El mejor software de reserva de salas de reuniones: 11 herramientas comparadas por precio, características y ajuste

La coordinación de las salas de reuniones, los escritorios, el estacionamiento y otros espacios compartidos en una fuerza laboral híbrida se ha convertido en uno de los problemas más exigentes desde el punto de vista operativo en la gestión del lugar de trabajo. Los empleados necesitan encontrar y reservar una habitación o un escritorio sin problemas. Los equipos en el lugar de trabajo necesitan controles de políticas, datos de utilización e integraciones de calendarios que mantengan el sistema en funcionamiento sin intervención manual.

La categoría que resuelve esto: el software de reserva de salas de reuniones, también denominado gestión del espacio de trabajo o software de reserva de espacio—se ha dividido en varias formas de producto distintas:

• Plataformas por espacio (Skedda, Whatspot, Awaio): precio con respecto al inventario de habitaciones y escritorios que se pueden reservar, no de los usuarios
• Plataformas por usuario (Dibsido, Officely) — precio en comparación con la plantilla
• Plataformas por recurso (Archie, Envoy, Smartway2): las habitaciones y los escritorios se venden por separado, a veces con precios mínimos a nivel de módulo
• Programadores basados en citas (SuperSaaS): precio contra próximas reservas simultáneas
• Plataformas empresariales (Accruent EMS, HubStar): solo cotización personalizada

Esta guía está dirigida al comprador de un lugar de trabajo híbrido del mercado intermedio: una empresa de 300 a 2000 personas que tiene entre dos y cuatro oficinas.

Para este comprador, Skedda es la opción predeterminada recomendada: plan Premier de 349 USD al mes para un máximo de 45 espacios que se pueden reservar con usuarios ilimitados, planos de planta personalizados en menos de 48 horas, un motor de reglas flexible y las integraciones en las que más confían las oficinas híbridas: Google Calendar, Microsoft 365, Teams, Slack y Zoom. La división Enterprise de Skedda tiene una presencia más grande. Cada uno de los diez competidores que analizamos aquí responde a necesidades específicas y más limitadas.

Opción destacada: Skedda

Precios por espacio con usuarios ilimitados, implementación rápida de autoservicio, planos de planta personalizados y lo más profundo integración cobertura de cualquier herramienta de precios publicados en esta categoría.

Skedda es una plataforma de gestión del espacio de trabajo creada en torno a mesas de reserva y administración, salas de reuniones, estacionamiento y otros servicios físicos espacios compartidos—con usuarios ilimitados en todos los niveles. Es la recomendación por defecto para las oficinas híbridas del mercado intermedio que desean una implementación rápida de autoservicio, precios transparentes por espacio y una experiencia basada en el plano de planta que los empleados adopten sin formación.

Lo que destaca

• Planos de planta interactivos, convertidos a medida por el equipo de diseño de Skedda a partir de tus archivos estáticos, entregados en menos de 48 horas, con planos de planta ilimitados y rediseños gratuitos
• Precios por espacio con usuarios ilimitados significa que una organización de 500 personas paga el mismo costo por usuario que una organización de 50 personas
• Motor de reglas y roles admite restricciones según la hora del día y el día de la semana, los plazos de reserva anticipados, el acceso basado en etiquetas de usuario, las cuotas por usuario, los tiempos de almacenamiento y la liberación automática de ausencias, todo ello configurable sin necesidad de TI
• Profundidad de integración: sincronización bidireccional de Google Calendar y Microsoft 365/Outlook, Microsoft Teams, Slack, Zoom, Logitech Tap Scheduler, Kisi, Google Sheets, Zapier (activadores incluidos), webhooks, SCIM y ServiceNow
• Seis métodos de registro: Código QR, registro automático mediante Wi-Fi, confirmación por correo electrónico, aplicación móvil (iOS y Android), pantalla de tableta iPad/Android y Logitech Tap Scheduler
• Gestión de visitantes está disponible como un complemento de 99$ al mes con notificaciones para el anfitrión y el registro in situ

Entre 2025 y 2026 cabe destacar las actualizaciones de productos

• Reglas de solicitud y aprobación de reservas brinde a los administradores un control más directo sobre los cronogramas de reservas de los espacios compartidos importantes
• Aprovisionamiento de SCIM y Funciones de administrador personalizadas cerrar las brechas históricas para las implementaciones más grandes gobernadas por TI
• Registro automático (basado en Wi-Fi) combina el QR y el correo electrónico como señal de presencia sin intervención
• Localización amplía el soporte que no está en inglés para las implementaciones multinacionales
• Reglas de notificación personalizadas información de reserva de rutas, como solicitudes de catering, necesidades de equipo o información sobre la configuración de la habitación, para el equipo a cargo de la gestión logística
• Una integración directa con Zoom permite a los usuarios adjuntar enlaces de reuniones a las reservas de Skedda

Puntuaciones: 4,8/5 en G2 en 281 reseñas. Los críticos elogian especialmente la integración con Outlook, el rápido soporte mediante chat en vivo y la facilidad con la que los empleados adoptan la vista de planta.

Limitaciones que debe conocer

• Los desgloses de funciones por nivel y las tarifas unitarias por espacio en volúmenes más altos suelen requerir una prueba o una conversación de ventas
• La gestión de visitantes es un complemento de 99 dólares al mes
• La aplicación móvil carece de una paridad total con la versión web; algunos flujos de edición requieren escritorio
• Los análisis integrados requieren la exportación a CSV para un análisis más profundo; no hay un generador de informes personalizados de autoservicio

Descripción general de precios

Lista corta del mejor software de reserva de salas de reuniones

Los diez competidores más fuertes en materia de reservas para lugares de trabajo híbridos del mercado intermedio, clasificados según la adecuación al mercado, la cobertura del flujo de trabajo y la claridad de precios:

