WorkX Rewind: el futuro del trabajo es flexible, centrado en las personas y basado en los datos

En WorkX Boston, la energía que había en la sala era innegable. Los líderes del lugar de trabajo, los ejecutivos de la CRE y los gerentes de instalaciones se reunieron para analizar una sola pregunta: ¿cómo es realmente el futuro del trabajo?

A lo largo de las sesiones, surgieron tres temas de manera constante:el trabajo híbrido y flexible, el diseño y la experiencia del lugar de trabajo y el papel de la IA y los datos.

A pesar de los titulares que destacan a las empresas de la lista Fortune 500 que implementan rígidos mandatos de RTO de cinco días, la realidad es más matizada. De hecho, solo alrededor del 25% de estas empresas exigen que los empleados estén en la oficina a tiempo completo. La mayoría ha adoptado acuerdos híbridos estructurados, reconociendo que los lugares de trabajo ahora deben respaldar la conexión, la flexibilidad y la productividad sin forzar el regreso a la antigua rutina de cinco días. Y este cambio en las normas laborales tiene profundas implicaciones en la forma en que diseñamos los espacios, fomentamos la cultura y utilizamos la tecnología.

Solo aproximadamente el 25% de las empresas de la lista Fortune 500 requieren cinco días a tiempo completo en la oficina; la mayoría tienen un trabajo híbrido estructurado.

Diseño de lugares de trabajo para el trabajador moderno

Si lo híbrido es la norma, el diseño del lugar de trabajo debe evolucionar para respaldarlo. Hoy en día, los empleados quieren oficinas en las que valga la pena viajar al trabajo, espacios que equilibren la colaboración con la concentración y la energía con la tranquilidad. No vienen solo para sentarse en un escritorio, sino para conectarse, recargar energías y sentirse parte de algo más grande.

Ese equilibrio requiere un replanteamiento de la forma en que se asigna el espacio. La antigua proporción de 70/30 entre escritorios individuales y espacios compartidos ya no tiene sentido. En cambio, las organizaciones avanzan hacia una División 50/50, con salas de proyectos que también funcionan como centros de capacitación, áreas polivalentes que pueden albergar un almuerzo y aprendizaje durante una hora y un taller en equipo la siguiente, y zonas flexibles que se adaptan a las necesidades cambiantes. La oficina es cada vez más un entorno basado en la experiencia, diseñado para fomentar la camaradería e inspirar la productividad.

Este énfasis en el diseño subraya un punto más amplio: si bien el espacio es fundamental, es solo una pieza del rompecabezas cuando se trata de dar forma a la cultura del lugar de trabajo.

El espacio, la cultura y el contrato psicológico

Como lo expresó Lauren Hasson, vicepresidenta sénior de Estrategia Laboral de JLL: «El espacio moldea el comportamiento, que con el tiempo crea cultura». Sin embargo, la cultura no está dictada únicamente por la arquitectura.

Valerie Jardon, directora general de Interior Architects, nos recordó que las organizaciones actuales aún están reconstruyendo el «contrato psicológico» entre el empleador y el empleado. Mientras que la lealtad significaba una carrera para toda la vida en una empresa, los trabajadores ahora miden el valor de manera diferente, y las organizaciones deben responder con algo más que diseños de oficina atractivos.

En otras palabras, si bien el espacio puede acelerar la conexión y dar forma a las interacciones, no es una fórmula mágica. El verdadero desafío es integrar el diseño del espacio en iniciativas culturales más amplias lideradas por un liderazgo fuerte y visible. Y ahí es donde las estrategias de regreso a la oficina suelen tener éxito o fracasar.

«El espacio moldea el comportamiento y, con el tiempo, crea cultura». - Lauren Hasson, vicepresidenta sénior de estrategia laboral de JLL

El papel del liderazgo en el éxito del regreso a la oficina

La conferencia dejó un punto muy claro: los esfuerzos de regreso a la oficina solo tienen éxito cuando los líderes predican con el ejemplo. Las expectativas deben ser claras, razonables y consistentes, y los líderes deben modelar los comportamientos que esperan ver. Los empleados se dan cuenta cuando los ejecutivos asisten a eventos presenciales, utilizan la oficina y tratan el espacio como algo más que un mandato.

