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Los espacios de oficina están cambiando. La tasa de vacantes en los edificios de oficinas de EE. UU. está en su punto más alto de todos los tiempos, incluso años después de que la COVID-19 alterara la dinámica laboral. Espacio de oficina con un total de 902 millones de pies cuadrados están vacíos—gran parte de ello se debe al auge del trabajo híbrido y al continuo impulso de los empleados a favor de acuerdos laborales flexibles. La forma en que las organizaciones administran su espacio de oficina debe cambiar con el lugar de trabajo moderno.
Esta guía le proporciona todo lo que necesita saber sobre la administración del espacio de oficina, incluido qué es, los beneficios y los desafíos, los factores a tener en cuenta, las estrategias para una administración eficaz del espacio, las últimas tendencias y el futuro de la administración del espacio. Vamos a sumergirnos.
La gestión del espacio es el proceso de optimización del uso del espacio físico. Es un objetivo estratégico maximizar la funcionalidad, la comodidad y la productividad y, al mismo tiempo, minimizar el desperdicio y las ineficiencias. En el lugar de trabajo moderno, la gestión eficaz del espacio para muchas organizaciones significa implementar espacios flexibles que se ajusten al propósito de los empleados al ir a la oficina. Por ejemplo, puede parecer que hay que encontrar el equilibrio adecuado entre un espacio colaborativo y un espacio silencioso ante los cambios en los patrones de trabajo y los cambios en la superficie de la oficina.
La gestión del espacio implica la planificación, el diseño y el mantenimiento continuo del espacio de trabajo determinado para maximizar su potencial. Este es un proceso de administración del espacio que debes seguir:
Comprenda los requisitos del espacio, como el número de ocupantes, el tipo de actividades que se llevarán a cabo y cualquier necesidad específica (por ejemplo, almacenamiento, áreas de reunión). Luego, diseñe espacios flexibles que pueda reconfigurar fácilmente a medida que cambien las necesidades, como muebles modulares o paredes móviles. Crea barrios de oficinas asignando áreas específicas para diferentes funciones (por ejemplo, estaciones de trabajo, zonas de relajación, salas de reuniones) para garantizar un uso eficaz del espacio.
Determine quién se queda con qué espacios, como asignar escritorios a los empleados, asignar oficinas a los departamentos o reservar áreas para uso común. Esto también puede incluir la cantidad de espacio que asignas al alojamiento en hoteles con escritorio, escritorios compartidos, o escritorios permanentes.
Encuentre un buen equilibrio entre las diversas necesidades asegurándose de que la asignación de espacio refleje las prioridades de la organización, como proporcionar más espacio a los equipos que requieren colaboración o privacidad (p. ej., equipos financieros y legales). Es importante equilibrar el costo del espacio (alquiler, servicios públicos, mantenimiento) con su utilidad. Esto podría implicar reducir el tamaño, reubicar o rediseñar los espacios para reducir los costos y, al mismo tiempo, mantener o mejorar la funcionalidad.
«Todo el mundo se está mudando o reduciendo el espacio. Se están replanteando la forma en que se reconfiguran sus espacios. No se trata solo de tener un espacio para que alguien se siente, sino de tener espacios colaborativos, lugares donde las personas puedan desconectarse un poco de todo lo que sucede a su alrededor». - Mayra Portalatin, vicepresidenta de servicios de instalaciones de NVE, Inc.
Optimice el espacio ajustando el diseño o el uso del espacio en función de los comentarios y los datos de uso. Por ejemplo, si una sala de reuniones se usa con poca frecuencia, podría convertirse en estaciones de trabajo adicionales o en un espacio colaborativo. Asegúrese de que el espacio se utilice de la manera más eficiente posible, a menudo minimizando el espacio desperdiciado (por ejemplo, escritorios sin usar o áreas de almacenamiento excesivas).
Ante el cambio climático, también es esencial incorporar prácticas sostenibles, como la iluminación de eficiencia energética, el uso de materiales reciclados o el diseño de espacios que reduzcan la necesidad de iluminación artificial. En última instancia, sus necesidades de espacio de trabajo para fomentar una excelente experiencia en el lugar de trabajo. Asegúrese de que los espacios sean cómodos, seguros y propicios para la productividad incorporando muebles ergonómicos, ventilación adecuada, luz natural y control del ruido.
