Espacios asignados:
Asigna escritorios, oficinas y recursos exclusivos a cualquier miembro de tu equipo, sin necesidad de reservar
«¿Qué hay en un espacio? Lo que llamamos espacio, con cualquier otra palabra, olería igual de dulce». Dejando a un lado los dramáticos soliloquios, reservar espacio en nuestro mundo laboral híbrido puede significar una variedad de cosas, como escritorios compartidos, escritorios permanentes, salas de reuniones, laboratorios (tanto científicos como peludos), robots, estacionamiento, catering y mucho más. En el lugar de trabajo híbrido moderno, la gestión eficiente de estos diversos «espacios» es esencial para la productividad y las operaciones fluidas.
Sin embargo, sortear las complejidades de reservar todos estos espacios puede ser un quebradero de cabeza logístico sin las herramientas adecuadas. A plataforma de gestión del lugar de trabajo proporciona un sistema centralizado para organizar y reservar estos distintos espacios, lo que permite una utilización eficiente del espacio, crucial para la productividad y el funcionamiento sin problemas. Exploremos estos distintos espacios y cómo puede utilizar un sistema de este tipo para reservarlos.
«Sé creativo en términos de lo que definas como 'espacio'. No se limite a pensar en escritorios compartidos o salas de reuniones. Piense en cualquier espacio o recurso que pueda compartirse». - Steve Maclaren, director de operaciones de The National Robotarium
#1: Detenga la exploración de puntos y comience a estacionar
Encontrar un espacio de estacionamiento puede ser un desafío logístico en lugares de trabajo concurridos, especialmente en áreas urbanas. Un sistema de gestión del lugar de trabajo se puede utilizar como sistema de reserva de aparcamiento, lo que permite a los empleados reservar plazas de aparcamiento con antelación y asignarlas en función de las necesidades. Comience el día sin problemas reservando una plaza de aparcamiento con antelación, evitando el caos de tener que dar vueltas por el aparcamiento.
Un espacio puede además sea tu vehículo. Northrop, una importante empresa australiana de consultoría de ingeniería, permite a sus empleados reservar sus vehículos de empresa. Puedes asegurarte de que solo los empleados con permiso puedan reservar estos vehículos asignándoles etiquetas específicas que les permitan reservar estos espacios especiales dentro del sistema.
#2: Hotelería de oficina: su escritorio compartido durante horas o días
Dado que los arreglos de trabajo flexibles son cada vez más comunes, los empleados a menudo requieren la posibilidad de reservar escritorios de acuerdo con sus necesidades del día. Software de reserva de escritorio permite a los empleados comprobar la disponibilidad del escritorio, seleccionar su ubicación preferida y reservarlo durante el tiempo deseado, lo que garantiza una transición sin problemas entre el trabajo remoto y el de oficina.
Los empleados pueden acceder fácilmente a un mapa del plano de planta de la oficina, ver lo que queda disponible y buscar y reservar un escritorio en un barrio de oficinas que se adapte a sus necesidades, ya sea para un trabajo centrado o para proyectos colaborativos. La posibilidad de reservar un espacio de escritorio garantiza una transición fluida entre el trabajo remoto y el de oficina.
Leer más: 9 consejos útiles que le ayudarán a implementar el escritorio compartido en su oficina
#3: Labs: El tipo peludo
En EE. UU., el 78% de los dueños de mascotas adoptaron mascotas durante la pandemia (Forbes Advisor). Las oficinas que admiten mascotas incentivan a los empleados a volver a la oficina y pueden contribuir a crear un entorno de trabajo más agradable y social. Los empleadores pueden asignar espacios en la oficina que sean aptos para animales peludos, de forma similar a lo que hacen cuando crean áreas de oficinas en función de departamentos, funciones laborales, necesidades de proyectos o requisitos de equipo específicos.
#4: Laboratorios: del tipo científico
La reserva de equipos es esencial para una asignación eficiente de los recursos, desde maquinaria especializada y equipo audiovisual hasta dispositivos compartidos como computadoras, impresoras y proyectores. Un sistema de gestión del lugar de trabajo diseñado para instalaciones de laboratorio permite a los investigadores explorar el espacio y el equipo de laboratorio disponibles, reservarlos para proyectos específicos y realizar un seguimiento del uso para evitar el exceso de reservas y garantizar que las personas cumplan con los programas de mantenimiento. Además, puedes asegurarte de que solo las personas designadas puedan reservar el equipo asignando etiquetas específicas en la plataforma que permitan a las personas realizar la reserva.
