5 fonctionnalités moins connues de Skedda pour optimiser votre configuration

Aujourd'hui, le travail hybride n'est qu'une partie de l'histoire. Nous sommes en train de passer de deux à trois jours au bureau à de multiples groupes d'employés, certains venant quelques jours et d'autres cinq jours par semaine.

En tant que tel, le terme « hybride » ne définit plus notre réalité actuelle. Les organisations sont en train de passer de modèles hybrides chaotiques post-pandémiques à des stratégies d'environnement de travail structurées mais flexibles. Ce changement nécessite une prise de décision robuste et basée sur les données pour optimiser efficacement l'espace.

Dans la leçon 3 de Patrick's Product Picks, nous avons été inspirés par une conversation qu'un vice-président de Skedda a eue avec un client qui (naturellement) était trop occupé pour suivre la plupart de nos déploiements de fonctionnalités cette année. Nombre de ces nouvelles fonctionnalités ont été créées sur la base de commentaires directs sur les produits, et nous voulions nous assurer que vous ne les avez pas manquées non plus.

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L'optimisation de l'espace grâce aux données permet de réaliser des économies

Pour s'adapter aux besoins du travail moderne, de nombreuses organisations ont réduit leur excédent immobilier et ont repensé leurs bureaux pour les rendre plus collaboratifs. Selon CBRE, l'optimisation de l'espace pour un travail flexible a permis de réaliser des économies et de réduire de 15 % la superficie moyenne en pieds carrés par personne.

Et pourtant, l'utilisation de l'espace est toujours à la traîne, à 38 %. L'utilisation efficace de l'espace reste un défi.

Pour augmenter l'utilisation des bureaux, réaliser des économies et améliorer l'expérience sur le lieu de travail, les dirigeants suivent de multiples sources de données d'occupation, et près de 80 % suivent les données d'utilisation (JLL).

Voici cinq fonctionnalités pour surmonter les défis du monde du travail moderne :

1. Gérez les utilisateurs à grande échelle

La gestion manuelle des données et des accès des utilisateurs peut devenir fastidieuse à mesure que les organisations se développent et que les rôles évoluent. Skedda simplifie l'intégration des utilisateurs grâce au téléchargement groupé et à l'authentification unique (SSO) via Microsoft et Google.

Utilisateurs chargés en masse

Le téléchargement groupé est exactement ce à quoi il ressemble : il vous permet de télécharger un groupe d'utilisateurs en même temps via CSV. Cela vous fait gagner du temps et facilite le transfert de votre liste d'employés existante vers Skedda. Vous pouvez télécharger en masse vos utilisateurs et leurs tags à l'avance, puis envoyer des communications à vos utilisateurs le jour de votre mise en ligne.

💡 Conseil d'administration : Naviguez jusqu'au « Utilisateurs » section, sélectionnez « Téléchargement groupé », et suivez les instructions pour télécharger les données utilisateur au format CSV.

Configuration de l'authentification unique

L'authentification unique (SSO) est idéale pour les organisations qui utilisent Microsoft ou Google. Les utilisateurs utiliseront leur adresse e-mail professionnelle pour se connecter et s'authentifier de cette façon. Les employés qui se connectent à l'aide du SSO peuvent également voir leurs tags Microsoft ou Google prédéfinis transférés vers Skedda. Par exemple, une balise informatique a été attribuée à quelqu'un par Google. Cette personne recevrait automatiquement le tag informatique lorsqu'elle se connecterait à Skedda à l'aide du SSO.

💡 Conseil d'administration : Pour rationaliser l'accès, activez l'authentification unique en associant votre compte Skedda à Microsoft ou Google dans le « Intégrations » paramètres.

🔮 Aperçu du futur : mises à jour des tags en temps réel

Les nouveaux utilisateurs obtiennent leur tag uniquement lors de leur inscription initiale. Elles ne changent pas même si les balises changent dans les environnements Microsoft ou Google. Le prochaine fonctionnalité SCIM permettra de mettre à jour les balises en temps réel pour rationaliser l'intégration des utilisateurs. Cela automatise l'attribution des balises à mesure que les rôles ou les équipes changent.