Realice un seguimiento regular del uso del espacio mediante la observación, las encuestas o la tecnología, como los sensores de ocupación. Considera las métricas sobre cómo se usa el espacio, las tasas de ocupación y los costos. Realice auditorías y revisiones periódicas para garantizar que el espacio se utilice de manera eficaz y que se realicen los ajustes necesarios. Puede utilizar los datos que recopila para proporcionar informes periódicos a las partes interesadas sobre el uso del espacio, los costos y cualquier cambio realizado o recomendado.
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La gestión del espacio siempre ha sido importante para garantizar que las oficinas funcionen de forma segura y eficiente. Con horarios de trabajo flexibles, la gestión eficaz del espacio se vuelve aún más esencial para reducir el uso y los costos de energía, mejorar la colaboración y la productividad y mejorar la experiencia general de los empleados. Estas son algunas de las principales ventajas:
La gestión eficaz del espacio optimiza el espacio disponible, reduce los residuos y garantiza que los recursos como la electricidad, los muebles y los equipos se utilicen de forma eficaz. Un espacio bien administrado también es eficiente para adaptarse rápidamente a los cambios, como dar cabida a nuevos empleados, introducir nuevas tecnologías o reorganizar los diseños de oficinas existentes. Esta flexibilidad permite a las organizaciones ampliar sus operaciones sin interrupciones ni contratiempos significativos.
El trabajo híbrido permite a las organizaciones reducir el uso de bienes inmuebles no utilizados, lo que ayuda a controlar mejor los costos y reducir la huella de carbono. Al optimizar el espacio, las empresas pueden evitar expansiones innecesarias y reducir la necesidad de oficinas adicionales, ahorrando así en gastos de alquiler y mantenimiento.
La forma en que se diseña un espacio y las comodidades que contiene pueden afectar a la productividad de los empleados. Investigación de Gensler descubrió que los espacios de alta calidad conducen a equipos de mayor rendimiento. Los espacios bien organizados y diseñados pensando en la funcionalidad crean un entorno de trabajo más cómodo, lo que aumenta la moral de los empleados, reduce el estrés y mejora la colaboración. En última instancia, todos estos factores impulsan la productividad de los empleados.
La gestión eficaz del espacio puede reducir el consumo de energía al maximizar la luz natural, optimizar la calefacción y la refrigeración y reducir la necesidad de más espacios o nuevas construcciones. La optimización del espacio puede reducir la huella inmobiliaria y de carbono de una organización, lo que reduce las emisiones de energía.
La gestión del espacio es el proceso de optimización del uso del espacio físico. Es un objetivo estratégico maximizar la funcionalidad, la comodidad y la productividad y, al mismo tiempo, minimizar el desperdicio y las ineficiencias. La administración del espacio es más difícil en los entornos de trabajo híbridos debido a la flexibilidad de los espacios y los horarios.
Dado que las organizaciones están reduciendo el espacio de sus oficinas y los patrones de trabajo híbridos se están convirtiendo en la norma, la incorporación de espacios flexibles es una solución para optimizar el uso del espacio. Disponer de una variedad de espacios flexibles, incluidos los destinados a colaborar y relajarse, es esencial para mejorar la productividad y el compromiso. Los lugares de trabajo de alto rendimiento tienen un mejor acceso a los espacios que ofrecen una gama más diversa de entornos de trabajo para individuos y equipos (Gensler).
Sin embargo, la administración del espacio para una variedad de espacios es más difícil, desde crear el espacio ideal hasta mantenerlo. Por ejemplo, los desafíos de la administración del espacio para las universidades incluyen encontrar el espacio adecuado. Los estudiantes, el profesorado, el personal y, a veces, los visitantes comparten espacios limitados en el campus de una escuela. Es posible que las personas terminen revisando físicamente una habitación por otra para encontrar un espacio para ensayar o estudiar. La gestión eficaz del espacio incorpora un sistema de gestión del espacio para ayudar a todos los que necesitan espacio a encontrar y reservar uno más fácilmente.
