Comment optimiser la gestion de l'espace pour les banques avec Skedda

Les institutions financières sont partagées quant à la manière de mettre en œuvre leurs politiques de travail. Les partisans du bureau soutiennent que le travail en présentiel améliore la collaboration et la culture, mais de nombreuses entreprises se demandent : « À quel prix ? »

Une chose est sûre : les banques doivent fournir des espaces de bureaux de haute qualité pour aider leurs employés à donner le meilleur d'eux-mêmes. Citigroup a investi dans les équipements de ses bureaux de Londres à Canary Wharf afin d'inciter son personnel à revenir. JPMorgan a ouvert un siège social de 3 milliards de dollars à New York doté d'une technologie intelligente et d'un espace flexible et collaboratif de 2,5 millions de pieds carrés.

À l'avenir, les espaces de bureaux devront répondre à ces critères : évolution des besoins et des habitudes de travail des employés, flexibilité et résilience aux changements, et capacité à intégrer les dernières technologies pour favoriser la productivité et l'innovation.

Qu'il s'agisse de gérer l'équilibre entre le personnel sur site et à distance ou de garantir la disponibilité d'espaces pour des conversations confidentielles, Skedda peut aider les banques à répondre aux exigences de sécurité et d'espace afin de se concentrer sur les services financiers essentiels pour leurs clients et leurs parties prenantes.

Atténuer les risques de sécurité et de conformité

Les banques doivent appliquer des protocoles de sécurité stricts pour leurs actifs physiques et numériques. La conformité aux réglementations financières nécessite un traitement sécurisé des données sensibles, même dans des environnements de travail flexibles.

La conformité de Skedda au RGPD et à la certification SOC2 Type I garantit que les données des clients sont protégées selon les normes les plus strictes.

Le système de réservation sécurisé de Skedda garantit que seuls les employés autorisés peuvent réserver et accéder à des zones spécifiques (par exemple, les salles des marchés, les efforts de conformité, les salles exécutives). La robustesse de Skedda moteur de règles et de rôles personnalisés vous permet de définir un accès basé sur les rôles afin que seuls certains employés puissent réserver des zones sensibles.

• Conditions de réservation : Établissez des restrictions et des limites spécifiques pour chaque réservation, notamment en définissant des restrictions quant aux personnes autorisées à réserver des postes de travail spécifiques, à la période de réservation et à toute exigence supplémentaire. Par exemple, les banques peuvent décider que seuls les « directeurs de succursale » peuvent réserver certains espaces.
• Réservations répétées : Accordez ou limitez la possibilité pour les employés de créer des réservations récurrentes. Les réservations récurrentes et prioritaires peuvent aider la direction et le personnel essentiel à réserver à l'avance des espaces critiques tout en préservant la flexibilité.
• Quotas : Limitez l'utilisation globale des espaces (par des individus ou des groupes) dans un délai donné afin de garantir que différentes équipes ou différents rôles puissent réserver ces espaces.
• Durée de la mémoire tampon : Créez des intervalles de temps entre les réservations consécutives, ce qui peut être utile pour la configuration et le nettoyage. Ceci est particulièrement utile lorsque vous devez ranger des documents confidentiels avant le début de la prochaine réservation.
• Fenêtre de réservation avancée : Décidez combien de temps à l'avance les utilisateurs peuvent effectuer des réservations, afin de garantir un accès équitable et une planification optimale. Les différents espaces de travail peuvent avoir des fenêtres de réservation différentes en fonction d'exigences ou de niveaux d'importance spécifiques.

‍Intégration du contrôle d'accès de Skedda à Kisi garantit que seuls les travailleurs disposant des autorisations appropriées peuvent réserver et accéder aux zones de haute sécurité. Les banques peuvent accorder l'accès pendant toute la durée d'une réservation ou seulement pendant les premières minutes, en veillant à ce que l'accès soit toujours lié à une réservation. Cela fait

Skedda tient également un journal des activités de réservation qui est utile pour les pistes d'audit et les rapports. Cela permet aux banques de tenir des registres de l'utilisation de l'espace pour se conformer à la réglementation financière. Skedda Workplace Intelligence, qui inclut le suivi de l'occupation, apporte un niveau de confiance supplémentaire en fournissant des informations sur les personnes présentes au bureau.

