Cómo crear barrios de oficinas híbridos con Skedda

Las noticias de RTO (regreso a la oficina) son titulares todos los días. La dinámica del lugar de trabajo está cambiando hacia el trabajo híbrido (con empleados in situ al menos tres veces por semana), pero el la transición no ha sido fácil. Las empresas están probando varios métodos para que sus empleados regresen a la oficina, desde la persuasión suave hasta las directivas estrictas.

Google advirtió a los empleados que la asistencia a la oficina se registraría mediante sus insignias y parte de sus evaluaciones de desempeño, mientras que Amazon parecía imperturbable ante la reciente huelga de empleados en señal de protesta.

Algunas organizaciones como El índice predictivo están adoptando un enfoque diferente al repensar el propósito de una oficina. En lugar de «obligar» a los empleados a regresar, hacen que el viaje valga la pena al convertirse en un «destino» que fomenta las conexiones sociales, crea un sentido de pertenencia y promueve el bienestar.

«¿Cómo podemos hacer que no sea una oficina, sino más bien una experiencia y un lugar común al que la gente quiera venir todos los días, no porque tenga que hacerlo, sino porque quiere hacerlo?» - Sarah Hamilton, vicepresidenta de experiencia humana global de Workhuman

¡Diseñar barrios de oficinas con Skedda es una excelente manera de empezar!

¿Qué es un vecindario de oficinas?

Los barrios típicos tienen su propia identidad basada en las personas que viven allí y pueden incluir varios espacios interconectados, como restaurantes, librerías y parques.

Un vecindario de oficinas es similar al vecindario en el que vives, ya que es un área específica con su propia identidad en función de quién «vive» allí. Los barrios de oficinas se pueden dedicar a departamentos, funciones laborales, necesidades de proyectos o requisitos de equipo específicos. Pueden tener varios espacios interconectados que admiten diferentes tipos de trabajo. Los barrios son una forma de organizar el lugar de trabajo para que diferentes grupos de empleados se sienten uno al lado del otro en función de las mismas necesidades laborales o compartidas.

«Una mejor visión para un lugar de trabajo es una comunidad, un lugar donde las personas se unen en torno a valores compartidos, se sienten valoradas como seres humanos y tienen voz en las decisiones que las afectan». - Adam Grant, psicólogo organizacional y profesor

Los barrios de oficinas no solo garantizan que los empleados tengan acceso a los recursos que necesitan para trabajar de la manera más eficaz en la oficina, sino que también pueden actuar como comunidades en las que las personas se unen en torno a valores compartidos y fomentan relaciones más profundas, todo lo cual ayuda a crear un mayor sentido de pertenencia y confianza.

Las organizaciones pueden crear y administrar oficinas y asientos en los vecindarios aprovechando: escritorio compartido o hospedaje junto con software de reserva de escritorio, que es una forma excelente para que los empleados reserven escritorios o habitaciones en el vecindario que deseen.

Cómo configurar barrios de oficinas con Skedda

Skedda es una plataforma de trabajo híbrida que permite a las organizaciones definir y personalizar los barrios de oficinas en función de varios criterios. Ya sea que se trate de agrupar a los empleados por función, departamento, proyecto o necesidades basadas en actividades, Skedda ofrece la flexibilidad de adaptar la disposición de los asientos a las necesidades de su equipo.

Así es como Skedda permite a las organizaciones crear y administrar barrios de oficinas:

Mapas de planta interactivos personalizados

La costumbre de Skedda mapas de planta interactivos permita a sus empleados ver el espacio de su oficina desde una vista aérea para que puedan encontrar fácilmente los escritorios que desean reservar. Si habilitas ciertas funciones, también pueden ver dónde están sentados sus compañeros de equipo para poder reservar un escritorio cerca de ellos. Dar a los empleados acceso a una representación en planta de la oficina y de las ubicaciones de los miembros del equipo les permite encontrar fácilmente el vecindario en el que se encuentran sus oficinas.

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Segmentación basada en etiquetas

Skedda permite a las organizaciones asignar etiquetas de usuario a las personas en función de criterios específicos, como funciones, departamentos, proyectos o necesidades basadas en actividades. Las organizaciones pueden añadir etiquetas de usuario para diferenciar y agrupar a los empleados una vez que se invite a una persona a su sede de Skedda. Esta segmentación es la base para crear zonas de oficinas, ya que las organizaciones pueden usar etiquetas para gestionar el acceso, la visibilidad y las condiciones de reserva.

Condiciones de reserva

Las sólidas condiciones de reserva de Skedda permiten a las organizaciones establecer restricciones y límites específicos para cada vecindario de oficinas. Esto incluye establecer restricciones sobre quién puede reservar en un vecindario, el plazo de reserva y cualquier requisito o limitación adicional. Por ejemplo, las organizaciones pueden decidir que solo los usuarios con la etiqueta «Legal» puedan reservar escritorios en el vecindario del departamento legal.