Descubre cómo Skedda ayuda a estas universidades a optimizar su gestión del espacio.
Los horarios flexibles también dificultan la administración del espacio debido a la imprevisibilidad de qué tan ocupada estará la oficina en un día determinado. Muchas organizaciones siguen las mejores prácticas a la hora de estructurar los horarios de trabajo híbridos, lo que permite a los equipos decidir qué días se reúnen. Esta disposición permite una mayor autonomía y mejora la productividad, pero puede dificultar encontrar la cantidad óptima de espacio de oficina necesaria y los tipos de espacios necesarios.
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Los administradores de las instalaciones deben ser más estratégico y creativo a la hora de optimizar el uso del espacioy controlar esos costos sin comprometer la experiencia laboral híbrida. Esto significa que los espacios más utilizados aún deben modernizarse con herramientas y recursos de alta calidad, y es posible que sea necesario rediseñar los espacios menos populares para apoyar mejor el trabajo de los empleados. Además de gestionar la iluminación, la temperatura y la calidad del aire, la utilización eficaz del espacio híbrido también implica diseñar intencionalmente espacios que fomenten la colaboración, la productividad y el bienestar.
«Ya no se trata solo de los edificios que administramos, sino de lo que hacemos más allá de eso. Se trata de asegurarnos de que no solo nos fijamos en cómo se sienten las personas cuando entran al edificio o cuando vienen a trabajar, sino también fuera de él, dondequiera que estén trabajando». - Christa Dodoo, directora de los Servicios de Administración de Instalaciones del Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas
El Departamento de Energía de los Estados Unidos publicó recientemente una definición nacional de edificio de cero emisiones para guiar a las organizaciones en los esfuerzos de descarbonización. El impulso a favor de la sostenibilidad y la responsabilidad corporativa sitúa la reducción de energía a la vanguardia de las prioridades de gestión de las instalaciones. Esto significa que los espacios deben gestionarse de manera mucho más óptima, por ejemplo, instalando sistemas de climatización eficientes desde el punto de vista energético, apagando automáticamente las luces cuando un espacio no esté en uso o controlando la cantidad de aire acondicionado y calefacción en función del número de personas en la oficina.
El trabajo híbrido ha alterado los patrones de trabajo tradicionales y ha cambiado la forma en que los líderes de las instalaciones administran el espacio. Los trabajadores ya no utilizan los espacios de oficina de la misma manera. En lugar de tener empleados en la oficina cinco días a la semana atados a un asiento asignado, el trabajo híbrido ha aumentado la flexibilidad de los espacios y la disposición de los asientos. Y, por último, las nuevas leyes de sostenibilidad y el compromiso de combatir el cambio climático han obligado a las organizaciones a invertir en herramientas e infraestructuras para cumplir sus objetivos de reducción de emisiones y energía.
El enfoque en la sostenibilidad en la administración de las instalaciones ha llevado a un aumento de los sistemas de administración de energía (EMS), un grupo de herramientas digitales que ayudan a monitorear, controlar y optimizar el rendimiento energético de una organización. Por ejemplo, un EMS ayuda a los equipos de mantenimiento de edificios a monitorear y administrar el consumo de electricidad en un edificio.
La cantidad de tecnologías utilizadas en la gestión del espacio aumenta cada día. Desde las tecnologías inteligentes y el IoT (Internet de las cosas) hasta la inteligencia artificial (IA) y el análisis predictivo, los líderes de las instalaciones confían cada vez más en las herramientas tecnológicas para gestionar los espacios de forma más eficaz. Estas tecnologías proporcionan información más detallada sobre los patrones de uso del espacio y el consumo de energía, lo que permite adoptar un enfoque más diferenciado y práctico para gestionar los espacios en entornos de trabajo híbridos.
