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Skedda pour l'enseignement supérieur : repenser la gestion de l'espace universitaire
« Qu'y a-t-il dans un espace ? Ce que nous appelons un espace, autrement dit, aurait une odeur aussi douce. » Hormis les soliloques dramatiques, la réservation d'espace dans notre monde du travail hybride peut prendre de nombreuses significations, notamment des bureaux partagés, des bureaux permanents, des salles de réunion, des laboratoires (ceux qui concernent les sciences et ceux à quatre pattes), des robots, des parkings, des services de restauration, etc. Dans l'environnement de travail hybride moderne, la gestion efficace de ces différents « espaces » est essentielle à la productivité et à la fluidité des opérations.
Cependant, gérer les complexités liées à la réservation de tous ces espaces peut être un casse-tête logistique sans les bons outils. UNE plateforme de gestion du lieu de travail fournit un système centralisé pour l'organisation et la réservation de ces différents espaces, ce qui permet une utilisation efficace de l'espace, essentielle à la productivité et au bon fonctionnement. Explorons ces différents espaces et comment vous pouvez utiliser un tel système pour les réserver.
« Soyez créatif en ce qui concerne ce que vous définissez comme un « espace ». Ne vous limitez pas à penser à des bureaux partagés ou à des salles de réunion. Pensez à n'importe quel espace ou ressource qui pourrait être partagé. » - Steve Maclaren, directeur de l'exploitation de The National Robotarium
#1 : Arrêtez le repérage et commencez à vous garer
Trouver une place de parking peut représenter un défi logistique dans les lieux de travail très fréquentés, en particulier dans les zones urbaines. Un système de gestion du lieu de travail peut être utilisé comme système de réservation de parking, permettant aux employés de réserver des places de parking à l'avance et de les attribuer en fonction des besoins. Commencez votre journée sans tracas en réservant une place de parking à l'avance, afin d'éviter le chaos lié au fait de faire le tour du terrain.
Un espace peut également soyez votre véhicule. Northrop, une importante société australienne de conseil en ingénierie, permet à ses employés de réserver leur voiture de société. Vous pouvez vous assurer que seuls les employés autorisés peuvent réserver ces voitures en leur attribuant des étiquettes spécifiques leur permettant de réserver ces espaces spéciaux dans le système.
#2 : L'hôtellerie de bureau : votre hot desk pendant des heures ou des jours
Les horaires de travail flexibles étant de plus en plus courants, les employés ont souvent besoin de pouvoir réserver des bureaux en fonction de leurs besoins du jour. Logiciel de réservation de bureaux permet aux employés de vérifier la disponibilité des bureaux, de sélectionner leur lieu préféré et de le réserver pour la durée souhaitée, garantissant ainsi une transition en douceur entre le travail à distance et le travail au bureau.
Les employés peuvent facilement accéder à une carte du plan des bureaux, voir ce qui est encore disponible, trouver et réserver un bureau dans un quartier de bureaux qui répond à leurs besoins, que ce soit pour un travail ciblé ou des projets collaboratifs. La possibilité de réserver un espace de bureau garantit une transition en douceur entre le travail à distance et le travail de bureau.
En savoir plus : 9 conseils pratiques pour vous aider à implémenter le hot desking dans votre bureau
#3 : Labs : The Furry Kind
Aux États-Unis, 78 % des propriétaires d'animaux ont adopté un animal de compagnie pendant la pandémie (Forbes Advisor). Les bureaux acceptant les animaux de compagnie incitent les employés à retourner au bureau et peuvent contribuer à créer un environnement de travail plus agréable et plus social. Les employeurs peuvent attribuer des espaces de bureau « respectueux des animaux à fourrure », comme ils le font lorsqu'ils créent des quartiers de bureaux en fonction de départements, de fonctions, de besoins de projets ou d'équipements particuliers.
#4 : Les laboratoires : le genre scientifique
La réservation de l'équipement est essentielle pour une allocation efficace des ressources, qu'il s'agisse de machines spécialisées, d'équipements audiovisuels ou d'appareils partagés tels que des ordinateurs, des imprimantes et des projecteurs. Un système de gestion du lieu de travail adapté aux installations de laboratoire permet aux chercheurs de parcourir l'espace et les équipements de laboratoire disponibles, de les réserver pour des projets spécifiques et de suivre leur utilisation afin d'éviter les surréservations et de s'assurer que les personnes suivent les calendriers de maintenance. En outre, vous pouvez vous assurer que seules les personnes désignées peuvent réserver l'équipement en attribuant des étiquettes spécifiques sur la plateforme qui autorisent les personnes à réserver.