• Envoy Workplace — cumplimiento de visitantes empresariales y más de 100 integraciones con nombre
• Dibsido — Oficinas pequeñas centradas en Microsoft 365 que buscan un precio de entrada inferior a 2 euros por usuario
• Awaio — entornos con gran cantidad de instalaciones que necesitan casilleros, cargadores para vehículos eléctricos y gestión de la movilidad
• Archie — operadores de coworking y oficinas que necesitan aprovisionamiento de SCIM y un bot de reservas nativo de Slack
• EMS acumulados — grandes empresas y campus de educación superior con programación de eventos de varios departamentos
• Oficialmente — Equipos híbridos nativos de Slack de menos de 300 empleados que no añadirán otra aplicación
• Smartway2 (HubStar Connect) — Organizaciones que dan prioridad a Microsoft y que necesitan una sincronización bidireccional profunda de Outlook y paneles de visualización de salas
• SuperSaaS — programadores de múltiples recursos con presupuesto limitado y volúmenes de reservas variables
• ¿Qué lugar? — oficinas de menos de 100 empleados que desean precios por punto, flujos de trabajo de aprobación y configuración rápidos
• HubStar — organizaciones empresariales que desean datos unificados de credenciales, WiFi, sensores y reservas en una sola plataforma de análisis

Cómo elegimos

Priorizamos las herramientas de reserva para el lugar de trabajo que se adapten directamente, es decir, plataformas que cubren la reserva de salas de reuniones y escritorios como una función principal, no como una característica tangencial de una herramienta de programación o citas más amplia.

La evidencia provino de tres fuentes: páginas oficiales de productos y precios, páginas editoriales estructuradas de la competencia para el contexto del posicionamiento y señales de reseñas de terceros de G2 y Capterra.

Tabla comparativa

Los recuentos de espacio más altos se escalan de manera diferente según los modelos. Skedda y otras herramientas similares del nivel de publicación se convierten en cotizaciones personalizadas empresariales en volúmenes más altos.

Revisiones detalladas

Envoy Workplace

Envoy Workplace es una plataforma modular para el lugar de trabajo que reúne la gestión de visitantes, las reservas de habitaciones, la señalización digital, la gestión de la sala de correo y las notificaciones de emergencia en un único panel de administración. Está dirigida a organizaciones del mercado medio y empresarial con políticas híbridas en varias ubicaciones.

Ideal para: Organizaciones empresariales en las que el cumplimiento por parte de los visitantes (registros de auditoría, firma de acuerdos de confidencialidad y escaneo de identidad) es un requisito obligatorio junto con la reserva de salas de reuniones.

Funciones principales de reserva de salas de reuniones

• Reserva de habitaciones desde Google Calendar o Microsoft Outlook con liberación automática al llegar
• Reprogramador de habitaciones: se reasigna automáticamente a una habitación alternativa si la original deja de estar disponible
• Room screen of iPad codified by colors (Availability in green, yellow and red)
• Panel de ocupación en tiempo real, tendencias de asistencia, mapas térmicos de zonas y planificación de escenarios
• Más de 100 integraciones listas para usar con nombre que abarcan control de acceso, comunicaciones, identidad/SSO/SCIM y sensores

Lo que destaca

La profundidad de la gestión de visitantes no tiene parangón en esta comparación: se incluyen flujos de inicio de sesión personalizables, registro previo con firma de NDA de DocuSign, escaneo de identificaciones mediante Veriff, impresión de credenciales, cumplimiento de listas de bloqueo y aprovisionamiento de credenciales de Wi-Fi.

Descripción general de precios

Modular for Resource. Reservaciones estándar: 60 USD por recurso que se puede reservar al año (aproximadamente 350 USD al mes a 45 recursos). Además de cada módulo, se aplica una tarifa de plataforma obligatoria (tarifa anual fija, no cotiza en bolsa). Antes de los visitantes: 329$ por ubicación y mes. Notificaciones de emergencia: 24$ por usuario al año.

Pros

• Envía notificaciones a través de Slack, Teams y SMS
• Expation of visitors records with audit fines
• Administración sólida de múltiples sitios

Contras

• La tarifa de plataforma obligatoria (inédita) significa que el verdadero costo total no se puede calcular a partir de fuentes públicas
• Funciones avanzadas bloqueadas detrás de niveles superiores
• Los revisores informaron sobre desconexiones intermitentes de iPad/impresoras de tarjetas
• La creación de cuentas duplicadas es un problema recurrente documentado

En pocas palabras: Elija Envoy Workplace cuando el cumplimiento de las normas de nivel empresarial en materia de visitantes (registros de auditoría, cumplimiento de listas bloqueadas, firma de NDA de DocuSign, escaneo de documentos de identidad, suministro de credenciales de Wi-Fi) sea un requisito obligatorio junto con la reserva de habitaciones. En el mercado intermedio, la tarifa de la plataforma Reservations Standard + Visitors Premium + para tres ubicaciones superará con creces el equivalente de Skedda por espacio.

Dibsido

Dibsido es una plataforma de reserva de lugares de trabajo para oficinas híbridas que desean una configuración automática rápida sin gastos de implementación de TI, con un precio inicial de 1,7€ por usuario al mes y un flujo de autoincorporación de 5 minutos.

Ideal para: Oficinas pequeñas centradas en Microsoft 365 con menos de 150 usuarios que desean el precio de entrada más bajo por usuario con reserva de sala de reuniones incluida.

Funciones principales de reserva de salas de reuniones

• La reserva de salas de reuniones está incluida en el plan Todo en Uno (complemento en el nivel Desk Booking)
• Cancelación automática o liberación automática si no se presenta en las salas de reuniones
• Sincronización bidireccional de Google Calendar and Outlook/M365
• Aplicación nativa de Microsoft Teams (AppSource)
• Unico session start with Microsoft Entra ID, Google and SAML 2.0

Lo que destaca

El precio de entrada inferior a 2 €/usuario al mes con una aplicación nativa de Microsoft Teams y la sincronización bidireccional del calendario lo convierte en el acceso a la sala de reuniones con todo incluido más bajo por usuario en esta comparación.

Descripción general de precios

Per user. Nivel gratuito para hasta 1 habitación y 20 usuarios. El nivel Business comienza en 5,5€ por habitación y un número ilimitado de usuarios. Todo en uno: 2,5 €/usuario al mes (anual), con salas de reuniones como complemento. Enterprise a partir de 125€ por ubicación y mes. La facturación anual ahorra un 20%. Prueba gratuita de 14 días.

Pros

• Configuración de SSO sin problemas
• Soporte responsivo durante la configuración de varias oficinas
• Autoincorporación rápida (unos 5 minutos)

Contras

• Los precios por usuario son aproximadamente 4 veces más caros que los de las herramientas por espacio para más de 500 empleados
• No hay integraciones de Zapier, Zoom, SCIM o HRIS en la lista
• Notificaciones de Slack incompletas; se notificó un campo de entrada de tiempo personalizado con errores

En pocas palabras: Elija Dibsido para pequeñas oficinas centradas en Microsoft 365 con menos de 150 usuarios y que necesitan el precio de entrada más bajo posible. Evítelo para las organizaciones con más de 200 empleados que son sensibles a los precios.