Bénéficiez d'une utilisation efficace de l'espace et d'une optimisation des coûts

Les sièges sociaux des grandes banques peuvent connaître des fluctuations d'occupation, ce qui entraîne un gaspillage d'espace et des coûts opérationnels élevés. Il est essentiel de s'assurer que l'immobilier est optimisé pour le travail hybride tout en conservant des emplacements de choix pour les interactions avec les clients.

Skedda Workplace Intelligence aide les entreprises à mieux comprendre comment elles utilisent leurs espaces afin d'éviter toute surutilisation ou sous-utilisation. 

Ces informations sont essentielles pour que les banques sachent où réduire la taille ou réaffecter les espaces de bureaux. La réduction de l'espace de bureau signifie une réduction des coûts de location. En outre, le fait de disposer d'informations sur l'utilisation par jours, semaines, mois, etc. peut aider l'équipe chargée des installations à adopter une utilisation intelligente de l'énergie. Ils peuvent régler automatiquement l'éclairage, le chauffage et la climatisation en fonction des niveaux d'occupation, ce qui contribue également à réduire les dépenses énergétiques pour les espaces inutilisés.

Au sein de Skedda Workplace Intelligence, la fonction d'enregistrement automatique empêche les réservations fantômes, où quelqu'un réserve une place mais ne se présente pas. Skedda libérera les réservations non utilisées si les employés ne s'enregistrent pas, évitant ainsi de gaspiller de l'espace.

Équilibrer les réseaux de succursales et la dynamique du siège social

Les succursales des banques de détail ont besoin d'un personnel constant, tandis que les bureaux des entreprises peuvent passer à un mode de travail flexible. Certains rôles (par exemple, les commerçants, les responsables de la conformité, les représentants du service client) nécessitent une présence sur site, tandis que d'autres peuvent travailler à distance. Les banques doivent donc aligner les stratégies de gestion des espaces entre les succursales et les bureaux centraux afin de trouver un équilibre entre ces besoins en présentiel et à distance.

Skedda permet une gestion multi-sites en permettant aux banques de personnaliser leurs politiques en fonction de leur localisation. 

Les responsables peuvent appliquer des règles de réservation et d'accès différentes au siège social par rapport aux agences de vente au détail. Une plateforme de gestion des espaces permet aux banques de gérer plusieurs bureaux et succursales à partir d'un système centralisé. En utilisant un système centralisé facilite également le partage d'espaces entre différents sites. Les employés peuvent réserver rapidement l'espace de travail dont ils ont besoin via Skedda, quel que soit leur lieu de travail. Les différents sites peuvent être tranquilles en sachant que leurs règles spécifiques s'appliqueront aux réservations sans les expliquer aux visiteurs qui viennent pour la journée.

La planification conviviale de Skedda aide les banques à rationaliser l'attribution des espaces, garantissant ainsi à tous les employés une coordination efficace de l'utilisation.

Les banques peuvent facilement gérer les quarts de travail des employés dans plusieurs agences en utilisant la segmentation basée sur les balises de Skedda, qui permet aux administrateurs d'attribuer des tags utilisateur aux individus en fonction de critères spécifiques (par exemple, le titre du poste, les responsabilités, le niveau d'accès). L'utilisation de différents tags utilisateur peut aider à gérer et à planifier les rotations du personnel. Il permet également aux personnes portant des étiquettes spécifiques de réserver des bureaux ou des postes de travail pour des équipes ou des plages horaires spécifiques, garantissant ainsi une couverture adéquate et des transitions fluides entre les équipes.

Découvrez pourquoi Skedda a été nommée #1 dans la catégorie Gestion de l'espace sur G2.

Trouvez le bon espace au bon moment avec les bonnes ressources

Tous les employés, quels que soient le titre du poste, le service et le lieu de travail, ont besoin d'un accès facile à systèmes de réservation pour bureaux, salles de réunion, et des espaces privés. Il est complexe de garantir la bonne combinaison d'espaces de travail (bureaux individuels, salles de collaboration, espaces orientés client, etc.) pour répondre aux différents besoins.

