Mejores prácticas para reservar y gestionar espacios con Skedda

Reservar y gestionar espacios de forma eficaz no es solo una comodidad, sino que es esencial para la productividad, la colaboración y la satisfacción de los empleados. A medida que la oficina moderna evoluciona, las organizaciones deben adoptar prácticas más inteligentes para aprovechar al máximo sus entornos.

En nuestro primeras selecciones de productos lección, exploramos cómo Skedda Atributos de espacio Esta función ayuda a los empleados a encontrar y reservar rápidamente el espacio adecuado con los recursos adecuados, ya sea que necesiten un monitor, un escritorio de pie o incluso un robot para apoyar su trabajo.

En la lección 2, nos sumergimos en el poderoso poder de Skedda motor de reglas y roles, el secreto detrás de la puesta en práctica de políticas laborales modernas para equilibrar la flexibilidad y el control. Es la capa que garantiza que su estrategia de administración del espacio refleje sus flujos de trabajo, personas y lugares únicos, al tiempo que brinda a sus equipos una experiencia perfecta cada vez que interactúan con su oficina.

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El cambio del trabajo híbrido al trabajo moderno

El término obra híbrida cumplió su propósito durante la transición posterior a la pandemia, pero no capta completamente la complejidad (o la intencionalidad) del lugar de trabajo actual. Híbrido parece significar simplemente «estar en la oficina dos o tres días a la semana». Pero ahora vemos que están surgiendo patrones más matizados. Algunos empleados trabajan en la oficina a tiempo completo. Otros vienen de vez en cuando. Los equipos funcionan con diferentes cadencias según los objetivos, la ubicación y las preferencias personales.

Esta evolución marca el cambio a obra moderna—una fase más madura en la que las organizaciones lideran con datos, políticas, comunicación y tecnología para impulsar el compromiso y la productividad. Ya no se trata de prueba y error. Se trata de hacerlo bien.

Para respaldar esto, Skedda te brinda las herramientas para hacer realidad tus políticas, sin importar cuán complejas sean. Ya sea que quieras crear reglas de reserva por departamento, limitar la visibilidad en distintas regiones o aplicar requisitos de registro, el motor de reglas y roles de Skedda te lo pone fácil.

Veamos cómo funciona en la práctica.

Escritorios: flexibilidad y opciones de reserva

Skedda te ofrece total flexibilidad a la hora de configurar y gestionar tus escritorios que se pueden reservar. Con un plano de planta interactivo personalizado, puedes designar visualmente diferentes espacios con leyendas claras. Por ejemplo, puede usar colores diferentes para designar:

• Zonas tranquilas para un trabajo centrado
• Áreas de colaboración para reuniones
• Zonas aptas para teléfonos para llamadas
• Áreas comunales que no se pueden reservar pero es útil tenerlos en el mapa

O bien, puede organizar los escritorios por equipo (marketing, TI, finanzas) utilizando zonas de oficinas.

También puede elegir entre horarios de reserva totalmente flexibles o reservas para todo el día. La reserva flexible permite a los empleados elegir sus horarios cada vez que hacen una reserva. Por el contrario, la opción de reserva para todo el día designa automáticamente las horas de trabajo predeterminadas que has establecido para tu sede (por ejemplo, de 9 a. m. a 5 p. m.)

Consejo profesional: Si desea datos de utilización de alta precisión, elija franjas horarias flexibles (por ejemplo, incrementos de media hora). Si la simplicidad es más importante, elige de forma predeterminada reservas para todo el día.

💡 Consejo de administración: Para personalizar los horarios de reserva y los valores predeterminados, vaya a Ajustes → Horas de disponibilidad.

Puede asignar diferentes ajustes de hora a diferentes áreas. Para varios espacios, puedes elegir si la opción Reserva para todo el día es la opción predeterminada y si los usuarios pueden incluso cambiarla.

Controle quién puede ver y reservar espacios

Los controles de visibilidad y acceso de Skedda te dan total autoridad sobre quién ve qué y quién puede reservarlo. Por ejemplo, es posible que las estaciones de carga de tus vehículos eléctricos o los lugares de estacionamiento para huéspedes solo estén visibles para ciertos usuarios. O tal vez tienes varias oficinas en diferentes ubicaciones que deberían funcionar de forma independiente y sin visibilidad entre ubicaciones, pero quieres que estén todas en el mismo lugar para fines informativos.