Awaio

Awaio es una plataforma de reserva de lugares de trabajo 100% libre de hardware, sin sensores, pantallas, cables ni balizas. Los flujos de trabajo de registro basados en códigos QR y basados en dispositivos móviles abarcan tanto las salas de reuniones como un conjunto único y amplio de recursos físicos.

Ideal para: Entornos repletos de instalaciones que requieren reservar salas de reuniones junto con casilleros, cargadores para vehículos eléctricos, casilleros para bicicletas eléctricas, coches de piscina o servicios de transporte, sin necesidad de instalar hardware.

Funciones principales de reserva de salas de reuniones

• Mapa de disponibilidad de salas de reuniones en tiempo real, importado desde PDF o DWG
• QR Grab & Go code: escanea el signo QR de una habitación para comprobar la disponibilidad y reservar al instante
• Busca y reserva: descubre la mejor habitación disponible según los filtros y la proximidad de los compañeros de equipo
• Sincronización bidireccional nativa de calendarios que abarca Microsoft 365, Microsoft Room Booking, Microsoft Teams Meetings, Google Workspace, Google Room Booking y Google Calendar simultáneamente
• ~11 admin functions with RBAC granular

Lo que destaca

Implementación sin hardware con registro Grab & Go con código QR y la cobertura de recursos físicos más amplia en esta comparación, desde salas de reuniones hasta cargadores de vehículos eléctricos, casilleros inteligentes y vehículos de piscina, todo en una sola plataforma.

Descripción general de precios

Modular for Resport, without levels with name. A partir de 11,50$ por habitación/mes (usuarios ilimitados). Los precios de estacionamiento y casilleros requieren contacto. Las integraciones de Google y Microsoft Room Booking son complementos de pago. Sin plan gratuito ni prueba gratuita.

Pros

• Hardware realmente libre: no se requiere instalación física
• Usuarios ilimitados en todos los niveles de precios
• Complete Calendary Synchronization in Microsoft and Google Ecosystems

Contras

• No había reseñas públicas verificadas en ninguna de las principales plataformas en abril de 2026
• Sin prueba gratuita ni plan gratuito: la evaluación del autoservicio es limitada
• Las integraciones de Google/Microsoft Room Booking tienen un costo adicional
• No hay hardware de visualización digital de salas (las fuentes de analistas lo señalan como una limitación)

En pocas palabras: Elija Awaio para entornos con gran cantidad de instalaciones que necesitan reservar salas de reuniones, además de administrar casilleros, cargar vehículos eléctricos y recursos de movilidad, sin necesidad de instalar hardware. En esta comparación, la ausencia de una prueba gratuita y de revisiones públicas requiere más diligencia debida que otras herramientas.

Archie

Archie es una plataforma de gestión de espacios de trabajo y coworking que sirve a oficinas y espacios de coworking con programación de salas de reuniones, gestión de visitantes y operaciones de facturación/membresía.

Ideal para: Operadores y oficinas de coworking que necesitan un aprovisionamiento de usuarios automatizado basado en SCIM mediante Entra ID y un robot de reservas nativo de Slack con un solo clic.

Funciones principales de reserva de salas de reuniones

• Reserva de salas de reuniones a través de la web, una aplicación móvil, tabletas con visualización de salas, Google Calendar, Outlook y Teams
• Planos de planta interactivos con presencia de salas en tiempo real y ubicaciones de colegas
• Registro con código QR para habitaciones con liberación automática de espacios no reclamados
• Vista del cronograma de la semana laboral para planificar los días en la oficina en función de la disponibilidad de habitaciones
• Integraciones: Google Calendar (bidireccional), Outlook (bidireccional), Teams, Entra ID/Azure AD (SCIM), Slack

Lo que destaca

Funcionalidad completa de reserva de salas de reuniones integrada en Microsoft Teams y un bot nativo de Slack con un solo clic, con aprovisionamiento de usuarios basado en SCIM a través de Entra ID para el aprovisionamiento y desaprovisionamiento automáticos.

Descripción general de precios

For Resport with Mínimos de módulo. Reserva de habitación: inicial 8$ por habitación/mes, Pro 12$ por habitación/mes. Gestión de visitas: Starter 109$ por ubicación al mes, Pro 185$ por ubicación al mes. Entorno de prueba de 14 días disponible después de la demostración.

Pros

• Los críticos elogian las tabletas Live Room y la publicación automática de códigos QR
• Se informa que la facilidad de uso y el bot de Slack son aspectos destacados
• Las integraciones de acceso a puertas le permiten asignar acceso permanente a los recursos en función de los derechos

Contras

• La integración con Slack y la compatibilidad con múltiples ubicaciones están bloqueadas en Pro (mínimo de 249 USD al mes)
• The analysis panel requires the data search manual
• Falta de seguimiento de ocupación mediante Wi-Fi y registro automático de reservas
• No hay una opción nativa de reserva repetida para las reservas de habitaciones recurrentes

‍En pocas palabras: Elige Archie cuando la facturación del coworking, la coordinación de horarios híbridos y un robot de reservas nativo de Slack con un solo clic sean requisitos operativos junto con la programación de las salas de reuniones.

EMS acumulados

Accruent EMS es una plataforma de programación de salas y recursos de nivel empresarial que sirve a lugares de trabajo corporativos y campus de educación superior. Impulsa la programación de las principales universidades de América del Norte y es la plataforma de programación más avanzada en esta comparación por su amplitud de funciones.

Ideal para: Grandes empresas y campus de educación superior que requieren la programación de eventos de varios departamentos, flujos de trabajo de aprobación complejos e integración de hardware de VC nativo.

