Skedda lanza la aprobación de reservas

Presentamos las aprobaciones de reservas

Algunos espacios compartidos no deben asignarse por orden de llegada.

Quizá sea tu sala de juntas ejecutivas. Tal vez sea un espacio para eventos con gran capacidad. Tal vez sea el único equipo de laboratorio muy caro que misteriosamente se «rompe» cada vez que lo usa una persona inexperta.

Hasta ahora, los equipos resolvían estas situaciones con soluciones incómodas: bloquear el acceso de forma tan estricta que nadie podía autogestionarlo o dejar que las reservas se realizaran y, después, se apresuraban a editarlas o cancelarlas.

Booking Approvals cambia eso. Ahora puedes permitir que las personas soliciten ciertos espacios y, al mismo tiempo, mantener el control total sobre lo que realmente se confirma. Los administradores obtienen la supervisión que necesitan para los espacios confidenciales y de gran valor, sin perder el autoservicio para las reservas de menor importancia en toda la organización.

Veamos con más detalle cómo las normas de aprobación de reservas mejoran la gestión del espacio:

Supervisión donde más la necesita

Las reglas de aprobación permiten añadir una supervisión selectiva para los espacios que necesitan un poco más de juicio humano. Por lo general, estos son los espacios con mayor demanda, impacto o riesgo: disponibilidad limitada, acceso confidencial, configuración más compleja o más consecuencias cuando cambian los planes. En esos casos, el orden de llegada simplemente no es suficiente.

En Skedda, puedes elegir qué espacios requieren aprobación y cualquier intento de reservarlos se canalizará automáticamente a través de un flujo de trabajo en el que se da prioridad a la solicitud.

También puede ajustar las reglas de aprobación mediante etiquetas de usuario. Aplica las aprobaciones solo a determinados grupos o exime a los equipos de confianza para que puedan reservar con normalidad mientras todos los demás envían una solicitud.

Elección del administrador para obtener resultados más justos

Las aprobaciones de reservas funcionan mejor cuando no son solo una formalidad. Los administradores deben realizar una llamada deliberada en función del contexto, la política y la prioridad.

Es por eso que las solicitudes de reserva en Skedda no se bloquean. Enviar una solicitud no pone el espacio «en espera» para el solicitante. Varias personas pueden solicitar el mismo espacio y la misma hora, y no se confirma nada hasta que un administrador apruebe la solicitud.

Una vez que se aprueba una solicitud, se convierte en una reserva oficial y el espacio se marca como no disponible.

Esto es importante porque evita que las personas «reserven» disponibilidad con solicitudes provisionales solo para hacerse con un espacio. Tus espacios más importantes deberían ir a parar a la reserva que mejor se ajuste, no a la persona que haya hecho clic primero. Los administradores pueden comparar las solicitudes contradictorias y aprobar la que tenga más sentido para el día.

Flujos de trabajo claros con menos seguimientos

La tramitación de las aprobaciones fuera de un sistema de reservas dedicado se convierte rápidamente en un lío. Cuando las decisiones se toman en las cadenas de correo electrónico, las hojas de cálculo y los mensajes de Slack, es fácil perder el contexto, perderse las actualizaciones y crear conflictos evitables.

Con Skedda's Panel de solicitud de reserva, las aprobaciones se gestionan en un solo lugar. Desde el panel de control, los administradores pueden:

• Revisa las solicitudes entrantes con todos los detalles
• Aprobar o rechazar solicitudes en un clic
• Rastrea el historial de solicitudes, incluidos los resultados aprobados y rechazados

Tras tomar una decisión, Skedda notifica automáticamente al solicitante su estado actualizado. Los usuarios también pueden comprobar sus solicitudes en cualquier momento para ver si están pendientes, aprobadas o rechazadas.

Configuración de aprobaciones de reservas

Comenzar es sencillo para los usuarios de Skedda Premier:

1. Ir a Ajustes → Reglas → Solicitudes de reserva
2. Haga clic Agregar una regla
3. Seleccione los espacios a los que se aplica la regla
4. Elija si la aprobación es obligatoria para todos los usuarios o solo para los usuarios con etiquetas específicas
5. Empieza a recibir solicitudes y a aprobarlas o rechazarlas según sea necesario

Una vez configurados, los espacios que requieren aprobación se marcan con un icono de sello en todas las vistas de reserva. Cuando los usuarios intenten reservar esos espacios, se les pedirá que envíen una solicitud en su lugar. Pueden hacer un seguimiento del progreso en cualquier momento en el panel de solicitudes de reserva, en el panel de navegación de la izquierda.

Qué sigue

La aprobación de reservas es un flujo de trabajo fundamental, y estamos planificando algunas mejoras a continuación:

• Soporte para espacios sincronizados bidireccionalmente con tu calendario interno
• Más opciones de notificación para los administradores
• Notas del administrador sobre la aprobación o el rechazo

Prueba las aprobaciones de reservas

Consulta las aprobaciones de reservas en acción. Programe una demostración para saber cómo los flujos de trabajo que dan prioridad a las solicitudes pueden llevar el control a los espacios de alta demanda.

¿Quieres que te echen una mano para configurar las aprobaciones en tu cuenta de Skedda? Ponte en contacto con nuestro equipo.