Qu'est-ce que le Desk Hoteling ? Desk Hoteling ou hot desking

Vous avez probablement entendu parler d'hôtels proposant hébergement, repas et autres services pour les voyageurs et les touristes. Un nouveau mot sur le bloc s'appuie sur cela et a même une signification similaire : hôtellerie de bureau. Tout comme séjourner dans un hôtel revient à partager des chambres, l'hôtellerie de bureau fait référence au partage de bureaux.

À l'ère du travail hybride, où les organisations tentent de contrôler les coûts et la consommation d'énergie en réduisant l'espace de bureau, l'hôtellerie de bureau s'avère être une solution efficace. Dans un exemple concret de maîtrise des coûts, Allstate a réduit de moitié ses dépenses immobilières après avoir adopté le travail flexible. Un partage de bureau efficace entre les travailleurs hybrides peut réduire l'empreinte carbone de 28 %, selon les Proceedings of the National Academy of Sciences (PNAS).

Dans cet article, nous analysons tout ce que vous devez savoir sur l'hôtellerie de bureau et les avantages qu'il peut apporter à votre organisation. Nous aborderons les sujets suivants :

• Qu'est-ce que l'hôtellerie de bureau ?
• Quelle est la différence entre l'hôtellerie de bureau et le hot desking ?
• Quels sont les avantages de l'hôtellerie de bureau ?
• Meilleures pratiques en matière d'hôtellerie de bureau
• Comment les logiciels d'hôtellerie de bureau facilitent le partage des sièges

Qu'est-ce que le Desk Hoteling ?

L'hôtellerie de bureau, également connue sous le nom d'hôtel de bureau ou simplement « hôtellerie », est un système dans lequel les employés réservent des bureaux ou des postes de travail à l'avance, de la même manière que vous pourriez réserver une chambre d'hôtel. Contrairement aux sièges assignés traditionnels, l'hôtellerie de bureau permet aux employés de choisir leur lieu de travail chaque jour en fonction de la disponibilité et de leurs préférences.

L'hôtellerie de bureau optimise l'utilisation de l'espace et réduit les frais généraux, car les organisations n'ont plus besoin de maintenir une présence immobilière importante pour accueillir chaque jour un effectif complet. L'hôtellerie de bureau soutient également les nouveaux modèles de travail hybrides en permettant aux employés de certains quartiers de bureaux qui les aident à donner le meilleur d'eux-mêmes.

Desk Hoteling ou hot desking

Vous avez peut-être entendu le terme bureau avec accès à un bureau également. L'hôtellerie de bureau et le hot desking sont des méthodes de travail agiles dans lesquelles les employés partagent leur bureau au lieu de se voir attribuer des sièges. Les deux sont parfaits pour les lieux de travail hybrides où les employés sont au bureau à différents moments de la semaine. Alors, quelle est la différence entre l'hôtellerie de bureau et le hot desking ?

La principale différence réside dans la façon dont les bureaux sont attribués. Dans un modèle de bureau partagé, les bureaux sont disponibles selon le principe du premier arrivé, premier servi. Les employés trouvent un bureau disponible lorsqu'ils arrivent au bureau et s'y installent pour la journée. De plus, les employés utilisent généralement les bureaux partagés pendant de courtes périodes, ce qui est idéal pour les arrangements qui peuvent changer tout au long de la journée ou de la semaine de travail au fur et à mesure des allées et venues des employés.

En revanche, dans un modèle d'hôtellerie de bureau, les employés utilisent un système de réservation pour réserver un bureau à l'avance, en veillant à ce qu'ils aient une place à leur arrivée. Les employés réservent également généralement l'espace de travail pour des périodes plus longues. Le fait de pouvoir réserver une place à l'avance contribue à réduire le stress, car les employés savent exactement où ils seront assis et peuvent planifier leur journée en conséquence. L'hôtellerie de bureau peut également aider les organisations à gérer leurs capacités de manière plus efficace et utiliser l'espace de manière plus efficace.

