Les 3 R du RTO : des conjectures à l'excellent travail

Beaucoup pensent que le « retour au bureau » (RTO) se fait entièrement au bureau, comme le faisaient les employés avant la pandémie de COVID-19. Mais ce n'est qu'une part du gâteau RTO.

Aujourd'hui, nous voyons de multiples groupes d'employés : ceux qui ont des politiques de travail hybrides structurées et se rendent au bureau deux à trois jours par semaine ; ceux qui y vont en cas de besoin pour collaborer en équipe ; et ceux qui sont plus à temps plein au bureau. Malgré les horaires variables, ces populations ont toutes besoin d'un bureau qui réponde à l'évolution des besoins professionnels en 2025 et au-delà.

Les responsables des installations, les directeurs de bureau, les stratèges du lieu de travail et les équipes de direction se demandent : notre politique de RTO fonctionne-t-elle réellement ? Est-ce que les gens se présentent ? Utilisons-nous l'espace de manière efficace et créons-nous le type d'expérience de travail que les employés peuvent vivre ? voulez faire partie de?

Ce ne sont pas des questions auxquelles vous pouvez répondre par suppositions. Vous avez besoin d'un réseau de sources de données, qu'il s'agisse de glissements d'accès ou de Connexions Wifi au bureau et réservation de salle de réunion tendances et sentiment des employés. Lorsqu'elles sont rassemblées et analysées à l'aide de l'IA, ces informations fournissent des informations sur lesquelles vous pouvez réellement agir.

Types de données à suivre

Pour avoir une vue d'ensemble du succès du RTO, aucun point de données ne suffit. Quelqu'un peut réserver un bureau, mais ne jamais s'y présenter. Un espace peut être fréquemment consulté, mais ne pas être utilisé de manière significative. Les employés peuvent se conformer à la politique, mais être profondément insatisfaits.

Les organisations les plus performantes combinent les informations issues des systèmes d'accès, des outils de réservation, des capteurs d'occupation et des commentaires des employés pour brosser un tableau complet de ce qui se passe sur le lieu de travail. Ces multiples sources de données incluent :

• Données de réservation des bureaux et des chambres : Sachez quels espaces sont très demandés et lesquels ne sont pas utilisés
• Intégrations d'applications Workplace : Révélez qui vient au bureau et quand
• Données d'enregistrement : Confirme si quelqu'un a réclamé sa réservation, réduisant ainsi le nombre de « réservations fantômes »
• Données relatives au contrôle d'accès/au balayage du badge : Indique quand et à quelle fréquence les employés entrent dans le bureau et à quelles zones ils accèdent
• Capteurs de présence : Validez l'utilisation en temps réel et détectez les écarts entre les réservations et la présence réelle
• Suivi Wifi : Identifie si des personnes sont présentes et connectées sur des postes de travail spécifiques
• Déjeuner ou utilisation des commodités : Indiquer un engagement plus profond envers le lieu de travail au-delà de la simple présence
• Sondages et outils de feedback auprès des employés : Capturez l'aspect qualitatif (expérience des employés, satisfaction et ce qui manque sur le lieu de travail)

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En intégrant ces points de données, les équipes peuvent aller au-delà des hypothèses et découvrir des vérités puissantes et exploitables.

Découvrez comment Skedda vous aide à intégrer et à analyser cet écosystème de données, afin de faciliter la prise de décisions fiables et fondées sur des preuves.

Nous partageons ci-dessous des stratégies visant à aider les dirigeants à passer des suppositions à un excellent travail grâce à une action basée sur les données et l'IA, afin de créer des environnements de travail plus intelligents et plus adaptatifs qui soutiennent les personnes, les performances et l'avenir du travail.

3 manières essentielles dont les données et l'IA peuvent permettre de prendre des décisions plus intelligentes sur le lieu de travail

Aujourd'hui, les chercheurs ont eu plus de temps pour étudier le travail flexible, qui reste le modèle de travail le plus populaire. 70 % des entreprises américaines proposent un certain degré de flexibilité en matière de lieu de travail (Flex Index).

De plus en plus de données nous parviennent pour éclairer nos décisions. Pour augmenter l'utilisation des bureaux, réaliser des économies et améliorer l'expérience sur le lieu de travail, les dirigeants suivent de multiples sources de données d'occupation—-et près de 80 % suivent les données d'utilisation (JLL).

