Réservez n'importe quel espace de travail moderne avec Skedda

« Un aimant, pas un mandat. » Une expérience positive pour les employés est essentielle pour intégrer les équipes au bureau. Les gens veulent retourner dans un bureau qui les aide à mieux travailler. Faire en sorte que les clients puissent réserver exactement ce dont ils ont besoin pour être productifs avant d'entrer améliorera considérablement cette expérience.

Dans le milieu de travail dynamique d'aujourd'hui, les organisations sont confrontées au défi de coordonner des horaires d'équipe flexibles tout en veillant à ce que les employés disposent de toutes les ressources nécessaires pour une productivité optimale au bureau. Dans cette première édition de Patrick's Product Picks, nous expliquons comment Attributs spatiaux de Skedda vous permettent de réserver n'importe quel espace de travail moderne. Plongeons-nous dans le vif du sujet.

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Comprendre les espaces et leurs attributs

Les espaces de travail modernes peuvent avoir différentes significations : bureaux, salles de réunion, parking, laboratoires, robots, équipements, etc. Vos employés ont besoin d'accéder facilement à toutes ces informations au bureau pour donner le meilleur d'eux-mêmes. Avec Space Attributes, il n'a jamais été aussi facile de trouver l'espace idéal. Cette fonctionnalité vous permet de décrire et de classer vos espaces de manière plus détaillée en fonction de trois attributs différents :

• Utilisez le Balise spatiale attribut pour créer des balises personnalisées (par exemple, bureau debout, écran double) qui vous permettent de déterminer la meilleure façon de naviguer dans vos espaces de travail.
• Utilisez le Tapez attribut permettant d'indiquer aux gens s'il s'agit d'un bureau, d'une salle de réunion, d'une place de parking ou d'un autre type d'espace intégré.
• Utilisez le Capacité attribut pour indiquer le nombre de personnes que l'espace peut accueillir.

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Attributs spatiaux permettez à vos équipes de s'orienter facilement et de connaître les ressources qu'elles peuvent réserver. Les employés peuvent rapidement trouver l'endroit idéal et les ressources nécessaires pour donner le meilleur d'eux-mêmes, en minimisant les tracas et en maximisant l'efficacité. Vous pouvez également extraire rapidement des rapports pour voir comment votre espace est utilisé.

Bureaux de réservation

La réservation d'un espace peut signifier un bureau. Dans le monde du travail moderne, les gens peuvent partager des bureaux partagés ou des bureaux assignés de manière plus permanente.

Aménagement des bureaux en quartiers de bureaux

Création quartiers de bureaux est un excellent moyen d'organiser vos sièges. Les quartiers de bureaux peuvent être dédiés à des départements, à des fonctions, à des besoins de projet ou à des exigences en matière d'équipement particuliers. Ils organisent votre espace de travail de manière à ce que les employés soient assis côte à côte en fonction d'un travail similaire ou de besoins communs. Par exemple, vous pouvez désigner une zone tranquille pour travailler tête baissée ou une zone pour que les équipes commerciales puissent passer des appels.

Lorsque les gens se rendent au bureau, la plupart d'entre eux y passent toute la journée de travail. Au lieu d'ajuster leur période de réservation à chaque fois qu'ils réservent un bureau, les clients peuvent choisir « Réservation toute la journée » lors de la réservation de leur bureau afin de réserver facilement les heures complètes de disponibilité allouées.

Décrire les espaces de travail à l'aide d'attributs d'espace

Sur ces postes de travail, vous disposerez de différentes ressources dont les utilisateurs ont besoin. Certains peuvent être des bureaux debout et d'autres peuvent avoir deux écrans. Vous pouvez décrire ces espaces à l'aide de texte ou d'images lors de la création de ces espaces. Vous pouvez également créer balises spatiales tels que « Deux écrans », « Salles de réunion doubles », « Voitures électriques », « Bureaux debout », etc. pour décrire plus en détail ces espaces réservables.

Les utilisateurs peuvent filtrer les espaces à l'aide de balises spatiales pour voir rapidement ce dont ils ont besoin. Par exemple, vous pouvez filtrer pour deux écrans en cliquant sur la balise spatiale « Double moniteur » et en voyant quels bureaux apparaissent sur la carte interactive.

Création de bureaux attribués qui ne peuvent pas être réservés

Il se peut que vous ne souhaitiez pas réserver des places mais que vous souhaitez tout de même afficher sur le carte interactive. Par exemple, une station d'impression qui ne change pas régulièrement et qui ne devrait pas être réservable. Vous pouvez également avoir des personnes qui se rendent au bureau à plein temps et qui souhaitent des sièges plus permanents.

Vous pouvez résoudre ces deux situations avec les espaces assignés de Skedda. En tant qu'administrateur, vous pouvez attribuer un espace à un membre de l'équipe. Sur la carte interactive, cet espace aura une icône en forme de cadenas indiquant qu'il s'agit d'un espace assigné et ne pourra être réservé par personne d'autre.