2. Automatisez les réservations pour une meilleure expérience

Les employés sont confrontés à un système de réservation encombrant, ce qui entraîne souvent des doubles bureaux de réservation ou des absences complètes. Avec Skedda, les utilisateurs de Microsoft peuvent réserver directement depuis leur application Teams, ce qui réduit la réservation de bureau à quelques clics.

Pour simplifier encore plus la réservation, la fonction de réservation pour toute la journée de Skedda permet aux utilisateurs de réserver un bureau pour une journée complète en cochant une case. Les utilisateurs peuvent adapter la durée des réservations selon leurs besoins s'ils ne souhaitent pas effectuer de réservations pour une journée complète.

Intégrez à Microsoft 365

Les organisations qui utilisent Microsoft Teams peuvent grandement bénéficier de l'intégration de Microsoft 365 à Skedda. Grâce à cette intégration, les utilisateurs peuvent réserver des bureaux et des salles de réunion directement depuis leur application Teams. La fonction de synchronisation bidirectionnelle signifie que les modifications sont mises à jour en temps réel sur les deux plateformes, afin que les utilisateurs puissent facilement voir ce qui est disponible et effectuer des ajustements sur l'une ou l'autre des plateformes.

💡 Conseil d'administration : Dans Skedda, accédez à « Paramètres » > « Intégrations » pour activer l'intégration de Microsoft Teams Booking. Consultez un guide plus détaillé sur l'intégration à Microsoft 365.

Définir la durée de réservation par défaut

La fonction de réservation d'une journée complète de Skedda rationalise les réservations d'une journée complète pour les utilisateurs. Au lieu d'avoir à choisir les heures de travail principales pour chaque réservation, les administrateurs peuvent définir ces heures comme heures par défaut pour chaque réservation. Vous pouvez personnaliser les paramètres de réservation par défaut en définissant les paramètres de votre horaire hebdomadaire de travail principal. Définissez les heures de disponibilité pour des espaces spécifiques. Cela peut être différent selon les régions.

💡 Conseil d'administration : Dans vos paramètres, accédez à « Heures de disponibilité » pour régler vos horaires. En bas, vous pouvez décider si la fonction de réservation pour toute la journée est cochée par défaut ou non.

Conseil de pro : Si vous souhaitez configurer des réservations d'une journée complète en utilisant plutôt les conditions de réservation, vous devez définir une condition comme celle-ci :

3. Planifiez plus intelligemment grâce à un plan de salle

Les organisations peuvent souhaiter attribuer des bureaux spécifiques à des équipes, mais le processus est fastidieux et des erreurs d'attribution se produisent fréquemment. Skedda Espaces assignés permet une gestion simple des bureaux spécifiques à l'utilisateur et anticipe les fonctionnalités de surveillance en direct pour la présence sur site.

Attribuez les bureaux directement sur la carte

Vous pouvez attribuer des bureaux aux utilisateurs en accédant directement à la carte. Non seulement cela permet de voir plus facilement tous les espaces disponibles et attribués sur votre plan d'étage, mais cela permet également à votre plan d'étage de servir désormais de plan de salle pour les employés disposant de bureaux désignés.

💡 Conseil d'administration : Accédez à « Plans et cartes d'étage. » Sous Utilisateurs, cliquez sur « Attribuer. » Sélectionnez les personnes qui devraient recevoir ces bureaux. Vous ne verrez que ce qui est disponible et prêt à être attribué (tout le reste sera grisé).

🔮 Aperçu du futur : surveillez la présence de manière fluide

Dans la liste, vous pourrez bientôt voir quand quelqu'un est vu sur place en temps réel. Cela sera disponible pour les espaces assignés à l'avenir.

4. De nombreuses façons de vous enregistrer facilement

Les méthodes traditionnelles de suivi des personnes qui se sont enregistrées entraînent souvent des erreurs involontaires et des journaux de présence inexacts. Skedda propose diverses options d'enregistrement qui améliorent la conformité des utilisateurs et la précision des données. Grâce à l'intégration de Microsoft Teams et aux enregistrements par code QR, les utilisateurs bénéficient d'un processus de confirmation de réservation plus flexible et plus efficace qui améliore également l'utilisation de l'espace et le suivi des présences.

