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Les espaces de bureaux évoluent. Les taux d'inoccupation des immeubles de bureaux aux États-Unis n'ont jamais été aussi élevés, même des années après que la COVID-19 a bouleversé la dynamique du travail. Espace de bureau une superficie totale de 902 millions de pieds carrés est vide—cela est dû en grande partie à l'essor du travail hybride et à la pression continue des employés en faveur de modalités de travail flexibles. La façon dont les organisations gèrent leurs espaces de bureau doit évoluer en fonction de l'environnement de travail moderne.
Ce guide vous fournit tout ce que vous devez savoir sur la gestion des espaces de bureau, y compris ce qu'elle est, les avantages et les défis, les facteurs à prendre en compte, les stratégies pour une gestion efficace de l'espace, les dernières tendances et l'avenir de la gestion de l'espace. Allons-y.
La gestion de l'espace est le processus d'optimisation de l'utilisation de l'espace physique. Il s'agit d'un objectif stratégique visant à optimiser la fonctionnalité, le confort et la productivité tout en minimisant le gaspillage et les inefficacités. Dans le monde du travail moderne, pour de nombreuses organisations, une gestion efficace de l'espace implique la mise en place d'espaces flexibles adaptés à l'objectif des employés lorsqu'ils se rendent au bureau. Par exemple, il peut s'agir de trouver le juste équilibre entre espace collaboratif et espace calme face à l'évolution des habitudes de travail et à l'évolution de l'encombrement des bureaux.
La gestion de l'espace implique la planification, la conception et la maintenance continue de l'espace de travail donné afin d'en maximiser le potentiel. Voici un processus de gestion de l'espace à suivre :
Comprendre les exigences de l'espace, tels que le nombre d'occupants, le type d'activités qui auront lieu et les besoins spécifiques éventuels (par exemple, stockage, espaces de réunion). Ensuite, concevez des espaces flexibles que vous pourrez facilement reconfigurer en fonction de l'évolution des besoins, tels que des meubles modulaires ou des murs mobiles. Créez des quartiers de bureaux en attribuant des zones spécifiques à différentes fonctions (par exemple, postes de travail, zones de détente, salles de réunion) afin de vous assurer une utilisation efficace de l'espace.
Déterminez qui obtient quels espaces, par exemple en attribuant des bureaux aux employés, en attribuant des bureaux aux départements ou en réservant des espaces à usage commun. Cela peut également inclure l'espace que vous allouez à l'hébergement de bureau, hot desks, ou des bureaux permanents.
Trouvez un juste équilibre entre les différents besoins en vous assurant que l'attribution de l'espace reflète les priorités de l'organisation, par exemple en fournissant plus d'espace aux équipes qui ont besoin de collaboration ou de confidentialité (par exemple, équipes financières et juridiques). Il est important de trouver un équilibre entre le coût de l'espace (loyer, services publics, entretien) et son utilité. Cela peut impliquer la réduction des effectifs, la relocalisation ou la refonte des espaces afin de réduire les coûts tout en maintenant ou en améliorant les fonctionnalités.
« Tout le monde déménage ou réduit l'espace. Ils repensent la façon dont leurs espaces sont reconfigurés. Il ne s'agit pas simplement de disposer d'un espace pour s'asseoir, mais d'avoir des espaces collaboratifs, des lieux où les gens peuvent se déconnecter un peu de tout ce qui se passe autour d'eux. » - Mayra Portalatin, vice-présidente des services d'installations chez NVE, Inc.
Optimisez l'espace en ajustant la disposition ou l'utilisation de l'espace en fonction des commentaires et des données d'utilisation. Par exemple, si une salle de réunion est rarement utilisée, elle peut être convertie en postes de travail supplémentaires ou en espace collaboratif. Assurez-vous que l'espace est utilisé le plus efficacement possible, souvent en minimisant l'espace perdu (par exemple, bureaux inutilisés, espaces de rangement excédentaires).
Face au changement climatique, il est également essentiel d'intégrer des pratiques durables, telles que l'éclairage économe en énergie, l'utilisation de matériaux recyclés ou la conception d'espaces qui réduisent le besoin d'éclairage artificiel. Au final, vos besoins en matière d'espace de travail pour favoriser une expérience de travail exceptionnelle. Assurez-vous que les espaces sont confortables, sûrs et propices à la productivité en intégrant un mobilier ergonomique, une ventilation adéquate, de la lumière naturelle et un contrôle du bruit.
