El mejor software de reserva de escritorio: más de 13 plataformas comparadas en precio, reglas e integraciones

¿Qué es el software Desk Booking?

El software de reserva de escritorios permite a los empleados reservar un espacio de trabajo (un escritorio, una sala de reuniones, un lugar de estacionamiento, a veces una cabina telefónica o una zona tranquila) con antelación, generalmente mediante un plano de planta de oficina interactivo. Existe porque el trabajo híbrido rompió con la suposición de que cada empleado tiene un escritorio permanente.

Hay dos modos comunes:

• Escritorio compartido es por orden de llegada. Los empleados se presentan y se quedan con cualquier mesa abierta, a menudo haciendo una reserva para el mismo día desde una aplicación móvil o mediante un código QR en el asiento.
• Hotelería de oficinas es lo primero que se reserva. Los empleados reservan un escritorio específico con antelación, de forma similar a como si reservaran una habitación de hotel, lo que resulta útil cuando los equipos necesitan coordinar los días en la oficina o cuando los escritorios cuentan con servicios específicos (escritorio de pie, dos monitores, cerca de la ventana).

La mayoría de las plataformas modernas son compatibles con ambas, y las mejores permiten a los administradores configurar el modo por zona o por escritorio para que una sola oficina pueda tener escritorios compartidos en la planta abierta y hoteles para los barrios de los equipos.

Según 2024 de JLL Futuro del trabajo investigación, el uso promedio de las oficinas en las organizaciones híbridas ahora se sitúa entre el 50 y el 65%, lo que significa que aproximadamente entre un tercio y la mitad de cada escritorio está vacío en un día determinado. De CBRE Encuesta sobre el sentimiento de los ocupantes de primavera de 2024 descubrió que más del 60% de los grandes ocupantes están reduciendo activamente su presencia inmobiliaria para adaptarse a este nuevo patrón. El software de reserva de escritorios es la herramienta operativa que hace posible esa reducción sin sacrificar la experiencia de los empleados.

Cómo calificamos estas herramientas

Evaluamos 13 plataformas en función de seis criterios, ponderados por su impacto práctico en la decisión de un lugar de trabajo híbrido para el mercado intermedio:

‍Fuentes de evidencia: Páginas oficiales de productos y precios, señales de revisión públicas de G2 y Capterra y documentación directa del producto. Priorizamos la evidencia de los productos primarios sobre las clasificaciones en los directorios y excluimos las categorías poco adyacentes (programación de citas, reservas de clientes, programación de servicios generales).

Divulgación: Skedda publica esta guía. Para evitar el impuesto a la credibilidad que supone el hecho de que los vendedores se sitúen en el puesto #1, Skedda se presenta como una opción destacada por encima de la comparación numerada, en lugar de clasificarla dentro de ella. Las otras diez herramientas aparecen ordenadas alfabéticamente, no por clasificación. Vuelva a ponderar los criterios para que coincidan con sus propias prioridades.

Opción destacada: Skedda

Skedda es una plataforma de administración de espacios y lugares de trabajo creada para reservar y administrar escritorios, salas de reuniones, estacionamiento y otros recursos compartidos. Da servicio a más de 8000 organizaciones y a más de 3,19 millones de usuarios en todo el mundo, con más de 72 millones de reservas procesadas hasta la fecha.

Skedda es el Producto clasificado #1 en G2 en cuanto a gestión del espacio (2026) y líder del G2 en software de gestión del lugar de trabajo entre 2023 y 2026, con Premios G2 2026 al mejor soporte y a la facilidad de configuración en la categoría.

Ideal para: Organizaciones del mercado intermedio de entre 100 y 2000 empleados que necesitan un control detallado sobre la forma en que se pueden reservar escritorios y salas (por departamento, función, período de tiempo o cuota) sin renunciar a una experiencia de planos de planta interactiva y fácil de usar para los empleados.

Funciones básicas de reserva en escritorio

El producto principal cubre planos de planta interactivos con disponibilidad en tiempo real, reserva de escritorio (incluyendo escritorio compartido y hotelería de oficinas), reserva de salas de reuniones, un motor de reglas y roles totalmente personalizable para los permisos de reserva y el control de acceso, análisis de inteligencia y utilización del lugar de trabajo, pantallas de tabletas para uso en la puerta de la habitación o en el vestíbulo, y integraciones incluidos Microsoft 365, Google Workspace, Microsoft Teams (Premier), Slack, Zoom, ServiceNow, Microsoft Entra ID y Okta SSO + SCIM (Premier), Google Sheets y Zapier (solo de salida). La gestión de visitantes y entregas también está disponible como complemento.

Lo que destaca

• Motor de reglas y roles. La profundidad aquí es realmente poco común. Cuotas, plazos de reserva, límites de reserva anticipada, límites de reserva y reglas de elegibilidad. Los administradores de las instalaciones que cumplan los mandatos de martes y jueves en la oficina o los barrios de departamentos específicos pueden aplicarlos sin tener que crear soluciones alternativas.
• Modelo de precios por espacio. En las oficinas híbridas en las que solo acuden entre el 50 y el 65% de los empleados en un día determinado, pagar por espacio (cualquier artículo que se pueda reservar (escritorio, habitación, plaza de aparcamiento, casillero) en lugar de por usuario suele ahorrar dinero. Los usuarios son ilimitados en todos los niveles, por lo que la diferencia de costes se amplía a medida que aumenta la plantilla.
• Inteligencia en el lugar de trabajo. Los datos de utilización están diseñados para ayudar a los líderes a dimensionar correctamente los bienes inmuebles, justificar los cambios de espacio y alinear los cronogramas de HVAC o limpieza con la ocupación real, no solo para contar las reservas.
• Adopción. Skedda ganó G2 Configuración más sencilla premio en la categoría en 2024, y barcos nativos Equipos de Microsoft y aplicaciones móviles para que los empleados reserven donde ya trabajan. La herramienta tiende a desaparecer en segundo plano. Cuando nadie llama al servicio de asistencia, el sistema está haciendo su trabajo.

Descripción general de precios

Precios públicos por espacio: Plus cuesta 249$ al mes (35 plazas incluidas); Premier cuesta 349$ al mes (45 plazas incluidas). Los usuarios son ilimitados en todos los planes. UN conversación de demostración se recomienda para el ámbito de varias ubicaciones o para las organizaciones que necesitan el motor de reglas de nivel Premier, el SSO/SCIM y la aplicación Teams. La gestión de visitas y entregas conlleva un suplemento de 99$ al mes.

Ventajas:

• El motor de reglas de reserva más completo de esta comparación: cuotas, elegibilidad, aprobaciones, plazos anticipados, períodos intermedios y aplicación de políticas en varias ubicaciones.
• Los precios por espacio (es decir, escritorio, habitación, recurso) con usuarios ilimitados significan que el costo se mantiene estable a medida que aumenta la plantilla; solo cuentan los espacios que se pueden reservar.
• Los precios públicos (Plus: 249 USD al mes; Premier: 349 USD al mes) permiten la autocalificación basada en el presupuesto antes de una demostración.
• #1 en la clasificación G2 en cuanto a gestión del espacio (2026) con los premios G2 2026 por Configuración más sencilla y Mejor soporte—prueba de adopción verificada.
• Certificado SOC 2; incluye el inicio de sesión único mediante Microsoft Entra ID y Okta, además del aprovisionamiento de SCIM.
• La sincronización bidireccional del calendario con Google y Outlook, además de la integración completa de Microsoft Teams, te permite reservar espacios de Skedda directamente desde las herramientas que ya utilizas.
• Los campos personalizados y las reglas de notificación hacen de Skedda un poderoso generador de formularios de reserva, que te ayuda a capturar los detalles correctos y a dirigir automáticamente las solicitudes de servicio a los lugares correctos.
• Análisis detallados del espacio y los usuarios, con un panel de utilización completo y un seguimiento de la ocupación basado en Wi-Fi.