Pour en savoir plus : Découvrez comment les organisations de santé réservent des équipements médicaux spécifiques auprès de Skedda.
#5 : Perma-Desks : où se trouve la photo de famille
Même si les bureaux partagés sont de plus en plus populaires en raison du travail hybride, certains employés peuvent toujours avoir besoin de bureaux permanents en raison de leur rôle ou de leurs besoins personnels. Par conséquent, un espace peut également être un bureau permanent que certains employés peuvent réserver pour de longues périodes. Les organisations peuvent attribuer aux employés qui ont besoin de bureaux permanents des étiquettes désignées pour s'assurer que personne d'autre ne puisse réserver ces bureaux sur la carte.
#6 : Gardez votre calme et continuez
Des tables de ping-pong, du kombucha à la pression et... des pistes de bowling ? Si vous avez la chance de disposer d'un tel espace de loisirs, ce sont également des espaces que vous pouvez réserver en utilisant un système de gestion du lieu de travail. Pour s'assurer que l'espace ne dépasse pas la capacité, les organisations peuvent fixer un quota qui limite le nombre de personnes pouvant être présentes dans cet espace à un moment donné et la durée pendant laquelle elles peuvent réserver l'espace.
#7 : Trouvez une chambre
L'efficacité des réunions dépend de la disponibilité d'espaces appropriés. Système de réservation de salles de conférence fournit une visibilité en temps réel sur la disponibilité, la capacité et les équipements des chambres. Les employés peuvent facilement planifier des réunions, inviter des participants et même intégrer des applications de calendrier pour une coordination fluide. En outre, une plateforme fournissant des images et des descriptions des salles de réunion peut aider les employés à déterminer si l'espace est suffisamment grand pour tous les participants et dispose de tous les équipements appropriés.
Pour en savoir plus : Planifiez des réunions en toute simplicité grâce à la synchronisation bidirectionnelle de Skedda avec Microsoft 365.
#8 : Nous réclamons tous... la restauration
Lorsque vos invités prennent rendez-vous via une plateforme avec gestion des visiteurs, vous pouvez facilement répondre aux préférences des clients en intégrant les demandes aux informations de réservation. Cela inclut la demande d'équipements ou de services, tels que la vidéoconférence ou la restauration, pour être prêt au démarrage. En permettant aux personnes de réserver des espaces de rendez-vous avec la possibilité d'inclure leurs préférences et leurs besoins (par exemple, allergies alimentaires), vous pouvez garantir une expérience agréable pour tous.
Essayez Skedda Visitor Management dès aujourd'hui pour une expérience de visite fluide.
#9 : Réservez votre robot
Il y a des équipements spécialisés, puis il y a équipement spécialisé. Si vous pensez à des robots, c'est vrai ! Le Robotarium national, un centre de recherche au Royaume-Uni, permet à ses employés de réserver des robots dans ses installations. En basculant entre différentes vues (carte, liste, grille) sur la plateforme de gestion de l'espace de travail, vous pouvez visualiser bien plus que des bureaux et des pièces. De cette façon, vous pouvez répertorier les robots et vous entraîner à faire fonctionner ces robots en tant qu'espaces que les gens peuvent également réserver.
#10 : Découvrez les sites touristiques grâce aux réservations de visites
Efficacement gestion des horaires de visites est vital pour les organisations qui proposent des visites de leurs installations à des clients, à des partenaires ou à des employés potentiels. Un système de gestion de l'espace de travail simplifie les réservations de visites en permettant aux administrateurs de configurer les créneaux horaires disponibles, de gérer la taille des groupes et d'automatiser les e-mails de confirmation ou les rappels. Cela garantit une expérience fluide et professionnelle aux visiteurs.
En savoir plus : Découvrez comment The National Robotarium utilise Skedda pour gérer ses robots et ses visites.
Supprimez les feuilles de calcul, nous sommes en 2024 !
Si votre organisation continue à utiliser des feuilles de calcul, à appeler ou à se présenter en espérant que tout ira pour le mieux lors de la réservation des places, il est temps de commencer à utiliser un système intégré actualisé. UNE système complet de gestion du lieu de travail permet de réserver des espaces tels que des bureaux, des salles de réunion, des laboratoires, des équipements, des parkings, des visites et même des services de restauration en un seul endroit.
En tirant parti d'un système de réservation centralisé tel que Skedda, les organisations peuvent optimiser l'utilisation de l'espace, améliorer l'efficacité opérationnelle et améliorer l'expérience de travail des employés et des visiteurs.
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