Utilización del espacio frente a ocupación del espacio: la clave para oficinas más inteligentes y rentables

Conocer la diferencia entre utilización del espacio (con qué eficiencia y eficacia se utiliza un espacio a lo largo del tiempo) y ocupación del espacio (la cantidad de personas presentes físicamente en un espacio en un momento dado) es esencial para reducir los costos, aumentar el rendimiento y crear una mejor experiencia para los empleados.

En el pasado, si se asignaba un escritorio, probablemente se estaba utilizando. Pero en el lugar de trabajo moderno, esa ya no debería ser la suposición.

CBRE descubrió que las asignaciones de ocupación de oficinas han aumentado aproximadamente un 20% desde 2020 y se han estabilizado entre aproximadamente el 51% y el 60% de los niveles anteriores a la pandemia (Cushman & Wakefield). Sin embargo, la utilización del espacio se mantiene por debajo del 40%. Esto significa que la mayoría de los metros cuadrados de las oficinas están inactivos, lo que agota silenciosamente el presupuesto y pierde oportunidades para conectar a los equipos.

La solución comienza con la comprensión de la diferencia crucial entre ocupación y utilización. Esta guía le mostrará cómo medir ambas cosas: por qué las principales empresas de CRE ahora priorizan la utilización sobre la ocupación, y cómo una plataforma como Skedda puede ayudarlo a cerrar la brecha entre su plan y su realidad.

¿Qué es la utilización del espacio?

Utilización del espacio mide con qué frecuencia y con qué intensidad se utilizan realmente los espacios. Por lo general, se registra en porcentajes. Por ejemplo, si una sala de reuniones está reservada para seis horas pero solo se ocupa durante dos, su tasa de utilización es baja.

Décima edición anual de JLL Informe de referencia de planificación de la ocupación global (2024/25) hace hincapié en que datos de utilización del espacio se ha convertido en la métrica más importante para el sector inmobiliario corporativo. CBRE también señala que la utilización se ha convertido en un indicador fundamental del desempeño en el lugar de trabajo en una era de trabajo híbrido, eclipsando métricas como el costo por puesto o la densidad.

Por qué es importante: La utilización tiene que ver con el rendimiento. Te indica si tu espacio realmente funciona para las personas que lo utilizan o si hay una desconexión entre la forma en que has configurado las cosas y la forma en que la gente realmente trabaja día a día.

Con El nuevo registro automático de Skedda, por ejemplo, puedes confirmar si realmente se utilizó una reserva para un espacio específico, lo que te ayudará a eliminar las reservas fantasma y a obtener una imagen precisa de la utilización. En el panel de Insights de Skedda, puedes ver el porcentaje de utilización del espacio, que indica la fracción del tiempo disponible de un espacio que se utilizó realmente para algo valioso.

Para obtener más estrategias, consulte nuestra publicación sobre cinco maneras de optimizar su oficina utilizando información sobre la utilización.

¿Qué es la ocupación del espacio?

La ocupación del espacio se refiere a la cantidad de personas en el espacio en un momento dado, un simple recuento de la presencia física.

La ocupación se puede expresar como un porcentaje (por ejemplo, una sala de conferencias para 25 personas con 15 personas en su interior = 60% de ocupación) o como un número sin procesar (por ejemplo, «15 personas en esta sala de reuniones»). Responde a la pregunta básica: ¿cuántas personas hay aquí ahora mismo?

Por qué es importante: Esta métrica ayuda a monitorear la asistencia y la capacidad. Sin embargo, no refleja si el espacio se está utilizando de manera eficaz. Las últimas investigaciones de Cushman & Wakefield muestran que la asistencia física se ha estabilizado entre el 51 y el 60% de los niveles anteriores a la pandemia. Sin embargo, el promedio utilización del espacio permanece por debajo del 40%. Incluso cuando la ocupación parece saludable, gran parte del espacio puede estar infrautilizado.