Funciones principales de reserva de salas de reuniones

• Reserva de salas de reuniones mediante la aplicación web EMS, el complemento de Outlook, la aplicación móvil Direct Spaces, el letrero de la sala y el quiosco
• Reservas recurrentes con actualizaciones de reservas vinculadas automáticamente en una serie
• Videoconferencias nativas con un solo clic: cree Zoom, Microsoft Teams y Cisco WebEx y únase a ellos desde cualquier terminal de reservas
• La videoconferencia de autoservicio de EMS se coordina con el hardware de Microsoft Teams Rooms y Zoom Rooms
• EMS Room Sign application and EMS Kiosk application (soil map icon and pass a insignia)
• Highly Configurable Appeation Rules: automatic reserve rules, personalizate work flow, health protocols

Lo que destaca

La creación nativa de reuniones de Zoom, Teams y WebEx con un solo clic desde cualquier punto final de reserva, además de más de 100 informes estándar integrados con un generador de consultas personalizado, la convierten en la plataforma de programación más avanzada en esta comparación.

Descripción general de precios

No hay precios públicos publicados. Todas las cotizaciones se basan en el tamaño, la complejidad y el modelo de implementación de la organización (en la nube o en las instalaciones). Los servicios técnicos, de consultoría y de implementación se facturan por separado. Sin plan gratuito ni prueba gratuita.

Pros

• La función de programación multidepartamental más profunda establecida en esta comparación
• Integración sólida de Outlook y Cisco WebEx
• Más de 100 informes integrados y un generador de consultas personalizado

Contras

• Sin precios públicos: todas las cotizaciones requieren una conversación de ventas
• Desktop client only for Windows
• Demasiados pasos para reservar habitaciones de forma sencilla (los críticos lo han señalado en repetidas ocasiones)
• Compleja implementación; el tiempo de valorización se mide en semanas o meses
• Fallo persistente relacionado con el cambio de recurrencia; se informa de una degradación de la calidad del soporte posterior a la adquisición

En pocas palabras: Elija Accruent EMS para grandes empresas o campus de educación superior que requieran la gestión de eventos de varios departamentos, flujos de trabajo de aprobación complejos y una profunda integración del hardware de VC. No es una opción de autoservicio ni de implementación rápida.

OficiALMENTE

Officely es una plataforma de reserva de salas de reuniones y espacios de trabajo que se encuentra completamente dentro de Slack o Microsoft Teams. Los empleados reservan, registran y gestionan los espacios sin necesidad de abrir una aplicación independiente.

Ideal para: Equipos híbridos nativos de Slack de menos de 300 empleados que desean reservar salas de reuniones sin problemas y sin salir de su espacio de trabajo actual.

Funciones principales de reserva de salas de reuniones

• Reserve salas de reuniones mediante un complemento de pago (15 USD por espacio para reuniones al mes) con sincronización bidireccional del calendario
• Las reservas y los registros mediante comandos de barra se ejecutarán íntegramente en Slack o Teams, sin necesidad de una aplicación independiente
• Planos de planta interactivos que muestran la disponibilidad de habitaciones (Premium y superiores)
• Visibilidad de la asistencia en tiempo real para coordinar los días de trabajo en torno al uso de la sala

Lo que destaca

Integración 100% nativa de Slack y Teams: las reservas de salas de reuniones, los registros y las reservas con comandos diagonales se realizan dentro del espacio de trabajo existente sin añadir otra herramienta a la pila.

Descripción general de precios

Gratis para siempre hasta 5 usuarios. Basic: 2,50 USD for user al mes (anual). Prima: 3,50 USD por usuario al mes (anual). Sala de reuniones adicional: 15 USD por espacio para reuniones al mes.

Pros

• Los críticos elogian constantemente la perfecta integración de Slack
• Personal de soporte designado; servicio de atención al cliente receptivo
• Visibilidad de asistencia en tiempo real para coordinar los días de oficina

Contras

• Las salas de reuniones requieren un complemento de pago, incluso en el plan Premium
• La versión de Microsoft Teams es significativamente menos funcional que la versión de Slack
• Los precios por usuario aumentan rápidamente a gran escala: 500 usuarios con Premium = 1750 USD al mes antes de los complementos para salas de reuniones
• Sin acceso independiente a la aplicación web

En pocas palabras: Elige Officely para equipos híbridos nativos de Slack de menos de 300 empleados que desean reservar salas de reuniones sin problemas y sin necesidad de una aplicación nueva. Evítelo si su organización se basa principalmente en Teams o necesita acceder a una aplicación web independiente.

Smartway2 (HubStar Connect)

Smartway2 (que ahora pasa a llamarse HubStar Connect) es una plataforma de gestión del espacio de trabajo para reservar salas de reuniones y otros recursos de oficina, con paneles de visualización de salas con indicadores LED de disponibilidad y una profunda sincronización bidireccional con Outlook.

Ideal para: Las primeras organizaciones de Microsoft que necesitan una sincronización bidireccional profunda de Outlook y paneles de visualización de salas físicas con indicadores LED.

Funciones principales de reserva de salas de reuniones

• Reserva de salas de reuniones con planos de planta interactivos y buscador de colegas
• Sugerencias de habitaciones basadas en inteligencia artificial basadas en los criterios de los empleados
• Rooms display panels with colors LED Availability Indicators
• Credenciales registren in the room display panels
• Reserva de múltiples recursos en un solo flujo de trabajo: salas de reuniones, catering, equipo audiovisual
• Automatic Autoration for no presentation for rooms no reclamadas
• Integraciones: Microsoft Outlook (bidireccional), M365, Teams, Google Calendar, Azure AD SSO

Lo que destaca

La sincronización bidireccional de Outlook es más sólida de esta comparación, combinada con paneles de visualización de salas físicas. Un crítico mencionó una reducción de más del 70% en el número de ausencias tras implementar la señalización de las salas.

Descripción general de precios

No hay una página de precios públicos actual. Fuentes de terceros (G2/GetApp, marzo de 2022) indican un mínimo de 300$ al año y 25$ al mes por habitación. Los precios actuales requieren un presupuesto de venta. Version de prueba gratuita disponible.

Pros

• Integración rápida con Outlook (descrita como implementación en cuestión de días)
• Los paneles de visualización de salas con indicadores LED reducen significativamente las ausencias
• El registro de entrada basado en credenciales se admite de forma nativa

Contras

• Historial de revisión pública extremadamente reducido: la validación independiente por pares es difícil
• Outlook Plugin pierde la sincronización con frecuencia (problema recurrente documentado)
• No hay precios públicos actuales: todas las cotizaciones requieren una conversación de ventas
• Los revisores describen la interfaz de usuario como cerrada

En pocas palabras: Elija SmartWay2/Hubstar Connect para las organizaciones que utilizan primero Microsoft y que necesitan una sincronización bidireccional profunda de Outlook y paneles de visualización de salas físicas con indicadores LED. Evalúe con cautela, dado el escaso historial de reseñas públicas.