Suivez régulièrement l'utilisation de l'espace par le biais d'observations, d'enquêtes ou de technologies telles que des capteurs de présence. Tenez compte des indicateurs relatifs à l'utilisation de l'espace, aux taux d'occupation et aux coûts. Effectuez des audits et des examens réguliers pour vous assurer que l'espace est utilisé efficacement et que les ajustements nécessaires sont apportés. Vous pouvez utiliser les données que vous collectez pour fournir des rapports réguliers aux parties prenantes sur l'utilisation de l'espace, les coûts et les modifications apportées ou recommandées.
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La gestion de l'espace a toujours été importante pour garantir la gestion sûre et efficace des bureaux. Avec des horaires de travail flexibles, une gestion efficace de l'espace devient encore plus essentielle pour réduire la consommation d'énergie et les coûts, améliorer la collaboration et la productivité et améliorer l'expérience globale des employés. Voici quelques avantages clés :
Une gestion efficace de l'espace optimise l'espace disponible, réduit les déchets et garantit une utilisation efficace des ressources telles que l'électricité, le mobilier et les équipements. Un espace bien géré est également efficace pour s'adapter rapidement aux changements, tels que l'accueil de nouveaux employés, l'introduction de nouvelles technologies ou la réorganisation de la conception des bureaux existants. Cette flexibilité permet aux organisations d'étendre leurs activités sans interruption ni revers importants.
Le travail hybride permet aux organisations de réduire la quantité de biens immobiliers inutilisés, ce qui contribue à mieux contrôler les coûts et à réduire l'empreinte carbone. En optimisant l'espace, les entreprises peuvent éviter des agrandissements inutiles et réduire le besoin de bureaux supplémentaires, économisant ainsi sur les loyers et les dépenses d'entretien.
La façon dont un espace est conçu et ses équipements peuvent affecter la productivité des employés. Recherche Gensler a constaté que des espaces de haute qualité permettaient d'améliorer les performances des équipes. Des espaces bien organisés conçus dans un souci de fonctionnalité créent un environnement de travail plus confortable, ce qui améliore le moral des employés, réduit le stress et améliore la collaboration. Tous ces facteurs stimulent en fin de compte la productivité des employés.
Une gestion efficace de l'espace peut entraîner une réduction de la consommation d'énergie en maximisant la lumière naturelle, en optimisant le chauffage et la climatisation et en réduisant le besoin d'espaces supplémentaires ou de nouvelles constructions. L'optimisation de l'espace peut réduire l'empreinte immobilière et carbone d'une organisation, réduisant ainsi les émissions énergétiques.
La gestion de l'espace est le processus d'optimisation de l'utilisation de l'espace physique. Il s'agit d'un objectif stratégique visant à optimiser la fonctionnalité, le confort et la productivité tout en minimisant le gaspillage et les inefficacités. La gestion de l'espace est plus difficile dans les environnements de travail hybrides en raison de la flexibilité des espaces et des horaires.
Alors que les organisations réduisent la taille de leurs bureaux et que les modèles de travail hybrides deviennent la norme, l'intégration d'espaces flexibles est une solution pour optimiser l'utilisation de l'espace. Une variété d'espaces flexibles, y compris des espaces de collaboration et de détente, est essentielle pour améliorer la productivité et l'engagement. Les lieux de travail les plus performants offrent un meilleur accès à des espaces offrant une gamme plus diversifiée de milieux de travail pour les individus et les équipes (Gensler).
Cependant, la gestion de l'espace pour une variété d'espaces est plus difficile, qu'il s'agisse de créer l'espace idéal ou de l'entretenir. Par exemple, les défis de gestion de l'espace pour les universités consistent notamment à trouver le bon espace. Les étudiants, les professeurs, le personnel et parfois les visiteurs partagent des espaces limités sur le campus d'une école. Les gens peuvent finir par se rendre physiquement d'une pièce à l'autre pour trouver un espace pour une répétition ou pour étudier. Une gestion efficace de l'espace intègre un système de gestion de l'espace pour aider tous ceux qui ont besoin d'un espace à en trouver et à réserver plus facilement.