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Cuotas personalizables

Las reglas de cuotas de Skedda permiten a las organizaciones establecer límites al uso general de individuos o grupos dentro de un período de tiempo determinado, lo que permite una administración y asignación efectivas de los recursos dentro de los barrios de oficinas. Por ejemplo, las organizaciones pueden definir que los usuarios con la etiqueta «Ventas» pasen un máximo de 20 horas a la semana en un entorno de oficinas para que otros equipos también puedan utilizarlas.

Control avanzado de ventanas de reserva

Skedda permite a las organizaciones controlar el período de reserva de cada espacio dentro de un vecindario de oficinas. Pueden decidir con cuánta antelación los usuarios pueden hacer reservas, garantizando un acceso justo y una planificación óptima. Los diferentes barrios pueden tener diferentes períodos de reserva en función de sus requisitos específicos.

Esta función se puede personalizar en función de las etiquetas de usuario, lo que proporciona acceso preferencial o de reserva anticipada a ciertos tipos de usuarios. Por ejemplo, las organizaciones pueden escalonar el tiempo de reserva para garantizar que los espacios no se llenen de gente, o restringir las reservas de última hora para que solo los miembros aprobados puedan acceder a determinados barrios en determinados momentos.

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Asignación de espacio y vistas

Las «vistas de espacios» permiten a los empleados organizar rápidamente los espacios en grupos por ubicación, área, edificio o piso. Por ejemplo, si su oficina tiene varios pisos o espacios cerrados, puede asignar secciones o escritorios particulares como zonas silenciosas. La «vista espacial» permite a los empleados filtrar por pisos o habitaciones de un edificio para encontrar fácilmente el vecindario de oficinas que desean.

Configuración de recursos y servicios

Además de la asignación de escritorios, Skedda permite a las organizaciones configurar y asignar recursos y servicios específicos a cada vecindario de oficinas. Ya se trate de salas para grupos pequeños, impresoras o equipos especializados, las organizaciones pueden garantizar que las instalaciones necesarias estén convenientemente disponibles en los barrios designados. Incluso puedes ponerle un nombre a tu vecindario e incluir fotografías del espacio y el equipo.

Tipos de barrios de oficinas eficaces

Los barrios de oficinas ayudan a los empleados a entablar relaciones y a tener un sentido de pertenencia. Para construir verdaderamente una comunidad de espacios interconectados que satisfagan las necesidades laborales y sociales de los empleados, las organizaciones pueden establecer vecindarios variados y diversos que incluyan:

• La sala de reuniones: Este es un vecindario dinámico para el trabajo en equipo. Las organizaciones pueden configurar este espacio para grupos e incluir mobiliario y tecnología flexibles para facilitar la colaboración.
• La biblioteca: Este es un lugar para trabajar de forma tranquila y concentrada, lejos de ruidos y distracciones. Este vecindario ayuda a facilitar la investigación y el trabajo creativo y fomenta el pensamiento profundo y la reflexión.
• La cafetería: Este entorno de trabajo abierto y social es perfecto para ponerse al día con colegas y colaborar de manera informal. Las organizaciones pueden crear un ambiente cómodo y animado para ayudar a los empleados a sentirse cómodos al conectarse con sus colegas como seres humanos.
• La oficina combinada: Este vecindario apoya el trabajo individual con conversaciones improvisadas. Las organizaciones pueden proporcionar muebles ergonómicos, espacios abiertos y cerrados, y herramientas de colaboración para ayudar a los empleados a hacer su trabajo de la mejor manera.

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«Personalmente, soy un gran fanático del trabajo silencioso en persona. Estar en la misma habitación con personas que trabajan en silencio puede influir en mi compromiso con la tarea que tengo entre manos. Es la razón por la que fui a la biblioteca cuando estaba estudiando». - Leah Rapperport, directora de marketing de productos de Skedda

Gestionar barrios seguros y eficientes con Skedda

El lugar de trabajo tiene el potencial de generar el mismo nivel de camaradería y comodidad que las personas experimentan al vivir en un vecindario típico. Los barrios de oficinas sirven como un medio para que las personas fomenten las conexiones interpersonales que podrían perderse trabajando de forma remota. También pueden ser un destino muy solicitado para que personas, equipos o departamentos vean a sus compañeros de equipo y obtengan las herramientas que necesitan.

Escritorio compartido junto con software de reserva de escritorio revolucionan la forma en que las organizaciones pueden optimizar sus entornos de trabajo al proporcionar las herramientas para crear y administrar barrios de oficinas de manera eficaz. Al implementar las potentes funciones de Skedda, las empresas pueden aprovechar todo el potencial de sus barrios de oficinas para crear un entorno de trabajo próspero y colaborativo.

Si está listo para aprovechar todo el potencial de sus vecindarios de oficinas para crear un entorno de trabajo próspero y colaborativo, crea tu cuenta Skedda gratuita hoy.