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Presentamos la integración de Skedda + Zoom
En 2023, las oficinas diseñadas para el trabajo basado en actividades eran las más comunes y tenían las tasas de utilización más altas (CBRE). Se trata de espacios en los que se comparten escritorios y los empleados tienen la posibilidad de organizarse dónde y cómo quieren trabajar. Tanto los empleadores como los empleados pueden aprovechar muchos beneficios escritorio compartido o hotelería de escritorio.
Los escritorios compartidos ayudan a ahorrar espacio y reducir los costos, a la vez que brindan a los empleados las estaciones de trabajo suficientes para el día que están en la oficina. Cisco lo dice ahorró aproximadamente 500 millones de dólares desde que implementó el trabajo híbrido y redujo a la mitad su presencia inmobiliaria. Allstate redujo sus gastos inmobiliarios a la mitad después de adoptar un trabajo flexible.
«Ahora que la empresa ha superado el espacio de oficinas, necesitamos utilizar continuamente un sistema de escritorios compartidos para todos nuestros empleados».
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El espacio compartido, que puede adoptar la forma de escritorios compartidos o de oficinas hoteleras, ha aumentado un 30% en todo el mundo desde 2021.
Los escritorios compartidos también permiten a los empleados sentarse cuando trabajan desde diferentes ubicaciones de oficina y colaborar con las personas en función de lo que mejor funcione para los proyectos en los que están trabajando. Mediante la implementación y optimización de espacios de trabajo flexibles, las organizaciones también pueden reducir su huella de carbono y avanzar hacia el cumplimiento de los objetivos de sostenibilidad.
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Grupo Autovista utiliza un modelo de Hangout para su pequeño espacio de oficina, que solo tiene seis espacios y tres salas de reuniones. La empresa no espera que estos espacios de trabajo estén llenos todos los días, por lo que tienen una política según la cual solo abren el lugar de trabajo cuando llegan suficientes empleados durante el día.
La empresa puede ahorrar energía y reducir los costos de personal al maximizar el uso del espacio de su oficina.
Reutilizar el diseño tradicional de la oficina ya no va a ser suficiente. Para tener éxito implementar escritorios compartidos, las organizaciones deben tener en cuenta el diseño de sus oficinas, la infraestructura tecnológica, las políticas y la opinión general de los empleados. Esto incluye planificar la distribución de sus oficinas para que sean eficientes, crear políticas claras sobre los escritorios compartidos y proporcionar los servicios esenciales para respaldar el trabajo híbrido.
«Intentamos ser lo más ecológicos posible. Si solo entra una persona y uno de nosotros tiene que estar aquí para hacer esa reserva, eso no es realmente eficiente desde el punto de vista medioambiental. Con escritorios compartidos eficientes, podemos reducir la huella de carbono de nuestros empleados al reducir los viajes innecesarios. También podemos gestionar el consumo de energía de nuestro espacio de trabajo abriendo la oficina en función de la demanda de los empleados».
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Los escritorios compartidos eficientes entre los trabajadores híbridos pueden reducir la huella de carbono en un 28%
«Más personas que escritorios». Este es un problema común al que se enfrentan las organizaciones cuando los empleados vuelven a trabajar en oficinas reducidas. El software centralizado de alojamiento de escritorios permite a los empleados reservar escritorios con antelación para que sepan que tienen un espacio de trabajo designado cuando llegan a la oficina. Esto garantiza que los empleados tengan un lugar donde trabajar y puede ayudar a evitar conflictos o hacinamiento.
De acuerdo con Owl Labs, el 33% de los empleados híbridos afirman que saber cuándo estarán en la oficina las personas a las que quieren ver les motiva a entrar. El software de escritorios compartidos permite a los empleados saber con antelación quién estará en la oficina para que puedan planificar sus días en la oficina de forma más eficiente.
Cómo garantizar su software de escritorio compartido está totalmente aceptado y adoptado por parte de los empleados requiere una planificación cuidadosa. Las organizaciones deben primero recopilar las necesidades de los empleados y garantizar la aceptación de las partes interesadas clave. Proporcionar tiempo suficiente para la comunicación y la formación también es clave para garantizar la adopción.
Obtenga consejos prácticos y plantillas para garantizar una adopción del software sin problemas.
«La usabilidad de la plataforma fue lo que realmente nos llamó la atención en primer lugar. Con el SSO instalado, es muy fácil encontrar un escritorio en nuestras diferentes oficinas. Desde el principio, todo ha sido fácil de configurar y los mensajes personalizados sobre las actualizaciones han supuesto un toque muy especial».
Supere las predicciones con consejos que puede implementar de inmediato.
Ayude a los empleados transición al escritorio compartido siendo claros y comunicativos en el proceso de gestión del cambio. Es importante lograr la aceptación de los empleados mediante la transparencia, la retroalimentación y la capacitación, ya que ayuda a garantizar que los cambios no parezcan impuestos.
Invierte en software de reserva de escritorio que permite a los empleados reservar asientos con antelación, comprobar la disponibilidad en tiempo real y elegir las preferencias del espacio de trabajo. Asegúrese de que la infraestructura tecnológica esté actualizada. Eso significa tener una conexión Wi-Fi rápida y confiable e implementar medidas de seguridad para proteger los datos confidenciales almacenados en el software.
Los escritorios compartidos óptimos mejoran el uso del espacio y la productividad. Garantice el éxito evaluando y planificación de diseños de oficinas para la eficiencia, la colaboración y el trabajo individual. Esto significa tener diseños bien planificados, escritorios suficientes, instalaciones tecnológicas y comodidades como fuentes de alimentación y muebles ergonómicos para trabajar de manera eficaz.
Los datos y las ideas de este informe provienen de las principales voces, investigadores, pioneros de la industria y líderes empresariales con experiencia en el mundo de los lugares de trabajo flexibles. Algunos de ellos han sido estrellas invitadas en nuestro Podcast Heroes of Hybrid Work. Algunos de ellos son nuestros clientes que han sufrido sus transformaciones laborales híbridas. Todos los datos e investigaciones que citamos aquí provienen de fuentes públicas.
En este estudio, eliminamos el ruido del trabajo híbrido y le proporcionamos exactamente lo que necesita saber para adoptar e implementar el trabajo híbrido con éxito. Desde la formulación de políticas hasta la estructuración del trabajo híbrido y el aprovechamiento de las herramientas tecnológicas, desglosamos los elementos esenciales para que pueda sentirse seguro al implementar el trabajo híbrido en su organización después de leer este informe. Ya sea que esté afinando su estrategia de trabajo híbrido o esté empezando desde cero, nuestro objetivo es proporcionarle información práctica que pueda utilizar de inmediato.
Ofrezca a sus empleados una herramienta sencilla para reservar sus escritorios y habitaciones, junto a los compañeros de trabajo a los que no ven. ¡Vea cómo se disparan el compromiso y la productividad!
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