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Les horaires flexibles compliquent également la gestion de l'espace en raison de l'imprévisibilité de l'affluence du bureau un jour donné. De nombreuses organisations suivent les meilleures pratiques lorsqu'elles structurent des horaires de travail hybrides, ce qui permet aux équipes de décider quels jours elles se réunissent. Cette disposition permet une plus grande autonomie et améliore la productivité, mais peut compliquer la recherche de la quantité optimale d'espace de bureau nécessaire et des types d'espaces nécessaires.
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Les gestionnaires des installations doivent être plus stratégique et créatif lors de l'optimisation de l'utilisation de l'espaceet en contrôlant ces coûts sans compromettre l'expérience de travail hybride. Cela signifie que les espaces très fréquentés doivent encore être équipés d'outils et de ressources de haute qualité, et que les espaces moins fréquentés devront peut-être être repensés pour mieux soutenir le travail des employés. Outre la gestion de l'éclairage, de la température et de la qualité de l'air, l'utilisation efficace de l'espace hybride consiste également à concevoir intentionnellement des espaces qui favorisent la collaboration, la productivité et le bien-être.
« Il ne s'agit plus seulement des bâtiments que nous gérons, mais de ce que nous faisons au-delà de cela. Il s'agit de nous assurer que nous prenons en compte non seulement ce que ressentent les gens lorsqu'ils entrent dans le bâtiment ou lorsqu'ils arrivent au travail, mais aussi en dehors de cela, où qu'ils travaillent. » - Christa Dodoo, responsable des services de gestion des installations au Programme alimentaire mondial des Nations Unies
Le ministère américain de l'Énergie a récemment publié une définition nationale d'un bâtiment à émission zéro pour guider les organisations dans leurs efforts de décarbonisation. La promotion de la durabilité et de la responsabilité d'entreprise place la réduction de l'énergie au premier plan des priorités de la gestion des installations. Cela signifie que les espaces doivent être gérés de manière beaucoup plus optimale, par exemple en installant des systèmes CVC économes en énergie, en éteignant automatiquement les lumières lorsqu'un espace n'est pas utilisé ou en contrôlant la quantité de climatisation et de chauffage en fonction du nombre de personnes présentes dans le bureau.
Le travail hybride a bouleversé les modes de travail traditionnels et a changé la façon dont les responsables des installations gèrent l'espace. Les employés n'utilisent plus les espaces de bureau de la même manière. Au lieu d'avoir des employés au bureau cinq jours par semaine attachés à un siège assigné, le travail hybride a augmenté la flexibilité des espaces et de la disposition des sièges. Enfin, les nouvelles lois sur le développement durable et l'engagement de lutter contre le changement climatique ont obligé les organisations à investir dans des outils et des infrastructures pour atteindre leurs objectifs en matière d'énergie et de réduction des émissions.
L'accent mis sur la durabilité dans la gestion des installations a entraîné une augmentation des systèmes de gestion de l'énergie (EMS), un ensemble d'outils numériques qui aident à surveiller, contrôler et optimiser la performance énergétique d'une organisation. Par exemple, un EMS aide les équipes de maintenance des bâtiments à surveiller et à gérer la consommation d'électricité d'un bâtiment.
Le nombre de technologies utilisées dans la gestion de l'espace augmente chaque jour. Des technologies intelligentes à l'IoT (Internet des objets), en passant par l'intelligence artificielle (IA) et l'analyse prédictive, les responsables des installations s'appuient de plus en plus sur des outils technologiques pour gérer les espaces de manière plus efficace. Ces technologies fournissent des informations plus précises sur les modèles d'utilisation de l'espace et la consommation d'énergie, ce qui permet une approche plus différenciée et pratique de la gestion des espaces dans les environnements de travail hybrides.