Contras:

• La gestión de visitantes es un complemento de pago de 99 USD al mes, no incluido en los planes básicos Plus o Premier.
• Se recomienda una demostración para el ámbito de múltiples ubicaciones; los precios publicados cubren hasta 35 a 45 espacios por nivel de plan.
• La integración de Zapier es solo saliente, no se pueden enviar datos externos a Skedda.
• No hay integración nativa de HRIS mediante un agregador (por ejemplo, Merge); el aprovisionamiento de usuarios depende de SCIM/SAML.
• La reserva asistida por IA (chat para reservar en lenguaje natural) no es una función actual.

En pocas palabras: Skedda es la elección correcta cuando tu evaluación se centra en la profundidad de las reglas de reserva, el análisis del espacio y una experiencia de usuario que fomenta la adopción rápida. Reserva una demostración hoy mismo.

Tabla comparativa de un vistazo

Las estimaciones excluyen los complementos opcionales (administración de visitantes, sensores, hardware) a menos que se indique lo contrario. Las herramientas que aparecen a continuación aparecen en orden alfabético; el orden no es una clasificación.

Las herramientas, revisadas

Anny

Anny es una plataforma de reservas integral que presta servicios a más de 1000 empresas de más de 36 sectores. Su modelo por recurso, en el que el número de usuarios es ilimitado en todos los niveles, contrasta directamente con las herramientas por usuario que penalizan el aumento de la plantilla.

Ideal para: Organizaciones que desean precios ilimitados para los usuarios, un plano de planta real en 3D y un acceso físico basado en cerraduras inteligentes vinculado a las reservas.

Funciones básicas de reserva en escritorio

Mapa de oficina interactivo en 3D con reservas con un solo clic y superposición de ocupación en vivo, planificador semanal que muestra la presencia del equipo, sincronización bidireccional del calendario con Google Workspace y Microsoft 365/Outlook, complemento de Outlook para reservas directas, aplicación MS Teams para planificación semanal y acceso a mapas, facturación automática para reservas de habitaciones y un amplio ecosistema de cerraduras inteligentes (más de 7 integraciones con nombres: Nuki, KleverKey, Tapkey, Salto KS, Dormakaba Exivo/Exos 9300, UniFi Door Access, Keycafe) que permite permisos de acceso automatizados vinculados a los tiempos de reserva.

Lo que destaca

El mapa interactivo de oficinas en 3D es un verdadero diferenciador con respecto a los competidores que solo utilizan 2D. El ecosistema de cerraduras inteligentes es el más amplio en esta comparación, ya que permite un acceso físico automatizado vinculado directamente a los períodos de reserva. La sincronización del calendario de Outlook se mantiene activa sin necesidad de actualizarlos manualmente, una función muy elogiada en las reseñas.

Descripción general de precios

Usuarios ilimitados por recurso en todos los niveles. Los planes de pago comienzan en 5€ por recurso que se puede reservar al mes. El plan Starter gratuito cubre 5 recursos con usuarios ilimitados de forma permanente. Los precios se publican solo en euros.

Ventajas:

• Precios por recurso con usuarios ilimitados en cada nivel.
• El mapa de oficinas interactivo en 3D con superposición de ocupación en vivo es un verdadero diferenciador con respecto a los competidores que solo utilizan 2D.
• El ecosistema de cerraduras inteligentes más amplio en esta comparación (más de 7 integraciones con nombre: Nuki, Salto KS, Dormakaba, etc.) con acceso vinculado a los tiempos de reserva.
• El plan Starter gratuito (5 recursos, usuarios ilimitados) permite una prueba de concepto ligera.
• La sincronización del calendario de Outlook se mantiene activa sin necesidad de actualización manual; facturación automática para reservas de habitaciones.

Contras:

• Los precios se publican solo en euros. Los compradores con sede en USD se enfrentan a la variabilidad de las divisas.
• Solo dos integraciones HRIS nativas (Personio y HRWorks), Workday/BambooHR/ADP, requieren soluciones alternativas de Zapier.
• Los revisores describen el panel de configuración de administración como abrumador para quienes configuran por primera vez.
• El flujo de confirmación por correo electrónico de varios pasos para nuevos miembros confunde la incorporación.
• El plan Free Starter tiene un límite de 5 recursos de forma permanente; no es viable para el despliegue organizacional.

En pocas palabras: Ideal para las organizaciones que desean precios ilimitados para los usuarios, un plano de planta real en 3D y un acceso físico basado en cerraduras inteligentes vinculado a las reservas. La lista limitada de integración de HRIS es la principal brecha para las necesidades de aprovisionamiento impulsadas por los recursos humanos de las empresas.

Archie

Archie es una plataforma de coworking y gestión del espacio de trabajo que cubre la reserva de escritorios, la programación de salas de reuniones, la gestión de visitantes y las operaciones de facturación/membresía.

Ideal para: Operadores de coworking u oficinas híbridas con personal variable que desean precios por recurso y una integración profunda de MS 365 y Slack.

Funciones básicas de reserva en escritorio

Plano de planta interactivo con buscador de compañeros de trabajo y filtrado de servicios, tabletas de habitación con disponibilidad en vivo, liberación automática con código QR de los escritorios no reclamados, incrustación de Microsoft Teams (reserva completa dentro de Teams), sincronización bidireccional de Google Calendar y Outlook, bot de Slack para reservar y publicar con un solo clic, SSO, SCIM, roles personalizados, personalización de marca y sincronización de directorios Microsoft 365/Entra ID para el aprovisionamiento y desaprovisionamiento automáticos de usuarios. La administración de visitantes está disponible como un complemento independiente.

Lo que destaca

El modelo de precios por recurso es el diferenciador clave; agregar empleados no aumenta los costos. El plano de planta interactivo con buscador de compañeros de trabajo permite a los empleados ver las ubicaciones de sus colegas y filtrar por servicio antes de reservar.

Descripción general de precios

Por recurso (no por usuario). Para principiantes: 2,80$ por escritorio al mes + 8$ por habitación al mes (mínimo 159$ al mes, 1 ubicación). Pro: 3,50$ por escritorio/mes + 12$ por habitación al mes (mínimo 249$ al mes, en varias ubicaciones). La gestión de visitantes añade 109$ al mes (Starter) o 185$ al mes (Pro). Sin plan gratuito.

Ventajas:

• Precios por recurso (no por usuario).
• Integración completa de Microsoft Teams, sincronización bidireccional entre Google y Outlook y un bot de Slack para reservar y publicar con un solo clic.
• Plano de planta interactivo con buscador de compañeros de trabajo, filtrado de servicios y liberación automática con código QR de los escritorios no reclamados.
• La sincronización del directorio Microsoft 365/Entra ID aprovisiona y desaprovisiona automáticamente a los usuarios.

Contras:

• El motor de reglas no puede segmentar las reglas de reserva por tipo de usuario ni aplicarlas en toda la organización; carece de cuotas, condiciones granulares y ventanas de reserva configurables.
• No hay certificación SOC 2 tipo II pública. El producto en sí no está certificado, solo los centros de datos.
• El panel de análisis requiere una búsqueda manual de datos sin una vista de resumen prediseñada.
• La administración de visitantes es un complemento costoso (entre 109 y 185 dólares por ubicación al mes).
• No hay seguimiento pasivo de la ocupación más allá de la integración con la transferencia de credenciales; no se puede registrar automáticamente a los usuarios a través de Wi-Fi.

En pocas palabras: La mejor opción para las organizaciones que desean precios por recurso y una integración profunda de MS 365 y Slack. Especialmente adecuada para operadores de coworking u oficinas híbridas con personal variable. Los compradores que necesiten un motor de políticas más profundo para toda la organización, una certificación SOC 2 o un seguimiento pasivo de la ocupación desde el primer momento, querrán considerar a Skedda a su lado.

Condeco (Eptura Engage)

Condeco (ahora rebautizada como Eptura Engage) es una plataforma de reserva de habitaciones y escritorios de nivel empresarial que presta servicios a más de 2000 empresas de todo el mundo. Está dirigida a los equipos de TI, instalaciones y operaciones en el lugar de trabajo que gestionan carteras inmobiliarias complejas.

