Meilleures pratiques pour la réservation et la gestion des espaces avec Skedda

La réservation et la gestion efficaces des espaces ne sont pas seulement pratiques, elles sont essentielles à la productivité, à la collaboration et à la satisfaction des employés. À mesure que le bureau moderne évolue, les organisations doivent adopter des pratiques plus intelligentes pour tirer le meilleur parti de leur environnement.

Dans notre premiers choix de produits leçon, nous avons exploré comment Skedda Attributs spatiaux Cette fonctionnalité permet aux employés de trouver et de réserver rapidement le bon espace avec les bonnes ressources, qu'ils aient besoin d'un écran, d'un bureau debout ou même d'un robot pour effectuer leur travail.

Dans la leçon 2, nous allons plonger dans la puissante œuvre de Skedda moteur de règles et de rôles, le secret de la mise en œuvre de politiques d'environnement de travail modernes visant à équilibrer flexibilité et contrôle. C'est la couche qui garantit que votre stratégie de gestion de l'espace reflète vos flux de travail, vos personnes et vos lieux uniques, tout en offrant à vos équipes une expérience fluide à chaque fois qu'elles interagissent avec votre bureau.

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Le passage du travail hybride au travail moderne

Le terme travail hybride a atteint son objectif pendant la transition post-pandémique, mais il ne rend pas pleinement compte de la complexité (ou de l'intentionnalité) du lieu de travail d'aujourd'hui. Hybrid semble signifier simplement « au bureau deux ou trois jours par semaine ». Mais aujourd'hui, nous voyons apparaître des modèles plus nuancés. Certains employés sont au bureau à plein temps. D'autres viennent de temps en temps. Les équipes fonctionnent à des cadences différentes en fonction des objectifs, de l'emplacement et des préférences personnelles.

Cette évolution marque le passage à œuvre moderne—une phase plus mature au cours de laquelle les organisations mènent données, politiques, communication et technologie pour stimuler l'engagement et la productivité. Il ne s'agit plus d'essais et d'erreurs. Il s'agit de bien faire les choses.

Pour y parvenir, Skedda vous fournit les outils nécessaires pour donner vie à vos polices, quelle que soit leur complexité. Que vous souhaitiez créer des règles de réservation par département, limiter la visibilité entre les régions ou appliquer des exigences d'enregistrement, le moteur de règles et de rôles de Skedda vous facilite la tâche.

Voyons comment cela fonctionne dans la pratique.

Bureaux : flexibilité et options de réservation

Skedda vous offre une flexibilité totale dans la configuration et la gestion de vos bureaux réservables. À l'aide d'un plan d'étage interactif personnalisé, vous pouvez désigner visuellement différents espaces avec des légendes claires. Par exemple, vous pouvez utiliser différentes couleurs pour désigner :

• Zones calmes pour un travail ciblé
• Domaines de collaboration pour les réunions
• Zones adaptées aux téléphones pour les appels
• Zones communes qui ne sont pas réservables mais utiles à avoir sur la carte

Vous pouvez également organiser les bureaux par équipe (marketing, informatique, finances) en utilisant les quartiers de bureaux.

Vous avez également le choix entre des horaires de réservation totalement flexibles ou une réservation pour toute la journée. La réservation flexible permet aux employés de choisir leurs horaires à chaque fois qu'ils réservent. En revanche, l'option de réservation pour toute la journée désigne automatiquement les heures de travail par défaut que vous avez définies pour votre lieu de travail (par exemple, de 9 h à 17 h)

Conseil de pro : Si vous souhaitez obtenir des données d'utilisation très précises, choisissez des plages horaires flexibles (par exemple, des tranches d'une demi-heure). Si la simplicité est plus importante, optez par défaut pour les réservations pour toute la journée.

💡 Conseil d'administration : Pour personnaliser les heures de réservation et les paramètres par défaut, rendez-vous sur Paramètres → Heures de disponibilité.

Vous pouvez attribuer différents réglages horaires à différentes zones. Pour différents espaces, vous pouvez choisir si la réservation d'une journée complète est la valeur par défaut, et si les utilisateurs peuvent même la modifier.

Contrôlez qui peut voir et réserver des espaces

La visibilité et les contrôles d'accès de Skedda vous permettent de savoir qui voit quoi et qui peut réserver. Par exemple, vos bornes de recharge pour véhicules électriques ou les places de stationnement réservées aux clients peuvent n'être visibles que par certains utilisateurs. Ou peut-être avez-vous plusieurs bureaux situés sur différents sites qui devraient fonctionner de manière indépendante sans aucune visibilité entre les sites, mais vous souhaitez qu'ils soient tous situés sur le même site à des fins de reporting.