« Nous nous dirigeons ensuite vers l'analyse prédictive, vers l'apprentissage automatique dans ce domaine, en tirant réellement parti de notre espace d'exploitation et de maintenance afin d'utiliser des éléments tels que des jumeaux numériques pour vraiment comprendre, de manière très prédictive et proactive, comment nous pouvons optimiser l'efficacité des espaces que nous supervisons et gérons. » - Lynn Baez, vice-présidente des installations et du lieu de travail chez McKesson
Le travail hybride complique la tâche de savoir qui est sur place à quel moment. Les organisations peuvent avoir des employés, des sous-traitants, des visiteurs, des clients, etc., qui travaillent tous sur place en cas d'urgence. C'est pourquoi de plus en plus d'organisations intègrent la gestion des visiteurs et leurs plateformes de gestion des espaces pour suivre les occupants sur place et enregistrer les entrées et les sorties. Le fait de disposer d'un enregistrement mis à jour en direct peut aider à garantir que toutes les parties sont prises en compte en cas d'urgence et à renforcer la sûreté et la sécurité au quotidien.
De nouvelles lois comme Loi locale 97 de New York et BERDO de Boston placer au premier plan des objectifs ambitieux en matière de développement durable. Les responsables des installations doivent trouver des moyens d'améliorer l'efficacité et de réaliser des économies dans la gestion des espaces afin d'atteindre ces nouveaux objectifs de durabilité.
« L'une des principales opportunités que je vois pour la gestion des installations à la suite de la pandémie est de tirer parti de cette place à la table qui nous a enfin été accordée et de pouvoir avoir un impact sur le lieu de travail comme nous ne le faisions pas par le passé, en particulier en ce qui concerne le bien-être des employés ou des occupants du bâtiment. » - Christa Dodoo, responsable des services de gestion des installations au Programme alimentaire mondial des Nations Unies
La gestion des espaces de bureau est essentielle pour garantir qu'un espace de travail soit productif, efficace et confortable pour les employés. Voici quelques éléments clés à prendre en compte lors de la gestion des espaces de bureaux :
Pour déterminer la taille de votre bureau hybride, vous devez d'abord prendre en compte les besoins en espace. Cela inclut le nombre d'occupants, le type d'activités qui auront lieu, la fréquence d'utilisation des bureaux, le nombre d'employés et leurs rôles, ainsi que les besoins spécifiques (par exemple, stockage, zones de réunion). Le travail hybride nécessite de nouvelles conceptions d'espaces de travail, mettant l'accent sur des espaces flexibles facilement configurables. Cela peut impliquer d'allouer des espaces de réunion ou de coworking plus flexibles et de prévoir moins de bureaux permanents. Alors que les organisations évoluent dans le modèle de travail hybride, conception de bureau pour le travail hybride est crucial.
Les nouvelles technologies peuvent réduire considérablement le besoin d'espace physique en permettant le travail à distance, en améliorant la communication et optimisation de l'utilisation de l'espace existant. Par exemple, des technologies telles que les systèmes de réservation de bureaux, les capteurs d'occupation et l'affichage numérique peuvent aider à gérer efficacement l'espace et à suivre les tendances d'utilisation pour éclairer la prise de décisions futures en matière d'espace. Outre l'optimisation de l'utilisation de l'espace, les entreprises peuvent avoir besoin de mettre à jour leur infrastructure technologique pour garantir la productivité de leurs employés partout dans le bureau, notamment en fournissant suffisamment de prises électriques et en veillant à ce que chacun puisse bénéficier d'une couverture Wi-Fi performante.
Les employés veulent une gamme d'espaces qui peuvent répondre à tous leurs besoins professionnels, qu'il s'agisse de sièges de bureau flexibles, de salles de conférence à la pointe de la technologie ou d'espaces paisibles propices à la détente. Recherche Gensler a révélé que dans les lieux de travail très performants, 94 % des employés ont le choix de l'endroit où ils travaillent au sein du bureau. Les organisations doivent également s'assurer que l'espace favorise la santé et le bien-être des employés en fournissant un mobilier ergonomique, un éclairage adéquat et des mesures antibruit pour réduire les distractions. L'intégration de plantes d'intérieur ou d'espaces extérieurs contribue également à améliorer l'environnement de bureau et à favoriser le bien-être.