SuperSaaS

SuperSaaS es una plataforma de reservas basada en la nube que admite la reserva de salas de reuniones con un modelo de precios inusual: los planes se basan en la cantidad de próximas citas simultáneas en lugar de por usuario, por asiento o por habitación

Ideal para: Organizaciones con presupuesto limitado con volúmenes de reserva de salas de reuniones bajos y variables que no necesitan una plataforma de lugar de trabajo dedicada.

Funciones principales de reserva de salas de reuniones

• Reserva de salas de reuniones con configuración de capacidad y disponibilidad por habitación
• Division of rooms: divide una habitación en dos secciones que se pueden reservar de forma independiente
• Registro con código QR y reserva in situ mediante códigos QR en las entradas de las habitaciones
• Digital signaterial screen in the tablet in the room entry
• Periódicas citas con patrones de recurrencia complejos
• Control de acceso de grupos de usuarios: restringe salas específicas a equipos específicos
• Integraciones: Google Calendar (bidireccional), M365/Outlook (leer y publicar), Zoom, Google Meet, Zapier, Make

Lo que destaca

Usuarios ilimitados, habitaciones ilimitadas y horarios ilimitados desde 9 USD al mes. Este es el planificador de salas de reuniones más económico en esta comparación, con la división de habitaciones (una habitación se puede reservar en dos secciones independientes) como una característica única.

Descripción general de precios

Hasta 50 próximas citas gratuitas. Plan 1:9 dolares al mes (100 citas). Plan 2: aproximadamente 13 dólares/mes (300 citas). Plan 3: aproximadamente 18$ al mes (límite superior).

Pros

• Soporte responsivo por correo electrónico
• La opción más económica en esta comparación por un amplio margen
• Google Calendar Synchronization and automatic link with Zoom/Google Meet in all pay plans

Contras

• No hay visualización interactiva del plano de la planta
• Sin panel de análisis de uso nativo
• Iniciar sesión de inicio de sesión de SAML o SCIM
• Los precios saltan bruscos entre niveles
• La interfaz móvil de Android tiene problemas de experiencia de usuario; el calendario muestra la zona horaria de la empresa en lugar de la zona horaria local

En pocas palabras: Elija SuperSaaS para organizaciones con presupuesto limitado y volúmenes de reservas moderados y variables, principalmente para la programación de salas de conferencias, no para la gestión completa del lugar de trabajo híbrido.

What place?

Whatspot es una plataforma de reserva de salas de reuniones y recursos en la que confían más de 1500 oficinas de todo el mundo, con precios por lugar, usuarios ilimitados y una sencilla configuración de autoservicio.

Ideal para: Oficinas de menos de 100 empleados que desean precios por punto, flujos de trabajo de aprobación administrativa y una configuración rápida de autoservicio sin gastos de TI.

Funciones principales de reserva de salas de reuniones

• Reserve of Reuniones with search of Availability in real time, Instant Conflict Detection and smart filters
• Plano de planta interactivo: cargue cualquier imagen del plano de planta, defina los espacios visualmente y los empleados verán la disponibilidad de salas en vivo
• Registration with QR code without automatic presentation
• Reservaciones periódicas de salas de reuniones
• Flujo de trabajo de aprobación del administrador: aprobar, rechazar o modificar reservas
• Se requiere la reserva de visitante/huésped a través de un enlace que se puede compartir con la aprobación del administrador
• Integraciones: Microsoft Outlook (unidireccional), Google Calendar (unidireccional), Microsoft Teams

Lo que destaca

Precios por punto con usuarios ilimitados y una confirmación de reserva con un código QR con dos toques. Esta es una de las opciones de salas de reuniones más asequibles para oficinas pequeñas, con un proceso completo de aprobación administrativa integrado.

Descripción general de precios

Freemium: gratis hasta 3 plazas y 10 usuarios. Premium: 25$ al mes por las 10 primeras plazas más 9,50$ por cada 5 plazas adicionales, usuarios ilimitados. Prueba gratuita de 14 días, sin necesidad de tarjeta de crédito.

Pros

• Soporte receptivo; gran satisfacción de los revisores
• Configuración rápida de autoservicio sin intervención de TI
• El flujo de trabajo de aprobación cubre todo el ciclo

Contras

• La sincronización del calendario es unidireccional (Whatspot se conecta a Outlook/Google Calendar; los cambios en el calendario no se sincronizan de nuevo)
• Sin acceso a Microsoft Ingresa SSO, Google Workspace SSO ni API
• Límite de reservas recurrentes de aproximadamente 10 semanas
• Sin integración nativa de Zoom

En pocas palabras: Elija Whatspot para oficinas de menos de 100 empleados que deseen precios por punto, flexibilidad en el flujo de trabajo de aprobación y una configuración rápida de autoservicio. En el caso de las organizaciones de 500 personas, es probable que la falta de sincronización bidireccional de calendarios y de inicio de sesión único empresarial requiera una plataforma más madura.

HubStar

HubStar es una plataforma de trabajo empresarial que combina la reserva de salas de reuniones (HubStar Connect), el análisis de utilización del espacio basado en inteligencia artificial (PresenceIQ) y la gestión de planos de planta en una suite modular. Su elemento diferenciador es la unificación de los datos de reservas, credenciales, WiFi y sensores para predecir la demanda y el tamaño adecuado del espacio.

Ideal para: Organizaciones empresariales que necesitan datos unificados de reservas de salas de reuniones, credenciales, WiFi y sensores en una única plataforma de análisis con una profunda integración nativa de Microsoft 365.

Funciones principales de reserva de salas de reuniones

• Reserva de salas de reuniones directamente desde Outlook y gestionada a través de Teams; no se requiere una aplicación independiente
• Gestión automatizada de ausencias con tres métodos de registro: transferencia de tarjeta de identificación, aplicación móvil y registro automático por WiFi
• Sugerencias de «fecha de llegada» impulsadas por inteligencia artificial basadas en la asistencia de los colegas y en los eventos de oficina
• PresenceIQ: variables de uso a nivel de habitación, análisis de cartera, informes de costos de energía y modelado predictivo
• Integraciones: Microsoft Outlook, Exchange, Teams, Zoom, Aruba WiFi, Cisco Spaces, Extreme Networks

Lo que destaca

Unifica los datos de reserva de salas de reuniones con señales WiFi, distintivos y sensores para el modelado predictivo de la ocupación, la capa de análisis más profunda en esta comparación, especialmente para las empresas que ya utilizan infraestructuras de Aruba, Cisco Spaces o Extreme Networks.

