Utilisation de l'espace et occupation de l'espace : la clé pour des bureaux plus intelligents et rentables

Connaître la différence entre utilisation de l'espace (l'efficience et l'efficacité de l'utilisation d'un espace au fil du temps) et occupation de l'espace (le nombre de personnes présentes physiquement dans un espace à un moment donné) est essentiel pour réduire les coûts, améliorer les performances et créer une meilleure expérience pour les employés.

Dans le passé, si un bureau était attribué, il était probablement utilisé. Mais dans le monde du travail moderne, cela ne devrait plus être une supposition.

CBRE a constaté que les allocations d'occupation des bureaux ont augmenté d'environ 20 % depuis 2020 et se sont stabilisées entre environ 51 % et 60 % par rapport aux niveaux d'avant la pandémie (Cushman & Wakefield). Pourtant, l'utilisation de l'espace reste inférieure à 40 %. Cela signifie que la majeure partie de la superficie des bureaux est inutilisée, ce qui épuise discrètement le budget et laisse passer des occasions de connecter les équipes.

La solution commence par la compréhension de la différence cruciale entre l'occupation et l'utilisation. Ce guide vous montrera comment mesurer à la fois les raisons pour lesquelles les principales entreprises de CRE donnent désormais la priorité à l'utilisation plutôt qu'à l'occupation, et comment une plateforme comme Skedda peut vous aider à combler le fossé entre votre plan et votre réalité.

Qu'est-ce que l'utilisation de l'espace ?

Utilisation de l'espace mesure la fréquence et l'intensité de l'utilisation effective des espaces. Il est généralement suivi en pourcentages. Par exemple, si une salle de réunion est réservée pour six heures mais qu'elle n'est occupée que pour deux heures, son taux d'utilisation est faible.

Dixième édition annuelle de JLL Rapport de référence sur la planification globale de l'occupation (2024/25) souligne que données d'utilisation de l'espace est devenu l'indicateur le plus important pour l'immobilier d'entreprise. CBRE note également que l'utilisation est devenue un indicateur essentiel de la performance au travail à l'ère du travail hybride, éclipsant des indicateurs tels que le coût par siège ou la densité.

Pourquoi c'est important : L'utilisation est une question de performance. Il vous indique si votre espace fonctionne réellement pour les personnes qui l'utilisent, ou s'il existe un décalage entre la façon dont vous l'avez configuré et la façon dont les gens travaillent réellement au quotidien.

Avec Le nouvel enregistrement automatique de Skedda, par exemple, vous pouvez vérifier si une réservation pour un espace spécifique a bien été utilisée, ce qui vous permet d'éliminer les réservations fantômes et d'obtenir une image précise de l'utilisation. Dans le tableau de bord Insights de Skedda, vous pouvez voir pourcentage d'utilisation de l'espace, qui indique la fraction du temps disponible d'un espace qui a réellement été utilisée pour quelque chose de précieux.

Pour plus de stratégies, consultez notre article sur cinq façons d'optimiser votre bureau à l'aide d'informations sur l'utilisation.

Qu'est-ce que l'occupation de l'espace ?

L'occupation de l'espace fait référence au nombre de personnes présentes dans l'espace à un moment donné, un simple décompte de la présence physique.

Le taux d'occupation peut être exprimé en pourcentage (par exemple, une salle de conférence de 25 personnes avec 15 personnes à l'intérieur = 60 % d'occupation) ou en nombre brut (par exemple, « 15 personnes dans cette salle de réunion »). Cela répond à la question fondamentale : combien de personnes sont ici en ce moment ?

Pourquoi c'est important : Cet indicateur permet de suivre la fréquentation et la capacité. Cependant, il ne permet pas de savoir si l'espace est utilisé efficacement. Les dernières recherches de Cushman & Wakefield montrent que la fréquentation physique s'est stabilisée à environ 51 à 60 % des niveaux d'avant la pandémie. Pourtant, en moyenne utilisation de l'espace reste inférieur à 40 %. Même lorsque l'occupation semble saine, une grande partie de l'espace peut encore être sous-utilisée.