«A continuación, nos dirigimos a centrarnos mucho más en el análisis predictivo, en el aprendizaje automático en este ámbito, y en aprovechar realmente nuestro espacio de operaciones y mantenimiento para poder utilizar cosas como los gemelos digitales para ayudar a entender realmente, de una manera muy predictiva y proactiva, cómo podemos maximizar la eficacia de los espacios que supervisamos y dirigimos». - Lynn Baez, vicepresidenta empresarial de instalaciones y lugares de trabajo de McKesson
El trabajo híbrido hace que sea más difícil rastrear quién está in situ y a qué hora. Las organizaciones pueden tener empleados, contratistas, visitantes, clientes y más trabajando in situ durante una emergencia. Por eso, cada vez más organizaciones están incorporando la gestión de visitantes y sus plataformas de gestión del espacio para rastrear a los ocupantes in situ y registrar las entradas y salidas de las personas. Tener un registro actualizado en tiempo real puede ayudar a garantizar que todas las partes estén contabilizadas durante una emergencia y a aumentar la seguridad a diario.
Nuevas leyes como Ley local 97 de la ciudad de Nueva York y BERDO de Boston sitúe los objetivos de sostenibilidad agresivos en un primer plano. Los líderes de las instalaciones deben encontrar eficiencias y ahorros de costos en la administración de los espacios para cumplir con estos nuevos objetivos de sostenibilidad.
«Una de las principales oportunidades que veo para la gestión de instalaciones tras la pandemia es aprovechar ese asiento en la mesa que por fin se nos ha dado y poder influir en el lugar de trabajo de formas que no hacíamos en el pasado, especialmente en lo que respecta al bienestar de los empleados o de los ocupantes del edificio». - Christa Dodoo, directora de los servicios de gestión de instalaciones del Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas
La administración del espacio de oficina es esencial para garantizar que un espacio de trabajo sea productivo, eficiente y cómodo para los empleados. Estas son algunas consideraciones clave a la hora de administrar el espacio de oficina:
Para determinar el tamaño que debe tener su oficina híbrida, primero debe considerar los requisitos de espacio. Esto incluye la cantidad de ocupantes, el tipo de actividades que se llevarán a cabo, la frecuencia de uso de la oficina, la cantidad de empleados y sus funciones, y cualquier necesidad específica (por ejemplo, almacenamiento, áreas para reuniones). El trabajo híbrido exige nuevos diseños de espacio de trabajo, que hagan hincapié en los espacios flexibles y fáciles de configurar. Esto podría significar asignar espacios de reuniones o de trabajo conjunto más flexibles y planificar menos escritorios permanentes. A medida que las organizaciones navegan por el modelo de trabajo híbrido, tener diseño de oficinas para trabajos híbridos es crucial.
La nueva tecnología puede reducir significativamente la necesidad de espacio físico al permitir el trabajo remoto, mejorar la comunicación y optimizar el uso del espacio existente. Por ejemplo, tecnologías como los sistemas de reserva de escritorios, los sensores de ocupación y la señalización digital pueden ayudar a administrar el espacio de manera eficiente y rastrear las tendencias de uso para informar la toma de decisiones futuras sobre el espacio. Además de optimizar el uso del espacio, es posible que las organizaciones deban actualizar su infraestructura tecnológica para garantizar que los empleados puedan ser productivos en cualquier lugar de la oficina, proporcionando suficientes tomas de corriente y garantizando que todos puedan tener una cobertura Wi-Fi sólida.
Los empleados quieren una variedad de espacios que pueden satisfacer todas sus necesidades laborales, desde escritorios flexibles y salas de conferencias con tecnología avanzada hasta áreas tranquilas para relajarse. Investigación de Gensler descubrió que en los lugares de trabajo de alto rendimiento, el 94% de los empleados pueden elegir dónde trabajar dentro de la oficina. Las organizaciones también deben garantizar que el espacio favorezca la salud y el bienestar de los empleados proporcionándoles muebles ergonómicos, una iluminación adecuada y medidas de cancelación del ruido para reducir las distracciones. La incorporación de plantas de interior o áreas al aire libre también ayuda a mejorar el entorno de la oficina y a promover el bienestar.