Descripción general de precios

No hay precios públicos publicados. Todos los módulos se venden mediante un presupuesto de venta directa. Los agregadores de terceros hacen una referencia de 5000$ al año para PresenceIQ y 19$ al mes para Connect, pero ninguno de los dos está confirmado por el proveedor. No hay un plan ni una prueba gratuita.

Pros

• Ocupation analysis more comprehentives in this Comparation (WiFi + sensor + reserve data)
• Profundidad nativa de Microsoft 365: reserve habitaciones sin salir de Outlook
• Soporta despliegues de grandes empresas en varios sitios

Contras

• Sin precios públicos: la autocalificación es imposible sin una conversación de ventas
• Sin plan gratuito ni prueba gratuita
• No se ha confirmado la integración con Google Workspace, lo que bloquea las organizaciones nativas de Google
• La complejidad a nivel empresarial y la pronunciada curva de aprendizaje documentadas por los revisores
• No hay calificación de estrellas verificada en ninguna de las principales plataformas de reseñas

En pocas palabras: Elige HubStar para las organizaciones empresariales que necesitan unificar los datos de WiFi, sensores y reservas en una única plataforma de análisis con profundidad nativa en Microsoft 365. No es adecuado para los compradores del mercado intermedio que necesitan precios transparentes o una incorporación rápida por cuenta propia.

Cómo elegir el software de reserva de salas de reuniones adecuado

Aplica cinco filtros secuenciales (modelo de precios, dependencia del ecosistema, requisitos de planificación y registro, profundidad de la política administrativa y necesidades de gestión de visitantes) para reducir la lista de once opciones a una o dos que realmente se ajusten.

Filtro 1: Adapte el modelo de precios a su relación entre personal y espacio

La elección entre precios por usuario, por espacio y por recurso tiene un enorme impacto en el costo total a escala del mercado intermedio.

• Prices by user (Dibsido, Officely) escala de forma lineal con la plantilla, lo que supone un coste superior a los 200 empleados
• Prices by space (Skedda, Whatspot, Awaio) es eficiente cuando su fuerza laboral es grande en relación con su inventario reservable
• Por recurso con mínimos de módulo (Archie, Envoy, Smartway2) pueden resultar rentables si ocupan poco espacio, pero los mínimos se activan rápidamente
• Previa cita (SuperSaaS) es barato pero se limita a volúmenes bajos

Filtro 2: Evalúe la profundidad de su dependencia de Microsoft 365 o Google Workspace

• Sincronización bidireccional (Google + M365): Skedda, Archie, Dibsido, Awaio, Accruent EMS, Smartway2, Officely
• Sincronización unidireccional únicamente: ¿Qué lugar?
• Microsoft, por primera vez, no se ha confirmado Google Workspace: HubStar

Comprueba siempre la dirección de sincronización y si la integración está incluida o es un complemento de pago.

Filtro 3: Evalúe el plano de planta y los requisitos de registro

• Planos de planta personalizados entregados por el proveedor: Skedda ofrece planos convertidos a medida en menos de 48 horas con planos de planta ilimitados y rediseños gratuitos incluidos
• Sin visualización del plano de planta: SuperSaaS: una brecha difícil para los casos de uso del espacio de trabajo
• Registro con código QR: Skedda, Dibsido, Awaio, Archie, Whatspot, SuperSaaS
• Registro automático mediante Wi-Fi: Skedda (registro automático), Envoy, HubStar

Filtro 4: Determinar la política de administración y la profundidad de los permisos

• El motor de reglas y roles de Skedda cubre las restricciones según el momento del día y el día de la semana, los plazos de reserva anticipados, las aprobaciones, las condiciones de acceso basadas en etiquetas de usuario, las cuotas de reserva, los tiempos de almacenamiento y la liberación automática de no presentaciones; se puede configurar sin TI y con funciones de administrador personalizadas para una gobernanza granular
• Aprovisionamiento automatizado de SCIM: Skedda (Premier), Archie (Pro) y Envoy (Enterprise) siguen destacando
• Flujos de trabajo de aprobación complejos de varios departamentos: Accruent EMS está diseñado específicamente

Filtro 5: Evaluar los requisitos de gestión de visitantes

• Cumplimiento de visitantes empresariales (NDA de DocuSign, escaneo de identidad, aplicación de listas de bloqueo, aprovisionamiento de credenciales de Wi-Fi): Envoy Workplace
• Registro básico de visitantes con notificaciones al anfitrión: El complemento de 99 dólares al mes de Skedda cubre la necesidad sin el precio por ubicación ni la tarifa de plataforma de Envoy

Características clave que debe buscar en el software de reserva de salas de reuniones

Cobertura del flujo de trabajo de reserva: habitaciones, escritorios, registro y entrega

Un flujo de trabajo completo incluye: reservar con antelación o bajo demanda, recibir la confirmación, registrarse a la llegada y liberar automáticamente el espacio si no se produce el registro. Skedda cubre todo el flujo de trabajo, con múltiples métodos de registro y un sistema configurable de apertura automática cuando no te presentas. SuperSaaS admite el registro mediante QR, pero carece del registro automático mediante Wi-Fi y de las reservas en planta.

Motor de permisos y políticas de administración

El destacado motor de reglas y funciones de Skedda admite restricciones según el momento del día y el día de la semana, los períodos de reserva anticipados, los flujos de trabajo de aprobación de reservas, las condiciones de acceso basadas en etiquetas de usuario, las cuotas de reserva, los tiempos de reserva y la publicación automática de ausencias, que se pueden configurar sin TI. Los roles de administrador personalizados permiten la administración delegada en todas las regiones o unidades de negocio. Accruent EMS es el motor de reglas más completo para jerarquías complejas de flujos de trabajo de aprobación.

Integraciones de herramientas de calendario y lugar de trabajo

Skedda ofrece sincronización bidireccional con Google Calendar, sincronización bidireccional con Microsoft 365/Outlook, funciones integradas de MS Teams, integraciones con Slack, Zoom, Logitech Tap Scheduler, Kisi, Google Sheets y Zapier (con una cobertura de activación ampliada en 2025) y webhooks.

