¿Qué es Desk Hoteling? Hotelería de escritorio versus escritorio compartido

Probablemente hayas oído hablar de hoteles con alojamiento, comidas y otros servicios para viajeros y turistas. Una nueva palabra en la cuadra se basa en eso e incluso tiene un significado similar: hotelería con escritorio. Así como alojarse en un hotel es compartir habitaciones, la hotelería con escritorio se refiere a compartir escritorios.

En la era del trabajo híbrido, en la que las organizaciones intentan controlar los costos y el uso de energía reduciendo el espacio de oficina, la hotelería con escritorio demuestra ser una solución eficaz. En un ejemplo real de control de costos, Allstate redujo sus gastos inmobiliarios a la mitad tras adoptar el trabajo flexible. El uso compartido eficiente del escritorio entre los trabajadores híbridos puede reducir la huella de carbono en un 28%, según The Proceedings of the National Academy of Sciences (PNAS).

En esta publicación, desglosamos todo lo que necesita saber sobre la hotelería con escritorio y cómo puede beneficiar a su organización. Cubriremos:

• ¿Qué es la hotelería con escritorio?
• ¿Cuál es la diferencia entre desk hoteling y hot desking?
• ¿Cuáles son los beneficios de la hotelería con escritorio?
• Mejores prácticas de hotelería de escritorio
• Cómo el software de hotelería de escritorio admite el uso compartido de asientos

¿Qué es Desk Hoteling?

La hotelería de escritorio, también conocida como hotelería de oficinas o simplemente «hotelería», es un sistema en el que los empleados reservan escritorios o estaciones de trabajo con antelación, de forma similar a como se reserva una habitación de hotel. A diferencia de la asignación tradicional de asientos, la hotelería con escritorio permite a los empleados elegir dónde trabajar cada día en función de la disponibilidad y las preferencias.

La hotelería con escritorio optimiza la utilización del espacio y reduce los gastos generales, ya que las organizaciones ya no necesitan mantener una gran presencia inmobiliaria para dar cabida a una fuerza laboral completa todos los días. La hotelería con escritorio también apoya los nuevos patrones de trabajo híbridos, ya que permite a los empleados: seleccionar barrios de oficinas que les ayudan a hacer su trabajo de la mejor manera.

Hotelería de escritorio versus escritorios compartidos

Es posible que haya escuchado el término escritorio compartido también. Tanto la hotelería de escritorios como los escritorios compartidos son formas ágiles de trabajar en las que los empleados comparten escritorios en la oficina en lugar de tener asientos asignados. Ambas son ideales para los lugares de trabajo híbridos en los que los empleados están en la oficina en diferentes momentos de la semana. Entonces, ¿cuál es la diferencia entre un hotel de escritorio y un escritorio compartido?

La diferencia clave radica en la forma en que se asignan los escritorios. En un modelo de escritorios compartidos, los escritorios están disponibles por orden de llegada. Los empleados encuentran un escritorio disponible cuando llegan a la oficina y se instalan allí para pasar el día. Además, los empleados suelen utilizar escritorios compartidos durante períodos más cortos, por lo que son ideales para hacer arreglos que pueden cambiar a lo largo de la jornada laboral o la semana laboral a medida que la gente va y viene.

Por el contrario, en un modelo de hotelería con escritorio, los empleados utilizan un sistema de reservas para reservar un escritorio por adelantado, asegurándose de que tengan un lugar cuando lleguen. Los empleados también suelen reservar el espacio de trabajo para períodos más prolongados. Poder reservar una plaza con antelación ayuda a reducir el estrés, ya que los empleados saben exactamente dónde van a estar sentados y pueden planificar su día en consecuencia. La hotelería con escritorio también puede ayudar a las organizaciones a gestionar la capacidad de forma más eficaz y utilizar el espacio de forma más eficiente.

Echa un vistazo La guía definitiva para el trabajo híbrido para obtener más estrategias para implementar el trabajo híbrido con éxito.

Beneficios de la hotelería con escritorio

Un sistema hotelero de escritorio es particularmente beneficioso en los lugares de trabajo con un modelo híbrido en el que los empleados van a la oficina algunos días de la semana. También es ideal en un modelo totalmente remoto en el que los empleados se reúnen de vez en cuando para colaborar. La implementación de un sistema de alojamiento con escritorio ofrece numerosos beneficios tanto para los empleadores como para los empleados, como:

Utilización optimizada del espacio

La hotelería con escritorio ayuda a las empresas a maximizar el espacio de oficina, lo que es especialmente importante en los entornos de trabajo híbridos. Al comprender las tendencias de ocupación y los patrones de reserva, las organizaciones pueden reducir la cantidad de escritorios sin usar, lo que se traduce en ahorros de costos inmobiliarios y en un menor uso de energía.

Mayor flexibilidad

Los empleados aprecian la flexibilidad de elegir su espacio de trabajo. Ya sea que necesiten un área tranquila para concentrarse, un espacio colaborativo Para reuniones de equipo o un escritorio cerca de los servicios, el hotel con escritorio permite a los empleados seleccionar el entorno que mejor se adapte a sus necesidades.

Consulte: Las 5 principales empresas que configuran salas de reuniones híbridas de forma adecuada

Eficiencia de costos

Las empresas pueden ahorrar en los gastos relacionados con la oficina, incluidos el alquiler, los servicios públicos y el mantenimiento, al reducir la necesidad de contar con una proporción de escritorio por empleado. Por ejemplo, Cisco lo dice ahorró aproximadamente 500 millones de dólares desde que implementó el trabajo híbrido y redujo a la mitad su presencia inmobiliaria. La hotelería con escritorio es particularmente beneficiosa para las empresas que operan en áreas urbanas caras donde el espacio de oficina es escaso.

