5 funciones de Skedda menos conocidas para potenciar tu configuración

Hoy en día, el trabajo híbrido es solo una parte de la historia. La gente pasa de ir a la oficina dos o tres días a la semana a tener varios grupos de empleados: algunos vienen unos días y otros cinco días a la semana.

Por lo tanto, el término «híbrido» ya no define nuestra realidad actual. Las organizaciones están pasando de modelos híbridos caóticos posteriores a la pandemia a estrategias laborales estructuradas pero flexibles. Este cambio requiere una toma de decisiones sólida y basada en datos para optimizar el espacio de manera efectiva.

En la lección 3 de Patrick's Product Picks, nos inspiró una conversación que un vicepresidente sénior de Skedda mantuvo con un cliente que (comprensiblemente) había estado demasiado ocupado para mantenerse al día con muchas de nuestras funciones lanzadas este año. Muchas de estas nuevas funciones se crearon a partir de comentarios directos sobre los productos, y queríamos asegurarnos de que tampoco te las perdieras.

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Optimizar el espacio con datos significa ahorrar costos

Para adaptarse a las necesidades laborales modernas, muchas organizaciones han reducido el exceso de espacio y han rediseñado las oficinas para que sean más colaborativas. Según CBRE, la optimización del espacio para un trabajo flexible se ha traducido en ahorros de costos y en una reducción del 15% en el promedio de pies cuadrados por persona.

Sin embargo, la utilización del espacio sigue siendo inferior al 38%. La utilización eficiente del espacio sigue siendo un desafío.

Para aumentar el uso de la oficina, impulsar el ahorro de costos y mejorar la experiencia en el lugar de trabajo, los líderes rastrean múltiples fuentes de datos de ocupación, y casi el 80% hace un seguimiento de los datos de utilización (JLL).

Estas son cinco funciones para superar los desafíos del lugar de trabajo moderno:

1. Gestione los usuarios a escala

La administración manual de los datos y el acceso de los usuarios puede resultar abrumadora a medida que las organizaciones crecen y los roles evolucionan. Skedda simplifica la complejidad de la incorporación de usuarios mediante la carga masiva y el inicio de sesión único (SSO) a través de Microsoft y Google.

Usuarios que suben de forma masiva

La carga masiva es exactamente lo que parece: te permite subir un grupo de usuarios a la vez a través de CSV. Esto te ahorra tiempo y facilita la transferencia de tu lista de empleados actual a Skedda. Puedes subir de forma masiva tus usuarios y sus etiquetas con antelación y, después, enviar comunicaciones a tus usuarios el día en que quieras publicarla.

💡 Consejo de administración: Navegue hasta el «Usuarios» sección, seleccionar «Carga masiva», y sigue las instrucciones para subir los datos del usuario a través de CSV.

Configuración de inicio de sesión único

El inicio de sesión único (SSO) es ideal para las organizaciones que utilizan Microsoft o Google. Los usuarios usarán el correo electrónico de su trabajo para iniciar sesión y autenticarse de esa manera. Los empleados que inicien sesión mediante el inicio de sesión único también pueden transferir sus etiquetas preasignadas de Microsoft o Google a Skedda. Por ejemplo, a alguien se le ha asignado una etiqueta de TI de Google. Esa persona recibirá automáticamente la etiqueta de TI cuando inicie sesión en Skedda mediante el inicio de sesión único.

💡 Consejo de administración: Para agilizar el acceso, habilita el inicio de sesión único vinculando tu cuenta de Skedda con Microsoft o Google en «Integraciones» ajustes.

🔮 Un adelanto del futuro: actualizaciones de etiquetas en tiempo real

Los nuevos usuarios reciben sus etiquetas solo tras el registro inicial. Estas no cambian aunque las etiquetas cambien en los entornos de Microsoft o Google. El próxima función de SCIM permitirá actualizar las etiquetas en tiempo real para agilizar la incorporación de usuarios. Esto automatiza la asignación de etiquetas a medida que cambian los roles o los equipos.

2. Automatice las reservas para una mejor experiencia

Los empleados tienen dificultades con un sistema de reservas engorroso, lo que a menudo lleva a que los mostradores de reservas se dupliquen o se pierdan la oportunidad por completo. Con Skedda, los usuarios de Microsoft pueden reservar directamente desde su aplicación Teams, lo que reduce las reservas de escritorio a solo unos pocos clics.

Para simplificar aún más la reserva, la función de reserva durante todo el día de Skedda permite a los usuarios reservar un escritorio para un día completo marcando una casilla. Los usuarios pueden personalizar la duración de las reservas según sea necesario si no quieren hacer reservas de un día completo.

Intégralo con Microsoft 365

Las organizaciones que usan Microsoft Teams pueden beneficiarse enormemente de la integración de Microsoft 365 con Skedda. Con esta integración, los usuarios pueden reservar escritorios y salas de reuniones directamente desde su aplicación Teams. La función de sincronización bidireccional significa que los cambios se actualizan en tiempo real en ambas plataformas, de modo que los usuarios pueden ver fácilmente lo que está disponible y realizar ajustes en cualquiera de las plataformas.

💡 Consejo de administración: En Skedda, navega hasta 'Configuración' > 'Integraciones' para activar la integración de Microsoft Teams Booking. Consulta una guía más detallada sobre cómo integrarte con Microsoft 365.

Establecer la duración predeterminada de la reserva

La función de reserva de todo el día de Skedda agiliza las reservas de día completo para los usuarios. En lugar de tener que elegir las horas de trabajo principales para cada reserva, los administradores pueden establecer estas horas como las predeterminadas para cada reserva. Puedes personalizar los valores predeterminados de las reservas definiendo los parámetros de tu horario principal de la semana laboral. Establece cuáles deben ser las horas de disponibilidad para espacios específicos. Puede ser diferente para diferentes áreas.