Les organisations et les managers performants mènent désormais grâce aux données, à l'intentionnalité, à la technologie, à la formation et à la bonne communication pour créer des expériences de travail modernes de qualité. Ils tirent parti de ces informations pour adapter leur empreinte, adapter leur conception aux besoins actuels et intégrer les gens grâce à des espaces magnétiques que les employés peuvent utiliser choisir pour revenir à. Voici comment procéder :

1. Dimensionnez correctement votre empreinte

De nombreuses organisations ont réduit la taille de leurs bureaux après la pandémie pour s'adapter aux employés travaillant principalement à domicile. Selon CBRE, l'optimisation de l'espace pour un travail flexible a entraîné une réduction de 15 % de la superficie moyenne en pieds carrés par personne. À la suite des récents mandats RTO, les organisations ont constaté une légère augmentation de la fréquentation des bureaux, mais elle est toujours inférieure aux chiffres de 2019 et avant.

Aujourd'hui, l'une des questions les plus pressantes pour les équipes chargées des installations et de l'immobilier est la suivante : Avons-nous encore besoin de tout cet espace? Les données peuvent fournir une réponse fiable.

Logiciel de réservation de bureaux like Skedda fournit des analyses d'utilisation granulaires, vous aidant à repérer les chambres vides, les zones à faible trafic et les réservations non réclamées. Si certaines zones sont toujours vides, il est peut-être temps de les regrouper ou de les réutiliser. D'un autre côté, si les salles de réunion sont réservées Si vous sortez tous les jours et que les équipes sont entassées dans trop peu d'espaces, vous devrez peut-être vous agrandir.

Cependant, il ne suffit pas de se baser uniquement sur les données de réservation. Les employés peuvent réserver un bureau ou une réunion mais ne pas se présenter. Ces « réservations fantômes » peuvent fausser vos analyses d'utilisation. En associant les données de réservation aux données de contrôle d'accès et aux capteurs d'occupation, vous obtenez une compréhension plus complète de comment dimensionner correctement votre empreinte.

POINT DE VUE AÉRIEN : En combinant les données de réservation avec les relevés des capteurs et les connexions Wifi, l'IA peut signaler les écarts constants, identifier les « réservations fantômes » et aider à libérer de l'espace précieux. Vous voulez savoir si une nouvelle politique RTO fonctionne ? L'IA peut évaluer rapidement l'avant/après en analysant les glissements de badges, les commentaires des enquêtes et les mesures de collaboration, afin de fournir une réponse rapide et fiable.

Les modèles d'utilisation et de coûts générés par l'IA peuvent également vous aider à plaider en faveur d'une augmentation ou d'une réduction de l'échelle. Utilisez l'IA pour analyser les données d'utilisation historiques et en temps réel afin d'identifier les zones sous-utilisées. Cela peut simuler les effets de la réduction des effectifs ou projeter la demande d'espace future en fonction de l'évolution des comportements de travail.

2. Refonte pour répondre aux besoins actuels

Le bureau d'aujourd'hui doit refléter la façon dont les gens travaillent aujourd'hui, et non la façon dont ils travaillaient en 2019. Dans le monde du travail moderne, les gens considèrent le bureau comme un espace de collaboration, de socialisation et d'établissement de relations.

Ainsi, les rangées de bureaux ou les fermes à cellules ne suffiront plus. Le bureau moderne, c'est espaces axés sur les activités cette prend en charge une variété de modes de travail: concentration, collaboration, lien social et (occasionnellement) réunions hybrides. CBRE a découvert que le travail basé sur les activités (ABW) est le mieux adapté au lieu de travail hybride, car il offre une variété de types d'espaces pour répondre aux différentes tâches de travail.

Les organisations doivent utiliser les données de réservation, les informations des capteurs et les commentaires des employés pour reconcevoir les espaces en fonction de la manière dont les gens les utilisent réellement. Les données vous aident à répondre à des questions sur l'utilisation de l'espace telles que :

• Les petites salles de réunion sont-elles toujours pleines ?
• Est-ce que les stands de discussion restent intacts ?
• Les équipes préfèrent-elles s'asseoir ensemble ou individuellement ?

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En combinant des données qualitatives (comme des enquêtes) et des données quantitatives (comme l'utilisation de capteurs), vous saurez exactement comment reconcevoir votre plan pour l'adapter à la façon dont vos équipes travaillent réellement. Par exemple :

• Les données de réservation peuvent révéler que les salles de réunion pour 4 personnes sont très demandées, mais que les salles de conférence pour 10 personnes ne sont pas utilisées.
• Les informations des capteurs peuvent indiquer que les espaces de cuisine ou de bien-être sont plus utilisés que certains espaces de travail.
• Les réponses à l'enquête peuvent mettre en évidence une frustration liée aux niveaux de bruit ou à une technologie obsolète.