Connectez-vous à Microsoft Teams

Dans Teams, vous pouvez vous enregistrer par e-mail ou via la fonction de chat. Il suffit à l'utilisateur de cliquer sur « S'enregistrer via Skedda » et il sera automatiquement enregistré pour la réservation.

Vous avez également la possibilité d'effectuer des requêtes au sein de vos chaînes. Accédez à un canal et à une entrée spécifiques @skedda dans. Vous pouvez voir tous les membres de cette chaîne ou de ce groupe qui ont une réservation pour la semaine. Par exemple, vous pouvez accéder au canal de l'équipe des ventes ou des ressources humaines et l'interroger rapidement pour voir toutes les personnes présentes cette semaine.

💡 Conseil d'administration : Pour activer l'enregistrement dans Microsoft Teams, rendez-vous sur « Paramètres » > « Options d'enregistrement » et activez la fonction d'enregistrement de Microsoft Teams.

Enregistrez-vous à l'aide de codes QR

Vous pouvez également imprimer des codes QR. Accédez à vos paramètres, allez en bas de page et cliquez sur « générer des codes QR ». Vous pouvez sélectionner plusieurs espaces à tout moment. Après les avoir imprimés, vous pouvez les placer directement sur les bureaux. Lorsque les utilisateurs se présentent le jour même, ce serait un moyen supplémentaire de s'enregistrer.

Remarque : Vous pouvez supprimer complètement les notifications par e-mail et les faire en sorte que les gens ne puissent s'enregistrer qu'en scannant le code QR à leur arrivée. Le processus ressemblerait à ceci : l'employé entre, sort son téléphone et scanne le code QR.

💡 Conseil d'administration : Pour implémenter les enregistrements par code QR, rendez-vous sur « Paramètres » > « Options d'enregistrement » et générez et affichez des codes QR pour un enregistrement rapide au bureau ou dans la chambre, rationalisant ainsi les processus de confirmation.

5. Ajustez les données pour des rapports d'utilisation précis

Les rapports standard ne capturent pas toujours les périodes spécifiques de forte affluence ou ne révèlent pas des comportements nuancés des utilisateurs, ce qui limite les décisions fondées sur les données. Les rapports de Skedda sont désormais plus flexibles et plus pertinents, ce qui permet de comprendre avec précision les pics d'utilisation. En ajustant les délais de reporting directement dans le tableau de bord Insights, Skedda fournit des informations sur les heures de pointe d'utilisation, fournissant des données critiques pour l'optimisation de l'espace de travail.

Par exemple, vos heures de disponibilité peuvent être de 5 h à 20 h, mais la grande majorité de vos réservations ont lieu pendant les heures de travail habituelles (9 h à 17 h). Pour avoir une idée plus précise de la façon dont vos bureaux sont utilisés aux heures de grande écoute, vous pouvez désormais filtrer selon des critères spécifiques dans votre tableau de bord Insights. En filtrant selon des jours et des heures spécifiques, vous pouvez obtenir un chiffre d'utilisation plus précis.

💡 Conseil d'administration : Pour ajuster les délais, rendez-vous dans « Perspectives » page et modifiez les délais en fonction de vos périodes de forte fréquentation, afin de permettre une analyse ciblée. Ici, vous pouvez également générer des rapports détaillés en définissant des paramètres spécifiques pour concentrer les rapports sur des points de données précis qui mettent en évidence le comportement des utilisateurs et les besoins en espace.

Naviguer dans le monde du travail moderne

Alors que le travail moderne continue d'évoluer, il est essentiel de disposer des bons outils pour maintenir l'efficacité et garder une longueur d'avance. Assurez-vous que votre logiciel évolue avec vous. Skedda propose des solutions innovantes conçues pour rationaliser les opérations et enrichir l'expérience utilisateur.

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