Skedda Informes de Incidencias: Señala y Gestiona Problemas de Espacio Desde el Flujo de Reserva

Reportar es Reparar: Señalando problemas en el espacio de trabajo

En cualquier oficina donde los espacios y recursos se comparten constantemente, las incidencias son inevitables. Un escritorio de pie que no baja. Una sala de reuniones que alguien dejó desordenada. Una puerta defectuosa que no se puede abrir. Un sistema de videoconferencia que no parece iniciarse correctamente.

El problema no es que las cosas se rompan; es que el camino para reportarlas está disperso. La gente envía mensajes directos al gerente de instalaciones, menciona en un canal de Slack, envía un correo electrónico vago de "para tu información", o simplemente se encoge de hombros y reprograma. Los informes se pierden en el ruido, el equipo que realmente puede solucionarlo nunca se entera, y el mismo problema aparece para la siguiente persona que reserva el espacio.

Por eso creamos Reporte de Incidencias. Se integra directamente en el flujo de reserva, justo donde tu equipo ya trabaja. Selecciona un espacio, haz clic en "Reportar un problema", introduce los detalles y envíalo. Eso es todo. Sin herramientas separadas que abrir, sin procesos nuevos que aprender y sin más problemas que pasen desapercibidos.

Reportar problemas en el momento, en el origen

La mayoría de los problemas en el lugar de trabajo se reportan horas después de que ocurren, si es que se reportan. Para cuando el equipo de FM o TI se entera, la persona que vio el problema ya se ha ido a su próxima reunión, los detalles son confusos y la sala está reservada por otra persona.

La función de Reporte de Problemas cierra esa brecha al integrarse directamente en el modal de reserva. Cuando un usuario abre cualquier espacio que puede ver en el plano, ve un Reportar un problema botón justo ahí. Haz clic, elige una categoría, escribe una o dos frases y envíalo. Skedda ya sabe qué lugar, espacio y usuario son, por lo que el informe llega con todo el contexto adjunto.

Imagina el caso cotidiano: alguien llega para su reserva, detecta un monitor roto, lo reporta y luego reserva el siguiente escritorio disponible, todo sin salir de la misma pantalla. Los problemas se registran en el momento en que se detectan, no una hora después en un hilo de Slack o tres días después de recordar iniciar sesión en un portal de solicitudes de mantenimiento.

Dirigir los informes al lugar correcto

Señalar los problemas es solo la mitad del trabajo. La otra mitad es asegurarse de que cada informe llegue a quien realmente pueda solucionarlos. 

Una silla rota es un ticket para instalaciones. Un monitor defectuoso es un ticket para TI. Una solicitud de limpieza podría ir a un contratista. Esperar que los empleados sepan qué equipo se encarga de qué es una receta para informes mal dirigidos y resoluciones lentas.

Con la función de Reporte de Problemas, los administradores configuran los destinos una vez y Skedda se encarga del resto. Cada informe enviado va directamente al lugar correcto: una bandeja de entrada de mantenimiento predeterminada, un líder de equipo específico, un servicio de contratistas o incluso un sistema externo. Cada informe por correo electrónico llega con el lugar, el espacio, la categoría y la descripción ya incluidos, para que quien lo reciba tenga todo lo necesario para actuar de inmediato.

Una vez que se enruta un informe, el trabajo de Skedda está hecho, y eso es intencional. Skedda no es un sistema de mantenimiento. Es el punto de partida: el momento en que un problema se registra y se envía a las manos adecuadas. Si tu equipo resuelve problemas en Zendesk, ServiceNow o una bandeja de entrada compartida, ahí es exactamente donde llegarán los informes.

Señálalo donde lo encuentres. Envíalo a quien lo solucione. 

Categorías y reglas de espacio que tú controlas

Cada lugar de trabajo gestiona los problemas de manera diferente. Una universidad podría rastrear el equipo de laboratorio, el acceso a las salas y los problemas de AV por separado. Una empresa financiera podría dividir TI de instalaciones y seguridad. Una pequeña empresa podría querer solo una bandeja de entrada de mantenimiento para todo.

La función de Reporte de Problemas se adapta. Los administradores crean categorías ilimitadas —Software, Acceso a espacios, Mobiliario, Wi-Fi, Salud y seguridad, o cualquier otra que se ajuste a tu operación— y las combinan con tantas o tan pocas reglas de enrutamiento como sea necesario. Define el alcance de las reglas por nombre de espacio, etiqueta de espacio o categoría de problema. 

Por ejemplo:

• Problemas con el equipo de laboratorio A y B → se envían directamente a un gerente de laboratorio específico
• Problemas con espacios etiquetados como "Escritorios de pie" → se envían al gerente de oficina
• Cualquier informe en la categoría "Limpieza" → se envía directamente a su servicio de limpieza

El resultado es una capa de informes que refleja cómo trabaja realmente su equipo, no un flujo genérico de tickets que tenga que adaptar a su organigrama.

Cómo configurar la notificación de incidencias

Empezar con la notificación de incidencias es sencillo:

1. ‍Actívelo. 
   Vaya a Configuración → Notificación de incidencias y active la función para su establecimiento. (Nota: La notificación de incidencias está disponible con el plan Premier de Skedda.)
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2. Añada una bandeja de entrada predeterminada.
   Introduzca la dirección de correo electrónico que debe recibir todos los informes, a menos que una regla más específica lo dirija a otro lugar. Verifique la dirección para que los informes puedan empezar a enviarse.
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3. Cree sus categorías. 
   El Reporte de Incidencias incluye categorías predefinidas: Software, Acceso al espacio, Equipo del espacio, Wi-Fi, Otros. Puede añadir, renombrar o eliminar categorías para adaptarlas a la forma en que su organización gestiona las incidencias.
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4. Configure sus reglas de enrutamiento (opcional).
   Para cada categoría, elija los espacios o etiquetas de espacio a los que se aplica e introduzca el correo electrónico del destinatario. Añada tantas reglas como necesite. Opcionalmente, copie la bandeja de entrada predeterminada en cada informe enrutado.
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5. Informe a su equipo.
   Una vez activado, el botón de Reportar una incidencia aparece para todos los espacios a través de la vista de mapa, tanto en escritorio como en móvil. La primera vez que alguien lo use, lo entenderá al instante.

Eso es todo. A partir de la próxima reserva, sus quejas dispersas se convertirán en señales estructuradas sobre las que su equipo podrá actuar.

Para más detalles sobre cómo configurar el Reporte de Incidencias en Skedda, consulte nuestra guía de ayuda. 

Donde empieza la solución

Skedda siempre ha sido el lugar al que su equipo acude para reservar un espacio. Con la función de Informes de Incidencias, ahora también es el lugar al que acuden para señalar un espacio, lo que te proporciona un canal fiable para identificar, categorizar y resolver problemas en el espacio de trabajo. 

¿Quieres ver Informes de Incidencias en acción? Reserva una demostración con nuestro equipo hoy mismo.