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En disposant de multiples sources de données pour répondre à ces questions, vous utilisez des informations étayées par des données pour vous adapter aux comportements réels de votre équipe, et non aux tendances du secteur ou à des conjectures.

POINT DE VUE AÉRIEN : Vous pouvez optimiser les mises en page en fonction des tendances d'utilisation et des flux de trafic analysés par l'IA. Les outils d'IA analysent les comportements de réservation, les mouvements des employés et les sondages d'opinion pour suggérer des modifications de l'aménagement et des installations qui correspondent à la façon dont les employés collaborent, se concentrent et socialisent au bureau aujourd'hui. Par exemple, vous pouvez utiliser l'IA pour un refroidissement ou un chauffage plus intelligents, en les programmant à des heures où vous savez qu'il y aura des pics de trafic au bureau. Vous pouvez également utiliser l'IA pour analyser les habitudes d'enregistrement et les données de présence afin d'aider les employés à prévoir et à choisir les meilleurs jours pour entrer.

3. Enroulez avec espaces magnétiques

Le bureau n'est pas simplement un lieu de travail, c'est un lieu où l'on a envie de travailler. Les organisations dont les plans RTO sont couronnés de succès créent des espaces « magnétiques » qui motivent les employés à faire en sorte que le trajet domicile-travail en vaille la peine. Cela implique de concevoir des expériences au bureau qui incitent les employés à donner le meilleur d'eux-mêmes et à donner le meilleur d'eux-mêmes.

Pour y parvenir, les organisations doivent associer les données d'utilisation de l'espace à l'opinion des employés. Ensemble, ils orientent les investissements dans les équipements, les technologies et les aménagements qui favorisent l'engagement, la connexion et la productivité. Et les données peuvent y contribuer en révélant ce qui compte le plus pour vos équipes : Est-ce qu'ils viennent pour la collaboration, la concentration, le mentorat ou simplement pour un café et une communauté ?

Logiciel de gestion du lieu de travail comme Skedda, il permet de créer des espaces magnétiques de trois manières principales :

• La réservation flexible et intuitive permet de trouver facilement l'espace idéal, à chaque fois
• Des règles et politiques personnalisées aident à gérer la demande et à garantir l'équité
• Les intégrations « Découvrez qui participe » encouragent les employés à se présenter aux meilleurs jours pour collaborer

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Les lieux de travail exceptionnels incluent souvent des équipements et des services tels que des cafés et des restaurants. Ils organisent également des événements visant à renforcer les relations et la communauté. L'utilisation d'une technologie qui permet de suivre les inscriptions et la participation peut fournir de précieux signaux d'engagement sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. En comprenant mieux ce que veulent les employés, vous vous préparez à acquérir les connaissances pertinentes nécessaires pour créer des expériences qui incitent les gens à revenir.

En savoir plus : De Mandate à Magnet : conception de bureaux pour de superbes lieux de travail hybrides

POINT DE VUE AÉRIEN : L'IA peut révéler ce que les employés apprécient réellement et identifier les lacunes de votre environnement de travail. L'IA peut corréler les données d'engagement (comme les commandes de repas, la participation à des événements ou les réservations de salles de bien-être) avec les tendances des sentiments afin de recommander des mises à jour de l'expérience qui améliorent la satisfaction et la fidélisation des employés.

À partir de là, vous pouvez ajuster les services (par exemple, le nettoyage, la livraison de nourriture, l'assistance informatique) à l'aide de modèles prédictifs basés sur les modèles d'occupation. L'IA peut relier l'utilisation de l'espace à la demande de services, garantissant ainsi que les ressources correspondent aux besoins réels, et non à des hypothèses dépassées.

Des conjectures à l'excellent travail

Le retour au bureau n'est plus seulement une question de politique, mais une question d'expérience, d'efficacité et d'engagement.

Il est temps d'aller au-delà de l'intuition. Grâce à la bonne combinaison de données, d'IA et de leadership stratégique, les organisations peuvent passer d'une prise de décision réactive à une planification proactive et centrée sur les personnes. Les responsables des installations peuvent concevoir des espaces plus intelligents, les chefs d'entreprise peuvent réaliser de meilleurs investissements et les employés peuvent profiter d'un lieu de travail qui leur permet de travailler réellement.

Êtes-vous prêt à transformer les données pour transformer votre environnement de travail ? Réservez une démonstration personnalisée de Skedda et découvrez comment une réservation plus intelligente peut favoriser un meilleur retour au bureau.