Espacios asignados:
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Siguiendo los pasos de empresas como Salesforce y Apple, Amazon se convierte en el próximo nombre en hacer cumplir el mandato de volver a la oficina, que exige que la mayoría de sus empleados estén en la oficina al menos tres días a la semana.
Ahora, las empresas ven cómo los espacios —reducidos durante la pandemia— se vuelven demasiado pequeños para la afluencia de personas. Cuando Google pidió a los empleados que volver a la oficina en febrero, los empleados tuvieron que alternar días y compartir escritorios con sus colegas. Y cuando Tesla puso fin a todo el trabajo remoto e híbrido el año pasado, los empleados que volvían en masa a la oficina no tenían suficiente espacio en sus escritorios.
«El experimento sobre [el trabajo totalmente remoto] ha terminado... la tecnología aún no es lo suficientemente buena como para que las personas puedan estar completamente remotas para siempre, especialmente en las empresas emergentes». — Sam Altman, cofundador y director ejecutivo de OpenAI
Los empleadores reclaman la necesidad real de «eficiencia inmobiliaria». Y a pesar de la falta de espacio para oficinas, las empresas exigen que se vuelva a trabajar en la oficina, y los directores ejecutivos suelen citar este movimiento como un medio para aumentar la productividad y el compromiso de los empleados.
Sam Altman, cofundador y director ejecutivo de OpenAI, dijo que «el experimento sobre [el trabajo totalmente remoto] ha terminado» y que «la tecnología aún no es lo suficientemente buena como para que las personas puedan estar completamente remotas para siempre, especialmente en las empresas emergentes» sin perder la creatividad. Andy Jassy, director ejecutivo de Amazon afirmó que «colaborar e inventar es más fácil y efectivo cuando estamos en persona».
No hace falta decir que gestionar el regreso a la oficina ha sido un desafío, ya que algunos empleados se oponen al mandato y prefieren la flexibilidad de elegir cuándo y dónde trabajar.
En la publicación anual «People At Work 2023: A Global Workforce View», el Instituto de Investigación ADP descubrió que los trabajadores con los acuerdos de trabajo híbridos fueron los más satisfechos con flexibilidad laboral, tanto en horas (60%) como en ubicación (62%). A los empleados les gusta venir a la oficina para socializar o colaborar con sus equipos y colegas, al tiempo que aprovechan la oportunidad de quedarse en casa para trabajar con más tranquilidad.
El Instituto de Investigación ADP descubrió que los trabajadores con acuerdos de trabajo híbridos estaban más satisfechos con la flexibilidad laboral, tanto en horas (60%) como en ubicación (62%)
Todos estos factores llevaron a el auge de los escritorios compartidos, donde los empleados comparten escritorios con otros. El concepto de escritorios compartidos es simple, pero la logística de implementarlo puede ser difícil sin las herramientas adecuadas. Desde la finalización de las políticas hasta la gestión de las expectativas, estos son seis posibles escollos que hay que tener en cuenta antes de implementarlos:
1. Consideraciones técnicas
Por lo general, las empresas necesitarán software de reserva de escritorio para implementar el hot desking de manera efectiva. La integración del software de reservas de escritorio puede presentar desafíos técnicos si tiene requisitos específicos o una infraestructura única. La implementación de un sistema de reservas de escritorio requiere tiempo y esfuerzo para configurar el software, capacitar a los empleados e integrarlo con los sistemas o procesos existentes. Esto requiere la coordinación con los equipos de TI y una planificación adecuada para garantizar una transición sin problemas.
2. La gestión del cambio es difícil
Es un desafío para los seres humanos adaptarse al cambio. Introducir un nuevo sistema para los empleados puede requerir esfuerzos de gestión del cambio para garantizar una adopción sin problemas. Los empleados que están acostumbrados a tener un escritorio asignado que puedan personalizar pueden tener dificultades para dejar de lado esa comodidad. Además, si el software de reserva de escritorios no es intuitivo o fácil de usar, los empleados pueden encontrar frustrante o lento reservar escritorios, lo que puede provocar una mala experiencia para los empleados, una falta de uso y una menor adopción.
3. Gestión y logística del espacio de oficina
Escritorio compartido requiere un diseño e infraestructura de oficina bien diseñados para respaldar acuerdos de trabajo flexibles. Las organizaciones deberán considerar si tienen una cantidad adecuada de escritorios, una disposición adecuada de los asientos, acceso a la tecnología y otras comodidades. La modernización de los espacios de oficina existentes o el diseño de otros nuevos para dar cabida a los escritorios compartidos pueden plantear desafíos logísticos.
