Reserva cualquier espacio en el lugar de trabajo moderno con Skedda

«Imán, no mandato». Una experiencia positiva para los empleados es fundamental para que los equipos vayan a la oficina. La gente quiere volver a una oficina que les ayude a trabajar mejor. Garantizar que las personas puedan reservar exactamente lo que necesitan para ser productivas antes de entrar por la puerta mejorará significativamente esa experiencia.

En el dinámico lugar de trabajo actual, las organizaciones se enfrentan al desafío de coordinar horarios de equipo flexibles y, al mismo tiempo, garantizar que los empleados tengan todos los recursos necesarios para una productividad óptima cuando están en la oficina. En esta primera edición de Patrick's Product Picks, compartimos cómo Atributos espaciales de Skedda le permiten reservar cualquier espacio en el lugar de trabajo moderno. Vamos a sumergirnos.

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Comprensión de los espacios y los atributos del espacio

Los espacios en el lugar de trabajo moderno pueden significar varias cosas: escritorios, salas de reuniones, estacionamiento, laboratorios, robots, equipos y más. Sus empleados necesitan tener fácil acceso a todos estos elementos de la oficina para trabajar de la mejor manera posible. Con Space Attributes, encontrar el espacio perfecto nunca ha sido tan fácil. Esta función le ayuda a describir y clasificar sus espacios con más detalle según tres atributos diferentes:

• Usa el Etiqueta espacial atributo para crear etiquetas personalizadas (es decir, escritorio de pie, monitor doble) que le permiten determinar la mejor manera de navegar por sus espacios de trabajo.
• Usa el Tipo atributo para informar a las personas si el espacio es un escritorio, una sala de reuniones, un espacio de estacionamiento u otro tipo de espacio incorporado.
• Usa el Capacidad atributo para mostrar cuántas personas puede alojar el espacio.

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Atributos de espacio facilite a sus equipos la búsqueda y el conocimiento de los recursos que pueden reservar. Los empleados pueden encontrar rápidamente el lugar ideal y los recursos necesarios para hacer su trabajo de la mejor manera posible, lo que minimiza las molestias y maximiza la eficiencia. También puedes obtener rápidamente informes para ver cómo se utiliza tu espacio.

Mostradores de reservas

Reservar un espacio puede significar un escritorio. En el lugar de trabajo moderno, las personas pueden compartir escritorios compartidos o escritorios asignados de forma más permanente.

Organizar los escritorios en barrios de oficinas

Creando barrios de oficinas es una excelente manera de organizar sus asientos. Los barrios de oficinas se pueden dedicar a departamentos, funciones laborales, necesidades de proyectos o requisitos de equipo específicos. Organizan tu espacio de trabajo para que los empleados se sienten uno al lado del otro en función de las mismas necesidades laborales o compartidas. Por ejemplo, puedes designar una zona tranquila para trabajar con la cabeza agachada o un área para que los equipos de ventas hagan llamadas.

Cuando las personas van a la oficina, la mayoría lo hacen durante toda la jornada laboral. En lugar de ajustar el período de reserva cada vez que reservan un escritorio, los usuarios pueden elegir la opción «Reserva para todo el día» al reservar sus escritorios para reservar fácilmente todas las horas de disponibilidad asignadas.

Descripción de los espacios de trabajo mediante atributos de espacio

En estas estaciones de trabajo, tendrá diferentes recursos que las personas necesitan. Algunas pueden ser escritorios de pie y otras pueden tener dos monitores. Puede describir estos espacios con texto o imágenes al crear estos espacios. También puedes crear etiquetas espaciales como «monitores duales», «salas de reuniones dobles», «coches eléctricos», «escritorios de pie» y más para describir estos espacios que se pueden reservar con más detalle.

Los usuarios pueden filtrar los espacios mediante etiquetas de espacio para ver lo que necesitan rápidamente. Por ejemplo, puedes filtrar por monitores duales haciendo clic en la etiqueta de espacio «Monitor dual» y viendo qué escritorios aparecen para ellos en el mapa interactivo.

Creación de escritorios asignados que no se pueden reservar

Es posible que tengas espacios que no quieras que se puedan reservar pero que aun así quieras mostrar en el mapa interactivo. Por ejemplo, una estación de impresión que no cambia con regularidad y que no debería poder reservarse. También es posible que haya personas que trabajan en la oficina más tiempo completo y desean más asientos permanentes.

Puedes resolver ambas situaciones con los espacios asignados de Skedda. Como administrador, puedes asignar un espacio a un miembro del equipo. En el mapa interactivo, este espacio tendrá un icono de candado que indicará que es un espacio asignado y no podrá reservarlo nadie más.