Skedda Suivi de l'occupation basé sur le WiFi facilite le suivi et la gestion des modèles d'occupation, en vous permettant de savoir exactement combien de personnes se trouvent au bureau à un moment donné.

Différence entre le taux d'utilisation de l'espace et le taux d'occupation

L'occupation fait référence au nombre de personnes présentes dans un espace à un moment donné. Il s'agit d'un simple dénombrement de la présence physique. L'utilisation examine plus en profondeur, en se demandant dans quelle mesure cet espace est utilisé efficacement au fil du temps. Vous avez besoin des deux indicateurs pour une planification précise.

‍Principaux points à retenir : L'occupation indique le nombre de personnes présentes, tandis que l'utilisation mesure l'efficacité de l'espace par rapport à sa destination. Cependant, un taux d'occupation élevé ne garantit pas un taux d'utilisation élevé.

Comment mesurer l'utilisation et l'occupation de l'espace de bureau

L'occupation est un simple dénombrement du nombre de personnes présentes dans un espace à un moment donné, tandis que l'utilisation nécessite des données dynamiques pour comprendre l'efficacité de l'utilisation de l'espace au fil du temps.

Mesurer l'occupation de l'espace

La meilleure pratique consiste à tenir un plan de salle à jour et à maintenir des données précises sur les effectifs. Le taux d'occupation peut être exprimé en pourcentage ou en chiffres bruts. Par exemple, vous pouvez avoir 40 personnes sur 50 au bureau à midi, ce qui vous donne un taux d'occupation de l'espace de 80 %.

Dans une configuration de bureau fixe traditionnelle où les employés se rendent au bureau cinq jours par semaine, cela est simple. Cependant, dans travail flexible environnements, la mesure peut devenir un peu plus délicate. Vous aurez besoin d'un moyen de savoir si les gens sont réellement au bureau. Balayages de badges, capteurs de siège et Suivi de l'occupation basé sur le Wi-Fi sont quelques moyens courants utilisés par les organisations pour suivre l'occupation.

Bien entendu, vous pouvez mesurer le taux d'occupation en comparant les réservations aux réservations réelles les enregistrements. Ce n'est pas fiable, cependant, car certaines personnes peuvent être sur place mais ne pas s'enregistrer, tandis que d'autres peuvent simplement s'enregistrer mais rester chez elles.

Mesurer l'utilisation de l'espace

La meilleure pratique consiste à suivre les données de présence en temps réel provenant de plusieurs sources, telles que des capteurs, des connexions Wifi ou des badges de contrôle d'accès, et à les recouper avec les informations de réservation.

En utilisant un système de réservation d'espace comme Skedda qui fournit rapports et informations sur l'utilisation de l'espace est extrêmement utile. Un système de réservation vous permet de définir les heures de disponibilité des espaces que les utilisateurs peuvent utiliser, puis de comparer la fréquence à laquelle ces ressources sont réellement réservées et enregistrées. En enregistrant le temps passé pendant les heures disponibles pendant lesquelles ces espaces sont réellement réservés, vous obtenez une lecture plus précise de votre utilisation de l'espace.

Dans hot desking ou travail basé sur les activités configurations, cela devient particulièrement important. Sans bureaux assignés, vous devez savoir exactement quelles ressources et quels espaces ont été utilisés, pendant combien de temps et pour quel type d'activité. Par exemple, une salle de réunion réservée pour six heures mais utilisée pour deux personnes est occupée à 100 % pendant ces deux heures, mais seulement 33 % d'utilisation globale. Des capteurs peuvent également révéler que sur 30 bureaux réservés, seuls 18 ont été utilisés activement pendant plus d'une heure.

Les absences et les « réservations réservées » peuvent donner l'impression que le taux d'utilisation est plus élevé qu'il ne l'est réellement. Il pourrait s'agir d'un bureau réservé toute la semaine mais jamais touché. Le fait de disposer d'un système de réservation doté d'une fonction de libération automatique, qui annule automatiquement une réservation si quelqu'un ne s'enregistre pas dans un délai donné, peut empêcher ce type d'utilisation biaisée.