Ideal para: Empresas grandes y complejas con una infraestructura de MS 365 existente que necesitan reservas asistidas por IA, análisis de ocupación vinculados a Power BI y la cobertura más amplia de métodos de registro.

Funciones básicas de reserva en escritorio

Complemento de calendario inteligente de Outlook que cambia automáticamente las reservas de las salas cuando las reuniones cambian, el chatbot de Teams para reservar desde el chat, el copiloto de IA para consultas en escritorio/sala en lenguaje natural, plantillas de Power BI para analizar la ocupación sin conexión, la más amplia cobertura de métodos de registro (deslizar una insignia, dispositivo móvil de proximidad, tarjeta RFID, PIN de seis dígitos, pantalla táctil de la habitación, hardware de quiosco de reserva de escritorio), integraciones de sensores de ocupación (Relogix, Metrikus, PointGrab), multisede filtrado de información por país, región, oficina, planta, zona o equipo y reserva de servicios para recursos de catering y TI.

Lo que destaca

El complemento Calendario inteligente de Outlook reserva automáticamente salas alternativas cuando las reuniones cambian y notifica a los asistentes, sin necesidad de que el organizador busque manualmente una sustituta. La cobertura de registro es la más amplia en esta comparación. El AI Copilot acepta consultas en lenguaje natural.

Descripción general de precios

Basado en cotizaciones por usuario. Según estimaciones de terceros, el costo oscila entre 10 y 14 dólares por usuario al mes para las organizaciones con aproximadamente 1000 usuarios. Se requiere un compromiso anual. Sin prueba gratuita.

Ventajas:

• La cobertura de métodos de registro más amplia en esta comparación: transferencia de tarjetas, dispositivos móviles de proximidad, RFID, PIN, pantalla táctil y hardware de quiosco.
• El complemento Calendario inteligente de Outlook rereserva automáticamente las salas cuando las reuniones se mueven sin la intervención del organizador.
• AI Copilot acepta consultas en lenguaje natural para escritorios, salas y los mejores días de colaboración.
• Las plantillas de Power BI permiten el análisis de ocupación sin conexión; las integraciones de sensores de ocupación (Relogix, Metrikus, PointGrab) alimentan los paneles en tiempo real.
• La información sobre múltiples sedes filtra la utilización por país, región, oficina, piso, zona, equipo y fecha.

Contras:

• La experiencia de usuario se describe como torpe y poco intuitiva; los revisores de G2 informan que tienen dificultades para modificar las reservas existentes y que la adopción por parte de los empleados es baja.
• Las tareas de administración abarcan tres portales distintos (portal de Condeco, portal de proveedores y portal de soporte): fragmentación del flujo de trabajo.
• La activación del complemento M365/Exchange interrumpe los correos electrónicos de moderación en algunas configuraciones.
• Sin integración nativa con Google Workspace; bloqueador duro para tiendas que no son de Microsoft.
• Sin la aplicación Slack; precios basados en cotizaciones sin estimación de costos de autoservicio; el posicionamiento exclusivo para empresas no prioriza a las organizaciones de menos de 500 empleados.
• Las actualizaciones masivas de escritorios requieren editar cada escritorio de forma individual (sin selección múltiple).
• El módulo de informes no admite atributos personalizados.

En pocas palabras: La elección correcta para empresas grandes y complejas con una infraestructura de MS 365 existente que necesitan reservas asistidas por IA, análisis de ocupación vinculados a Power BI y la cobertura más amplia de métodos de registro. No es una opción práctica para las pymes ni para las oficinas híbridas en fase inicial.

Pájaro de escritorio

Deskbird es una plataforma de reserva de escritorios y habitaciones diseñada para lugares de trabajo híbridos, que sirve a pequeñas y medianas empresas. Se diferencia por su profunda integración nativa con Microsoft 365, las recomendaciones de escritorio basadas en inteligencia artificial y una arquitectura modular multiproducto que se introdujo en 2025.

Ideal para: Equipos de mercado intermedio de 50 a 500 personas centrados en MS 365 que necesitan un aprovisionamiento de usuarios automatizado basado en el HRIS y reservas asistidas por IA dentro de Teams y Outlook.

Funciones básicas de reserva en escritorio

Reserva completa de escritorios y habitaciones en Microsoft Teams, complemento de Outlook para reservas basadas en el calendario, recomendaciones de escritorio con IA basadas en reservas anteriores y compañeros seguidos, registro automático basado en geofence, feed personal con el seguimiento de los colegas y reserva automática de preferencias laborales semanales, seguimiento del cumplimiento de políticas de oficinas híbridas y conectividad HRIS a través del agregador Merge que abarca más de 14 sistemas con nombres (BambooHR, Workday, SAP SuccessFactors, ADP Workforce Now, Personio, HiBob, Factorial, UKG, Rippling, Sage HR, PeopleHR, BreatheHR, Charlie, Lucca) con automatización aprovisionamiento, desaprovisionamiento, sincronización dinámica de grupos y mapeo de administradores.

Lo que destaca

La conectividad de HRIS mediante Merge es la más profunda de esta comparación: más de 14 sistemas con nombre propio con aprovisionamiento y desaprovisionamiento automatizados. La visibilidad en tiempo real de los equipos de trabajo y de los compañeros de trabajo en Teams y Outlook es objeto de elogios constantes.

Descripción general de precios

Por usuario. El precio de la empresa es de 2,50€ por usuario al mes (unos 3,75$ facturados al año). Para 300 empleados: aproximadamente 1.125$ al mes solo por reserva de escritorio. La reserva de habitaciones (Rooms Plus) y la gestión de visitas (Visitors Plus) son complementos independientes a precios inéditos por ubicación o por habitación. Free Starter tiene un límite de 15 usuarios/1 oficina.

Ventajas:

• La conectividad HRIS más profunda en esta comparación mediante Merge Aggregator: más de 14 sistemas con nombres, incluidos Workday, BambooHR, SAP SuccessFactors y Rippling, con aprovisionamiento y desaprovisionamiento automatizados.
• Las recomendaciones de escritorio de IA tienen en cuenta las reservas anteriores y los compañeros seguidos; el registro automático basado en geofence elimina las reservas fantasma.
• La reserva completa de escritorios/habitaciones, las actualizaciones de los horarios y las notificaciones de visitantes se ejecutan de forma nativa en Microsoft Teams.
• Interfaz de usuario fácil de usar con un feed personal, seguimiento de colegas y reserva automática semanal de preferencias laborales.
• El seguimiento del cumplimiento de las políticas de la oficina híbrida permite a los administradores definir y supervisar los mandatos en la oficina.

Contras:

• Precios por usuario para cada empleado, independientemente de que reserve o no.
• La sincronización de SCIM, SAML y HRIS se paga como un complemento de 0,50 USD por usuario al mes fuera de los planes empresariales.
• La aplicación móvil muestra solo una lista de reservas personal sin planos de planta ni visibilidad de colegas en el teléfono.
• Las reservas recurrentes son difíciles de configurar de manera confiable para los horarios híbridos regulares (comentarios consistentes de los revisores).
• No hay forma de cerrar la oficina para evitar reservas en días específicos (renovaciones, días festivos); la reserva de habitación requiere un complemento Rooms Plus por separado.
• La reserva anticipada tiene un límite de aproximadamente 10 días para los usuarios estándar, el flujo de cancelación en los mostradores y el estacionamiento no es obvio, y los precios por usuario dificultan el control de los costos cuando no todo el personal viene con regularidad.

En pocas palabras: Ideal para equipos de 50 a 500 miembros del mercado intermedio centrados en MS 365 que necesitan un aprovisionamiento de usuarios automatizado basado en HRIS y reservas asistidas por IA dentro de Teams y Outlook. Si el modelo por usuario te preocupa a gran escala, o si lo que necesitas es usar SCIM/SAML y aumentar las reservas periódicas, haz una comparación por espacio con Skedda (Skedda Premier incluye SCIM/SAML en lugar de hacerlo de forma cerrada).