💡 Consejo de administración: Para personalizar los controles de visibilidad y acceso, vaya a Preferencias → Espacios y atributos. Bajo Reglas de visibilidad, decida si un espacio es visible para todos los usuarios o solo para los usuarios con un espacio específico etiquetas.

Las etiquetas son clave. Definen las funciones de los usuarios, los equipos y las ubicaciones, es decir, cualquier grupo que quieras usar para el control de acceso. Puedes crear y gestionar etiquetas, asignarlas a los usuarios y, a continuación, aplicarlas a las reglas de reserva.

¿Quieres impedir que un equipo de ventas reserve mostradores en el área financiera? No hay problema. ¿Quiere permitir el acceso temporal a otra ubicación durante una visita al sitio? Fácil.

💡 Consejo de administración: Usa etiquetas para crear reservas prioritarias para ciertos departamentos. Ir a Ajustes → Condiciones. Allí, puede determinar qué etiquetas están permitidas para reservar espacios específicos. Puedes hacerlo espacio por espacio. Además, puede añadir tantas etiquetas como desee. La solidez del motor de reglas y roles le permite definir espacios individuales con todo el detalle y la precisión que necesite.

Consejo profesional: Para ver una lista completa de tus usuarios y sus etiquetas, ve a tu lista de usuarios. Allí, puedes asignar a los usuarios varias etiquetas para cambiar su acceso a los espacios.

Período de reserva y restricciones de reserva futuras

¿Le preocupa que los usuarios reserven mostradores con demasiada antelación y luego no se presenten? Con Skedda, puedes establecer límites de reserva futuros para garantizar la equidad y fomentar el uso real. Por ejemplo:

• Permita que equipos específicos reserven escritorios con tres semanas de anticipación
• Permita que otros departamentos solo reserven dentro de un período de 3 días
• Limite las reservas de escritorio a 30 días de antelación (pero permita que las salas de reuniones tengan más tiempo si es necesario)

Estas reglas se pueden establecer por espacio, lo que le brinda un control preciso. Por ejemplo, puedes excluir las salas de reuniones de estas restricciones en los plazos de reserva, ya que algunos empleados pueden tener reuniones permanentes durante los próximos seis meses.

Activar el registro para evitar reservas fantasma

Las reservas fantasma (espacios que están reservados pero no se utilizan) son una enorme ineficiencia. Skedda ayuda a resolver este problema con la funcionalidad de registro. Los usuarios pueden registrarse:

• A través de correo electrónico de confirmación
• A través del Aplicación móvil Skedda
• Directamente en Equipos de Microsoft, mediante la integración de Skedda

Si los usuarios no se registran, su reserva puede liberarse automáticamente y el espacio volverá a estar disponible.

Mejores prácticas de registro:

• Aplica las reglas de registro principalmente a escritorios (no reuniones más cortas)
• Para reuniones más largas, considere habilitar el registro para validar el uso
• Combina el check-in con Skedda's Seguimiento de ocupación: Cuando los usuarios se conectan a tu WiFi e interactúan con la plataforma Skedda, aparecen marcados como «vistos en el sitio» en la vista de lista de Skedda

Nota sobre el seguimiento de la ocupación: Con el tiempo, estamos realizando este proceso autónomo—los usuarios no tendrán que comprobar de forma activa si su teléfono y la aplicación están con ellos en la oficina.

Espacios y puntos de interés asignados

Hay dos poblaciones de empleados en crecimiento: los que vienen a la oficina a tiempo completo y necesitan escritorios permanentes, y los que tienen más flexibilidad. En Skedda, puedes asignar fácilmente un espacio a los empleados que necesitan asientos permanentes y hacer que otras personas no puedan reservar ese escritorio. Estos Espacios asignados aparecen visualmente en el mapa y en la vista de lista.

También puedes usar los espacios asignados como puntos de interés, como:

• Impresoras
• Baños
• Zonas aptas para mascotas
• Puntos de información con imágenes o instrucciones

Los espacios asignados no se pueden reservar, pero actúan como un directorio para mejorar el conocimiento y la navegación dentro de la oficina. La flexibilidad de esto es que puedes convertir rápidamente cualquier espacio que se pueda reservar en un espacio asignado y viceversa.

💡 Consejo de administración: Para convertir un escritorio que se puede reservar en asignado: Preferencias → Espacios y atributos → Cambiar al espacio asignado.