Reserva de salas de reuniones

Reservar un espacio puede significar una sala de reuniones. Atributos de espacio también son útiles aquí. Puede designar salas de reuniones mediante el atributo Tipo o crear una etiqueta de espacio denominada «Sala de reuniones» para las salas de reuniones o conferencias. Los miembros del equipo pueden encontrarlas fácilmente filtrando la etiqueta espacial «Sala de reuniones», que muestra en gris todas las áreas que no son salas de reuniones.

Skedda también agiliza la coordinación de las reuniones con los miembros del equipo. Las integraciones con Microsoft y Google permite que las reservas de espacio se sincronicen con los horarios del calendario. Cuando alguien reserve una sala de reuniones en Skedda, aparecerá en los calendarios de Outlook o Google de los miembros del equipo.

Agregar asistentes a sus reuniones es sencillo cuando tiene estas integraciones. Puedes buscar a los miembros del equipo en tu directorio y elegir a quién invitar al reservar una sala de reuniones en Skedda. La cita figurará en los calendarios de todos los invitados. La de Skedda sincronización bidireccional Esta funcionalidad significa que los cambios se reflejarán en todas las plataformas y se actualizarán en tiempo real, por lo que te mantendrás actualizado y sin reservas dobles.

Recursos de reserva

¿Tiene equipos y recursos de laboratorio que los miembros del equipo puedan compartir? Reservar un espacio también puede significar reservar estos recursos. Para ello, debes crear espacios para ellos y etiquetarlos en consecuencia. Al igual que los escritorios y las salas de reuniones, puede describir estos espacios de equipamiento con imágenes e información adicional. Por ejemplo, puedes incluir al contacto responsable del mantenimiento en la descripción para que las personas sepan con quién ponerse en contacto si hay algún problema.

La reserva de recursos compartidos sigue el mismo proceso que la reserva de escritorios y salas de reuniones. Debes etiquetar tus espacios con el nombre del recurso y añadir el que corresponda Atributos de espacio para que la gente sepa lo que está reservando.

Reserva de plazas de aparcamiento

Reservar un espacio puede significar un lugar de estacionamiento. Al igual que con otras reservas, creas un espacio para cada plaza de aparcamiento. Si tienes varios estacionamientos, puedes designarlos como oficinas diferentes que las personas pueden ver en el plano de planta interactivo y use etiquetas de espacio para indicar varios recursos de estacionamiento (por ejemplo, cargadores de vehículos eléctricos, automóviles compactos).

💡 Consejo: En lugar de dibujar un mapa personalizado de los estacionamientos, puedes crear un acceso directo para reservar espacios de estacionamiento simplemente teniendo un número total de espacios que se pueden reservar. Por ejemplo, tiene plazas de aparcamiento distribuidas en cinco niveles diferentes en un mismo aparcamiento y conoce el número total de plazas. Si no importa el espacio que ocupen las personas, puedes configurar los espacios como una sola oficina.

Comprender las reglas y los permisos de reserva

El proceso real de reserva de cualquier espacio es el mismo. Sin embargo, puedes decidir quién puede reservar y dónde y dar acceso prioritario a espacios específicos. Nuestro reglas y funciones personalizadas El motor es una gran parte de lo que hace que Skedda sea tan poderoso. Te permite personalizar tus reservas y automatizar tu carga de trabajo incluso con reservas complejas. Por ejemplo:

• Condiciones de reserva defina cómo y cuándo los usuarios pueden reservar.
• Ventana de reserva limita la antelación con la que los usuarios pueden hacer reservas, lo que garantiza un acceso justo y una planificación óptima.
• Tiempo de almacenamiento intermedio establece intervalos de tiempo entre reservas consecutivas.
• Reservas repetidas automatiza las reservas recurrentes.
• Cuotas limite el uso de los espacios (por parte de individuos o grupos) dentro de un tiempo determinado para garantizar que varios equipos o funciones puedan reservar estos espacios.

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💡 Consejo: Por lo general, hay dos maneras en las que vemos a las organizaciones abordar el establecimiento de reglas:

1. Tener una regla clara sobre quién puede reservar, dónde y cuándo. Puedes ver las reglas, por ejemplo, si alguien no forma parte de un equipo, no puede reservar ciertos espacios en ningún momento.
2. Dar prioridad a determinados espacios. Haces que el equipo de marketing tenga prioridad a la hora de reservar un área para los próximos tres meses. Cualquier otra persona puede usarla como recurso adicional si su área está llena o si es un día en el que el equipo de marketing no trabaja en la oficina.