💡 Consejo de administración: En tu configuración, ve a tu «Horas de disponibilidad» para establecer tus tiempos. En la parte inferior, puedes decidir si la función de reservas de todo el día está marcada de forma predeterminada o no.

Consejo profesional: Si prefieres configurar reservas de día completo utilizando las condiciones de reserva, debes configurar una condición como la siguiente:

3. Planifique de manera más inteligente con un plano de asientos

Es posible que las organizaciones deseen asignar escritorios específicos a los equipos, pero el proceso es tedioso y los errores en las asignaciones ocurren con frecuencia. La de Skedda Espacios asignados La función permite una administración sencilla de los escritorios específicos del usuario y anticipa las funciones de monitoreo en vivo para la presencia in situ.

Asigne escritorios directamente en el mapa

Puede asignar escritorios a los usuarios yendo directamente al mapa. Esto no solo facilita la visualización de todos los espacios disponibles y asignados en su plano de planta, sino que también permite que el plano de planta sirva ahora como plano de asientos para los empleados con escritorios designados.

💡 Consejo de administración: Ir a «Planos de planta y mapas». En Usuarios, haga clic en 'Asignar. ' Selecciona las personas que deben recibir esos escritorios. Solo verás lo que esté disponible y listo para ser asignado (todo lo demás aparecerá atenuado).

🔮 Un adelanto del futuro: supervise la presencia sin problemas

En la vista de lista, pronto podrá ver cuándo se ve a alguien en el sitio en tiempo real. Estará disponible para los espacios asignados en el futuro.

4. Muchas maneras de registrarse con facilidad

Los métodos tradicionales de hacer un seguimiento de quién se ha registrado suelen provocar errores involuntarios y registros de asistencia inexactos. Skedda ofrece varias opciones de registro que mejoran el cumplimiento de los usuarios y la precisión de los datos. Gracias a la integración con Microsoft Teams y al registro mediante código QR, los usuarios disfrutan de un proceso de confirmación de reservas más flexible y eficiente, que también mejora la utilización del espacio y el seguimiento de la asistencia.

Ponte en contacto con Microsoft Teams

En Teams, puedes registrarte por correo electrónico o mediante la función de chat. Todo lo que el usuario tiene que hacer es hacer clic en «Registrarse a través de Skedda» y se registrará automáticamente para realizar la reserva.

También tienes la posibilidad de realizar consultas dentro de tus canales. Ve a un canal específico e introduce @skedda en. Puedes ver a todos los miembros de ese canal o grupo en particular que tienen una reserva para la semana. Por ejemplo, puedes ir al canal del equipo de ventas o de recursos humanos y consultarlo rápidamente para ver todos los participantes de la semana.

💡 Consejo de administración: Para habilitar el registro de Microsoft Teams, vaya a 'Configuración' > 'Opciones de registro' y active la función de registro de Microsoft Teams.

Regístrese con códigos QR

También puedes imprimir códigos QR. Ve a tu configuración, ve a la parte inferior y haz clic en «generar códigos QR». Puedes seleccionar varios espacios en cualquier momento. Después de imprimirlos, puede colocarlos directamente en los escritorios. Cuando los usuarios se presenten ese mismo día, esta sería una forma adicional de registrarse.

Nota: Puedes eliminar por completo las notificaciones por correo electrónico y hacer que las personas solo puedan registrarse escaneando el código QR cuando lleguen. El proceso sería el siguiente: el empleado entra, saca su teléfono y escanea el código QR.

💡 Consejo de administración: Para implementar los registros con códigos QR, vaya a 'Configuración' > 'Opciones de registro' y genere y muestre códigos QR para registrarse rápidamente en el escritorio o en la habitación, lo que agiliza los procesos de confirmación.

5. Ajuste los datos para obtener informes de utilización precisos

Los informes estándar no siempre capturan los períodos específicos de alto tráfico ni revelan comportamientos matizados de los usuarios, lo que limita las decisiones basadas en datos. Los informes de Skedda son ahora más flexibles y detallados, y permiten comprender con precisión los picos de uso. Al ajustar los plazos de presentación de informes directamente en el panel de información, Skedda proporciona información sobre las horas pico de utilización y ofrece datos críticos para la optimización del espacio de trabajo.

Por ejemplo, su horario de disponibilidad puede ser de 5 a. m. a 8 p. m., pero la gran mayoría de sus reservas se realizan durante el horario laboral principal (de 9 a. m. a 5 p. m.). Para tener una idea más precisa de cómo se utilizan tus escritorios durante el horario de máxima audiencia, ahora puedes filtrar por criterios específicos en tu panel de estadísticas. Al filtrar por días y horas específicos, puedes ver un número de uso más preciso.

💡 Consejo de administración: Para ajustar los plazos, vaya a la «Perspectivas» paquee y modifique los plazos para que coincidan con sus períodos de alto tráfico, lo que permite un análisis específico. Aquí también puede generar informes detallados estableciendo parámetros específicos para centrar los informes en puntos de datos precisos que destaquen los comportamientos de los usuarios y las necesidades de espacio.

Cómo navegar por el lugar de trabajo moderno

A medida que el trabajo moderno continúa evolucionando, contar con las herramientas adecuadas es crucial para mantener la eficiencia y mantenerse a la vanguardia. Asegúrese de que su software evolucione con usted. Skedda ofrece soluciones innovadoras diseñadas para agilizar las operaciones y enriquecer las experiencias de los usuarios.

Para obtener más información sobre las capacidades de Skedda, explore nuestras sesiones de webinars anteriores o reserve una demostración para hablar con un experto en el lugar de trabajo hoy.