L'attribution dynamique des sièges par Skedda permet de créer des bureaux partagés et des options de sièges dédiées pour les équipes et les personnes ayant des besoins différents.

Les banques peuvent attribuer certains bureaux en tant que sièges permanents aux cadres et aux gestionnaires, les autres bureaux pouvant être réservés aux autres employés. L'utilisation de cette fonctionnalité en association avec les règles de réservation personnalisées de Skedda permet d'éviter les surréservations, de garantir un accès équitable et de faire appliquer les politiques relatives à l'espace de travail.

La carte interactive personnalisée de Skedda permet de consulter facilement tous les espaces réservables et les ressources qu'ils contiennent.

Les banques peuvent consulter une carte détaillée de leurs différentes succursales sur leur ordinateur ou leurs appareils mobiles, ce qui facilite l'accès aux réservations. Il permet un travail flexible en permettant aux employés de contrôler où et quand ils travaillent tout en garantissant l'efficacité opérationnelle.

Attributs spatiaux de Skedda simplifie la sélection de l'espace, aidant les employés à trouver l'endroit idéal en moins de clics. Les employés peuvent filtrer en fonction des ressources spécifiques dont ils ont besoin dans l'espace, telles que des écrans doubles, des bureaux debout ou des imprimantes. Les administrateurs peuvent également consulter les filtres les plus populaires, les informant des ressources que les employés utilisent le plus.

Garantir une intégration technologique suffisante pour améliorer l'expérience sur le lieu de travail

Les employés s'attendent à des expériences de bureau fluides qui leur permettent de disposer des ressources et de la technologie appropriées pour donner le meilleur d'eux-mêmes. Pour les banques, cela signifie fournir des réseaux sécurisés, des salles de marché et des logiciels spécialisés pour gérer leurs activités. Les banques doivent également veiller à ce que leurs clients vivent une expérience accueillante lorsqu'ils entrent dans les différentes agences de détail.

L'intégration de Skedda à des applications professionnelles populaires favorise la productivité et l'efficacité au travail. 

Intégration avec Slack et Microsoft Teams vous permet de voir facilement qui est au bureau afin d'encourager les employés à se rendre au bureau et de rationaliser la collaboration en personne. Skedda synchronisation bidirectionnelle du calendrier avec Microsoft 365 et Google Workspace facilite la réservation de réunions et l'invitation de participants en utilisant les applications que de nombreuses personnes utilisent déjà pour le travail. Cela réduit les risques d'erreur car toutes les modifications sont effectuées en temps réel et sont disponibles sur toutes les plateformes, quel que soit l'endroit où vous les apportez.

Skedda Visitor Management garantit une expérience client exceptionnelle du début à la fin. 

Les banques sont orientées vers les clients et souhaitent s'assurer que les clients bénéficient d'une bonne expérience afin qu'ils puissent reprendre leurs activités. Gestion des visiteurs de Skedda permet aux clients de s'enregistrer eux-mêmes lorsqu'ils se présentent à leurs rendez-vous. La plateforme informe automatiquement l'hôte de l'arrivée de ses clients, ce qui lui permet de les accueillir rapidement et de rendre l'expérience plus fluide et plus accueillante. En s'enregistrant et en sortant de cette manière, Skedda tient également un journal numérique des visiteurs et de leur statut, ce qui peut être utile à des fins de sécurité.

Améliorer le pouvoir des services bancaires grâce à une gestion plus intelligente de l'espace

Les logiciels de gestion des espaces peuvent aider les banques à relever leurs défis spatiaux uniques en fournissant des solutions intelligentes basées sur les données qui renforcent la sécurité, optimisent l'espace et améliorent l'expérience des employés. En utilisant Skedda, les banques peuvent maintenir la sécurité, améliorer l'efficacité et créer un environnement de travail flexible qui répond à la fois aux besoins réglementaires et aux attentes des employés.

Si vous êtes prêt à gérer vos espaces de travail de manière plus efficace, créez votre compte Skedda gratuit aujourd'hui.