⚠️ Deberás confirmar el cambio, ya que al cambiar un espacio que se puede reservar por uno asignado se eliminarán todas las reservas futuras de ese espacio. Asegúrate de exportar la información antes de realizar este cambio si necesitas conservar la información para futuros registros.

Consejo profesional: Puede asignar un escritorio a un usuario nuevo en un solo paso sin añadirlo primero por separado al sistema. Al elegir un espacio para asignarlo, basta con crear el nuevo usuario. Después de completar toda la información, se crearán tanto el usuario como el espacio asignado.

Salas de reuniones: integración de calendarios y sincronización de reservas

Al igual que con los escritorios, Skedda le brinda total flexibilidad a la hora de configurar y administrar sus salas de reuniones. Por lo general, prefieres que las reservas de las salas de reuniones sean flexibles, es decir, configurarlas para que se puedan reservar en incrementos de 15 o 30 minutos, y no permitas la opción de reserva durante todo el día.

Skedda se integra directamente con Microsoft 365 y Espacio de trabajo de Google para que los usuarios puedan sincronizar las reservas con sus calendarios para agilizar la coordinación de las reuniones con los miembros del equipo.

Con sincronización bidireccional, las reservas de salas de reuniones realizadas en Skedda aparecen en Outlook o Google, y viceversa. Tras configurar esta integración, la información relevante se sincroniza entre las aplicaciones, lo que te permite:

• Agregue asistentes directamente desde su directorio
• Enviar automáticamente invitaciones y notificaciones de calendario
• Incluya enlaces de videoconferencia para una colaboración híbrida

Consejo profesional: También puedes configurar el estado de disponibilidad de tu escritorio (libre u ocupado) al hacer una reserva de escritorio para que tus compañeros de trabajo puedan ver dónde estás sentado, ya sea en tu calendario o en Skedda.

Plazas de aparcamiento: reserva más inteligente para un producto de moda

El estacionamiento es otro problema común que Skedda maneja con flexibilidad. Hay dos configuraciones comunes:

1. Espacios designados (por ejemplo, «Espacio 27» en el lote B): tiene un estacionamiento claramente definido donde se designa cada espacio.
2. Disponibilidad general (p. ej., «30 plazas abiertas» en el nivel 4): tienes un número determinado de espacios, pero no están asignados.

El mapa tendrá un aspecto diferente según cómo gestione las plazas de aparcamiento. Si los espacios designados son importantes para usted, es posible que necesite un plano de planta que se alinee con su estacionamiento real y con los espacios claramente definidos. Si solo te preocupa la disponibilidad general, puedes establecer un plano de planta genérico con solo la cantidad de plazas disponibles que se pueden reservar.

Consejo profesional: Puedes pedir a los usuarios que incluyan los detalles del registro del vehículo a través del campo «organización» en su perfil como referencia cruzada para garantizar que solo las personas con las credenciales adecuadas puedan estacionar en el espacio.

Cuotas de estacionamiento:

Las plazas de aparcamiento suelen ser muy solicitadas, por lo que es una buena práctica establecer una cuota. Por ejemplo, puedes crear una regla que limite el uso del estacionamiento a tres reservas semanales. Los empleados recibirán un mensaje de error si intentan reservar un cuarto día de estacionamiento esa semana.

💡 Consejo de administración: Ir a Ajustes → Cuotas. Puede hacer que la regla sea tan específica como desee. Por ejemplo, puede aplicar reglas mediante etiquetas de usuario o espacios específicos.

Información sobre la utilización más inteligente del espacio

Skedda proporciona análisis del uso del espacio a través del Panel de información, que ahora le permite profundizar en:

• Días y horarios específicos
• Etiquetas (departamentos, funciones)
• Comportamiento general de reserva

Esto le ayuda a comprender no solo quien está usando espacio, pero cómo y cuándo. Es clave para optimizar los diseños, reducir el desperdicio y tomar decisiones inmobiliarias respaldadas por datos.

Gestione menos, potencie más

La gestión eficiente del espacio no consiste en controlar a las personas, sino en empoderamiento ellos.

Al centrarse en la facilidad de uso, la flexibilidad, la transparencia y la toma de decisiones basada en los datos, su lugar de trabajo se convierte en algo más que un lugar para trabajar: se convierte en un facilitador de un gran trabajo.

¿Quieres ver cómo Skedda puede ayudarte a crear un lugar de trabajo que no solo esté organizado, sino también optimizado? Hable con un experto en espacios de trabajo y comience a transformar sus espacios hoy mismo.