5 beneficios del software de reserva de escritorio

1. Tienes un centro centralizado para la reserva de escritorios

Mediante la implementación de un sistema de reserva de escritorio en su lugar de trabajo, se beneficiará de tener un centro centralizado para todas las actividades de reserva en su oficina. De este modo, todos tus empleados sabrán qué escritorios están disponibles para reservar y podrán planificar sus semanas y reservar los escritorios en consecuencia.

Una de las mayores luchas escritorio compartido software solve está eliminando las reservas dobles de los flujos de trabajo de las organizaciones. Cuando un equipo de administración gestiona las reservas de escritorio mediante flujos de trabajo manuales y herramientas inadecuadas, como hojas de cálculo, todo el proceso es propenso a errores y puede acabar plagado de reservas dobles, cancelaciones incumplidas y la consiguiente confusión, lo que aumenta el estrés y la tensión que sufren los empleados ocupados.

Como se mencionó anteriormente, el implementación de un sistema de reservas de escritorio dedicado eliminará estos problemas y permitirá a todos sus empleados estar en sintonía en cuanto a la disponibilidad de escritorios y a dónde deben hacer sus reservas.

2. Puede automatizar la tediosa administración de forma automática

Un sello distintivo de la mayoría software de reserva de escritorio las aplicaciones son que te permiten automatizar los procesos que antes consumían mucho tiempo y que se requerían para gestionar eficazmente la reserva y la programación de sus escritorios compartidos. Sin una plataforma dedicada a gestionar las reservas de tus escritorios, te verás obligado a confiar en un gerente de oficina o en un equipo de los gerentes de oficina, para administrar este aspecto de su oficina.

No necesita ser un genio para saber que este no es el mejor uso del tiempo de sus empleados. Hay cosas mucho más importantes en las que la dirección de tu oficina debe centrarse a la hora de crear un lugar de trabajo atractivo y propicio para tus equipos. Al proporcionarles un espacio dedicado sistema de reserva de escritorio, les permite mantenerse al tanto de las reservas de escritorio y, al mismo tiempo, centrarse en tareas de mayor valor relacionadas con la creación de una experiencia laboral que atraiga y retenga a sus empleados.

3. Gestione el acceso de los empleados y los privilegios de reserva

Si ejecutas un sistema de hotelería de escritorio para una organización un poco más grande, es probable que tenga varios departamentos que requieran diferentes niveles de acceso a ciertos escritorios o»barrios de oficinas'(áreas específicas de su oficina dedicadas a departamentos, funciones laborales o requisitos de equipo específicos). Administrar y asignar manualmente los escritorios a los empleados en una oficina de planta abierta es casi imposible, ¡y mucho menos en estos contextos más complejos!

Con el software de reservas de escritorio, puedes configurar privilegios y accesos de reserva personalizados para cada uno de tus equipos. De esta forma, puedes asegurarte de que las personas adecuadas reserven los escritorios correctos, en el momento adecuado y durante el tiempo adecuado. Puedes asignar cuotas de reserva a personas y grupos, plazos de reserva con antelación para evitar que las personas reserven en los mostradores con demasiada antelación, y mucho más.

Este tipo de medidas contribuirán en gran medida a que sus empleados se sientan valorados y apoyados en su trabajo, ya que pueden reservar con confianza las plazas que necesitan sin tener que enfrentarse a problemas de mala asignación causados por sistemas deficientes, y todos sabrán cuáles son sus accesos y privilegios de reserva únicos, lo que reduce los conflictos y la confusión en la oficina.

4. Recopile información y datos de utilización

Otra gran ventaja que ofrece un dedicado sistema de reserva de escritorio es que tiene acceso a las métricas y análisis de utilización basados en las reservas realizadas en la plataforma. Estos conocimientos se pueden aprovechar para impulsar su estrategia de administración de escritorios, de modo que su lugar de trabajo utilice el espacio disponible de manera más eficaz y ahorre costos siempre que sea posible.

Si detecta una tendencia según la cual ciertos escritorios tienen más demanda en un día determinado, puede configurar políticas de reserva que regulan el acceso a las reservas de forma más estricta, de modo que todos sus equipos pertinentes tengan un acceso equitativo a estos escritorios. Del mismo modo, si descubres que el uso total de tus escritorios es muy inferior al previsto, ¡esta es una excelente oportunidad para considerar la posibilidad de reducir el espacio de la oficina y ahorrar costes! Hay innumerables posibilidades en este sentido, y todas son posibles gracias al acceso a los datos que necesita, siempre que los necesite.

5. Impulse la colaboración

Por último, la implementación de un software de reserva de escritorio dedicado en su oficina capacite a sus equipos para que colaboren más fácilmente. Las buenas plataformas de reserva de escritorios proporcionarán a sus organizaciones mapas planos del espacio de su oficina, de modo que sus empleados puedan encontrar fácilmente los escritorios que desean reservar, y donde se encuentran sus compañeros de equipo para que puedan reservar un escritorio cerca de ellos.

En la era del trabajo híbrido, la colaboración no es necesariamente tan fácil como antes. Al ofrecer a sus equipos los sistemas que necesitan para mantenerse al día en cuanto a la ocupación de las oficinas, los equipos pueden planificar de forma más eficaz sus visitas a la oficina para reunirse y trabajar juntos en proyectos de mayor envergadura. Además de esto, si utilizas tu software de reserva de escritorio Para administrar sus salas de reuniones (la mayoría de las plataformas admiten esta funcionalidad cruzada), ¡los equipos pueden incluso reservar salas de reuniones y enviarse invitaciones a reuniones entre sí para este propósito!

El software de reserva de escritorios beneficia a su personal

Para llevar este punto aún más lejos, es importante recordar que el trabajo se basa, en última instancia, en las personas. Cuando les das a tus empleados los sistemas que necesitan para hacer su trabajo sin problemas ni estrés, pueden ofrecer mejores resultados para tu empresa. En este sentido, todo el mundo puede ganar cuando se utilizan plataformas y procesos que benefician a las personas.

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