Dibsido

Dibsido es una plataforma de reserva de escritorios y lugares de trabajo para oficinas híbridas, dirigida a equipos de pymes y medianas empresas que buscan un sistema de reservas de autoservicio y bajo costo que no requiera implementación de TI.

Ideal para: En esta comparación, las pymes sensibles a los costos desean una implementación de autoservicio sin TI y con el precio de entrada más bajo.

Funciones básicas de reserva en escritorio

Planos de planta interactivos para escritorios, aparcamientos, salas de reuniones, coches compartidos y vehículos compartidos (plan todo en uno), acceso remoto de escritorio fijo que convierte automáticamente los escritorios asignados en escritorios compartidos cuando el propietario trabaja de forma remota, integración nativa de MS Teams (de Microsoft AppSource) en Teams/Outlook/Copilot, sincronización bidireccional del calendario con Google y Outlook, inicio de sesión único mediante Entra ID/Google SSO/SAML 2.0 y mapa de estacionamiento controles de equidad con límites de reserva mensuales por usuario.

Lo que destaca

El precio de entrada más bajo publicado entre los vendedores aquí. La versión remota de escritorio fijo es una característica destacada para los equipos híbridos: los escritorios asignados se convierten automáticamente en escritorios compartidos cuando el propietario se marca como remotos. Los críticos elogian la sencilla configuración del SSO, los controles imparciales en los mapas de estacionamiento y el soporte rápido.

Descripción general de precios

Por usuario. Reserva de escritorio: 1,7 €/usuario al mes (anual) con un nivel gratuito para hasta 20 usuarios. Todo en uno: 2,5 €/usuario al mes (anual), incluidos los escritorios, el aparcamiento, las salas de reuniones, los coches compartidos y los vehículos compartidos. Para 300 empleados con el sistema All-in-One: unos 825$ al mes. Las salas de reuniones y el estacionamiento son complementos, incluso en los planes de pago.

Ventajas:

• El precio de entrada publicado más bajo en esta comparación, de 1,7 €/usuario al mes, con un nivel gratuito de hasta 20 usuarios.
• La versión remota de escritorio fijo convierte automáticamente los escritorios asignados en escritorios compartidos cuando el propietario se marca como remoto.
• La integración nativa de MS Teams se instala directamente desde Microsoft AppSource y se ejecuta en Teams, Outlook y Copilot.
• Incluye el inicio de sesión único mediante Entra ID, el SSO de Google y SAML 2.0, sin necesidad de ningún complemento.
• Configuración de autoservicio sin necesidad de implementación de TI; los revisores elogian los sencillos controles de equidad del SSO y de los mapas de estacionamiento.

Contras:

• No se admite la reserva de varios escritorios para un solo usuario, lo que impide que los gerentes reserven espacio para un equipo.
• Sin integraciones con Zapier, SCIM, Zoom o HRIS; los flujos de trabajo personalizados más allá del conjunto mencionado requieren el desarrollo de una API.
• Las salas de reuniones y el estacionamiento son complementos, incluso en los planes de pago. El coste combinado supera la tarifa general de 1,7 €/usuario.
• La integración con Slack no envía notificaciones de ocupación.
• El campo de entrada horaria de la sala de conferencias tiene un conocido error de salto del cursor fuera de los incrementos de 15 minutos.

En pocas palabras: Ideal para las pymes sensibles a los costos que desean una implementación de autoservicio sin TI. Las organizaciones que necesitan una sincronización de HRIS o una automatización profunda alcanzarán rápidamente el límite de integración.

Edén

Eden es una plataforma de trabajo híbrida modular que cubre la reserva de escritorios, la programación de habitaciones, la gestión de visitantes, la venta interna de entradas, las entregas y la seguridad del equipo. Precios a la carta: cada producto se compra de forma independiente.

Ideal para: Oficinas híbridas del mercado intermedio que desean precios predecibles por recurso y necesitan consolidar la venta de entradas de escritorio, habitación y TI internas.

Funciones básicas de reserva en escritorio

Reserva de escritorio con registro en Slack, programación de habitaciones, módulo nativo de venta de entradas internas, reserva periódica en escritorio, aplicaciones nativas de Slack y Microsoft Teams en todos los productos, soporte de SSO para más de 25 proveedores de identidad y aprovisionamiento automático de SCIM a través de Workday, BambooHR, Rippling, Hibob y Gusto.

Lo que destaca

Los precios por recurso más claros en esta comparación. El módulo nativo de venta de entradas internas amplía Eden más allá de la mera reserva de espacios. El registro en el mostrador de Slack es la función más elogiada en las reseñas.

Descripción general de precios

A la carta por recurso. Reserva de escritorio: 2,25 USD al mes (anual, se vende en juegos mínimos de 25 escritorios). Room Scheduling Starter: gratis; Accelerate: 15$ por habitación al mes. La gestión de visitantes, las entregas y la venta interna de entradas se realizan únicamente con cotización.

Ventajas:

• Los precios por recurso más claros de esta comparación: reserva de escritorio a 2,25 USD al mes, sin cargo por empleado.
• Módulo nativo de venta de entradas interno para solicitudes de TI, recursos humanos e instalaciones a través de Slack, Teams, la web o el correo electrónico con métricas de resolución.
• Soporte de SSO para más de 25 proveedores de identidad y sincronización de SCIM con Workday, BambooHR, Rippling, Hibob y Gusto.
• El registro de escritorio en Slack es la función más elogiada en las reseñas.
• El nivel inicial gratuito de Room Scheduling está disponible para pruebas funcionales.

Contras:

• El portal de administración de planos de planta es difícil de navegar. La configuración es difícil de localizar, no la tarea en sí.
• El método abreviado de Slack activa ráfagas de mensajes duplicados (hasta 5 mensajes simultáneos de «selecciona una fecha»).
• El flujo de trabajo de reserva de habitaciones tiene una alta tasa de abandono; un crítico señaló que «muchos empleados simplemente lo omiten por completo».
• Un mínimo de 25 escritorios penaliza a los equipos muy pequeños; Room Scheduling Accelerate, a 15 USD por habitación al mes, encarece las implementaciones con uso intensivo de salas.
• La gestión de visitantes, las entregas y la venta interna de entradas solo se cotizan sin precios publicados.

En pocas palabras: Ideal para las oficinas híbridas del mercado intermedio que desean precios predecibles por recurso y necesitan consolidar la venta de entradas de escritorio, espacio y TI internas. La experiencia de reserva que da prioridad a Slack está probada en producción; la experiencia de reserva de habitaciones necesita mejoras.

Enviado

Envoy es una plataforma modular para el lugar de trabajo que abarca la gestión de visitantes, las reservas de escritorios y habitaciones, el estacionamiento, la señalización digital, la sala de correo y las notificaciones de emergencia administradas desde un único panel.

Ideal para: Oficinas híbridas empresariales que necesitan integraciones profundas de control de acceso, identidad y cumplimiento de visitantes de un solo proveedor.

Funciones básicas de reserva en escritorio

Reservas basadas en el calendario desde Google Calendar o Outlook, publicación automática en caso de falta de registro, gestión de visitantes con notificaciones instantáneas a los anfitriones a través de Slack/equipos/SMS o correo electrónico, gestión de varios sitios desde un único panel de administración y la lista de integración más completa de esta comparación: más de 100 conectores con nombre que incluyen sensores de control de acceso, comunicaciones, identidad y ocupación, además de Zapier, IFTTT, Power Automate, Pipedream y API/Webhooks abiertos.

Lo que destaca

Las reservas basadas en el calendario significan que los empleados nunca abandonan Google Calendar o Outlook. La lista de integraciones, con más de 100 conectores con nombre, es la más completa en esta comparación. La gestión de visitantes mediante notificaciones instantáneas a los anfitriones es una de las razones por las que se eliminan los gastos de recepción de los recepcionistas.