💡 Conseil d'administration : Pour personnaliser les contrôles de visibilité et d'accès, rendez-vous sur Paramètres → Espaces et attributs. En dessous Règles de visibilité, décidez si un espace est visible pour tous les utilisateurs ou uniquement pour les utilisateurs ayant des informations spécifiques balises.

Les tags sont essentiels. Ils définissent les rôles des utilisateurs, les équipes, les emplacements, tout groupe que vous souhaitez utiliser pour le contrôle d'accès. Vous pouvez créer et gérer des tags, les attribuer aux utilisateurs, puis les appliquer aux règles de réservation.

Vous souhaitez empêcher une équipe commerciale de réserver des bureaux dans le domaine des finances ? Pas de problème Vous souhaitez autoriser l'accès temporaire à un autre lieu lors d'une visite du site ? Facile

💡 Conseil d'administration : Utilisez des balises pour créer des réservations prioritaires pour certains départements. Accédez à Réglages → Conditions. Vous pouvez y déterminer quelles balises sont autorisées pour réserver des espaces spécifiques. Vous pouvez le faire espace par espace. De plus, vous pouvez ajouter autant de balises que vous le souhaitez. La robustesse du moteur de règles et de rôles vous permet de définir des espaces individuels avec autant de détails et de précision que vous le souhaitez.

Conseil de pro : Pour consulter la liste complète de vos utilisateurs et de leurs tags, rendez-vous dans votre liste d'utilisateurs. Vous pouvez y attribuer plusieurs balises aux utilisateurs pour modifier leur accès aux espaces.

Fenêtres de réservation et restrictions de réservation futures

Vous craignez que les utilisateurs réservent des bureaux trop longtemps à l'avance et ne s'y présentent pas ? Avec Skedda, vous pouvez définir des limites de réservation futures pour garantir l'équité et encourager une utilisation réelle. Par exemple :

• Permettez à des équipes spécifiques de réserver des bureaux trois semaines à l'avance
• Permettre aux autres départements de réserver uniquement dans un délai de 3 jours
• Limitez les réservations de bureau à 30 jours à l'avance (mais autorisez les salles de réunion plus longtemps si nécessaire)

Ces règles peuvent être définies par espace, vous offrant un contrôle précis. Par exemple, vous pouvez exclure les salles de réunion de ces restrictions relatives aux fenêtres de réservation, car certains employés peuvent avoir des réunions permanentes au cours des six prochains mois.

Activer l'enregistrement pour éviter les réservations fantômes

Les réservations fantômes, c'est-à-dire des espaces réservés mais inutilisés, sont extrêmement inefficaces. Skedda vous aide à résoudre ce problème grâce à la fonctionnalité d'enregistrement. Les utilisateurs peuvent s'enregistrer :

• Par l'intermédiaire d'un e-mail de confirmation
• Par le biais du Application mobile Skedda
• Directement dans Microsoft Teams, à l'aide de l'intégration Skedda

Si les utilisateurs ne s'enregistrent pas, leur réservation peut être automatiquement annulée, ce qui rendra l'espace disponible à nouveau.

Meilleures pratiques en matière d'enregistrement :

• Appliquez les règles d'enregistrement principalement aux bureaux (pas de courtes réunions)
• Pour des réunions plus longues, pensez à activer l'enregistrement pour valider l'utilisation
• Combinez l'enregistrement avec Skedda's Suivi de l'occupation: lorsque les utilisateurs se connectent à votre réseau Wi-Fi et interagissent avec la plateforme Skedda, ils sont marqués « vus sur le site » dans la liste de Skedda

Remarque sur le suivi de l'occupation : Au fil du temps, nous élaborons ce processus autonome—les utilisateurs n'auront pas à s'enregistrer activement si leur téléphone et l'application sont avec eux au bureau.

Espaces assignés et points d'intérêt

Il existe deux populations croissantes d'employés : ceux qui viennent au bureau à plein temps et ont besoin d'un bureau permanent, et ceux qui ont plus de flexibilité. Dans Skedda, vous pouvez facilement affecter un espace aux employés qui ont besoin d'un siège permanent et rendre ce bureau non réservable pour les autres. Ces Espaces assignés apparaissent visuellement sur la carte et dans la vue en liste.

Vous pouvez également utiliser les espaces assignés comme points d'intérêt tels que :

• Imprimantes
• Toilettes
• Zones acceptant les animaux
• Points d'information avec images ou instructions

Les espaces attribués ne peuvent pas être réservés, mais ils agissent comme un annuaire pour améliorer la visibilité et la navigation au sein du bureau. La flexibilité qui en résulte est que vous pouvez rapidement transformer n'importe quel espace réservable en un espace attribué, et vice versa.

💡 Conseil d'administration : Pour convertir un bureau réservable en bureau assigné : Paramètres → Espaces et attributs → Passer à l'espace attribué.