Consultez Le guide définitif du travail hybride pour plus de stratégies visant à mettre en œuvre avec succès le travail hybride.

Les avantages du Desk Hoteling

Un système d'hôtellerie de bureau est particulièrement avantageux sur les lieux de travail dotés d'un modèle hybride dans lequel les employés se rendent au bureau certains jours de la semaine. Il est également idéal dans un modèle entièrement à distance où les employés se rencontrent de temps en temps pour collaborer. La mise en place d'un système d'hôtellerie de bureau présente de nombreux avantages tant pour les employeurs que pour les employés, tels que :

Utilisation optimisée de l'espace

L'hôtellerie de bureau aide les entreprises à optimiser l'espace de bureau, ce qui est particulièrement important dans les environnements de travail hybrides. En comprenant les tendances d'occupation et les habitudes de réservation, les organisations peuvent réduire le nombre de bureaux inutilisés, ce qui permet de réaliser des économies sur l'immobilier et de réduire la consommation d'énergie.

Flexibilité accrue

Les employés apprécient la flexibilité qui leur permet de choisir leur espace de travail. Qu'ils aient besoin d'un endroit calme pour se concentrer, espace collaboratif pour les réunions d'équipe ou pour un bureau à proximité des commodités, l'hôtellerie de bureau permet aux employés de sélectionner l'environnement qui répond le mieux à leurs besoins.

Voir : Les 5 meilleures entreprises qui ont correctement configuré des salles de réunion hybrides

Rentabilité

Les entreprises peuvent économiser sur les dépenses liées aux bureaux, notamment le loyer, les services publics et la maintenance, en réduisant la nécessité d'un ratio bureau/employé pour un. Par exemple, Cisco le dit a économisé environ 500 millions de dollars depuis la mise en œuvre du travail hybride et la réduction de moitié de son empreinte immobilière. L'hôtellerie de bureau est particulièrement avantageuse pour les entreprises opérant dans des zones urbaines chères où les espaces de bureaux sont rares.

Une expérience améliorée pour les employés

UNE système d'hôtellerie de bureau bien mis en œuvre peut améliorer la satisfaction des employés. La possibilité de choisir son lieu de travail et l'assurance d'avoir une place réservée peuvent mener à une expérience de travail plus positive, à une réduction du stress et à une augmentation de la productivité.

L'hôtellerie de bureau est considérée comme une solution au problème du « plus grand nombre de personnes que de bureaux » à l'ère du travail hybride. En réservant un bureau à l'avance, les employés peuvent être rassurés de savoir qu'ils ont une place dans leur quartiers de bureaux préférés à leur arrivée. L'hôtellerie de bureau aide non seulement les entreprises à contrôler leurs coûts immobiliers, mais elle favorise également un système dans lequel les employés peuvent profiter des avantages d'un travail flexible tout en planifiant intentionnellement des moments de travail utiles.

Meilleures pratiques en matière d'hôtellerie de bureau

Lorsqu'il est mis en œuvre avec succès, l'hôtellerie de bureau présente de nombreux avantages. Cependant, un nouveau système de ce type pose des défis, tels que la gestion de l'évolution vers de nouvelles méthodes de travail, conception d'aménagements de bureaux qui fonctionnent avec l'hôtellerie de bureau et garantissent les normes de propreté les plus élevées dans ces espaces communs. Pour mettre en œuvre avec succès l'hôtellerie de bureau, les organisations doivent prendre en compte les meilleures pratiques suivantes :

Obtenez l'adhésion et communiquez clairement

Assurez-vous que tous les employés comprennent le fonctionnement du système de réservation de bureaux, y compris comment réserver un bureau, quelles sont les règles ou directives, et qui contacter pour obtenir de l'aide.

Créez des quartiers de bureaux

Créez des zones définies sur le lieu de travail qui soutiennent différents rôles et types de travail, afin d'améliorer la productivité et de favoriser la communauté entre les employés.