Descripción general de precios

Modular por recurso. Reservaciones estándar: 60 USD por recurso que se puede reservar al año; incluye los escritorios compartidos, el alojamiento en hoteles, los asientos permanentes, la reserva de habitaciones, el estacionamiento y la liberación automática. Además de los precios de todos los módulos, es obligatorio pagar una tarifa de plataforma (fija anual e inédita). El módulo de visitantes supone un suplemento de 109 a 329$ por ubicación y mes. Las notificaciones de emergencia suman 24$ por usuario al año.

Ventajas:

• La lista de integración más completa en esta comparación incluye más de 100 conectores con nombre: plataformas de control de acceso, identidad, comunicaciones, sensores y automatización.
• Las reservas basadas en el calendario permiten a los empleados reservar escritorios, habitaciones y estacionamiento directamente desde Google Calendar o Outlook sin cambiar de aplicación.
• La activación automática se activa en caso de no registrarse mediante un dispositivo móvil, un quiosco para iPad, un código QR o un control de acceso o Wi-Fi pasivo.
• La gestión de visitantes es un punto fuerte gracias a las notificaciones instantáneas a los anfitriones a través de Slack, equipos, SMS o correo electrónico. Los críticos citan que esto elimina los gastos generales de la recepcionista.
• Administración de varios sitios desde un único panel de administración en varias ubicaciones.

Contras:

• Los precios modulares se acumulan rápidamente: los Visitors Premium en 3 ubicaciones solo cuestan 11 844 USD al año; cada módulo se suma a una tarifa de plataforma obligatoria pero inédita.
• Los precios de Reservations Premium y Enterprise se basan exclusivamente en cotizaciones; los compradores no pueden calcular el coste total en la página de precios.
• La conectividad intermitente del iPad y la impresora de tarjetas de identificación se interrumpe y requiere reinicios manuales (comentarios recurrentes de Capterra).
• Las notificaciones de emergencia se cierran con un complemento de pago (24$ por usuario al año).
• Las funciones de personalización avanzadas (registro con marca, directorio mejorado) están bloqueadas en los planes de nivel superior.

En pocas palabras: La opción más sólida para las oficinas híbridas empresariales que necesitan integraciones profundas de control de acceso, identidad y cumplimiento de visitantes de un solo proveedor. Los compradores del mercado intermedio que solo necesitan reservar escritorio y habitación pueden considerar que la estructura de costos modular es engorrosa.

Mapeador de planos de planta

Floor Plan Mapper es una plataforma SaaS y local que convierte planos de planta CAD, PDF o JPG en mapas de oficinas interactivos, que se pueden buscar y reservar. Se distingue por sus precios fijos por plano de planta y por una licencia local perpetua.

Ideal para: Organizaciones centradas en MS 365 que desean pagar por plano de planta en lugar de por usuario o escritorio y pueden querer una opción local.

Funciones básicas de reserva en escritorio

Mapas de oficina interactivos, con capacidad de búsqueda y reserva convertidos a partir de planos de planta CAD/PDF/JPG, reservas de una sola vez, varios días o con intervalos periódicos, reservas delegadas por parte de los administradores, recordatorios de calendario de Outlook, integración con MS 365 (sincronización de fotos y perfiles de empleados de Azure AD/Windows AD, reserva de salas de Outlook/Exchange con sincronización automática de nombres y capacidades, aplicación de planos de planta Teams con AI Indoor Mapping Chat Bot, integración de SharePoint) y soporte de aprovisionamiento de SCIM.

Lo que destaca

Los precios son estructuralmente diferentes a los de cualquier otra herramienta: usuarios y escritorios ilimitados en cada nivel, sin escalamiento por usuario o por escritorio. La opción de licencia local es única en esta comparación. La incorporación completa se notifica en menos de una hora.

Descripción general de precios

Plano plano plano por planta. Nivel 1 de SaaS: 28$ al mes (cubre un par de plantas, usuarios y escritorios ilimitados). Los niveles 2 a 4 están descritos pero no tienen precio («algunos planos de planta», «de tamaño mediano a grande», «sin límites»). Licencia local: plan de planta único de 75 a 150 dólares con soporte de por vida y actualizaciones anuales gratuitas. Todas las funciones están incluidas en todos los niveles; no hay funciones restringidas. 15% de descuento para centros educativos y organizaciones sin fines de lucro.

Ventajas:

• Precios fijos por planta únicos desde el punto de vista estructural: usuarios y escritorios ilimitados en todos los niveles.
• Opción de licencia local (una sola vez de 75 a 150 dólares/plano) con soporte de por vida y actualizaciones anuales gratuitas, sin cargos periódicos.
• Todas las funciones están incluidas en todos los niveles sin restricciones de funciones.
• Integración profunda con MS 365: sincronización con Azure AD, reserva de habitaciones con Outlook, aplicación de planos de planta de Teams con AI Indoor Mapping Chat Bot e integración de SharePoint.
• 15% de descuento para organizaciones educativas y sin fines de lucro.

Contras:

• Los precios de los niveles 2 a 4 no están publicados; la previsión del presupuesto de varios pisos requiere ponerse en contacto con el proveedor.
• Sin aplicación móvil nativa. Requiere un navegador de escritorio.
• La reserva de salas de reuniones se limita a los enlaces directos de Outlook/Google Calendar; no hay panel de visualización nativo de la sala ni quiosco para tabletas.
• Sin integraciones con Zapier, ServiceNow o HRIS.
• La superposición de etiquetas en zonas de escritorios densas y la lenta configuración inicial de las ubicaciones de los escritorios individuales.

En pocas palabras: Ideal para las organizaciones centradas en MS 365 que desean pagar por plano de planta en lugar de por usuario o escritorio y pueden querer una opción local. La revisión pública única dificulta la validación independiente.

Kadence

Kadence es una plataforma de trabajo híbrida con integración nativa de Microsoft Teams y Slack, registro automático con múltiples señales, barrios de oficinas para la asignación de zonas de equipo y facturación para usuarios activos, lo que significa que los clientes solo pagan por los usuarios que realmente reservan en un mes determinado.

Ideal para: Equipos híbridos de pequeñas y medianas empresas que priorizan las reservas y la coordinación de los días de trabajo en equipo y nativos de Slack por encima de los controles de políticas exhaustivos.

Funciones básicas de reserva en escritorio

Aplicaciones nativas de Teams y Slack con IA para chatear en lenguaje natural para reservar y registrarse por chat, registro automático con múltiples señales (móvil, calendario, presencia wifi), barrios de oficinas para asignar a la zona de equipo con reglas de asistencia, directorio de empleados con perfiles de horas de trabajo y visibilidad del estado del trabajo remoto, espacio asignado con liberación automática, solicitudes de órdenes de trabajo, formularios de catering vinculados a reservas y anuncios del lugar de trabajo.

Lo que destaca

La facturación por usuario activo es un modelo más justo para las fuerzas laborales que trabajan parcialmente en la oficina que los precios fijos por usuario. Las aplicaciones de Native Teams y Slack permiten realizar reservas completas y tener una visibilidad total de los días de trabajo en equipo sin dejar ningún tipo de comunicación. El registro con múltiples señales combina la presencia de dispositivos móviles, calendarios y Wi-Fi para reducir las reservas fantasma.

Descripción general de precios

Modelo de facturación basado en cotizaciones para usuarios activos (paga solo a los usuarios que reserven en un mes determinado). La tarifa de instalación de 250$ por plan de planta se documenta por separado del coste mensual. No hay una tarifa pública por usuario. Sin prueba gratuita.

Ventajas:

• La facturación para usuarios activos significa que los clientes pagan solo a los usuarios que realmente reservan en un mes determinado, lo que es más justo para los trabajadores que trabajan parcialmente en la oficina.
• Aplicaciones nativas de Teams y Slack con funciones de IA para chatear para reservar en lenguaje natural y registrarse por chat.
• El registro automático con múltiples señales combina la presencia de dispositivos móviles, calendarios y Wi-Fi para reducir las reservas fantasma.
• Los barrios de oficinas permiten a los administradores asignar zonas de equipo con reglas de asistencia.
• Directorio de empleados con perfiles de horas de trabajo y visibilidad del estado de trabajo remoto.