4. Problemas de higiene y bienestar
Con el aumento del uso compartido de escritorios entre varios empleados, es fundamental limpiar estos espacios con regularidad para mantener los estándares de higiene y saneamiento. La elaboración de una lista de verificación de las normas de higiene y saneamiento ayuda a garantizar que todos los empleados sigan el mismo protocolo para mantener la limpieza de la oficina. Además, los empleados que comparten escritorios pueden tener dificultades para adaptar su entorno de trabajo para garantizar su bienestar. Proporcionar equipos ergonómicos, directrices e información sobre la configuración del espacio de trabajo es fundamental para mitigar los posibles desafíos relacionados con la salud.
5. Potencial de aumentar las distracciones
El potencial de interrupciones aumenta cuando los empleados trabajan en un espacio compartido con otros. Si bien las frases casuales de «Oye, tienes un minuto» o «¿Podrías ver esto rápidamente?» no consumen mucho tiempo por separado, pueden perturbar la concentración de los empleados en su trabajo a lo largo del día. Esto es especialmente perjudicial para la productividad laboral intensa, ya que los empleados nunca pueden encontrar un período prolongado de tiempo para concentrarse. Descubra cómo proporcionar una combinación de trabajo asincrónico y sincrónico puede ayudar a tu equipo a mantener la colaboración y la productividad.
6. Mantener la equidad y las expectativas
Uno de los mayores problemas de los escritorios compartidos es garantizar la disponibilidad y la equidad de los escritorios. Los empleados pueden tener dificultades para encontrar un escritorio disponible durante las horas punta, lo que genera frustración y una disminución de la productividad. Desarrollar políticas y protocolos claros para la reserva de escritorios y, al mismo tiempo, tener en cuenta factores como los grupos prioritarios, las necesidades del equipo y los límites de reservas puede ayudar a abordar este desafío.
¿Funcionará el escritorio compartido para mi equipo?
Los escritorios compartidos son un arreglo de espacio de trabajo flexible que puede adaptarse para satisfacer las necesidades de todos los equipos.
Si su organización es totalmente híbrida, los escritorios compartidos permiten a los empleados mantener un horario de trabajo flexible que conduce a un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal. Los empleados se benefician desde el punto de vista social y creativo cuando van a la oficina para colaborar con otros, lo que puede mejorar el compromiso de los empleados y generar más innovación. Los días que los empleados trabajan desde casa se pueden dedicar a trabajos intensos, lo que puede aumentar la productividad y la retención de los empleados. Un estudio de Stanford realizado durante casi dos años mostró que la deserción de empleados disminuyó en un 50 por ciento entre los que podían trabajar de forma remota.
Si su organización es totalmente remota, todavía existe la oportunidad de aprovechar los escritorios compartidos para aumentar la productividad y la colaboración. Si bien los trabajadores remotos no están obligados a ir a la oficina, es posible que quieran tener la posibilidad de hacerlo para proyectos específicos o en determinados días. En un momento en que más estadounidenses están experimentando sentimientos de soledad, sus empleados remotos pueden beneficiarse de un espacio físico donde pueden socializar y colaborar con sus colegas cuando lo deseen.
Si su organización está completamente en la oficina, los escritorios compartidos aún pueden ayudar a promover la colaboración, la flexibilidad y la utilización eficiente del espacio. Los empleados pueden trabajar en diferentes áreas de oficina según sus tareas, proyectos o preferencias. Ciertas industrias (por ejemplo, los mercados altamente regulados) pueden beneficiarse de la posibilidad de reservar escritorios y espacios específicos en una oficina. En esas situaciones, las organizaciones pueden dividir las áreas de oficina en función de las funciones laborales de las personas y los niveles de acceso para cumplir con las normas.
Aproveche los escritorios compartidos para su empresa
Si bien los escritorios compartidos ofrecen flexibilidad y oportunidades de ahorro de costos para las organizaciones, no están exentos de desafíos. Desde conseguir la aceptación de los empleados hasta llevar a cabo la logística, sortear las complejidades de los escritorios compartidos requiere una consideración cuidadosa y estrategias proactivas. A medida que aumenta la demanda de trabajo híbrido, los escritorios compartidos pueden convertirse en una herramienta esencial para responder a las necesidades y crear el lugar de trabajo del futuro. Por lo tanto, las organizaciones deben abordar estos desafíos de manera frontal para optimizar los beneficios de los escritorios compartidos y, al mismo tiempo, garantizar la satisfacción y la productividad generales de sus empleados.
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