Investissez dans un logiciel convivial

Investissez dans un logiciel d'hôtellerie de bureau intuitif qui simplifie le processus de réservation. Plus il est facile de réserver un bureau, plus les employés ont de chances d'utiliser le système de manière efficace.

Améliorez-vous grâce aux commentaires et aux données

Encouragez les employés à donner leur avis sur le système d'hôtellerie de bureau. Leurs contributions peuvent fournir des informations précieuses sur ce qui fonctionne bien et sur les domaines dans lesquels des améliorations peuvent être apportées. Passez régulièrement en revue les données de réservation et les analyses pour comprendre les habitudes d'utilisation.

En savoir plus : 5 avantages du logiciel de réservation de bureau

Logiciel d'hôtellerie de bureau

Un logiciel d'hôtellerie de bureau robuste est essentiel à la réussite d'un système d'hôtellerie de bureau. Le bon logiciel permet aux employés de réserver facilement des bureaux, de consulter les espaces disponibles en temps réel et de gérer leurs réservations. Les principales caractéristiques d'un logiciel d'hôtellerie de bureau efficace sont les suivantes :

Carte interactive personnalisée

Les employés peuvent voir représentation visuelle du plan de votre bureau, ce qui leur permet de voir plus facilement à quoi ressemble le bureau et de réserver un espace adapté. De plus, le fait de disposer d'une carte indiquant les détails de la réservation permet d'informer les employés qui seront au bureau.

Disponibilité en temps réel

Les employés peuvent voir quels bureaux sont disponibles à tout moment, ce qui réduit les risques de double réservation ou d'autres conflits. Les annulations et modifications de dernière minute sont automatiquement mises à jour, ce qui permet de réduire le travail administratif. Logiciel avec capacités de synchronisation bidirectionnelle peut contribuer à une meilleure expérience de travail en synchronisant les réunions sur les calendriers avec le logiciel de gestion de bureau.

Analyses et rapports

Le logiciel d'hôtellerie de bureau doit fournir analyses sur l'utilisation des bureaux, y compris les périodes de forte fréquentation et les quartiers de bureaux populaires. Cela peut aider les entreprises à comprendre quels espaces sont populaires et lesquels sont sous-utilisés, en les aidant à prendre des décisions fondées sur des données pour optimiser leur espace.

Intégration avec d'autres outils

Un logiciel d'hôtellerie de bureau qui s'intègre aux systèmes de calendrier (par exemple, Microsoft Outlook et Google), les plateformes de communication (par exemple, Slack) ou d'autres outils de gestion de l'environnement de travail peuvent rationaliser l'expérience utilisateur, améliorer l'efficacité et favoriser un taux d'adoption des logiciels plus élevé.

UNE système de gestion du lieu de travail comme Skedda fournit toutes les fonctionnalités clés ci-dessus et bien plus encore pour vous aider à créer une expérience de travail hybride exceptionnelle.

« Skedda nous aide à créer un équilibre entre l'offre et la demande et à comprendre quel est le juste équilibre entre les bureaux, les salles de réunion et les hubs d'équipe. Nous ne nous trouvons plus dans des situations où les gens ne trouvent pas de bureau. » - Emma Cantrill-Jones, chef de projet informatique chez Trent & Dove

L'hôtellerie de bureau : des sièges pour l'avenir

L'hôtellerie de bureau est une solution efficace pour les organisations qui cherchent à optimiser l'espace de bureau, à réduire les coûts et la consommation d'énergie, et à offrir de la flexibilité à leurs employés. En mettant en œuvre les meilleures pratiques en matière d'hôtellerie de bureau et en tirant parti des bonnes logiciel de réservation de bureau, les entreprises peuvent créer un environnement de travail plus dynamique et plus efficace qui répond aux besoins d'une main-d'œuvre hybride moderne.

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