Contras:

• 250 USD por carga y configuración del plano de planta, un costo continuo para cualquier organización que cambie los diseños.
• Solo para tipos de espacio fijos (escritorios, habitaciones, compartimentos, casilleros, estacionamiento): no se pueden crear tipos de espacio personalizados para recursos no tradicionales que se pueden reservar.
• No se pueden asignar usuarios a habitaciones ni restringir el acceso a las habitaciones por usuario o equipo; no hay etiquetas de usuario para crear reglas de reserva granulares.
• Sin prueba gratuita; no hay forma de probar el software sin reservar una demostración.
• Los informes de uso listos para usar son limitados; los informes personalizados (Insights Plus) tienen un costo adicional.
• El motor de reglas es limitado para políticas de reserva granulares, y la profundidad de los análisis es inferior a la de los competidores de nivel empresarial.

En pocas palabras: Ideal para equipos híbridos de pymes y medianas empresas que dan prioridad a las reservas y a la coordinación entre equipos nativos de Slack y los días de trabajo en equipo por encima de los controles de políticas exhaustivos. Los compradores que necesiten aplicar políticas, cuotas o reglas de elegibilidad complejas en toda la organización encontrarán más información en el motor de reglas por espacio de Skedda.

Espacio de oficina

OfficeSpace es una plataforma empresarial para el lugar de trabajo adyacente a IWMS que presta servicio a más de 1700 equipos. Está dirigida a organizaciones empresariales y medianas con necesidades complejas de planificación del espacio, administración de mudanzas y planos de planta.

Ideal para: Organizaciones medianas y empresariales con requisitos complejos de administración de mudanzas, planificación del espacio e integración de sensores.

Funciones básicas de reserva en escritorio

API de presencia universal para la automatización de la ocupación independientemente de los sensores, AI Canvas (Ossie) para la generación de diseños, la planificación de escenarios y la reserva en lenguaje natural con ayuda de IA, editor de planos de planta con herramientas de planificación de pilas y mudanzas, préstamo de escritorio (los empleados liberan los espacios asignados cuando están fuera de la oficina), gestión de visitantes, gestión de activos con seguimiento de la depreciación y programación del mantenimiento, solicitudes de instalaciones, orientación con buscador de colegas, indicador de presencia para compartir el estado en la oficina y gestión de múltiples sedes vista de mapa mundial.

Lo que destaca

La API Universal Presence permite la automatización de la ocupación independiente del sensor en flotas de hardware mixtas, lo cual es una capacidad única. AI Canvas (Ossie) admite la generación de diseños y la planificación de escenarios asistidos por IA. El editor de planos de planta con herramientas de planificación para apilar y mover es un verdadero diferenciador de nivel empresarial.

Descripción general de precios

Basado en cotizaciones; modelo por usuario. Sin tarjeta tarifaria pública. Por lo general, las integraciones de implementación, hardware y sensores se facturan por separado. Incluso el plan Lite incluye funciones de administración del espacio.

Ventajas:

• La API Universal Presence permite la automatización de la ocupación independiente del sensor en flotas de hardware mixtas.
• AI Canvas (Ossie) admite la generación de diseños asistidos por IA, la planificación de escenarios y la reserva en lenguaje natural.
• Un potente editor de planos de planta con herramientas de planificación de apilamiento y movimiento, un verdadero diferenciador de nivel empresarial.
• Cobertura de suite completa: reserva de escritorios/habitaciones, planificación del espacio, gestión de visitantes, gestión de activos, solicitudes de instalaciones y orientación.
• Desk Lending permite a los empleados abrir los espacios asignados para reservarlos cuando están fuera de la oficina, lo que maximiza la ocupación.

Contras:

• La sincronización de Google Calendar bloquea todo el día para las reservas de escritorio. Los usuarios deben ajustar su calendario manualmente.
• Precios por usuario con tarifas de implementación; por lo general, son de gama alta y no son transparentes.
• Los informes de uso, el seguimiento de la ocupación de la red Wi-Fi y las métricas de asistencia por equipo se incluyen en el plan Pro.
• Incluso el plan Lite incluye funciones de administración del espacio que son exageradas para los clientes más pequeños que terminan pagando por una complejidad que tal vez no necesiten.
• Ciclos de implementación más largos y una curva de aprendizaje administrativo más pronunciada que las herramientas más ligeras.

En pocas palabras: Ideal para organizaciones empresariales y medianas con requisitos complejos de administración de mudanzas, planificación del espacio e integración de sensores. Los compradores que solo necesitan reservar escritorios y habitaciones con un plano de planta limpio y con un tiempo de amortización más rápido deberían compararlo con los precios por espacio de Skedda y la opción más sencilla de implementar el premio de instalación.

Robin

Robin es una plataforma de lugar de trabajo empresarial ampliamente implementada en organizaciones híbridas grandes y complejas. Tiene un buen conjunto de funciones, pero también es caro y su implementación completa puede llevar mucho tiempo.

Ideal para: Organizaciones con más de 1000 empleados que desean una experiencia madura de análisis y planos de planta con una programación asistida por IA.

Funciones básicas de reserva en escritorio

Agente de programación con IA para la resolución de conflictos de reuniones, reprogramaciones y reservas predictivas, integraciones nativas de Microsoft Teams y Slack, registro automático con múltiples señales, barrios de oficinas para la asignación de zonas de equipo, potente editor de planos de planta con planificación de escenarios, panel de trabajo personalizable (seguimiento de la asistencia, próximas visitas, entregas, solicitudes de servicio), servicios de reuniones (configuración de catering y AV vinculada a las reservas), integración de control de acceso mediante datos de identificación para medir la ocupación real, reserva de habitaciones en tabletas y programación/equipo puntos de vista con un colega favoreciendo.

Lo que destaca

Análisis y automatización profundos del lugar de trabajo: Robin informa de que hay más de 200 millones de escritorios reservados en toda su base de clientes. El agente de programación con IA se encarga de la resolución de conflictos en las reuniones y de la reserva predictiva.

Descripción general de precios

Basado en cotizaciones. Robin no publica tarifas por usuario o por recurso. Los datos de terceros sugieren despliegues a nivel empresarial con más de 1000 usuarios. El complemento de gestión de visitantes tiene un precio de 250 USD por edificio y mes. Las actualizaciones del plano de planta conllevan un costo adicional. El soporte premium es un complemento de pago.

Ventajas:

• AI Scheduling Agent se encarga de la resolución de conflictos en las reuniones, reprograma y ofrece alternativas para las reuniones desplazadas, con una reserva predictiva basada en el historial.
• Análisis y automatización exhaustivos del lugar de trabajo; más de 200 millones de escritorios reservados en toda la base de clientes indican una escala de adopción líder en su categoría.
• Integraciones nativas de Microsoft Teams y Slack con vecindarios de oficinas y registros automatizados con múltiples señales.
• Potente editor de planos de planta con planificación de escenarios y una interfaz de administración madura para organizaciones que administran más de 5 ubicaciones.
• La integración del control de acceso utiliza datos de identificación para medir la ocupación real y agilizar el registro en el mostrador.

Contras:

• Las actualizaciones de los planos de planta conllevan un costo adicional más allá de la suscripción básica; los cambios de diseño tardan mucho tiempo en reflejarse.
• El soporte premium es de pago; los revisores de G2 suelen señalar que los tiempos de respuesta del soporte estándar son lentos.
• El complemento de gestión de visitantes tiene un precio de 250 dólares por edificio y mes, una prima importante.
• No se pueden establecer tiempos intermedios entre las reservas, las condiciones de reserva o las cuotas de usuario, ya que las reglas de reserva son limitadas.
• La función de registro automático poco fiable puede demorarse hasta 45 minutos; la sincronización bidireccional incompleta no extrae los enlaces de las conferencias virtuales.
• La opacidad de los precios, la duración del ciclo de ventas y las preocupaciones históricas sobre la separación de funciones entre niveles son comentarios críticos constantes.