⚠️ Vous devrez confirmer la modification, car le remplacement d'un espace réservable par un espace assigné supprimera toutes les réservations futures pour cet espace. Assurez-vous d'exporter les informations avant d'effectuer cette modification si vous devez les conserver pour de futurs enregistrements.

Conseil de pro : Vous pouvez attribuer un bureau à un nouvel utilisateur en une seule étape sans l'ajouter au préalable séparément au système. Lorsque vous choisissez un espace à attribuer, créez simplement le nouvel utilisateur. Une fois que vous aurez rempli toutes les informations, l'utilisateur et l'espace attribué seront créés.

Salles de réunion : intégration du calendrier et synchronisation des réservations

Comme pour les bureaux, Skedda vous offre une flexibilité totale dans la configuration et la gestion de vos salles de réunion. Vous souhaitez généralement que les réservations de salles de réunion soient flexibles, c'est-à-dire qu'elles puissent être réservées par tranches de 15 ou 30 minutes, et que vous n'autorisiez pas les options de réservation pour toute la journée.

Skedda s'intègre directement à Microsoft 365 et Espace de travail Google afin que les utilisateurs puissent synchroniser les réservations avec leurs calendriers afin de rationaliser la coordination des réunions avec les membres de l'équipe.

Avec synchronisation bidirectionnelle, les réservations de salles de réunion effectuées dans Skedda apparaissent dans Outlook ou Google, et vice versa. Une fois cette intégration configurée, les informations pertinentes sont synchronisées entre les applications, ce qui vous permet de :

• Ajoutez des participants directement depuis votre répertoire
• Envoyer automatiquement des invitations et des notifications dans le calendrier
• Incluez des liens de visioconférence pour une collaboration hybride

Conseil de pro : Vous pouvez également configurer l'état de disponibilité de votre bureau (Gratuit ou Occupé) lors de la réservation d'un bureau afin que vos collègues puissent voir où vous êtes assis, soit sur votre calendrier, soit dans Skedda.

Places de stationnement : une réservation plus intelligente pour un produit phare

Le stationnement est un autre problème courant que Skedda gère avec flexibilité. Il existe deux configurations courantes :

1. Espaces désignés (par exemple, « Espace 27 » dans le lot B) : Vous avez un parc de stationnement clairement défini où chaque espace est désigné.
2. Disponibilité générale (par exemple, « 30 places libres » au niveau 4) : Vous disposez d'un certain nombre de places, mais elles ne sont pas attribuées.

L'apparence de votre carte sera différente en fonction de la façon dont vous gérez les places de stationnement. Si les espaces désignés sont importants pour vous, vous pourriez avoir besoin d'un plan d'étage qui correspond à votre parc de stationnement actuel et à des espaces clairement définis. Si vous ne vous souciez que de la disponibilité générale, vous pouvez établir un plan d'étage générique avec juste le nombre de places réservables disponibles.

Conseil de pro : Vous pouvez demander aux utilisateurs d'inclure les informations relatives à l'immatriculation de leur voiture via le champ « organisation » dans leur profil à des fins de référence croisée afin de s'assurer que seules les personnes possédant les informations d'identification appropriées peuvent se garer dans l'espace.

Quotas de stationnement :

Les places de parking ont tendance à être très recherchées, il est donc recommandé de fixer un quota. Par exemple, vous pouvez créer une règle limitant l'utilisation du parking à trois réservations hebdomadaires. Les employés recevront un message d'erreur s'ils essaient de réserver un quatrième jour de stationnement cette semaine-là.

💡 Conseil d'administration : Accédez à Paramètres → Quotas. Vous pouvez rendre la règle aussi précise que vous le souhaitez. Par exemple, vous pouvez appliquer des règles à l'aide de balises utilisateur ou d'espaces spécifiques.

Informations plus intelligentes sur l'utilisation de l'espace

Skedda fournit des analyses de l'utilisation de l'espace par le biais du Tableau de bord Insights, qui vous permet désormais d'explorer en profondeur :

• Jours et heures spécifiques
• Tags (départements, rôles)
• Comportement général des réservations

Cela vous permet de comprendre non seulement qui utilise de l'espace, mais comment et quand. C'est essentiel pour optimiser les aménagements, réduire le gaspillage et prendre des décisions immobilières étayées par des données.

Gérez moins, responsabilisez davantage

La gestion efficace de l'espace ne consiste pas à contrôler les personnes, mais à empowerment eux.

En mettant l'accent sur la facilité d'utilisation, la flexibilité, la transparence et la prise de décision basée sur les données, votre lieu de travail devient bien plus qu'un lieu de travail, il devient le moteur d'un excellent travail.

Vous voulez voir comment Skedda peut vous aider à créer un environnement de travail non seulement organisé, mais optimisé ? Parlez à un expert en milieu de travail et commencez à transformer vos espaces dès aujourd'hui.