De Skedda Seguimiento de ocupación basado en WiFi facilita el seguimiento y la gestión de los patrones de ocupación, lo que garantiza que sepa exactamente cuántas personas hay en la oficina en un momento dado.

Diferencia entre la tasa de utilización del espacio y la tasa de ocupación

La ocupación se refiere a la cantidad de personas en un espacio en un momento dado, un simple recuento de la presencia física. La utilización es más profunda y se pregunta con qué eficacia se está utilizando ese espacio a lo largo del tiempo. Necesitas ambas métricas para una planificación precisa.

‍Conclusión clave: La ocupación indica la cantidad de personas presentes, mientras que la utilización mide la eficacia del espacio para cumplir su propósito previsto. Sin embargo, la alta ocupación no garantiza una alta utilización.

Cómo medir la utilización y ocupación del espacio de oficina

La ocupación es un simple recuento del número de personas presentes en un espacio en un momento dado, mientras que la utilización requiere datos dinámicos para comprender la eficacia con la que se utiliza el espacio a lo largo del tiempo.

Medición de la ocupación del espacio

La mejor práctica es mantener un plano de asientos actualizado y mantener datos precisos sobre el número de personas. La ocupación se puede expresar como un porcentaje o como un número sin procesar. Por ejemplo, puedes tener a 40 de cada 50 personas en la oficina al mediodía, lo que te da una ocupación del espacio del 80%.

En una configuración tradicional de escritorio fijo en la que los empleados van a la oficina cinco días a la semana, esto es sencillo. Sin embargo, en trabajo flexible en entornos, la medición puede ser un poco más complicada. Necesitará una forma de rastrear si las personas están realmente en la oficina. Pasar las tarjetas identificativas, los sensores de los asientos y Seguimiento de ocupación basado en WiFi son algunas de las formas más comunes que utilizan las organizaciones para realizar un seguimiento de la ocupación.

Por supuesto, puedes medir la ocupación comparando las reservas con las reales. registros. Sin embargo, esto no es confiable, ya que algunas personas pueden estar en el lugar pero no registrarse, mientras que otras pueden simplemente registrarse pero estar en casa.

Medición de la utilización del espacio

La mejor práctica es hacer un seguimiento de los datos de presencia en tiempo real de varias fuentes, como sensores, inicios de sesión en redes wifi o pases de credenciales de control de acceso, y cotejarlos con la información de la reserva.

Utilizar un sistema de reserva de espacios como Skedda que proporciona informes y conocimientos sobre el uso del espacio es extremadamente útil. Un sistema de reservas te permite establecer los horarios de disponibilidad de los espacios que las personas pueden utilizar y, a continuación, comparar la frecuencia con la que realmente se reservan y se registran estos recursos. Si registras la cantidad de tiempo dentro del horario disponible, esos espacios están realmente reservados, obtienes una lectura más precisa de la utilización del espacio.

En escritorio compartido o trabajo basado en actividades configuraciones, esto se vuelve especialmente importante. Sin escritorios asignados, es necesario saber exactamente qué recursos y espacios se utilizaron, durante cuánto tiempo y para qué tipo de actividad. Por ejemplo, una sala de reuniones reservada para seis horas pero utilizada para dos personas tiene una ocupación del 100% durante esas dos horas, pero solo un 33% de uso total. O bien, los sensores podrían revelar que, de los 30 escritorios reservados, solo 18 se usaron activamente durante más de una hora.

Las ausencias y las «reservas con marcador de posición» pueden hacer que la utilización parezca más alta de lo que realmente es. Podría tratarse de un escritorio reservado durante toda la semana pero que nunca se haya tocado. Disponer de un sistema de reservas con una función de publicación automática, que cancele automáticamente una reserva si alguien no llega dentro de un período de tiempo específico, puede evitar este tipo de utilización sesgada.

De Skedda Registro con código QR garantiza que se confirme la presencia real, proporcionando datos de utilización confiables. A continuación, puede filtrar esos datos con los de Skedda Atributos de espacio, lo que le permite desglosar los patrones de utilización por equipos o tipos de espacio específicos.