Las organizaciones tienen necesidades diferentes. Para algunos, podría tener sentido esperar para ser propietarios de su espacio de oficina debido a la situación en la que se encuentra la empresa actualmente. Es importante tener en cuenta la diferencia de costos entre arrendar y ser propietario de un espacio de oficina en función de los objetivos comerciales a largo plazo. Además, los líderes de las instalaciones deben usar información de los sistemas de gestión del espacio para analizar cómo se utilizan los espacios de oficina para ver si pueden controlar los costos de otras maneras. Si un área está constantemente infrautilizada, podrían optar por ocupar un espacio más pequeño.
Las organizaciones deben usar iluminación, sistemas HVAC y electrodomésticos que ahorren energía para reducir el uso general de energía. Cuando es razonable, los asientos flexibles también pueden reducir el uso de energía y espacio en la oficina. Escritorio compartido eficiente entre los trabajadores híbridos pueden reducir la huella de carbono en un 28%, según un estudio publicado en Proceedings of the National Academy of Sciences. Además, las organizaciones pueden ayudar a los trabajadores de oficina a tomar decisiones más ecológicas mediante la implementación de estaciones de reciclaje y el suministro de utensilios y utensilios de cocina en lugar de utensilios desechables.
Ahora que entiendes el proceso de gestión del espacio, aquí tienes algunas estrategias eficaces de gestión del espacio:
La implementación de una estrategia eficaz de gestión del espacio en un entorno de trabajo híbrido implica equilibrar la flexibilidad, la rentabilidad y la satisfacción de los empleados. Estas son algunas de las mejores prácticas que le ayudarán a mejorar su estrategia de gestión del espacio:
Una política bien definida establecerá reglas y pautas claras para el uso del espacio, que incluyen mostradores de reservas y salas de reuniones. Las reglas claras garantizan que todos puedan usar el espacio que necesitan cuando lo necesitan. Tu política de espacio también puede incluir pautas de limpieza y saneamiento sobre cómo mantener los espacios ordenados para que otros puedan usarlos después, creando una experiencia más satisfactoria para todos. Las organizaciones pueden desarrollar sus políticas espaciales con políticas laborales híbridas para garantizar que la oficina se adapte a las sobretensiones en los días más concurridos y ahorre energía en los días menos concurridos.
Un sistema de administración de espacios que permita a los empleados reservar escritorios, salas de reuniones y otros espacios compartidos puede llevar a la organización a un entorno con muchas piezas móviles. Las plataformas con planos de planta personalizados facilitan a los empleados localizar los espacios disponibles y navegar por la oficina, lo que garantiza que puedan encontrar un espacio que se adapte a sus necesidades.
Además, sistemas de gestión del espacio proporcionan datos en tiempo real sobre cómo se utiliza el espacio, informando a las organizaciones qué funciona bien y qué no. Las organizaciones pueden aprender mucho cuando utilizan un sistema de gestión del espacio con sensores de ocupación para rastrear el tráfico peatonal y los patrones de uso. Esto permite a los líderes de las instalaciones tomar decisiones basadas en datos sobre las necesidades futuras de espacio o sobre la reutilización de áreas infrautilizadas.
Un pilar de la gestión eficaz del espacio es el mantenimiento continuo del espacio, lo que incluye garantizar que se adapte a los cambios a lo largo del tiempo. Las organizaciones deben asegurarse de poder reasignar rápidamente su espacio para satisfacer las necesidades cambiantes. Esto puede significar todo, desde incorporar la flexibilidad en el espacio físico hasta usar tecnología que pueda adaptarse a los cambios. Muebles flexibles y modulares que se puede mover fácilmente puede acelerar el proceso de satisfacer las necesidades cambiantes o el tamaño de los equipos. Las herramientas tecnológicas que son fáciles de usar y cuentan con un excelente sistema de soporte también pueden facilitar la actualización de los cambios en tus plataformas.
Al seleccionar un sistema de gestión del espacio, primero debe conocer los conceptos básicos. Eso significa garantizar que la plataforma tenga una seguridad de primer nivel, un excelente soporte en caso de que algo suceda y actualizaciones continuas para adaptarse a los cambios.
