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Le rôle des responsables des installations est évoluer à partir d'une position traditionnellement réactive, axée sur la maintenance et la résolution des problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent, à une approche proactive qui donne la priorité à l'expérience globale sur le lieu de travail (WEX). Dans un environnement de travail moderne, les employés travaillent dans de nombreux endroits différents, et pas seulement au bureau, et s'attendent à ce que les installations et la technologie soient à la hauteur pour travailler de manière fluide.
Les rôles des responsables des installations sont les suivants devenir plus centré sur l'humain à mesure que les bâtiments deviennent de plus en plus automatisés. Ils ne peuvent plus se concentrer uniquement sur les aspects physiques des immeubles de bureaux. Au lieu de cela, ils doivent partir de la gestion de l'établissement à la gestion de la communauté. Les responsables des installations doivent être attentifs à la manière dont les personnes interagissent avec l'espace et devront créer des espaces qui répondent à des styles de travail et à des besoins variés.
« Les rôles des responsables des installations ont évolué et ne se limitaient plus à pièces qui se connectent au bâtiment à réfléchir aux sentiments de sécurité, santé et bien-être mental. »
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Quand Actum Digital les employés sont retournés au bureau en 2022, ils se sont retrouvés avec « trop de monde et pas assez de bureaux ». Ils avaient besoin d'une solution simple, rapide à déployer, facile à adopter pour les employés, et qui informerait leurs installations et l'équipe de réception de l'arrivée des clients pour une expérience fluide et accueillante.
Avec un système de gestion du lieu de travail comme Skedda, l'agence a réussi à créer un environnement qui améliore l'expérience sur le lieu de travail.
Grâce à la flexibilité du travail, le flux de personnes qui se rendent au bureau peut changer de jour en jour. À l'aide d'un Système de gestion des visiteurs offre un moyen plus simple d'accueillir les clients, de garantir la conformité et de suivre les visites.
Notre équipe est prête à discuter de vos besoins spécifiques en matière de planification de bureau et de voir comment Skedda pourrait vous aider.
Qui plus est, avec Analyses pilotées par l'IA, systèmes de bâtiments intelligents et maintenance prédictive Grâce à ces outils, les responsables des installations peuvent désormais anticiper les besoins, optimiser l'utilisation de l'espace et améliorer le bien-être des employés. Au lieu de simplement répondre aux problèmes, ils jouent désormais un rôle stratégique dans la création d'environnements de travail dynamiques, efficaces et attrayants qui favorisent la productivité et la collaboration sur le lieu de travail moderne.
« Trop souvent, nous adoptons une approche axée sur l'aversion au risque. Mais il y a une citation que je lis toujours qui dit : « Laissez-les vous dire non. » Laisse les autres te dire non. Trop souvent, nous nous énervons et nous disons « non » automatiquement. Faites un pas, prenez un risque, tentez votre chance. Vous serez peut-être surpris de voir comment quelque chose que vous dites peut intéresser quelqu'un. »
Les entreprises accordent également la priorité à la connexion et à la collaboration pour améliorer la culture d'entreprise et les résultats commerciaux, et se tournent vers les responsables des installations pour intégrer des outils technologiques qui amélioreront à la fois les espaces de travail physiques et numériques. Selon un Rapport de la Harvard Business Review, les personnes interrogées ont indiqué que leur entreprise procédait à des modifications de ses installations, notamment en ajoutant des espaces de conférence numériques améliorés (76 %), en ajoutant de nouveaux bureaux non attribués (62 %) et en ajoutant de nouveaux espaces de réunion (59 %).
« Autrefois, notre objectif principal était le fonctionnement du bâtiment : maintenir les lumières allumées, l'eau courante et les espaces correctement climatisés. Ensuite, nous avons été affectés à l'utilisation de l'espace, à la coordination des événements et à la sécurité. Maintenant, on nous demande profiter davantage de l'expérience en milieu de travail et comment les gens interagissent avec l'espace. »
La gestion des installations est définie comme « l'intégration des personnes, des lieux et des processus ». Dans le monde du travail moderne, la composante « personnes » est une priorité bien plus importante. Les entreprises cherchent à créer des lieux de travail efficaces et centrés sur les personnes, avec près de 60 % des personnes interrogées par CBRE indiquant que « l'amélioration de l'expérience des employés » était leur objectif principal et 45 % ont indiqué que « l'amélioration de la productivité des employés » était un autre objectif principal.
Les responsables des installations sont désormais dans une position où ils doivent collaborer avec d'autres départements pour s'assurer que les lieux de travail atteignent les objectifs de bien-être des employés. Ils collaborent davantage avec les équipes des ressources humaines sur les transitions en milieu de travail, qui étaient auparavant réservées aux RH. McKinsey & Company rapporte que les entreprises qui adoptent une stratégie globale de gestion des talents dans tous leurs départements ont des taux de rétention plus élevés et un avantage concurrentiel.