Les organisations ont des besoins différents. Pour certains, il peut être judicieux d'attendre de devenir propriétaire de leur espace de bureau en raison de la situation dans laquelle se trouve actuellement l'entreprise. Il est important de prendre en compte la différence de coût entre la location et la propriété de votre espace de bureau en fonction des objectifs commerciaux à long terme. En outre, les responsables des installations devraient utiliser informations issues des systèmes de gestion de l'espace pour analyser la manière dont les espaces de bureaux sont utilisés afin de voir s'ils peuvent contrôler les coûts par d'autres moyens. Si une zone est constamment sous-utilisée, ils peuvent opter pour une superficie plus petite.
Les organisations doivent utiliser un éclairage, des systèmes CVC et des appareils électroménagers économes en énergie afin de réduire la consommation globale d'énergie. Lorsque cela est raisonnable, des sièges flexibles peuvent également réduire l'immobilier de bureau et la consommation d'énergie. Hot desking efficace parmi les travailleurs hybrides peuvent réduire leur empreinte carbone de 28 %, selon une étude publiée dans les Proceedings of the National Academy of Sciences. En outre, les organisations peuvent aider les employés de bureau à faire des choix plus écologiques en mettant en place des stations de recyclage et en fournissant des ustensiles et des ustensiles de cuisine au lieu de ceux jetables.
Maintenant que vous comprenez le processus de gestion de l'espace, voici quelques stratégies efficaces de gestion de l'espace :
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La mise en œuvre d'une stratégie efficace de gestion de l'espace dans un environnement de travail hybride implique de trouver un équilibre entre flexibilité, rentabilité et satisfaction des employés. Voici quelques bonnes pratiques qui vous aideront à améliorer votre stratégie de gestion de l'espace :
Une politique bien définie établira des règles et des directives claires pour l'utilisation de l'espace, notamment bureaux de réservation et des salles de réunion. Des règles claires garantissent que chacun peut utiliser l'espace dont il a besoin quand il en a besoin. Votre politique en matière d'espace peut également inclure des directives de nettoyage et d'assainissement sur la manière de garder les espaces propres pour que les autres puissent les utiliser par la suite, afin de créer une expérience plus satisfaisante pour tous. Les organisations peuvent élaborer leurs politiques spatiales avec politiques de travail hybrides pour s'assurer que le bureau s'adapte aux pics d'affluence des jours de pointe et économise de l'énergie les jours moins fréquentés.
Un système de gestion de l'espace qui permet aux employés de réserver des bureaux, des salles de réunion et d'autres espaces partagés peut apporter de l'organisation dans un environnement comportant de nombreux éléments mobiles. Les plateformes dotées de plans d'étage personnalisés permettent aux employés de localiser plus facilement les espaces disponibles et de naviguer dans le bureau, leur permettant ainsi de trouver l'espace qui répond à leurs besoins.
En outre, systèmes de gestion de l'espace fournir des données en temps réel sur la façon dont l'espace est utilisé, en informant les organisations de ce qui fonctionne bien et de ce qui ne fonctionne pas. Les organisations peuvent en apprendre beaucoup lorsqu'elles utilisent un système de gestion de l'espace doté de capteurs d'occupation pour suivre le trafic piétonnier et les habitudes d'utilisation. Cela permet aux responsables des installations de prendre des décisions fondées sur des données concernant les besoins futurs en espace ou la réaffectation de zones sous-utilisées.
L'un des piliers d'une gestion efficace de l'espace est la maintenance continue de l'espace, notamment en veillant à ce qu'il s'adapte aux changements au fil du temps. Les organisations doivent s'assurer de pouvoir réattribuer rapidement leur espace pour répondre à l'évolution des besoins. Cela peut aller de l'intégration de la flexibilité dans l'espace physique à l'utilisation de technologies capables de s'adapter aux changements. Mobilier flexible et modulaire qui peuvent être facilement déplacés peuvent accélérer le processus visant à répondre à l'évolution des besoins ou à la taille des équipes. Des outils technologiques faciles à utiliser et associés à un excellent système de support peuvent également faciliter la mise à jour des modifications apportées à vos plateformes.
Lorsque vous choisissez un système de gestion de l'espace, vous devez d'abord connaître les bases. Cela signifie qu'il faut s'assurer que la plate-forme dispose d'une sécurité de premier ordre, d'un excellent support en cas de problème et de mises à jour continues pour s'adapter aux changements.
