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Suivant les traces de sociétés telles que Salesforce et Apple, Amazon devient la prochaine entreprise à imposer une obligation de retour au bureau, obligeant la plupart de ses employés à être présents au bureau au moins trois jours par semaine.
Aujourd'hui, les entreprises constatent que les espaces, dont la taille a été réduite pendant la pandémie, deviennent trop petits pour faire face à l'afflux de personnes. Lorsque Google a demandé à ses employés de retour au bureau en février, les employés ont dû alterner les jours et partager leur bureau avec leurs collègues. Et lorsque Tesla a mis fin à tout travail à distance et hybride l'année dernière, les employés qui revenaient au bureau se sont retrouvés avec un espace de bureau insuffisant.
« L'expérience sur [le travail entièrement à distance] est terminée... la technologie n'est pas encore suffisamment performante pour que les gens puissent travailler à distance pour toujours, en particulier pour les startups. » — Sam Altman, cofondateur et PDG d'OpenAI
Les employeurs font valoir le réel besoin d' « efficacité immobilière ». Et malgré le manque d'espaces de bureaux, les entreprises exigent un retour au bureau, les PDG citant souvent ce mouvement comme un moyen d'améliorer la productivité et l'engagement des employés.
Sam Altman, cofondateur et PDG d'OpenAI, a déclaré que « l'expérience sur [le travail entièrement à distance] est terminée » et que « la technologie n'est pas encore suffisamment performante pour que les gens puissent être entièrement à distance pour toujours, en particulier pour les startups » sans perte de créativité. Andy Jassy, PDG d'Amazon a déclaré que « collaborer et inventer sont plus faciles et plus efficaces lorsque nous sommes en personne ».
Il va sans dire que la gestion du retour au bureau s'est révélée difficile, certains employés s'opposant au mandat et préférant avoir la flexibilité de choisir quand et où ils travaillent.
Dans son rapport annuel intitulé « People At Work 2023 : A Global Workforce View », l'Institut de recherche ADP a découvert que les travailleurs ayant les modalités de travail hybrides étaient les plus satisfaites avec flexibilité du travail, à la fois en termes d'heures (60 %) et de lieu (62 %). Les employés aiment venir au bureau pour socialiser ou collaborer avec leurs équipes et leurs collègues, tout en profitant de la possibilité de rester à la maison pour travailler tête baissée.
L'Institut de recherche ADP a constaté que les travailleurs ayant des modalités de travail hybrides étaient les plus satisfaits de la flexibilité du travail, à la fois en termes d'heures (60 %) et de lieu de travail (62 %)
Tous ces facteurs ont conduit à l'essor du hot desking, où les employés partagent leur bureau avec d'autres personnes. Le concept du hot desking est simple, mais la logistique de sa mise en œuvre peut être difficile sans les bons outils. De la finalisation des politiques à la gestion des attentes, voici six pièges potentiels à connaître avant de les mettre en œuvre :
1. Considérations techniques
Les entreprises auront généralement besoin logiciel de réservation de bureau pour mettre en œuvre efficacement le hot desking. L'intégration d'un logiciel de réservation de bureau peut présenter des défis techniques si vous avez des exigences spécifiques ou si vous avez une infrastructure unique. La mise en œuvre d'un système de réservation de bureaux nécessite du temps et des efforts pour configurer le logiciel, former les employés et l'intégrer aux systèmes ou processus existants. Cela nécessite une coordination avec les équipes informatiques et une planification appropriée pour assurer une transition en douceur.
2. La gestion du changement est difficile
Il est difficile pour les humains de s'adapter au changement. L'introduction d'un nouveau système pour les employés peut nécessiter efforts de gestion du changement pour garantir une adoption sans heurts. Les employés qui ont l'habitude de se voir attribuer un bureau qu'ils peuvent personnaliser peuvent avoir du mal à renoncer à ce confort. En outre, si le logiciel de réservation de bureaux n'est pas intuitif ou convivial, les employés peuvent trouver qu'il est frustrant ou fastidieux de réserver des bureaux, ce qui peut entraîner une expérience négative pour les employés, un manque d'utilisation et une baisse de l'adoption.
3. Gestion de l'espace de bureau et logistique
Hot desking nécessite un aménagement des bureaux et une infrastructure bien conçus pour permettre des modalités de travail flexibles. Les organisations devront déterminer si elles disposent d'un nombre suffisant de bureaux, d'une disposition appropriée des sièges, d'un accès à la technologie et d'autres équipements. Rénover des espaces de bureau existants ou en concevoir de nouveaux pour accueillir des bureaux partagés peut poser des problèmes logistiques.
