionnelle avec Microsoft et Google permet aux employés de réserver des salles de réunion directement dans leur calendrier, ce qui accélère le processus d'obtention de l'espace dont ils ont tant besoin. Les employés peuvent voir qui participe et les modifications/mises à jour directement dans leur calendrier.
• Gestion des visiteurs : Un système de gestion du lieu de travail simplifie planification pour les visiteurs et rend l'ensemble du processus d'accueil des visiteurs plus agréable. En permettant l'enregistrement automatique et les notifications immédiates de l'hôte, les visiteurs peuvent facilement prendre rendez-vous et participer à leurs réunions sans perdre de temps.
• Intégration avec des capteurs IoT : Un système de gestion du lieu de travail peut s'intégrer à des capteurs IoT pour suivre en temps réel les données d'occupation, l'éclairage et la consommation d'énergie. Les organisations peuvent fermer automatiquement les zones sous-utilisées sur la base de données d'occupation en temps réel, ce qui contribue à réduire les coûts de nettoyage ou de maintenance. Voir Feuille de route des produits de Skedda pour des innovations continues, notamment le suivi de l'occupation et l'enregistrement par code QR.

En savoir plus : 6 éléments à rechercher dans les logiciels de gestion de l'espace

La gestion de la réduction de l'espace de bureau ne consiste pas uniquement à réduire les coûts à court terme. Il doit s'agir d'un plan stratégique à long terme aligné sur les objectifs de l'organisation, notamment la croissance, la satisfaction des employés et la durabilité. Pour améliorer la situation actuelle et prendre des décisions plus éclairées, les organisations devraient examiner les données fournies par les plateformes de gestion de l'environnement de travail pour obtenir des informations précieuses, notamment sur les moyens d'optimiser les espaces de bureau, de réduire la consommation d'énergie et de garantir une expérience de travail exceptionnelle.

Quel sera l'avenir des espaces de bureaux ?

L'impact de la réduction des espaces de bureaux sur les organisations comprend le besoin d'une variété d'espaces flexibles, la demande d'immeubles de bureaux de meilleure qualité et l'intégration de nouvelles technologies. Les organisations devraient adopter de nouveaux outils technologiques, notamment des systèmes de gestion de l'espace de travail, afin d'optimiser l'utilisation de l'espace, de réduire les coûts et d'améliorer la satisfaction des employés sur le lieu de travail moderne. L'IA pourrait encore améliorer les logiciels de gestion du lieu de travail, en prédisant les besoins en espace et en automatisant les configurations.

Avec de nouveaux modèles de travail et des modalités de travail flexibles, les organisations peuvent s'orienter vers des bureaux satellites flexibles ou plus petits. Les systèmes de gestion du lieu de travail peuvent aider à gérer ces espaces distribués. Par exemple, Autovista utilise Skedda pour gérer ses « Hangouts », qui sont des espaces de rassemblement pour des collaborations rapides.

Si vous êtes prêt à commencer à gérer vos espaces de travail plus efficacement, créez votre compte Skedda gratuit aujourd'hui.