Beneficios del seguimiento de ambos en el lugar de trabajo moderno

La combinación del seguimiento de la ocupación y la utilización permite ahorrar costos, aumentar la eficiencia operativa y mejorar las experiencias de los empleados.

• Financiero: Supongamos que descubre que un ala entera de 20 escritorios utiliza en promedio menos del 20% durante un trimestre. Esa información podría llevarlo a reducir el tamaño del espacio, ahorrar miles de dólares en alquileres anuales o reutilizarlo para convertirlo en áreas generadoras de ingresos, como las salas de reuniones para clientes.
• Operativo: Un estudio de utilización podría revelar que las salas de reuniones pequeñas están completamente reservadas, mientras que las salas de juntas más grandes permanecen inactivas. En respuesta, podría dividir una sala de conferencias con capacidad para 20 personas en dos espacios de colaboración más pequeños, para satisfacer la demanda de forma instantánea sin añadir metros cuadrados.
• Experiencia: Imagínese que los empleados llegan cuando están en la oficina y encuentran todos los módulos de enfoque ocupados, mientras filas enteras de escritorios de planta abierta están vacías. Hacer un seguimiento de la ocupación y la utilización puede ayudarlo a redistribuir el espacio para que las áreas silenciosas y las zonas de colaboración estén equilibradas, evitando la frustración y el desperdicio de espacio.

CBRE señala que la utilización ha superado al costo por puesto como KPI principal porque refleja si la configuración de la oficina es realmente eficaz para respaldar el trabajo. A pesar de que las carteras de oficinas fueron más pequeñas después de la pandemia, aproximadamente El 64% del espacio de oficinas mundial sigue infrautilizado, que es una de las principales preocupaciones de los líderes inmobiliarios corporativos.

Obtenga más información en nuestro artículo Tres formas de optimizar el espacio de oficina para el trabajo híbrido.

Métricas de ocupación frente a utilización para administradores de instalaciones

Los administradores de las instalaciones confían en los datos de ocupación para tomar decisiones generales y a largo plazo, como determinar si renovar un arrendamiento o consolidar los pisos. Se basan en los datos de utilización para tomar decisiones diarias, como reasignar las salas de reuniones o ajustar los horarios de limpieza. Ignorar cualquiera de los dos puede llevar a cometer errores costosos, como comprometerse a arrendar por 10 años un espacio infrautilizado o hacer que los empleados tengan que esforzarse por encontrar áreas de colaboración.

JLL advierte que, si bien la mayoría de las organizaciones recopilan datos de utilización, pocas los convierten en inteligencia procesable, una oportunidad perdida en un entorno laboral volátil. Esta desconexión subraya la necesidad de contar con herramientas más eficaces para convertir los datos de utilización en información práctica para una planificación dinámica del espacio. También es necesario que los líderes de las instalaciones puedan conectar los patrones de uso con la experiencia de los empleados y los resultados empresariales más amplios, traduciendo las cifras en narrativas sobre las que los ejecutivos puedan actuar.

«Hay que humanizar los datos». — James Duenas, director de espacios de trabajo e instalaciones globales de Intermountain Health

Humanización de los datos: La asignación de alta ocupación pero la baja utilización podrían indicar demasiados escritorios en un área de baja demanda o un desajuste entre el tipo de espacio y el estilo de trabajo:

• Los jueves, es posible que su oficina tenga una ocupación del 95%. Sin embargo, las salas de enfoque privadas solo se utilizan el 19% del tiempo disponible, mientras que las salas de reuniones se utilizan al 100%. Esto podría indicar que la gente tiende a venir los jueves para colaborar y que es posible que necesite disponer de más salas de reuniones y menos salas de concentración disponibles los jueves.
• El cien por cien de su equipo de ventas puede venir a la oficina el lunes, pero solo el 2% de ellos usa las cabinas telefónicas. Esto podría indicar que tus cabinas telefónicas carecen de las comodidades necesarias o que representan un gasto innecesario, ya que tu equipo prefiere atender las llamadas en sus escritorios.
• La ocupación de su oficina es del 85%, pero la utilización por parte de su equipo de las salas de servicios del tercer piso (es decir, la sala de siestas, el simulador de golf o la cocina) entre las 15:00 y las 17:00 horas es del 2%. Considera la posibilidad de limitar las horas de disponibilidad de los servicios de esta planta y de apagar el sistema de calefacción, ventilación y aire acondicionado y la iluminación para ahorrar en instalaciones y costos de mantenimiento.

