Skedda lance les approbations de réservations

Présentation des approbations de réservation

Certains espaces partagés ne devraient pas être attribués selon le principe du premier arrivé, premier servi.

C'est peut-être votre salle de réunion exécutive. C'est peut-être un espace événementiel de grande capacité. C'est peut-être le seul équipement de laboratoire très coûteux qui « se brise » mystérieusement chaque fois qu'une personne inexpérimentée l'utilise.

Jusqu'à présent, les équipes géraient ces situations à l'aide de solutions maladroites : verrouiller l'accès de manière si stricte que personne ne peut s'en servir en libre-service, ou laisser les réservations se faire, puis se démener pour les modifier ou les annuler après coup.

Les approbations de réservation changent cela. Vous pouvez désormais autoriser les utilisateurs à demander certains espaces, tout en gardant un contrôle total sur ce qui est réellement confirmé. Les administrateurs bénéficient de la supervision dont ils ont besoin pour les espaces sensibles et de grande valeur, sans perdre le self-service pour les réservations à faibles enjeux dans l'ensemble de l'organisation.

Examinons de plus près comment les règles d'approbation des réservations améliorent la gestion de votre espace :

Supervision là où vous en avez le plus besoin

Les règles d'approbation vous permettent d'ajouter une supervision sélective pour les espaces qui nécessitent un peu plus de jugement humain. Ce sont généralement les espaces les plus demandés, à fort impact ou à enjeux élevés : disponibilité limitée, accès sensible, configuration plus lourde ou conséquences supplémentaires en cas de modification des plans. Dans ces cas, le principe du premier arrivé, premier servi ne suffit tout simplement pas.

Dans Skedda, vous pouvez choisir les espaces qui nécessitent une approbation, et toute tentative de réservation est automatiquement acheminée via un flux de travail basé sur la première demande.

Vous pouvez également affiner les règles d'approbation à l'aide de balises utilisateur. N'accordez des approbations qu'à certains groupes ou exemptez les équipes de confiance afin qu'elles puissent réserver normalement pendant que tous les autres soumettent une demande.

Choix de l'administrateur pour des résultats plus équitables

Les approbations de réservation donnent de meilleurs résultats lorsqu'il ne s'agit pas d'une simple formalité. Les administrateurs doivent passer un appel délibéré en fonction du contexte, de la politique et des priorités.

C'est pourquoi les demandes de réservation à Skedda ne bloquent pas. L'envoi d'une demande ne met pas l'espace « en attente » pour le demandeur. Plusieurs personnes peuvent demander le même espace et la même heure, et rien n'est confirmé tant qu'un administrateur n'en a pas approuvé une.

Une fois qu'une demande est approuvée, elle devient une réservation officielle et l'espace est marqué comme indisponible.

Cela est important car cela empêche les gens de « réserver » la disponibilité en faisant des demandes provisoires juste pour obtenir un créneau. Vos espaces les plus importants doivent être attribués à la réservation la mieux adaptée, et non à la personne qui a cliqué en premier. Les administrateurs peuvent comparer les demandes contradictoires et approuver celle qui est la plus appropriée pour la journée.

Des flux de travail clairs avec moins de suivis

L'exécution des approbations en dehors d'un système de réservation dédié devient rapidement compliquée. Lorsque les décisions sont prises dans des fils de discussion, des feuilles de calcul et des messages Slack, il est facile de perdre le contexte, de manquer des mises à jour et de créer des conflits évitables.

Avec Skedda's Tableau de bord des demandes de réservation, les approbations sont gérées en un seul endroit. Depuis le tableau de bord, les administrateurs peuvent :

• Passez en revue les demandes entrantes avec tous les détails
• Approuver ou rejeter demandes en un clic
• Suivi de l'historique des demandes, y compris les résultats approuvés et refusés

Une fois la décision prise, Skedda informe automatiquement le demandeur de la mise à jour de son statut. Les utilisateurs peuvent également consulter leurs demandes à tout moment pour savoir si elles sont en attente, approuvées ou refusées.

Configuration des approbations de réservation

La mise en route est simple pour les utilisateurs de Skedda Premier :

1. Accédez à Réglages → Règles → Demandes de réservation
2. Cliquez Ajouter une règle
3. Sélectionnez les espaces auxquels s'applique la règle
4. Choisissez si l'approbation est requise pour tous les utilisateurs ou uniquement pour les utilisateurs dotés de balises spécifiques
5. Commencez à recevoir des demandes et à les approuver ou à les refuser selon les besoins

Une fois configurés, les espaces qui nécessitent une approbation sont marqués d'un icône de timbre dans toutes les vues de réservation. Lorsque les utilisateurs essaieront de réserver ces espaces, ils seront invités à soumettre une demande à la place. Ils peuvent suivre leur progression à tout moment dans le tableau de bord des demandes de réservation situé dans la navigation de gauche.

Quelle est la prochaine étape

L'approbation des réservations est un flux de travail fondamental, et nous prévoyons d'y apporter quelques améliorations prochainement :

• Prise en charge des espaces synchronisés dans les deux sens avec votre calendrier interne
• Plus d'options de notification pour les administrateurs
• Remarques de l'administrateur concernant l'approbation ou le refus

Essayez les approbations de réservation

Découvrez les approbations de réservation en action. Planifiez une démonstration pour découvrir comment les flux de travail axés sur la demande peuvent permettre de contrôler les espaces à forte demande.

Vous voulez avoir un coup de main pour configurer les approbations dans votre compte Skedda ? Prenez contact avec notre équipe.