Esto requiere intencional gestión de cambios. Los líderes deben alinearse primero, articular el «por qué» detrás de la RTO y demostrar un compromiso genuino. Esto se discutió de manera central en nuestra sesión de conferencias con nuestro cliente Nexamp. En La misión por encima de los mandatos: cómo Nexamp regresa a OfficeWith Purpose, de la organización Hillary Meahl, vicepresidenta de experiencia de los miembros del equipo hizo hincapié en la importancia de comunicar los motivos del RTO (con datos que lo respalden), abordar el cambio con empatía y escuchar a los empleados durante todo el proceso de implementación.

Cuando los trabajadores ven que sus líderes invierten en la experiencia de la oficina, es más probable que la adopten ellos mismos. Sin embargo, para respaldar esa adopción, las organizaciones también deben mirar más allá de las políticas y centrarse en los datos.

Cómo los datos y la inteligencia artificial impulsan los lugares de trabajo flexibles

Si la flexibilidad define el lugar de trabajo moderno, los datos proporcionan la brújula para navegar por él. El desafío, por supuesto, es que nadie puede prepararse perfectamente para el futuro. Las necesidades cambian rápidamente, y los líderes de las instalaciones y los centros de CRE a menudo se quedan persiguiendo objetivos cambiantes. Es por eso que debemos centrarnos en diseñar para el presente. Como lo describió Alexandra Selezneva, directora sénior de The Coca-Cola Company: esto requiere una mentalidad de «flexibilidad basada en los datos».

Los líderes del lugar de trabajo confían cada vez más en los datos en tiempo real (pases de credenciales, sensores de ocupación, tasas de utilización) para tomar decisiones rápidas y rentables. De cara al futuro, los análisis basados en la inteligencia artificial pueden ampliar este conjunto de herramientas, pero el principio sigue siendo el mismo: los datos deben contar una historia. No basta con recopilar métricas.

James Duenas, director de espacios de trabajo e instalaciones globales de Intermountain Health, lo expresó mejor: «Debes humanizar los datos.» Los equipos de las instalaciones necesitan conectar los patrones de uso con la experiencia de los empleados y los resultados empresariales más amplios, traduciendo las cifras en narrativas sobre las que los ejecutivos puedan actuar. Y esta conexión entre el espacio y las personas nos lleva al centro de la conversación: escuchar.

Escuchar a los empleados en un lugar de trabajo que cambia rápidamente

Si había una corriente subyacente en cada panel, era la velocidad del cambio. Las expectativas de los empleados están cambiando. La IA está transformando los flujos de trabajo. Las nuevas contrataciones y las necesidades organizativas aparecen casi de la noche a la mañana. En este entorno, mantenerse conectado con los empleados es algo más que algo bueno: es una necesidad.

Sin embargo, los métodos de escucha tradicionales, como las encuestas, suelen provocar fatiga. En cambio, las organizaciones deben integrar la escucha en los sistemas existentes—mediante eNPS, entrevistas de fin de servicio e incluso análisis del lugar de trabajo. Al combinar información cualitativa con datos cuantitativos, los líderes pueden anticipar mejor las necesidades y adaptar los espacios en consecuencia. Al hacerlo, no solo responden a los desafíos de hoy, sino que también crean resiliencia para los del mañana.

Uso de datos para diseñar para el presente

El trabajo híbrido y flexible ya no es una tendencia, es la base. Y esto conlleva la responsabilidad de diseñar lugares de trabajo que satisfagan las necesidades del trabajador moderno: espacios flexibles, centrados en las personas y basados tanto en los datos como en la empatía.

Si bien nadie puede predecir exactamente lo que depararán los próximos seis meses, los líderes pueden tomar medidas significativas hoy. Esto comienza con aprovechar los datos para fundamentar las decisiones inmobiliarias y de diseño, construir espacios que realmente sirvan a los empleados y fomentar culturas en las que el liderazgo modele los comportamientos que esperan inspirar.

Porque, al final, los lugares de trabajo exitosos saben que necesitan espacio, confianza, liderazgo y datos para dar forma a una gran cultura.

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