Réservation de salles de réunion

La réservation d'un espace peut signifier une salle de réunion. Attributs spatiaux sont également pratiques ici. Vous pouvez désigner des salles de réunion à l'aide de l'attribut Type ou créer une balise spatiale « Salle de réunion » pour les salles de réunion ou de conférence. Les membres de l'équipe peuvent facilement les trouver en filtrant en fonction de la balise spatiale « Salle de réunion », qui grise toutes les zones qui ne sont pas des salles de réunion.

Skedda rationalise également la coordination des réunions avec les membres de l'équipe. Les intégrations avec Microsoft et Google permettre la synchronisation des réservations d'espaces avec les horaires du calendrier. Lorsque quelqu'un réserve une salle de réunion à Skedda, celle-ci apparaît dans les calendriers Outlook ou Google des membres de l'équipe.

L'ajout de participants à vos réunions est simple grâce à ces intégrations. Vous pouvez rechercher des membres de l'équipe dans votre annuaire et choisir les personnes à inviter lors de la réservation d'une salle de réunion à Skedda. Le rendez-vous sera inscrit dans les calendriers de tous les invités. Skedda synchronisation bidirectionnelle Grâce à cette fonctionnalité, les modifications seront répercutées sur toutes les plateformes et mises à jour en temps réel, afin que vous restiez informé et que vous n'ayez pas à effectuer de double réservation.

Ressources de réservation

Disposez-vous d'équipements et de ressources de laboratoire partageables entre les membres de l'équipe ? La réservation d'un espace peut également signifier la réservation de ces ressources. Pour ce faire, vous devez leur créer des espaces et les étiqueter en conséquence. Comme les bureaux et les salles de réunion, vous pouvez décrire ces espaces d'équipement à l'aide de photos et d'informations supplémentaires. Par exemple, vous pouvez inclure le contact responsable de la maintenance dans la description afin que les utilisateurs sachent qui contacter en cas de problème.

La réservation de ressources partagées suit le même processus que la réservation de bureaux et de salles de réunion. Vous devez étiqueter vos espaces avec le nom de la ressource et ajouter le cas échéant Attributs spatiaux pour que les gens sachent ce qu'ils réservent.

Réservation de places de parking

La réservation d'une place peut être synonyme d'une place de parking. Comme pour les autres réservations, vous créez une place pour chaque place de parking. Si vous avez plusieurs parkings, vous pouvez les désigner comme des bureaux différents que les gens peuvent consulter dans le plan d'étage interactif et utilisez des balises spatiales pour indiquer diverses ressources de stationnement (par exemple, des chargeurs pour véhicules électriques, des voitures compactes).

💡 Conseil : Au lieu de dessiner une carte personnalisée des parkings, vous pouvez créer un raccourci pour réserver des places de parking en ayant simplement un nombre total de places réservables. Par exemple, vous avez des places de stationnement réparties sur cinq niveaux différents dans un même lot, et vous connaissez le nombre total de places. Si l'espace dont disposent les gens n'a pas d'importance, vous pouvez simplement configurer les espaces comme un seul bureau.

Comprendre les règles de réservation et les autorisations

Le processus de réservation d'un espace est le même. Cependant, vous pouvez décider qui peut réserver où et accorder un accès prioritaire à des espaces spécifiques. Notre règles et rôles personnalisés Le moteur joue un rôle important dans la puissance de Skedda. Il vous permet de personnaliser vos réservations et d'automatiser votre charge de travail, même pour les réservations complexes. Par exemple :

• Conditions de réservation définir comment et quand les utilisateurs peuvent réserver.
• Fenêtre de réservation limite le délai dans lequel les utilisateurs peuvent effectuer des réservations, garantissant ainsi un accès équitable et une planification optimale.
• Durée de la mémoire tampon fixe des intervalles de temps entre les réservations consécutives.
• Réservations répétées automatisez les réservations récurrentes.
• Quotas limitez l'utilisation des espaces (par des individus ou des groupes) dans un délai donné afin de garantir que différentes équipes ou différents rôles puissent réserver ces espaces.

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💡 Conseil : Selon nous, les organisations abordent généralement l'établissement de règles de deux manières :

1. Disposer d'une règle claire indiquant qui peut réserver où et quand. Vous pouvez consulter les règles, par exemple si quelqu'un ne fait pas partie d'une équipe, il n'est pas autorisé à réserver certaines places à tout moment.
2. Privilégier certains espaces. Vous faites en sorte que l'équipe marketing ait la priorité lors de la réservation d'une zone pour les trois prochains mois. N'importe qui d'autre peut en profiter si sa zone est pleine ou si l'équipe marketing ne travaille pas au bureau un jour.