« Les le rôle des installations sera beaucoup plus centré sur l'humain à l'avenir, plutôt que de simplement s'assurer que le bâtiment fonctionne. Le rôle du responsable des installations est de passer de la gestion de l'installation à la gestion de la communauté. »
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Les responsables des installations ont également de plus en plus besoin de collaborer entre les services lors de la gestion du lieu de travail physique. La sécurité, à la fois physique et numérique, est plus difficile dans les environnements flexibles. Les fluctuations quotidiennes de la présence physique peuvent compliquer les efforts de communication, et la structure décentralisée du travail hybride rend difficile la mise en œuvre de mesures de sécurité uniformes. Alors que de plus en plus de personnes travaillent en dehors du bureau, les applications basées sur le cloud dans des environnements hybrides peuvent présenter des risques de sécurité supplémentaires.
Cela souligne l'importance pour les responsables des installations de collaborer avec d'autres départements, notamment informatiques, pour mettre en place et gérer des solutions de sécurité complètes qui répondent aux risques associés aux environnements de travail à distance. Mise en œuvre contrôle d'accès avec données en temps réel pour la surveillance à distance de la sécurité et de la conformité est un moyen de garantir un lieu de travail moderne plus sûr et sécurisé.
« Aucune responsabilité n'est attribuée à la sécurité physique dans une entreprise. Parfois, c'est lié à l'informatique, parfois au lieu de travail, parfois aux installations. Mais en fin de compte, notre vision est de « connecter les gens dans les espaces », et il s'agit généralement de ces deux équipes différentes. »
Les responsables des installations sont invités à assurer la sûreté et la sécurité de leurs lieux de travail. Tirer parti de technologies telles que le contrôle d'accès et suivi de l'occupation peuvent soutenir cette entreprise. Les deux permettent de contrôler qui peut entrer dans l'espace physique et de suivre la fréquentation pour référence et informations futures.
En outre, les responsables des installations sont de plus en plus chargés de concevoir des lieux de travail efficaces et attrayants. Lors de la planification des espaces, ils doivent s'assurer que les chefs d'entreprise, y compris les responsables de l'informatique, des ressources humaines et de la sécurité, sont impliqués afin que les espaces soient conçus pour refléter et répondre véritablement aux besoins des différents départements et individus. La reconfiguration de l'espace nécessite une planification préalable avec toutes les parties et des dessins détaillés pour garantir une mise en œuvre fluide.
Les organisations intelligentes adopteront une approche plus collaborative et interfonctionnelle, les différents départements travaillant ensemble pour favoriser une culture d'entreprise positive.
« Tout au long de ma carrière, J'ai eu la chance de rendre compte de différentes fonctions, qu'il s'agisse des opérations, des ressources humaines ou des finances. Le fait d'avoir ces différents points de vue m'a aidée à savoir comment cibler le public afin d'avoir une influence et de changer les choses. Je pense qu'au cours de notre carrière en tant que responsables d'installations, nous avons trop souvent adopté le même style. Le simple fait d'avoir cette diversité entre différents objectifs vous aide. »
Alors que l'environnement de travail moderne évolue rapidement, les responsables des installations doivent améliorer leurs compétences en matière de nouvelles technologies et d'IA pour garder une longueur d'avance. La gestion moderne de l'espace de travail repose désormais sur des systèmes intelligents pour l'optimisation de l'espace, la maintenance prédictive et l'analyse des données en temps réel. Cela signifie que les dirigeants qui savent comment utiliser ces systèmes intelligents seront en mesure de prendre des décisions éclairées sur la base de données afin de créer des processus plus efficaces et efficients sur leur lieu de travail.
« Les gens viennent dans un espace parce qu'il offre une expérience utilisateur fantastique qui leur permet d'être aussi heureux, en bonne santé et productifs que possible. Créer ce type d'environnement va être une véritable compétence. Maintenant, ce qui est intéressant, c'est que : qui va le faire ? Où est l'opportunité ?»
Selon le Forum économique mondial, certaines des meilleures compétences en plein essor incluent la pensée créative, la pensée analytique, la culture technologique et la gestion des talents. Les responsables des installations sont appelés à s'adapter à l'évolution des besoins du personnel et à l'évolution des objectifs du bureau, tout en mettant en œuvre de nouveaux outils technologiques pour améliorer l'efficacité du lieu de travail.
« Prenez les bases et appliquez-les aux nouvelles technologies comme l'IA. Si vous ne gérez pas les bases et les processus et que vous ne gérez pas les personnes de manière efficace, alors ces nouveaux objets ne vous aideront pas vraiment. »
En adoptant des outils pilotés par l'IA, les responsables des installations peuvent passer des processus manuels à la prise de décisions stratégiques, garantissant ainsi des lieux de travail plus efficaces, flexibles et centrés sur les employés. Investir dans ces compétences n'est pas seulement une option, c'est essentiel pour s'adapter aux exigences du monde du travail moderne.
Ensemble, l'IA et technologie de gestion de l'espace aura un impact significatif sur les installations alors que les organisations cherchent à optimiser les niveaux d'occupation, les ressources et la consommation d'énergie.
« À mesure que nous avançons dans notre carrière, en particulier au cours des 10 prochaines années, nous allons connaître 40 ans de changements au cours des 10 prochaines années. L'apprentissage continu sera une compétence obligatoire pour que l'avenir reste pertinent. »
Dites adieu au chaos de l'attribution des espaces et accueillez une nouvelle ère d'harmonie au travail.
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