De Skedda Inteligencia del lugar de trabajo los informes hacen que estos desajustes sean obvios, por lo que puede solucionarlos antes de que le cuesten caro. Para obtener consejos sobre cómo convertir los datos en decisiones informadas, consulta nuestra publicación sobre utilizar los datos de manera eficaz.

Cómo los datos de utilización mejoran la planificación del espacio de oficina

Los datos de utilización convierten los planes estáticos en lugares de trabajo adaptables adaptados a los patrones híbridos (es decir, alternar los horarios de los equipos, los días de anclaje y las zonas de trabajo basadas en las actividades) y a las necesidades de los empleados (es decir, áreas de concentración silenciosas, escritorios sin cita previa para quienes viajan a tiempo parcial y espacios de colaboración para proyectos multifuncionales). Alexandra Selezneva, directora sénior de The Coca-Cola Company, describió el proceso de uso de estos datos para informar las decisiones modernas en el lugar de trabajo calificándolo de «flexibilidad basada en los datos».

Los beneficios incluyen:

• Tamaño correcto: Evita pagar por el espacio que no utilizas. Por ejemplo, si te das cuenta de que un piso de 5000 pies cuadrados siempre tiene una utilización inferior al 25% y lo consolidas en un solo piso para reducir los costos de alquiler a la mitad.
• Optimización híbrida: Identifique los días pico y reequilibre los horarios, por ejemplo, ajustando los días clave de algunos equipos cuando los datos indiquen que los miércoles tienen una capacidad del 120%, mientras que los lunes solo tienen un promedio del 40%.
• Diseño que prioriza la experiencia: Invierta en los espacios y servicios que los empleados realmente desean, como convertir una sala de almacenamiento poco utilizada en una sala de bienestar, después de que las encuestas y los datos de utilización revelen una demanda de espacios silenciosos para recargar energías.

Historia de éxito: El equipo administrativo de Trent y Dove aprovecharon la información sobre la utilización del espacio para tomar decisiones informadas sobre su espacio de oficina. La organización pudo determinar que una sala de conferencias que habían pensado destruir era, de hecho, utilizada con regularidad, y mucho más de lo que el equipo había creído a partir de las pruebas anecdóticas. Por lo tanto, el equipo desechó el plan para eliminar la sala para mejor.

Obtenga más información en nuestra publicación sobre diseño de oficinas híbridas con datos de utilización.

Conclusión: donde los datos se unen al diseño

En el lugar de trabajo moderno, la ocupación se nota cuántas personas están presentes en una oficina en un momento dado, mientras que la utilización muestra con qué eficacia y eficiencia se está utilizando el espacio. La combinación de ambos brinda a las organizaciones los lugares de trabajo más inteligentes y rentables.

La ocupación es un simple recuento de presencia física. La utilización va más allá de esa instantánea y se pregunta con qué frecuencia se utilizan los espacios, durante cuánto tiempo y por cuántas personas. En conjunto, estas métricas revelan tanto la demanda como el rendimiento de sus espacios.

Las mejores estrategias para el lugar de trabajo rastrean ambas, las comparan y utilizan la información combinada para tomar mejores decisiones de diseño, programación e inversión.

Skedda te ayuda a capturar datos precisos de ocupación y utilización y, a continuación, a convertir esos datos en diseños y políticas del lugar de trabajo que ahorran dinero y mejoran la experiencia de los empleados. Reserve una demostración para obtener más información.