En pocas palabras: Vale la pena hacer una demostración para las organizaciones con más de 1000 empleados que desean una experiencia madura de análisis y planos de planta. Es probable que los compradores de pequeñas y medianas empresas encuentren una mejor previsibilidad de los costos en otros lugares. Los precios por espacio de Skedda y su motor de normas de gobernanza más sólidas representan el mayor contraste directo para los compradores que desean una profundidad comparable sin aumentar los costos por usuario.

CUARTOS

YAROOMS es una plataforma de gestión de espacios y lugares de trabajo que sirve a pymes y grandes empresas en más de 65 países. Precios escalonados con tarifa plana: una organización de 300 personas paga una tarifa mensual fija en lugar de una tarifa escalonada por número de empleados.

Ideal para: Organizaciones con más de 100 a 300 empleados que desean un costo total predecible independientemente del crecimiento de la plantilla y que necesitan un asistente de inteligencia artificial nativo de Teams.

Funciones básicas de reserva en escritorio

El asistente de IA de Yarvis para reservas en lenguaje natural en Teams y Slack («Reserva una habitación para 8 personas el viernes a las 10 de la mañana con un proyector»), planos de planta interactivos en 3D con tecnología de MapPedin con orientación y buscador de colegas, límites de capacidad basados en vecindarios o zonas, umbrales de trabajo desde casa por ubicación, módulo de solicitudes de servicio (empresarial), seguimiento de CO2/ESG y opciones de implementación de Azure/AWS/on-Prem (Empresa).

Lo que destaca

Tres niveles publicados con cifras claras en dólares facilitan la autocalificación presupuestaria. El asistente de inteligencia artificial de Yarvis permite hacer reservas en lenguaje natural en Teams y Slack, con disponibilidad en tiempo real y confirmación instantánea. La integración de Teams se cita constantemente como un factor que impulsa el flujo de trabajo diario y, con frecuencia, se elogia el plano interactivo con la búsqueda de compañeros para la incorporación de nuevos empleados.

Descripción general de precios

Tarifa plana escalonada. Starter: 99$ al mes (10 usuarios, 1 ubicación). Empresa: 399$ al mes (50 usuarios, 2 ubicaciones, análisis de 90 días, aplicación Teams, Yarvis AI, SSO, sincronización de calendario). Empresa: 899$ al mes a partir de ahora (300 usuarios, 5 ubicaciones, análisis ilimitados, acceso a la API, integraciones personalizadas). La gestión de visitantes es un complemento independiente que cuesta 99$ por ubicación al mes; 3 ubicaciones suman 297$ al mes. La IA y el SSO de Yarvis no están disponibles en Starter.

Ventajas:

• Precios escalonados de tarifa plana con cifras claras en dólares: 300 usuarios en Enterprise cuestan 899 USD al mes, independientemente del crecimiento de la plantilla.
• El asistente de IA de Yarvis permite reservar en lenguaje natural dentro de Teams y Slack con disponibilidad en tiempo real y confirmación instantánea.
• Planos de planta interactivos en 3D impulsados por MappedIn con instrucciones de orientación y buscador de colegas.
• El nivel empresarial incluye acceso a la API, integraciones personalizadas y opciones de implementación de Azure/AWS/On-Prem.
• El seguimiento de CO2/ESG está disponible para organizaciones con requisitos de informes de sostenibilidad.

Contras:

• El límite de 10 usuarios de Starter obliga a los compradores del mercado intermedio a optar directamente por Enterprise a 899 USD al mes. No existe un nivel intermedio significativo.
• La interfaz de usuario de reservas recurrentes provoca reservas accidentales durante toda la semana (queja constante de los revisores).
• El plano de la aplicación móvil está degradado en el iPhone, lo que dificulta ver los espacios disponibles en momentos específicos.
• El plazo de confirmación del registro en el mostrador es demasiado ajustado para los viajeros, lo que hace que las reservas se cancelen automáticamente antes de la llegada.
• La sincronización del calendario de Outlook marca a los usuarios como «ocupados» para las reservas de escritorio (no solo para las reuniones), lo que genera confusión en la programación.

En pocas palabras: La mejor opción de tarifa plana para organizaciones de más de 100 a 300 empleados que desean un costo total predecible independientemente del crecimiento de la plantilla y necesitan un asistente de inteligencia artificial nativo de Teams. Valida la experiencia móvil de iOS antes de comprometerte.

Comprueba la puntuación de Skedda en función de tu escenario:reserve una demostración hoy.

También vale la pena investigar

Más allá de las 12 revisiones detalladas anteriores, vale la pena considerar las siguientes plataformas según su contexto específico:

• Punto de hierro — Sistema distintivo de reservas equitativas basado en créditos; precios por espacio con usuarios ilimitados; Enterprise desde 80 €/mes; 4,7/5 (unas 68 reseñas).
• Héroe híbrido — Plataforma todo en uno con módulo de recursos humanos integrado (licencias, rendimiento, seguimiento de activos, análisis de DEI); cumple con el RGPD; 4,5/5 (23 reseñas).
• FM: Sistemas — IWMS autorizado por FedRAMP para los sectores federales y regulados de EE. UU.; integración CAD/BIM; amplio ecosistema de hardware; 4.1/5 G2 (42 reseñas); basado en cotizaciones, sin prueba.
• Oficialmente — Reserva ligera en Slack y en equipo; ideal para necesidades sencillas; entre 2,50 y 3,50 dólares/usuario al mes. Disponemos de precios empresariales personalizados.
• Táctica — Plataforma de reserva de escritorios y salas de reuniones; cuesta entre 3 y 4 dólares por espacio al mes, con precios empresariales personalizados disponibles.
• Teem, Waldo de MOFFI, Whatspot, WorkinSync — Todos tienen una documentación de producto pública limitada; requieren una evaluación directa del proveedor.

Cómo elegir el software de reservas de escritorio adecuado

Paso 1: Clarifique la tolerancia de su modelo de precios

Las herramientas de reserva de escritorio facturan de tres maneras fundamentalmente diferentes, y cada modelo cambia drásticamente el costo total a escala del mercado medio:

• Por usuario: Usted paga por cada empleado que puede reservar, lo haga o no. Deskbird y Dibsido siguen este modelo. Los costos aumentan con la plantilla, no con el inventario de escritorio.
• Por recurso (escritorio/habitación/espacio): Usted paga por los activos que se pueden reservar, no por las personas. Skedda, Archie, Eden y Envoy utilizan este modelo. Agregar empleados no aumenta los costos; agregar espacios que se pueden reservar sí.
• Nivel de tarifa plana: Usted paga una cuota mensual fija por un recuento de usuarios/ubicaciones definido. YAROOMS y Floor Plan Mapper utilizan variantes. Cada vez son más económicos a medida que la plantilla supera el umbral del nivel.

En un entorno de trabajo híbrido en el que los empleados comparten espacio y recursos, los precios por recurso son considerablemente más baratos que por usuario. A medida que aumenta la plantilla y el inventario de escritorios permanece fijo, esa brecha se amplía.

Paso 2: Planifique sus requisitos de integración antes de la preselección

La integración del calendario (Google o Outlook) es algo que está en juego. Todas las herramientas aquí presentes lo admiten. Los diferenciadores:

• Incrustación nativa de Teams/Slack: Skedda, Archie, Deskbird, Dibsido, Eden, YAROOMS, Robin y Kadence incorporan las reservas en Teams o Slack. La profundidad varía: Deskbird y YAROOMS admiten reservas con inteligencia artificial en lenguaje natural; Eden usa los comandos de barra inclinada /eden; Archie incorpora todas las funciones.
• Sincronización HRIS: Deskbird cubre más de 14 sistemas a través de Merge. Eden apoya a SCIM con Workday, BambooHR, Rippling, Hibob y Gusto. Anny solo admite Personio y HRWorks de forma nativa.
• Control de acceso: Skedda se integra con Kisi; Envoy se integra con Kisi, Openpath, Brivo, Genea y Rhombus. Archie se integra de forma nativa con Kisi y Salto. Anny cubre a más de 7 proveedores de cerraduras inteligentes.