Plano de planta interactivo con disponibilidad en tiempo real

El equipo de diseño de Skedda convierte tus archivos estáticos en planos de planta personalizados en menos de 48 horas, con planos de planta ilimitados y rediseños gratuitos incluidos. La superposición de disponibilidad en tiempo real resalta los espacios abiertos en verde.

Análisis e informes de utilización

Skedda proporciona análisis de utilización por habitación, planta y hora del día, incluidos los días de mayor demanda, la utilización promedio, el total de reservas por usuario y espacio, e informes exportables. Accruent EMS ofrece más de 100 informes estándar, además de un generador de consultas personalizado. PresenceIQ de HubStar es la capa de análisis más sofisticada en esta comparación, ya que combina datos de reservas, credenciales, WiFi y sensores.

Simplicidad de implementación y rentabilidad

Los planes de Skedda incluyen la entrega de planos de planta personalizados y la configuración completa de la reserva (sin cargo de instalación). Los revisores describen que la configuración se completó en un día. Accruent EMS y HubStar requieren un asesoramiento de implementación; el tiempo de obtención de la rentabilidad oscila entre semanas y meses.

Consideraciones sobre precios y costos

La elección del modelo de precios es una decisión de cinco cifras a escala de mercado medio. Los complementos son la sorpresa más común en cuanto al costo total. Los modelos por usuario se componen más rápido de lo que aparecen en las demostraciones.

Cómo afectan los modelos de precios al costo total

Impulsores de costos ocultos para modelar antes de firmar

• El apilamiento de complementos es la sorpresa más común en cuanto al costo total
• La tarifa de plataforma de Envoy (fija anual, no publicada) es obligatoria además del precio de cada módulo
• La gestión de visitantes de Archie's agrega 185 dólares por ubicación al mes en Pro. El quiosco de orientación, la API y los webhooks, la aplicación móvil de marca y el soporte adicional de incorporación también tienen un coste adicional.
• Los precios por usuario a gran escala aumentan más rápido de lo que parecen en las demostraciones: en la oficina, a 3,50 USD por usuario al mes × 500 usuarios = 1750 USD al mes antes de los complementos para las salas de reuniones; en Dibsido, a 2,5€ por usuario al mes × 500 usuarios = aproximadamente 1375 USD al mes
• Las tarifas de implementación y consultoría representan un costo adicional real para Accruent EMS y Hubstar; ambos requieren migración de datos, configuración de usuarios y capacitación. Skedda incluye la incorporación sin coste adicional, con una cuota de instalación de 0$

(Incluso) Más software de reserva de salas de reuniones para elegir

• Otra nave — una plataforma de lugar de trabajo híbrida que combina la reserva interna de oficinas con el acceso a espacios de coworking a pedido. Planos de planta interactivos, tabletas que muestran las salas con la función de prevención de reuniones fantasma, registro automático mediante WiFi y sincronización bidireccional nativa con Microsoft 365 y Google Workspace. Precios mediante formulario de pedido personalizado.
• Robin — una plataforma de programación de salas para trabajos híbridos que aparece con frecuencia en las listas de comparación. Hay una cantidad limitada de documentación pública disponible para una evaluación independiente (no hay una página pública de precios).
• Aplicación MeetingRoom — una herramienta de reserva de salas de conferencias que aparece constantemente en las búsquedas por categorías. Documentación limitada sobre precios y productos públicos. Ponte en contacto directamente con el proveedor para conocer las condiciones actuales.

Skedda frente a otras opciones

Skedda contra Envoy Workplace

El nivel Premier de Skedda tiene un precio de 45 plazas que se pueden reservar a 349 USD al mes (usuarios ilimitados incluidos), mientras que el estándar de reservas de Envoy cuesta 60 USD por recurso reservable al año (unos 350 USD al mes con 45 recursos) más una tarifa de plataforma inédita obligatoria. Envoy va a la vanguardia en cuanto a la gestión de visitantes (escaneo de identificaciones, firma de NDA de DocuSign, impresión de credenciales y más de 100 integraciones con nombres). Elige Skedda para obtener un precio predecible y con todo incluido por espacio; elige Envoy cuando el cumplimiento de las normas de nivel empresarial en materia de visitas es un requisito imprescindible.

Skedda contra Dibsido

El plan todo en uno de Dibsido, de 2,5€ por usuario al mes, se amplía a unos 1375$ al mes para 500 usuarios (aproximadamente 4 veces el nivel Premier de Skedda) porque Skedda cobra por espacio reservable y no por usuario. El principal factor diferenciador de Dibsido es la versión remota de escritorio fijo y una aplicación nativa de Microsoft Teams. Elija Skedda para grandes equipos híbridos; elija Dibsido para pequeñas oficinas centradas en el M365 con menos de 150 usuarios.

Skedda contra Awaio

Los precios modulares de Awaio para 25 habitaciones y 20 escritorios ascienden a unos 342 dólares al mes, aproximadamente comparables a los de Skedda Premier en este escenario, con integraciones de calendario como complementos de pago adicionales. Lo más destacado de Awaio es la implementación de códigos QR sin necesidad de hardware y una cobertura de recursos físicos excepcionalmente amplia, que incluye casilleros inteligentes, cargadores para vehículos eléctricos y movilidad. Elige Skedda por los precios publicados, la versión de prueba gratuita y una señal de valoración avanzada; elige Awaio para entornos con un gran número de instalaciones.

Skedda contra Archie

El nivel Pro de Archie para 20 escritorios y 25 habitaciones cuesta unos 489$ al mes, por encima de Skedda Premier, que cuesta 349$ al mes, y la integración con Slack y la compatibilidad con varias ubicaciones están limitadas a Pro. Elige Skedda por el coste mensual absoluto más bajo, con usuarios ilimitados y normas de reserva más estrictas; elige Archie cuando la facturación en coworking y la coordinación de horarios híbridos son factores clave.

Skedda contra Accruent EMS

Skedda publica precios escalonados claros a partir de 249 USD al mes y sin comisión de instalación, mientras que Accruent EMS no publica precios. Accruent EMS triunfa en cuanto a la profundidad de la programación empresarial: aplicación móvil basada en inteligencia artificial, más de 100 informes de utilización e integración de capital virtual nativa con un solo clic. Elija Skedda para las oficinas híbridas del mercado intermedio; elija Accruent EMS para las grandes empresas.

