Skedda Signalement des problèmes : Signalez et acheminez les problèmes d'espace depuis le flux de réservation

Signaler, c'est réparer : Les problèmes d'espace de travail

Dans tout bureau où les espaces et les ressources sont constamment partagés, les problèmes sont inévitables. Un bureau assis-debout qui ne descend plus. Une salle de réunion laissée en désordre. Une porte défectueuse qui ne peut pas être ouverte. Un système de visioconférence qui ne semble pas démarrer correctement.

Le problème n'est pas que les choses se cassent ; c'est que le processus pour les signaler est dispersé. Les gens envoient un message direct au responsable des installations, interpellent un canal Slack, envoient un e-mail vague « pour info », ou haussent simplement les épaules et reportent. Les signalements se perdent dans le bruit, l'équipe qui peut réellement le réparer n'en est jamais informée, et le même problème se présente à la personne suivante qui réserve l'espace.

C'est pourquoi nous avons créé le signalement d'incidents. Il est directement intégré au processus de réservation, là où votre équipe travaille déjà. Sélectionnez un espace, cliquez sur Signaler un problème, saisissez les détails et soumettez. C'est tout. Pas d'outil séparé à ouvrir, pas de nouveau processus à apprendre, et plus aucun problème ne passe inaperçu.

Signaler les problèmes au moment où ils surviennent, à la source

La plupart des problèmes en milieu de travail sont signalés des heures après s'être produits, voire pas du tout. Au moment où l'équipe FM ou IT en est informée, la personne qui a constaté le problème est déjà passée à sa prochaine réunion, les détails sont flous et la salle est réservée par quelqu'un d'autre.

Le signalement des problèmes comble cette lacune en étant intégré directement dans la fenêtre modale de réservation. Lorsqu'un utilisateur ouvre un espace visible sur le plan d'étage, il voit un Signaler un problème bouton juste là. Cliquez dessus, choisissez une catégorie, tapez une phrase ou deux, et soumettez. Skedda connaît déjà le lieu, l'espace et l'utilisateur, de sorte que le rapport arrive avec tout le contexte nécessaire.

Imaginez le cas quotidien : quelqu'un se présente pour sa réservation, repère un écran cassé, le signale, puis réserve le prochain bureau disponible — le tout sans quitter le même écran. Les problèmes sont enregistrés au moment où ils sont remarqués, et non une heure plus tard dans un fil Slack ou trois jours plus tard après s'être souvenu de se connecter à un portail de demande de maintenance.

Acheminer les rapports au bon endroit

Signaler les problèmes n'est que la moitié du travail. L'autre moitié consiste à s'assurer que chaque rapport parvient à la personne qui peut réellement les résoudre. 

Une chaise cassée est un ticket pour les services généraux. Un écran défectueux est un ticket pour l'IT. Une demande de nettoyage peut être transmise à un prestataire. S'attendre à ce que les employés sachent quelle équipe est responsable de quoi est une recette pour des rapports mal acheminés et des résolutions lentes.

Avec le signalement des problèmes, les administrateurs définissent les destinations une seule fois et Skedda s'occupe du reste. Chaque rapport soumis est envoyé directement au bon endroit : une boîte de réception de maintenance par défaut, un chef d'équipe spécifique, un service de prestataire ou même un système externe. Chaque rapport par e-mail arrive avec le lieu, l'espace, la catégorie et la description déjà inclus, de sorte que la personne qui le reçoit dispose de tout ce dont elle a besoin pour agir immédiatement.

Une fois qu'un rapport est acheminé, le travail de Skedda est terminé — et c'est voulu. Skedda n'est pas un système de maintenance. C'est le point de départ : le moment où un problème est capturé et envoyé aux bonnes personnes. Si votre équipe résout les problèmes dans Zendesk, ServiceNow ou une boîte de réception partagée, c'est exactement là que les rapports atterriront.

Signalez-le là où vous le trouvez. Acheminiez-le à ceux qui le réparent. 

Catégories et règles d'espace que vous contrôlez

Chaque lieu de travail gère les problèmes différemment. Une université pourrait suivre séparément l'équipement de laboratoire, l'accès aux salles et les problèmes audiovisuels. Une entreprise financière pourrait séparer l'IT des installations et de la sécurité. Une petite entreprise pourrait simplement vouloir une seule boîte de réception de maintenance pour tout.

Le signalement des problèmes s'adapte. Les administrateurs créent un nombre illimité de catégories — Logiciels, Accès à l'espace, Mobilier, Wi-Fi, Santé et Sécurité, ou tout autre élément adapté à votre fonctionnement — et les associent à autant ou aussi peu de règles d'acheminement que nécessaire. Définissez la portée des règles par nom d'espace, étiquette d'espace ou catégorie de problème. 

Par exemple :

• Problèmes avec l'équipement de laboratoire A et B → acheminés directement à un responsable de laboratoire spécifique
• Problèmes avec les espaces étiquetés "Bureaux debout" → acheminés au responsable de bureau
• Tout rapport de la catégorie "Nettoyage" → envoyé directement à votre service de nettoyage

Il en résulte une couche de reporting qui reflète la manière dont votre équipe travaille réellement, et non un flux de tickets générique auquel vous devez adapter votre organigramme.

Comment configurer le signalement des problèmes

Démarrer avec le signalement des problèmes est simple :

1. ‍Activez-le. 
   Rendez-vous sur Paramètres → Signalement des problèmes et activez la fonctionnalité pour votre établissement. (Remarque : Le signalement des problèmes est disponible avec le forfait Premier de Skedda.)
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2. Ajoutez une boîte de réception par défaut.
   Saisissez l'adresse e-mail qui doit recevoir chaque rapport, à moins qu'une règle plus spécifique ne le redirige ailleurs. Vérifiez l'adresse afin que les rapports puissent commencer à être envoyés.
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3. Créez vos catégories. 
   Le signalement de problèmes est livré avec des catégories prédéfinies — Logiciel, Accès à l'espace, Équipement de l'espace, Wi-Fi, Autre. Vous pouvez ajouter, renommer ou supprimer des catégories pour qu'elles correspondent à la manière dont votre organisation gère les problèmes.
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4. Définissez vos règles de routage (facultatif).
   Pour chaque catégorie, choisissez les espaces ou les balises d'espace auxquels elle s'applique et saisissez l'adresse e-mail du destinataire. Ajoutez autant de règles que nécessaire. En option, mettez en copie la boîte de réception par défaut pour chaque rapport acheminé.
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5. Informez votre équipe.
   Une fois activé, le Signaler un problème bouton apparaît pour tous les espaces via la vue carte, sur ordinateur et mobile. La première fois qu'une personne l'utilise, elle le prendra en main instantanément.

C'est tout. Dès la prochaine réservation, vos plaintes éparses deviennent des signaux structurés sur lesquels votre équipe peut réellement agir.

Pour plus de détails sur la configuration du signalement de problèmes dans Skedda, consultez notre guide d'aide. 

Là où la résolution commence

Skedda a toujours été l'endroit où votre équipe se rend pour réserver un espace. Grâce au signalement des problèmes, c'est désormais aussi l'endroit où ils se rendent pour signaler un espace, vous offrant un canal fiable pour identifier, catégoriser et résoudre les problèmes liés aux espaces de travail. 

Vous voulez voir le signalement des problèmes en action ? Réservez une démo avec notre équipe dès aujourd'hui.