4. Problèmes d'hygiène et de bien-être
Avec l'augmentation du partage de bureau entre plusieurs employés, il devient essentiel de nettoyer régulièrement ces espaces afin de respecter les normes d'hygiène et de salubrité. La mise en place d'une liste de contrôle des normes d'hygiène et d'assainissement permet de s'assurer que tous les employés suivent le même protocole pour maintenir la propreté des bureaux. De plus, les employés qui partagent un bureau peuvent avoir du mal à adapter leur environnement de travail pour assurer leur bien-être. La fourniture d'équipements ergonomiques, de directives et de formations sur la configuration de l'espace de travail devient essentielle pour atténuer les problèmes de santé potentiels.
5. Potentiel d'augmentation des distractions
Le risque de perturbations augmente lorsque les employés travaillent dans un espace partagé avec d'autres personnes. Même si les simples « Hey, tu as une minute » ou « Pourrais-tu regarder ça très vite » ne prennent pas beaucoup de temps individuellement, ils peuvent empêcher les employés de se concentrer sur leur travail tout au long de la journée. Cela est particulièrement préjudiciable à la productivité du travail en profondeur, car les employés ne peuvent jamais trouver de temps prolongé pour se concentrer. Découvrez comment fournir un mélange de travail asynchrone et synchrone peut aider votre équipe à rester collaborative et productive.
6. Maintenir l'équité et les attentes
L'un des principaux problèmes des hot desk est de garantir la disponibilité et l'équité des bureaux. Les employés peuvent avoir des difficultés à trouver un bureau disponible pendant les heures de pointe, ce qui entraîne de la frustration et une baisse de productivité. L'élaboration de politiques et de protocoles clairs pour la réservation des bureaux tout en tenant compte de facteurs tels que les groupes prioritaires, les besoins de l'équipe et les limites de réservation peut aider à relever ce défi.
Le Hot Desking fonctionnera-t-il pour mon équipe ?
Le hot desking est un aménagement de l'espace de travail flexible qui peut s'adapter pour répondre aux besoins de toutes les équipes.
Si votre organisation est totalement hybride, le hot desking permet aux employés de maintenir un horaire de travail flexible qui favorise un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Les employés bénéficient d'avantages sociaux et créatifs lorsqu'ils se rendent au bureau pour collaborer avec d'autres personnes, ce qui peut améliorer l'engagement des employés et favoriser l'innovation. Les journées pendant lesquelles les employés travaillent à domicile peuvent être consacrées à un travail en profondeur, ce qui peut augmenter la productivité et la rétention des employés. Une étude de Stanford menée sur près de deux ans a montré que l'attrition des employés avait diminué de 50 % chez ceux qui pouvaient travailler à distance.
Si votre organisation fonctionne entièrement à distance, il est encore possible de tirer parti du hot desking pour améliorer la productivité et la collaboration. Bien que les télétravailleurs ne soient pas tenus de se rendre au bureau, ils souhaiteront peut-être pouvoir le faire pour des projets spécifiques ou certains jours. À une époque où de plus en plus d'Américains éprouvent un sentiment de solitude, vos employés travaillant à distance peuvent bénéficier d'un espace physique où ils peuvent socialiser et collaborer avec leurs collègues quand ils le souhaitent.
Si votre organisation est entièrement au bureau, le partage de bureau peut tout de même contribuer à promouvoir la collaboration, la flexibilité et l'utilisation efficace de l'espace. Les employés peuvent travailler dans différents espaces de bureau en fonction de leurs tâches, de leurs projets ou de leurs préférences. Certains secteurs (par exemple, les marchés hautement réglementés) peuvent bénéficier de la possibilité de réserver des bureaux et des espaces spécifiques dans un bureau. Dans ces situations, les organisations peuvent cloisonner les espaces de bureaux en fonction des rôles professionnels des personnes et des niveaux d'accès afin de respecter la conformité.
Tirer parti du hot desking pour votre entreprise
Bien que le hot desking offre de la flexibilité et des opportunités de réduction des coûts aux organisations, il n'est pas sans défis. Qu'il s'agisse d'obtenir l'adhésion des employés ou de mener à bien la logistique, gérer les complexités du hot desking nécessite une réflexion approfondie et des stratégies proactives. Alors que la demande de travail hybride augmente, le partage de bureau pourrait devenir un outil essentiel pour répondre à l'appel et créer un lieu de travail du futur. Les organisations doivent donc relever ces défis de front pour optimiser les avantages du partage de bureau tout en garantissant la satisfaction et la productivité globales de leurs employés.
Vous souhaitez implémenter le hot desking pour votre entreprise ? Consultez ces neuf bonnes pratiques pour vous aider à faire la transition vers le hot desking. Si vous êtes prêt à commencer à planifier et à réserver des bureaux et des chambres, créez votre compte Skedda gratuit aujourd'hui.
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