Una vez que haya aprendido lo básico, debe buscar funciones que faciliten la administración de los espacios. Esto significa mapas interactivos para visualizar tu espacio, integraciones que se adapten perfectamente a tu tecnología actual, análisis e información que te ayuden a tomar decisiones, y capacidades de administración sólidas que se adapten a todos tus matices.
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El futuro de la gestión del espacio está siendo moldeado por la evolución de la dinámica del lugar de trabajo, los avances en la tecnología y los cambios en la forma en que las empresas abordan sus entornos físicos. Las tendencias clave indican un cambio hacia prácticas de gestión más flexibles, eficientes y basadas en datos que prioricen la experiencia, la sostenibilidad y la adaptabilidad en el lugar de trabajo. Estos son los avances más destacados que configuran el futuro de la gestión del espacio:
A medida que el trabajo híbrido sea cada vez más común, los espacios de oficina se diseñarán para ofrecer flexibilidad. Escritorio compartido, las áreas de coworking y la disposición dinámica de los asientos pasarán a ser estándar. Las organizaciones también crearán más espacios de trabajo basados en actividades (ABW). Esto significa diseñar oficinas en torno a actividades específicas en lugar de asignar a los empleados un escritorio fijo, haciendo hincapié en una variedad de espacios para concentrar el trabajo, la colaboración, la creatividad y la relajación.
«El trabajo remoto y la reducción de los espacios de oficina son el mayor desafío que veo. Se prevé que, de aquí a 2030, las principales ciudades sufrirán pérdidas potenciales de 800 000 millones de dólares debido al espacio de oficinas no utilizado. Si nuestras instalaciones tienen menos personal, entonces deberíamos centrar algunos de nuestros esfuerzos en la utilización del espacio y la asignación de activos y recursos». - George Alvarado, director de formación sobre prestación de servicios de C&W Services
El futuro de las oficinas será un futuro integrado en la tecnología. Las organizaciones utilizarán cada vez más sensores para monitorear la utilización del espacio, la temperatura, la iluminación y la ocupación. Estos datos granulares ayudarán a los líderes de las instalaciones a optimizar el uso del espacio, mejorar la eficiencia energética y realizar ajustes en tiempo real. Las organizaciones también lo harán cada vez más utilice herramientas impulsadas por IA para analizar datos de diversas fuentes para hacer recomendaciones sobre el uso del espacio, los flujos de trabajo de los empleados y la asignación de recursos. Además, el análisis predictivo ayudará a las organizaciones a anticipar las necesidades futuras y a realizar los cambios necesarios de manera proactiva.
Las nuevas leyes de emisiones y los objetivos de sostenibilidad impulsarán a las organizaciones a priorizar el uso de sistemas de iluminación inteligentes, HVAC automatizados y materiales energéticamente eficientes. Las organizaciones también trabajarán para crear espacios con cero emisiones netas, utilizando fuentes de energía renovables y reduciendo los residuos de oficina.
Con la disminución del bienestar de los empleados y los empleados se sienten más aislados que nunca, las organizaciones se centrarán más en mejorar el bienestar y el compromiso de los empleados. Esto puede significar invertir en espacios como salas de relajación, módulos de meditación o zonas tranquilas, con el objetivo general de reducir el estrés y mejorar la comodidad. Además, las organizaciones pueden incorporar nuevas tecnologías y diseños de oficinas que se ajusten a las preferencias y necesidades laborales de los empleados, lo que ayuda a crear un entorno de trabajo más cómodo.
Las organizaciones pueden crear barrios de oficinas donde ciertas áreas son para empleados que necesitan más privacidad o tranquilidad en función de sus funciones. Esto puede incluir la adición de insonorización, cabinas privadas y una acústica mejorada. Con una mayor dependencia de la tecnología y el trabajo remoto, la ciberseguridad también desempeñará un papel crucial en el trabajo híbrido. Las organizaciones deberán ser diligentes para garantizar que su oferta tecnológica esté actualizada prevenir los ataques de ciberseguridad, y en los casos en que se produzcan infracciones, contar con las defensas necesarias para contrarrestarlas.
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