Informations sur les administrateurs et suivi de l'utilisation

Skedda fournit également des analyses de l'utilisation de l'espace par le biais du Tableau de bord Insights. Vous pouvez y voir votre taux d'utilisation de l'espace, le nombre de réservations, le nombre d'utilisateurs et la période la plus chargée. Ces données sont utiles pour comprendre comment votre espace est mieux utilisé et éclairer la prise de décisions concernant les changements d'espace. Dans le tableau de bord Insights, vous pouvez consulter votre utilisation de l'espace en :

• Heure : Vos informations sont basées sur les heures de disponibilité que vous définissez dans vos paramètres. Il n'est pas rare que les entreprises autorisent les clients à réserver de 6 h à 22 h, mais la plupart des gens réservent probablement pendant les heures normales de travail, de 9 h à 17 h. Vous pouvez modifier les heures de disponibilité dans vos paramètres pour obtenir un taux d'utilisation plus précis de vos heures de travail.
• Balises spatiales : Vous pouvez utiliser des balises spatiales pour en savoir plus sur la manière dont des espaces spécifiques sont utilisés. Le filtrage par balises spatiales vous permet de consulter des informations telles que l'utilisation des salles de réunion d'un bureau en particulier ou le nombre de bureaux utilisés, qui fournissent des informations pour votre location générale.
• Tags utilisateur : Ce filtre fonctionne bien si vous avez déterminé que seul un groupe d'utilisateurs spécifique doit être en mesure de réserver certains espaces. Si vous constatez que ce groupe est peu utilisé à certains moments, vous pouvez modifier les règles et les ouvrir à d'autres personnes.

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Exemples concrets

Certaines des meilleures idées de réservation que nous recevons de nos clients. Découvrez comment ces deux organisations très différentes, l'une étant un studio d'animation et l'autre un centre de recherche scientifique, utilisent Skedda de manière innovante pour gérer leur espace de travail et leurs ressources partagées.

Étude de cas : Brown Bag Films

Films pour sacs bruns est un studio d'animation créatif basé à Dublin, en Irlande. Ils ont produit certaines des émissions et des films d'animation pour enfants les plus connus vus par des millions d'enfants dans le monde entier, notamment Octonauts et Peter Rabbit. Ils emploient des centaines d'animateurs, de monteurs et de producteurs qui donnent vie à la magie.

Pour eux, 90 % de leurs bureaux sont des espaces disponibles en tant qu'espaces partagés. Ils ont réalisé qu'ils avaient besoin d'un système pour gérer cela qui tienne compte de différents types d'utilisateurs et d'espaces. Outre les animateurs et les créatifs, ils disposent également d'équipes commerciales et administratives aux besoins extrêmement différents. Ils ont également des employés dont l'équipement de travail varie de deux écrans standard avec clavier et souris à une table à dessin avec un bloc-notes A4 et un écran calibré en couleur.

Brown Bag Films utilise plus de 20 étiquettes utilisateur pour identifier les besoins d'un utilisateur en matière de bureau. Par exemple, seuls les utilisateurs portant le tag « Post » peuvent réserver des bureaux équipés de matériel de montage de post-production. Et seuls les utilisateurs portant le tag « Finances » peuvent réserver des bureaux dans une salle privée qui permet à une équipe de discuter de sujets sensibles. Le système permet aux membres de l'équipe de démarrer rapidement avec tout l'équipement nécessaire, où qu'ils choisissent de travailler, ce qui augmente la productivité.

Étude de cas : Le Robotarium national

Dans la banlieue d'Édimbourg, en Écosse, Le Robotarium national fournit une installation moderne dédiée à l'expansion de l'empreinte robotique au Royaume-Uni. L'organisation fonctionne à la fois comme un centre de recherche et d'apprentissage et comme un incubateur pour les nouvelles startups passionnantes dans le domaine de la robotique. À tout moment, ils ont des experts scientifiques, des ingénieurs et des techniciens en robotique, des chefs de projet et d'entreprise, des fondateurs de startups et des visiteurs qui partagent tous le même espace.

Ils avaient besoin d'une solution adaptée à différents types d'utilisateurs et d'espaces afin d'aider les responsables agréés à réserver des bureaux et des laboratoires et à accéder à des outils et à des machines tels que leurs robots. Par exemple, seul un sous-ensemble des employés du Robotarium possède les compétences techniques nécessaires pour utiliser les laboratoires d'ingénieurs. Une étiquette « Equipe d'ingénieurs » est donc requise pour les réserver. Dans ce cas, les espaces sont bien plus que des salles de réunion et des bureaux. Il s'agit notamment d'imprimantes spécialisées, de laboratoires, de réservations de visites et de robots. L'un des robots humanoïdes les plus sophistiquésAmeca—vit actuellement au Robotarium.

Le panneau d'informations leur permet de suivre les analyses de l'espace de travail au fil du temps afin de s'assurer que les décisions relatives à l'espace sont basées sur l'occupation et l'utilisation des bâtiments. Ces informations essentielles fournissent aux investisseurs des mises à jour sur la manière dont le bâtiment est utilisé pour les aider à évaluer leur retour sur investissement.

Vous souhaitez transformer la façon dont votre organisation gère les espaces réservables ? Parlez à un expert en milieu de travail pour commencer à réserver un espace de travail dans un lieu de travail moderne.