Demandes de service d'itinéraire avec les règles de notification de Skedda

Présentation des règles de notification

La réservation d'une salle pour une réunion est rarement aussi simple qu'il y paraît. La plupart des réunions comportent une série de besoins mineurs mais importants : café, aménagement de la salle, assistance audiovisuelle, avertissement d'un approbateur et quelqu'un qui a absolument besoin de savoir quand l'heure change.

La saisie de ces informations lors de la réservation est un bon début. Ce qui compte le plus, c'est de s'assurer qu'ils atterrissent rapidement avec les bonnes personnes. En l'absence d'un flux de travail clair, les demandes sont ignorées, les modifications ne parviennent pas aux bonnes équipes et la réunion en pâtit.

Skedda Règles de notification résolvez ce problème en acheminant automatiquement les mises à jour des réservations et les demandes de service aux bonnes parties prenantes en fonction de l'activité de réservation et des réponses aux formulaires. Résultat : des salles mieux préparées, un suivi plus fluide et une visibilité totale sans la chaîne de transfert manuelle.

Examinons de plus près comment les règles de notification permettent de gérer plus efficacement l'espace.

Acheminez facilement les demandes de service vers les bonnes personnes

Les meilleures réunions sont celles où les gens entrent et où tout fonctionne. La salle est aménagée, l'équipement adéquat est là, et personne ne cherche un café ou un câble HDMI comme s'il s'agissait d'un sport de compétition.

Grâce aux règles de notification de Skedda, vous pouvez déclencher des alertes en fonction des informations personnalisées que vous collectez lors de la réservation. Dans la pratique, cela signifie que les demandes de service peuvent être transmises directement à la personne ou à l'équipe chargée de les traiter, automatiquement.

Vous pouvez enregistrer ces demandes sur vos formulaires de réservation en utilisant Champs personnalisés, par exemple :

• Restauration : Un utilisateur indique qu'il a besoin d'un service de restauration, sélectionne des articles dans une liste déroulante ou ajoute des notes. Skedda envoie les détails de la réservation à votre équipe de restauration ou à votre fournisseur.
• Configuration de la pièce : Un utilisateur sélectionne une disposition (en U, salle de classe, salle de conférence) ou le nombre de participants atteint un seuil. Les installations sont informées pour préparer l'espace en conséquence.
• Assistance audiovisuelle et informatique : Un utilisateur demande de l'aide à l'équipement ou à la configuration à partir d'une liste. Le service informatique obtient les détails de la réservation afin que l'assistance soit prête au début de la réunion.

Une fois que vos champs sont en place, Règles de notification vous permettent d'acheminer ces informations de manière conditionnelle vers la bonne boîte de réception, uniquement lorsqu'elles s'appliquent. De plus, les notifications incluent le contexte complet de la réservation, de sorte que les équipes de service n'ont pas à rechercher des informations de base, comme où et quand cinq minutes avant l'heure de départ.

Améliorez la visibilité des administrateurs

Même si votre lieu de travail ne propose pas de services de réunion, les règles de notification permettent de résoudre un problème courant : les bonnes personnes ne sont pas toujours informées des réservations ou des demandes avant qu'il ne soit trop tard. Parfois, aucune réservation n'aurait dû avoir lieu. Parfois, une demande est enterrée. Quoi qu'il en soit, vous vous retrouvez avec un espace mal géré, une perte de temps et un jeu constant de rattrapage.

Grâce aux règles de notification, vous pouvez notifier automatiquement :

• Chefs d'équipe et administrateurs lorsque des réservations sont créées, modifiées ou annulées dans les espaces qu'ils gèrent
• Approbateurs dédiés lorsqu'une demande de réservation est présentée pour des espaces spécifiques, afin qu'elle soit approuvée ou refusée à temps par la bonne personne

Une bonne gestion de l'espace dépend de la visibilité. Les règles de notification tiennent les responsables informés des demandes et des annulations, afin d'éviter les surprises, les retards et encore moins de « qui a réservé cela ? » chaos.

Améliorez la communication sans blocages

La gestion des espaces tombe en panne lorsque les informations de réservation sont bloquées entre les mains d'un administrateur central, qui doit ensuite transmettre manuellement les mises à jour à toutes les autres personnes qui en ont besoin. C'est lent, incohérent et, en gros, voué à échouer au moment où quelqu'un est occupé (donc... toujours).

Règles de notification décentraliser ce flux. Au lieu de vous fier à un relais humain, vous pouvez automatiquement acheminer les bonnes mises à jour de réservation et les demandes de service aux bonnes personnes, uniquement dans les espaces où la visibilité est réellement importante.

Cela signifie que vous pouvez :

• Tenez les administrateurs concernés informés sans transmission ni suivi constants
• Inclure les parties prenantes externes (même sans identifiant Skedda), comme les fournisseurs, les installations ou la sécurité en cas de besoin
• Évitez de spammer tout le monde en limitant les notifications aux espaces et aux scénarios qui en ont besoin

Résultat : moins de chaînes d'e-mails inutiles, moins de modifications manquées et moins de surprises de dernière minute « personne ne nous l'a dit ».

Comment trouver les règles de notification et créer votre première règle

1. Accédez à Paramètres → Paramètres de notification → Règles de notification.
2. Cliquez Ajouter une règle.
3. Choisissez le espaces la règle s'applique à (ou à toutes les places réservables).
4. Sélectionnez le déclencheur (s) (par exemple, réservation créée, mise à jour, annulée, demandée).
5. (Facultatif) Ajouter conditions basé sur réponses aux champs personnalisés en utilisant la logique ET/OU.
6. Ajoutez un ou plusieurs destinataires des e-mails. La règle n'est active qu'après confirmation par les destinataires via un e-mail de vérification.

Pour plus de détails sur la gestion des règles de notification dans Skedda, consultez le guide d'aide.

Comment créer des champs personnalisés

1. Accédez à Réglages → Paramètres de réservation → Champs personnalisés
2. Cliquez Ajouter un champ
3. Sélectionnez le type de champ (texte sur une seule ligne, texte sur plusieurs lignes, sélection unique, sélection multiple, nombre, case à cocher)
4. Entrez un libellé de champ
5. Créez le champ
6. Incluez de manière conditionnelle le champ sur les réservations en fonction de l'espace, du tag utilisateur ou du type de réservation

Pour en savoir plus sur la création de champs personnalisés, lisez le guide d'aide complet.

Essayez les règles de notification

Si vous voulez vraiment personnaliser les besoins en matière de salles de réunion et améliorer la visibilité de la manière dont vos espaces partagés sont utilisés, les règles de notification vous permettent d'y parvenir.

Vous voulez voir ces règles en action ? Découvrez-les dans vos paramètres Skedda, ou réservez une démo et nous vous aiderons à configurer vos premiers flux de travail de manière intelligente.