Experiencia mejorada de los empleados

UN sistema de hotelería de escritorio bien implementado puede mejorar la satisfacción de los empleados. La capacidad de elegir dónde trabajar y la seguridad de tener una plaza reservada pueden conducir a una experiencia laboral más positiva, reducir el estrés y aumentar la productividad.

La hotelería con escritorio es una solución al problema de «más personas que escritorios» en la era del trabajo híbrido. Al reservar un escritorio con antelación, los empleados pueden estar seguros de que tienen un asiento en su barrios de oficinas preferidos cuando lleguen. La hotelería con escritorio no solo ayuda a las organizaciones a controlar los costos inmobiliarios, sino que también promueve un sistema en el que los empleados pueden disfrutar de los beneficios de un trabajo flexible y, al mismo tiempo, planificar intencionalmente los momentos en la oficina que les resulten útiles.

Mejores prácticas de hotelería de escritorio

Cuando se implementa con éxito, la hotelería con escritorio tiene muchos beneficios. Sin embargo, un sistema nuevo como ese plantea desafíos, como gestionar el cambio hacia nuevas formas de trabajar, diseño de diseños de oficinas que funcionan con la hotelería con escritorio y garantizan los más altos estándares de limpieza en estos espacios compartidos. Para implementar con éxito la hotelería con escritorio, las organizaciones deben tener en cuenta las siguientes mejores prácticas:

Obtenga la aceptación y comuníquese con claridad

Asegúrese de que todos los empleados entiendan cómo funciona el sistema de hotelería de escritorios, incluida la forma de reservar un escritorio, las reglas o directrices y con quién ponerse en contacto para obtener ayuda.

Crea barrios de oficinas

Cree áreas definidas en el lugar de trabajo que respalden diversas funciones y tipos de trabajo, lo que ayude a mejorar la productividad y fomentar la comunidad entre los empleados.

Invierta en un software fácil de usar

Invierta en un software intuitivo para hoteles de escritorio que facilite el proceso de reserva. Cuanto más fácil sea reservar un escritorio, más probabilidades habrá de que los empleados utilicen el sistema de forma eficaz.

Mejore con comentarios y datos

Aliente a los empleados a dar su opinión sobre el sistema de recepción de hoteles. Sus comentarios pueden ofrecer información valiosa sobre lo que funciona bien y dónde se pueden realizar mejoras. Revisa periódicamente los datos y análisis de las reservas para comprender los patrones de uso.

Leer más: 5 beneficios del software de reserva de escritorio

Software de hotelería de escritorio

Un software de hotelería de escritorio sólido es fundamental para un sistema de hotelería de escritorio exitoso. El software adecuado permite a los empleados reservar escritorios con facilidad, ver los espacios disponibles en tiempo real y gestionar sus reservas. Entre las principales características de un software eficaz de hotelería con escritorio se incluyen:

Mapa interactivo personalizado

Los empleados pueden ver un representación visual del plano de planta de su oficina, lo que les ayuda a ver más fácilmente el aspecto de la oficina y reservar un espacio adecuado. Además, tener un mapa que muestre los detalles de la reserva informa a los empleados sobre quién estará en la oficina.

Disponibilidad en tiempo real

Los empleados pueden ver qué escritorios están disponibles en cualquier momento, lo que reduce las posibilidades de que se produzcan reservas dobles u otros conflictos. Las cancelaciones y cambios de última hora se actualizan automáticamente, lo que ayuda a reducir el trabajo administrativo. Software con capacidades de sincronización bidireccional puede contribuir aún más a una mejor experiencia laboral al sincronizar las reuniones de los calendarios con el software de hotelería de escritorios.

Análisis e informes

El software de hotelería de escritorio debe proporcionar análisis sobre el uso del escritorio, incluidos los tiempos de mayor uso y los barrios de oficinas populares. Esto puede ayudar a las empresas a entender qué espacios son populares y cuáles están infrautilizados, lo que les ayuda a tomar decisiones basadas en datos para optimizar su espacio.

Integración con otras herramientas

Software de hotelería de escritorio que se integra con los sistemas de calendario (por ejemplo, Microsoft Outlook y Google), las plataformas de comunicación (por ejemplo, Slack) u otras herramientas de administración del lugar de trabajo pueden simplificar la experiencia del usuario, mejorar la eficiencia y respaldar una tasa de adopción de software más alta.

UN sistema de gestión del lugar de trabajo como Skedda proporciona todas las funciones clave anteriores y más para ayudarlo a crear una excelente experiencia de lugar de trabajo híbrido.

«Skedda nos ayuda a crear un equilibrio entre la oferta y la demanda y a entender cuál es el equilibrio adecuado entre escritorios, salas de reuniones y centros de equipos. Ya no nos encontramos en situaciones en las que las personas no puedan encontrar un escritorio». - Emma Cantrill-Jones, directora de proyectos de TI de Trent & Dove

Desk Hoteling: asientos para el futuro

La hotelería con escritorio es una solución eficaz para las organizaciones que buscan maximizar el espacio de oficina, reducir los costos y el uso de energía y brindar flexibilidad a sus empleados. Al implementar las mejores prácticas de hotelería con escritorio y aprovechar las software de reserva de escritorio, las empresas pueden crear un lugar de trabajo más dinámico y eficiente que satisfaga las necesidades de una fuerza laboral moderna e híbrida.

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