PREGUNTAS MÁS FRECUENTES

¿Cuál es la diferencia entre los escritorios compartidos y los hoteles de oficina en el software de reservas?

Los escritorios compartidos se asignan por orden de llegada: los empleados llegan y reclaman cualquier escritorio disponible. El alojamiento en oficinas requiere reserva anticipada: los empleados reservan un escritorio específico antes de llegar. La mayoría de las plataformas admiten ambos modos simultáneamente. Skedda, Archie, Envoy y Awaio permiten a los administradores configurar escritorios específicos como escritorios compartidos o escritorios de hotel y combinar ambos en el mismo plano de planta. Para obtener información más detallada, consulte ¿Qué es la hotelería con escritorio?

¿El software de reserva de salas de reuniones se integra con Microsoft Teams y Google Calendar al mismo tiempo?

Sí, la mayoría de las herramientas admiten ambas cosas simultáneamente. Skedda, Archie, Dibsido, Awaio, Accruent EMS, Smartway2 y Officely enumeran ambas. La diferencia fundamental es la dirección de sincronización: bidireccional (los cambios se propagan en ambos sentidos) y unidireccional. Confirme siempre la dirección de sincronización antes de firmar.

¿Qué método de registro funciona mejor si no se presenta la publicación automática sin necesidad de comprar hardware?

El registro con código QR no requiere ningún hardware conectado a la red más allá de una pegatina impresa. El registro automático mediante Wi-Fi (disponible en Skedda, Envoy y HubStar) va más allá: la presencia se detecta automáticamente cuando un empleado interactúa con la plataforma desde la red Wi-Fi de la oficina. Ambos métodos no requieren hardware.

¿Cómo debo comparar los precios entre los modelos por usuario y por espacio?

Usa un escenario de compra normalizado, por ejemplo, 500 empleados, 3 oficinas y 45 espacios que se pueden reservar. Con 500 empleados y 45 plazas, el precio por usuario es de 3,50 USD por usuario al mes = 1750 USD al mes; el precio por espacio en Skedda Premier es de 349 USD al mes, aproximadamente 5 veces más barato. La ventaja por espacio aumenta a medida que aumenta la plantilla.

¿Cuál es el conjunto mínimo de funciones viables para una herramienta de reserva de lugares de trabajo híbridos del mercado medio?

Como mínimo: sincronización bidireccional del calendario, plano de planta interactivo con disponibilidad en tiempo real, publicación automática de no presentaciones al registrarse, reglas de reserva para administradores e informes de utilización. Las herramientas que carezcan de alguna de estas opciones deben evaluarse como soluciones parciales.

¿Es suficiente un plan gratuito para una organización del mercado intermedio?

Ninguna de las herramientas de esta comparación ofrece un plan gratuito con la profundidad de funciones necesaria para una implementación de 500 personas en varias ubicaciones. La mejor opción de evaluación es una versión de prueba gratuita con todas las funciones: Skedda ofrece una versión de prueba Premier de 14 días que incluye un plano de planta personalizado, WhatsApp 14 días, Archie 14 días después de la demostración y Dibsido 14 días.

¿Cuánto cuesta el software de reserva de salas de reuniones para una oficina de 500 empleados?

Para una oficina de 500 empleados con 25 salas de reuniones y 20 escritorios compartidos, las herramientas con precios publicados en esta comparación oscilan entre 92 y 2.125 dólares al mes. Skedda Premier (349 dólares/mes) y Whatspot (unos 92 dólares/mes) son las más baratas; las herramientas por usuario como Officely (2.125 dólares/mes en la versión Premium con complementos para salas de reuniones) y Dibsido (1.375 dólares/mes) son las más caras. Accruent EMS y HubStar requieren un presupuesto personalizado.

Conclusión

Para una oficina híbrida de 300 a 2000 personas con múltiples ubicaciones que necesite coordinar la disponibilidad de salas de reuniones y escritorios sin una gran participación de TI, Skedda es la opción predeterminada recomendada. Su modelo de precios por espacio es la opción publicada más rentable para el mercado intermedio. Los planos de planta personalizados se entregan en menos de 48 horas, un motor de reglas de reserva flexible, seis métodos de registro, que incluyen el registro automático y el código QR, el aprovisionamiento de SCIM, las funciones de administrador personalizadas y un paquete de integración profunda, que cubren el flujo de trabajo básico de un lugar de trabajo híbrido sin contratar servicios profesionales. La valoración de 4,8/5 en 281 reseñas de Capterra refleja una auténtica facilidad de adopción.

Elige un competidor cuando una restricción específica apunte allí:

• Envoy Workplace — los requisitos de cumplimiento de sus visitantes incluyen la firma de NDA de DocuSign, el escaneo de identificaciones, el aprovisionamiento de credenciales de Wi-Fi o la aplicación de listas de bloqueo a nivel de auditoría
• Dibsido — su equipo tiene menos de 150 empleados, principalmente en Microsoft 365, y necesita una versión remota de escritorio fijo al precio de entrada más bajo por usuario
• Awaio — el alcance de sus instalaciones incluye casilleros inteligentes, cargadores para vehículos eléctricos, casilleros para bicicletas eléctricas, coches de piscina o servicios de transporte
• Archie — gestionas un espacio de coworking o necesitas un aprovisionamiento de usuarios basado en SCIM y un bot de reservas nativo de Slack con facturación de coworking
• EMS acumulados — es una gran empresa o institución de educación superior con una programación de eventos de varios departamentos y jerarquías de aprobación complejas
• OficiALMENTE — todo tu equipo está en Slack y quieres reservar mesa sin problemas sin necesidad de una aplicación nueva
• SuperSaaS — su volumen de reservas es bajo y variable, el costo es la principal limitación y puede aceptar la ausencia de visualización del plano de planta
• What place? — su organización tiene menos de 100 empleados y necesita precios por punto, flexibilidad en el flujo de trabajo de aprobación y una configuración rápida de autoservicio

Sea cual sea la herramienta que preseleccione, utilice su escenario de comprador específico como punto de referencia para la normalización de precios y confirme la dirección de sincronización (bidireccional o unidireccional) para su plataforma de calendario principal antes de comprometerse. Para la opción predeterminada recomendada, reserve una demostración para ver cómo Skedda se adapta a su lugar de trabajo.