Skedda Enregistrement par code QR garantit la confirmation de la présence réelle, en fournissant des données d'utilisation fiables. Vous pouvez ensuite filtrer ces données à l'aide de Skedda Attributs spatiaux, vous permettant de ventiler les modèles d'utilisation par équipes ou types d'espaces spécifiques.

Avantages du suivi à la fois sur le lieu de travail moderne

La combinaison du suivi de l'occupation et de l'utilisation permet de réaliser des économies, d'améliorer l'efficacité opérationnelle et d'améliorer l'expérience des employés.

• Financier : Supposons que vous découvriez qu'une aile entière de 20 bureaux est utilisée en moyenne à moins de 20 % sur un quart. Cette idée pourrait vous amener à réduire la taille de l'espace, à économiser des milliers de dollars en loyer annuel, ou à le réaffecter à des domaines générateurs de revenus, tels que des suites de réunion pour les clients.
• Opérationnel : Une étude d'utilisation pourrait révéler que les petites salles de réunion sont bien réservées alors que les grandes salles de conférence restent inutilisées. En réponse, vous pourriez diviser une salle de conférence de 20 places en deux espaces de collaboration plus petits, répondant instantanément à la demande sans ajouter de superficie.
• Expérience : Imaginez que les employés arrivent au bureau et constatent que tous les modules de concentration sont occupés, alors que des rangées entières de bureaux décloisonnés sont vides. Le suivi de l'occupation et de l'utilisation peut vous aider à redistribuer l'espace afin d'équilibrer les zones calmes et les zones de collaboration, évitant ainsi la frustration et le gaspillage de biens immobiliers.

CBRE note que l'utilisation a dépassé le coût par siège en tant qu'indicateur de performance clé de base, car cela indique si la configuration de votre bureau est réellement efficace pour soutenir le travail. Malgré des portefeuilles de bureaux plus restreints après la pandémie, environ 64 % des espaces de bureaux mondiaux restent sous-utilisés, qui constitue l'une des principales préoccupations des dirigeants de l'immobilier d'entreprise.

Pour en savoir plus, consultez notre article 3 façons d'optimiser l'espace de bureau pour le travail hybride.

Indicateurs d'occupation et d'utilisation pour les gestionnaires d'installations

Les gestionnaires d'installations s'appuient sur les données d'occupation pour prendre des décisions globales et à long terme, telles que le renouvellement d'un bail ou la consolidation des étages. Ils s'appuient sur les données d'utilisation pour faire des choix quotidiens, tels que la réaffectation des salles de réunion ou l'ajustement des horaires de nettoyage. Ignorer l'un ou l'autre peut entraîner des erreurs coûteuses, comme s'engager à louer un espace sous-utilisé pour 10 ans ou laisser les employés se bousculer pour trouver des zones de collaboration.

JLL prévient que si la plupart des organisations collectent des données d'utilisation, peu d'entre elles les transforment en informations exploitables, une opportunité manquée dans un environnement de travail instable. Ce décalage souligne la nécessité de disposer d'outils plus efficaces pour traduire les données d'utilisation en informations exploitables pour une planification dynamique de l'espace. Il fait également appel à des responsables des installations capables de relier les modèles d'utilisation à l'expérience des employés et aux résultats commerciaux plus généraux, en traduisant les chiffres en récits sur lesquels les dirigeants peuvent agir.

« Vous devez humaniser les données. » — James Duenas, responsable des espaces de travail et des installations mondiaux chez Intermountain Health

Humanisation des données : Une répartition d'occupation élevée mais une faible utilisation peuvent indiquer un trop grand nombre de bureaux dans une zone peu fréquentée ou un décalage entre le type d'espace et le style de travail :