Paso 3: Evalúe la profundidad de las reglas de reserva y el control del administrador

Si su política exige zonas específicas para un departamento, límites de reserva anticipada por función, aprobación del gerente o cumplimiento de cuotas, verifique que sean compatibles antes de pasar a la fase de demostración. De Skedda motor de reglas y roles cubre las cuotas, las aprobaciones de los administradores, los plazos de reserva, los límites anticipados, los búferes, las reglas de elegibilidad y más. Deskbird admite zonas de equipo, ventanas de reserva y aprobaciones de administradores sincronizadas con HRIS. YAROOMS admite los límites de capacidad por vecindario o zona y los umbrales de trabajo desde casa por ubicación. Envoy apoya a los barrios específicos de cada departamento a nivel del mapa de planta.

Paso 4: Probar honestamente los gastos generales de implementación

Algunas herramientas son realmente de autoservicio (Dibsido afirma que la configuración es de 5 minutos; los revisores de Floor Plan Mapper informan que la incorporación dura menos de una hora). Otras requieren una demostración guiada, asistencia para la implementación o una configuración del plano de planta asistida por un proveedor. Eden requiere una demostración antes de la versión de prueba. Condeco requiere un contrato de un año y no ofrece ninguna versión de prueba. Kadence cobra 250$ por plano de planta para subirlo. Incluya el costo de implementación en el costo total de propiedad.

Lista de verificación de decisiones

Consideraciones sobre precios y costos ocultos

La tabla de comparación anterior normaliza los precios publicados con respecto al escenario del comprador. Las variables que impulsan escondido los costos suelen ser más decisivos:

• Apilamiento de complementos. Envoy, Deskbird, Eden, Archie y Skedda ofrecen la gestión de visitantes como un módulo independiente. En 3 tiendas con precios por ubicación, la gestión de visitantes puede acumular ingresos por mes, lo que supone un aumento sustancial que no se ve reflejado en la tarifa principal.
• Tarifas de plataforma obligatorias. La norma de reservas por recurso de Envoy está publicada, pero además se exige una tarifa de plataforma obligatoria (anual fija, inédita).
• Hardware y sensores. Los paneles de visualización de habitaciones, los quioscos de tabletas, los lectores de RFID y los sensores de ocupación generalmente no están incluidos. Condeco factura el hardware por separado.
• Tarifas de configuración del plano de planta. Kadence cobra 250 dólares por plano de planta. FM:Systems no publica los costos de implementación. Floor Plan Mapper incluye la carga en todos los niveles.
• Matemáticas por usuario frente a por recurso. Dado que los empleados comparten recursos y espacio en un entorno de trabajo híbrido, los precios por recurso suelen ser más baratos que los precios por usuario para la misma oficina. La ventaja aumenta a medida que aumenta la proporción de empleados por escritorio.

PREGUNTAS MÁS FRECUENTES

¿Cuál es la diferencia entre un hot desk y un hotel de oficina?

Los escritorios compartidos se asignan por orden de llegada: los empleados se quedan con cualquier escritorio no asignado a su llegada. Los hoteles de oficina utilizan las reservas anticipadas: los empleados reservan un escritorio específico con antelación, como una habitación de hotel. La mayoría de las herramientas admiten ambas opciones y, a menudo, se pueden configurar por zona. Skedda, Archie, Deskbird, YAROOMS, Envoy, Eden y Condeco admiten explícitamente ambos modos, además de los asientos permanentes o asignados.

¿Necesito un software independiente para la reserva de salas de reuniones y la reserva de escritorios?

No necesariamente. Todas las herramientas revisadas aquí manejan ambos. La pregunta práctica es si la reserva de la habitación está incluida en el plan base o requiere un complemento. Eden's Room Scheduling Accelerate cuesta 15 USD por habitación al mes, además de la reserva de escritorio. Deskbird's Rooms Plus se compra por separado. La tarifa estándar de reservaciones de Envoy cubre ambas opciones, a razón de 60 USD por recurso al año. Skedda incluye la reserva de salas de reuniones en la plataforma principal. Verifica antes de comprar.

¿Cómo debo evaluar a un proveedor que no publica los precios?

Comience con los proveedores que publican (SKEDDA, Archie, Eden, Envoy, YAROOMS, Deskbird, Dibsido) para establecer un rango de costos de referencia. Luego, acércate a proveedores con precios poco claros (Condeco, Robin, OfficeSpace, FM:Systems, Kadence) con un alcance específico: número de escritorios, número de habitaciones, ubicaciones, empleados e integraciones necesarias. Solicita un presupuesto completo, que incluya las tarifas de la plataforma, los complementos, el hardware y la implementación, y no solo una tarifa por puesto o por recurso.

¿Qué herramientas tienen un plan gratuito adecuado para un piloto real?

Deskbird Starter (15 usuarios, 1 oficina), Dibsido (20 usuarios), Anny Starter (5 recursos, usuarios ilimitados), Eden Room Scheduling Starter y Envoy Visitors Basic son todos gratuitos. Ninguna de ellas es viable para su implementación en múltiples ubicaciones en un mercado intermedio. Se trata de herramientas de pruebas funcionales, no de escala de producción. La mayoría de las herramientas de pago ofrecen una prueba de 14 días después de una breve demostración.

¿Qué modelo de precios es más rentable para las oficinas híbridas?

Por recurso es generalmente más favorable que por usuario. Con 300 empleados pero solo 150 escritorios (porque solo el 50% del equipo está presente en un día determinado), una herramienta por usuario cuesta 300 puestos, mientras que una herramienta por recurso cobra 150 escritorios. La ventaja aumenta a medida que aumenta la proporción de empleados por escritorio.

Conclusión

El mercado del software de reservas de escritorio abarca una amplia gama de modelos de precios, profundidades de integración y complejidades de funciones. Para el comprador de un lugar de trabajo híbrido del mercado intermedio (de 200 a 600 empleados, de 2 a 4 ubicaciones, que necesita reservar habitaciones y escritorios de autoservicio con planos de planta interactivos y análisis de utilización), la lista de preselección práctica es más limitada de lo que parece.

Comience con la transparencia de precios. Skedda, Eden, Archie y YAROOMS publican sus tarifas con la suficiente claridad como para poder comprobar el presupuesto por cuenta propia.

Adapte el modelo de integración a su paquete. Las organizaciones centradas en Microsoft 365 deberían prestar atención a Skedda, Deskbird, YAROOMS y Archie. Las principales organizaciones de Google Workspace están menos diferenciadas. La sincronización de calendarios es prácticamente universal, pero la conectividad del HRIS es más débil fuera de Deskbird.

Trate la gestión de visitantes como una línea de pedido. La mayoría de las herramientas (Skedda, Envoy, Deskbird, Eden y Archie) tienen el precio de un complemento independiente. En 3 ubicaciones de proveedores con precios por ubicación, esto puede suponer un aumento de entre 300 y 555 dólares al mes; los complementos de máquinas virtuales con tarifa plana (Skedda a 99 dólares al mes) evitan ese escalamiento. De cualquier manera, valida la línea de pedido antes de firmarla.

Ancla la evaluación de reglas y roles en contra de Skedda. Si tu política de reservas exige una profundidad real (cuotas, elegibilidad, plazos anticipados, complejidad en múltiples ubicaciones), Skedda's motor de reglas y inteligencia laboral son el punto de comparación más sólido. Las tarifas Plus y Premier son públicas, por lo que puedes optar por ti mismo sin salirte de tu presupuesto. Se recomienda hacer una demostración para cubrir los requisitos de nivel Premier o de varias ubicaciones, como el inicio de sesión único (SSO/SCIM) y la aplicación Microsoft Teams.

La herramienta correcta no es la que ocupa el primer lugar en ninguna lista, incluida esta. Es la que obtiene una buena puntuación en función de tus criterios de ponderación, tu nivel de integración y tu escenario de compra. Usa la lista de verificación de decisiones para puntuar a cada proveedor preseleccionado antes de la primera convocatoria de ventas.

Reserva una demostración para ver cómo Skedda se adapta a tu situación.