Une fois que vous aurez compris les bases, vous devriez rechercher des fonctionnalités qui facilitent la gestion des espaces. Cela signifie des cartes interactives pour visualiser votre espace, des intégrations parfaitement adaptées à votre infrastructure technologique actuelle, des analyses et des informations pour vous aider à prendre des décisions, ainsi que des capacités de gestion robustes pour répondre à tous vos besoins nuancés.
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L'avenir de la gestion de l'espace est façonné par l'évolution de la dynamique du lieu de travail, les progrès technologiques et l'évolution de la façon dont les entreprises abordent leur environnement physique. Les principales tendances indiquent une évolution vers des pratiques de gestion plus flexibles, efficaces et fondées sur les données, qui donnent la priorité à l'expérience sur le lieu de travail, à la durabilité et à l'adaptabilité. Voici les principaux développements qui façonnent l'avenir de la gestion de l'espace :
Le travail hybride devenant de plus en plus courant, les espaces de bureau seront conçus dans un souci de flexibilité. Hot desking, les espaces de coworking et la disposition dynamique des sièges deviendront la norme. Les organisations créeront également davantage espaces de travail basés sur les activités (ABW). Cela implique de concevoir des bureaux en fonction d'activités spécifiques plutôt que d'attribuer aux employés un bureau fixe, en mettant l'accent sur une variété d'espaces propices au travail concentré, à la collaboration, à la créativité et à la détente.
« Le travail à distance et la réduction des espaces de bureau constituent selon moi le plus grand défi. Il est prévu que 800 milliards de dollars de pertes potentielles liées à des espaces de bureaux inutilisés auront un impact sur les grandes villes d'ici 2030. Si nos installations comptent moins de personnel, nous devons concentrer nos efforts sur l'utilisation de l'espace et l'allocation des actifs et des ressources. » - George Alvarado, directeur de la formation en prestation de services chez C&W Services
L'avenir des bureaux sera celui de l'intégration de la technologie. Les organisations utiliseront de plus en plus de capteurs pour surveiller l'utilisation de l'espace, la température, l'éclairage et l'occupation. Ces données granulaires aideront les responsables des installations à optimiser l'utilisation de l'espace, à améliorer l'efficacité énergétique et à effectuer des ajustements en temps réel. Les organisations vont également de plus en plus utiliser des outils basés sur l'IA pour analyser les données à partir de diverses sources pour formuler des recommandations sur l'utilisation de l'espace, les flux de travail des employés et l'allocation des ressources. En outre, l'analyse prédictive aidera les organisations à anticiper les besoins futurs et à apporter les changements nécessaires de manière proactive.
Les nouvelles lois sur les émissions et les objectifs de durabilité inciteront les organisations à donner la priorité à l'utilisation de systèmes d'éclairage intelligents, de systèmes CVC automatisés et de matériaux économes en énergie. Les organisations travailleront également à création d'espaces à consommation nette nulle, en utilisant des sources d'énergie renouvelables et en réduisant les déchets de bureau.
Avec la baisse du bien-être des employés et les employés se sentent plus isolés que jamais, les organisations se concentreront davantage sur l'amélioration du bien-être et de l'engagement des employés. Cela peut impliquer d'investir dans des espaces tels que des salles de relaxation, des modules de méditation ou des zones calmes, dans le but global de réduire le stress et d'améliorer le confort. En outre, les organisations peuvent intégrer de nouvelles technologies et des conceptions de bureaux adaptées aux préférences et aux besoins professionnels des employés, contribuant ainsi à créer un environnement de travail plus confortable.
Les organisations peuvent créer des quartiers de bureaux où certaines zones sont réservées aux employés qui ont besoin de plus d'intimité ou de calme en fonction de leur rôle. Cela peut inclure l'ajout d'une isolation phonique, de cabines privées et d'une acoustique améliorée. Compte tenu du recours accru à la technologie et au travail à distance, la cybersécurité jouera également un rôle crucial dans le travail hybride. Les organisations devront faire preuve de diligence pour s'assurer que leur infrastructure technologique est à jour prévenir les attaques de cybersécurité, et en cas de violation, mettez en place les moyens de défense nécessaires pour les contrer.
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