Obtenga más información: Descubre cómo las organizaciones sanitarias reservan equipos médicos específicos con Skedda.
#5: Perma-Desks: Donde se encuentra la foto de familia
A pesar de que los escritorios compartidos son cada vez más populares debido al trabajo híbrido, es posible que algunos empleados sigan necesitando escritorios permanentes debido a sus funciones o necesidades personales. Por lo tanto, un espacio también puede ser un escritorio permanente que determinados empleados pueden reservar durante períodos prolongados. Las organizaciones pueden asignar etiquetas designadas a los empleados que necesitan escritorios permanentes para garantizar que nadie más pueda reservar estos escritorios en el mapa.
#6: Mantén la calma y juega a los bolos
Mesas de ping pong, kombucha de barril y... ¿boleras? Si tienes la suerte de tener un espacio recreativo como ese, también hay espacios que puedes reservar usando un sistema de gestión del lugar de trabajo. Para garantizar que el espacio no supere su capacidad, las organizaciones pueden establecer una cuota que limite la cantidad de personas que pueden estar en ese espacio en un momento dado y la cantidad de tiempo que pueden reservar el espacio.
#7: Consigue una habitación
La eficiencia de las reuniones depende de la disponibilidad de los espacios apropiados. Sistema de reserva de salas de conferencias proporciona visibilidad en tiempo real de la disponibilidad, la capacidad y las comodidades de las habitaciones. Los empleados pueden programar reuniones fácilmente, invitar a los asistentes e incluso integrarlas con las aplicaciones de calendario para lograr una coordinación perfecta. Además, una plataforma que proporciona imágenes y descripciones de las salas de reuniones puede ayudar a los empleados a determinar si el espacio es lo suficientemente grande para todos los asistentes y si cuenta con todo el equipo adecuado.
Obtenga más información: Programa reuniones sin problemas con la sincronización bidireccional de Skedda con Microsoft 365.
#8: Todos pedimos a gritos... catering
Cuando tus huéspedes reserven una cita a través de una plataforma con gestión de visitantes, puedes adaptarte fácilmente a las preferencias de los huéspedes integrando las solicitudes con la información de reserva. Esto incluye solicitar equipos o servicios, como videoconferencias o catering, para que estén listos cuando comiencen. Al permitir que las personas reserven espacios para citas con la opción de incluir preferencias y necesidades (por ejemplo, alergias alimentarias), puedes garantizar una experiencia agradable para todos.
#9: Reserva tu robot
Hay equipos especializados, y luego están equipo especializado. Si estás pensando en robots, ¡así es! El Robotarium Nacional, un centro de investigación del Reino Unido, permite a los empleados reservar robots en sus instalaciones. Al alternar entre diferentes vistas (por ejemplo, mapa, lista, cuadrícula) en la plataforma de gestión del lugar de trabajo, puede visualizar más que solo escritorios y salas. De esta forma, puedes enumerar los robots y capacitarlos para operar dichos robots, así como espacios que las personas pueden reservar.
#10: Vea los lugares de interés con reservas de excursiones
Eficientemente administrar los horarios de las giras es vital para las organizaciones que ofrecen visitas a las instalaciones a clientes, socios o posibles empleados. Un sistema de gestión del lugar de trabajo simplifica las reservas de visitas al permitir a los administradores configurar las franjas horarias disponibles, gestionar el tamaño de los grupos y automatizar los correos electrónicos de confirmación o los recordatorios. Esto garantiza una experiencia profesional y fluida para los visitantes.
Leer más: Vea cómo The National Robotarium usa Skedda para administrar sus robots y recorridos.
Elimine las hojas de cálculo: ¡estamos en 2024!
Si su organización sigue confiando en las hojas de cálculo, llamando o acudiendo esperando lo mejor a la hora de reservar espacios, es hora de empezar a utilizar un sistema integrado que esté actualizado con los tiempos. A sistema integral de gestión del lugar de trabajo permite reservar espacios como escritorios, salas de reuniones, laboratorios, equipos, estacionamiento, excursiones e incluso servicios de catering, todo en un solo lugar.
Al aprovechar un sistema de reservas centralizado como Skedda, las organizaciones pueden optimizar la utilización del espacio, mejorar la eficiencia operativa y mejorar la experiencia de los empleados y visitantes en el lugar de trabajo.
¿Está listo para optimizar la gestión de su lugar de trabajo? Crea tu cuenta Skedda gratuita hoy y experimente los beneficios de primera mano.