• Le jeudi, votre bureau peut être occupé à 95 %. Cependant, les salles de discussion privées ne sont utilisées que 19 % de leur temps disponible, tandis que les salles de réunion sont utilisées à 100 %. Cela pourrait indiquer que les gens ont tendance à venir le jeudi pour collaborer, et que vous devrez peut-être augmenter le nombre de salles de réunion et réduire le nombre de salles de discussion disponibles le jeudi.
• Il se peut que cent pour cent de votre équipe de vente se présente au bureau le lundi, mais seulement 2 % d'entre eux utilisent les cabines téléphoniques. Cela peut indiquer que vos cabines téléphoniques ne disposent pas des équipements nécessaires ou que cela représente une dépense inutile, car votre équipe préfère prendre les appels à son bureau.
• Le taux d'occupation de vos bureaux est de 85 %, mais l'utilisation par votre équipe des salles d'agrément du troisième étage (salle de sieste, simulateur de golf, cuisine) de 15 h à 17 h est de 2 %. Envisagez de limiter les heures de disponibilité des équipements de cet étage et d'éteindre le système CVC et l'éclairage pour économiser sur les installations et les coûts d'entretien.

Skedda Intelligence en milieu de travail les rapports mettent en évidence ces incohérences, afin que vous puissiez les corriger avant qu'elles ne vous coûtent cher. Pour obtenir des conseils sur la façon de transformer les données en décisions éclairées, consultez notre article sur utilisation efficace des données.

Comment les données d'utilisation améliorent la planification des espaces de bureau

Les données d'utilisation transforment les plans statiques en espaces de travail adaptatifs adaptés aux modèles hybrides (horaires d'équipe alternés, journées d'ancrage et zones de travail basées sur les activités) et aux besoins des employés (zones de travail calmes, bureaux d'accueil pour les navetteurs à temps partiel et espaces de collaboration pour les projets interfonctionnels). Alexandra Selezneva, directrice principale de The Coca-Cola Company, a décrit le processus d'utilisation de ces données pour éclairer les décisions sur le lieu de travail moderne comme une « flexibilité axée sur les données ».

Les avantages incluent :

• Dimensionnement correct : Évitez de payer pour un espace que vous n'utilisez pas. Par exemple, réaliser qu'un étage de 5 000 pieds carrés est régulièrement utilisé à moins de 25 % et le regrouper en un seul étage pour réduire les loyers de moitié.
• Optimisation hybride : Identifiez les jours de pointe et rééquilibrez les horaires, par exemple en ajustant les jours d'ancrage de certaines équipes lorsque les données indiquent que les mercredis sont à 120 % de leur capacité, alors que la moyenne des lundis n'est que de 40 %.
• Conception axée sur l'expérience : Investissez dans les espaces et les équipements dont les employés ont réellement besoin, par exemple en convertissant une salle de stockage rarement utilisée en salon de bien-être, après que des enquêtes et des données d'utilisation aient révélé une demande d'espaces de recharge calmes.

Exemple de réussite : L'équipe administrative de Trent et Dove ont tiré parti des informations sur l'utilisation de l'espace pour prendre des décisions éclairées concernant leurs espaces de bureau. L'organisation a pu déterminer qu'une salle de conférence qu'elle avait considérée comme vidée était, en fait, régulièrement utilisée, et bien plus que ce que l'équipe avait cru d'après des preuves anecdotiques. L'équipe a donc abandonné le plan visant à éliminer la salle pour le mieux.

Pour en savoir plus, consultez notre article sur conception de bureaux hybrides avec des données d'utilisation.

En résumé : quand les données rencontrent le design

Sur le lieu de travail moderne, le taux d'occupation se manifeste combien de personnes sont présentes dans un bureau à un moment donné, alors que l'utilisation indique avec quelle efficacité et efficience l'espace est utilisé. La combinaison des deux offre aux organisations les lieux de travail les plus intelligents et les plus rentables.

Le taux d'occupation est un simple dénombrement de la présence physique. L'utilisation va au-delà de cet instantané, en demandant à quelle fréquence les espaces sont utilisés, pendant combien de temps et par combien de personnes. Ensemble, ces indicateurs révèlent à la fois la demande et les performances de vos espaces.

Les meilleures stratégies en matière d'environnement de travail suivent les deux, les comparent et utilisent les informations combinées pour prendre de meilleures décisions en matière de conception, de planification et d'investissement.

Skedda vous aide à collecter des données précises sur l'occupation et l'utilisation, puis à transformer ces données en conceptions et politiques de l'espace de travail qui permettent d'économiser de l'argent et d'améliorer l'expérience des employés. Réservez une démonstration pour en savoir plus.