Información administrativa y seguimiento de la utilización

Skedda también proporciona análisis del uso del espacio a través del Panel de información. Aquí puedes ver la tasa de utilización del espacio, la cantidad de reservas, la cantidad de usuarios y la hora de mayor actividad. Estos datos son útiles para entender cómo se utiliza mejor el espacio y sirven de base para la toma de decisiones en caso de cambios de espacio. En el panel de información, puedes ver el uso de tu espacio de la siguiente manera:

• Hora: Sus estadísticas se basan en las horas de disponibilidad que haya establecido en su configuración. No es inusual que las empresas permitan a las personas reservar entre las 6 de la mañana y las 10 de la noche, pero es probable que la mayoría de las personas reserven dentro del horario laboral normal, de 9 a 5. Puedes cambiar las horas de disponibilidad en tu configuración para ver una tasa de utilización más precisa de tus horas de trabajo.
• Etiquetas espaciales: Puedes usar etiquetas de espacio para profundizar en los detalles de cómo se usan los espacios específicos. Filtrar por etiquetas de espacio te permite ver información como el uso de las salas de reuniones en una oficina concreta o el número de escritorios que se utilizan, lo que proporciona información útil para tu arrendamiento general.
• Etiquetas de usuario: Este filtro funciona bien si has determinado que solo un grupo de usuarios específico debería poder reservar ciertos espacios. Si descubres que ese grupo tiene poco uso en determinados momentos, puedes modificar las reglas y abrirlo a otras personas.

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Ejemplos del mundo real

Algunas de nuestras mejores ideas de reserva las recibimos de nuestros clientes. Descubre cómo estas dos organizaciones tan diferentes (una es un estudio de animación y la otra un centro de investigación científica) utilizan Skedda de formas innovadoras para gestionar su espacio de trabajo y sus recursos compartidos.

Caso práctico: Brown Bag Films

Películas Brown Bag es un estudio de animación dirigido por creativos con sede en Dublín, Irlanda. Han producido algunas de las series y películas animadas infantiles más conocidas que han visto millones de niños en todo el mundo, incluidos Octonauts y Peter Rabbit. Emplean a cientos de animadores, editores y productores que hacen que la magia cobre vida.

Para ellos, el 90% de sus escritorios son espacios que están disponibles como espacios compartidos. Se dieron cuenta de que necesitaban un sistema para administrar esto que permitiera diferentes tipos de usuarios y espacios. Además de animadores y creativos, también tienen equipos empresariales y administrativos con necesidades extremadamente diferentes. También tienen empleados cuyo equipo de trabajo varía desde dos monitores estándar con teclado y ratón hasta una mesa de dibujo con un bloc de dibujo A4 y un monitor calibrado en colores.

Brown Bag Films utiliza más de 20 etiquetas de usuario para identificar los requisitos de escritorio de un usuario. Por ejemplo, solo los usuarios con la etiqueta «Publicar» pueden reservar escritorios con hardware de edición de posproducción. Además, solo los usuarios con la etiqueta «Finanzas» pueden reservar escritorios en una sala privada para que un equipo pueda hablar sobre temas delicados. El sistema permite a los miembros del equipo ponerse manos a la obra con todo el equipo necesario dondequiera que elijan trabajar, lo que aumenta la productividad.

Estudio de caso: The National Robotarium

En las afueras de Edimburgo, Escocia, El Robotarium Nacional ofrece una instalación moderna dedicada a ampliar la presencia de la robótica en el Reino Unido. La organización funciona como un centro de investigación y aprendizaje y como una incubadora para nuevas e interesantes empresas emergentes en el espacio de la robótica. En un momento dado, cuentan con expertos científicos, ingenieros y técnicos de robots, gerentes de proyectos y negocios, fundadores de empresas emergentes y visitantes que comparten el mismo espacio.

Necesitaban una solución para diferentes tipos de usuarios y espacios que ayudara a los administradores autorizados a reservar escritorios compartidos y laboratorios y a acceder a herramientas y maquinaria, como sus robots. Por ejemplo, solo un subgrupo de empleados del Robotarium tiene los conocimientos técnicos necesarios para utilizar los laboratorios de ingeniería, por lo que es necesario llevar la etiqueta «Equipo de ingenieros» para reservarlos. En este caso, los espacios son mucho más que salas de reuniones y escritorios. Incluyen impresoras especializadas, laboratorios, reservas de viajes y robots. Uno de los robots humanoides más sofisticados:Ameca—actualmente vive en el Robotarium.

El panel de información les permite realizar un seguimiento de los análisis del espacio de trabajo a lo largo del tiempo para garantizar que las decisiones sobre el espacio se basen en la ocupación y el uso del edificio. Estos datos fundamentales proporcionan a los inversores información actualizada sobre cómo se utiliza el edificio para ayudarles a ver el retorno de la inversión.

¿Quiere transformar la forma en que su organización gestiona los espacios que se pueden reservar? Hable con un experto en el lugar de trabajo para empezar a reservar espacio en el lugar de trabajo moderno.