Cómo optimizar la gestión del espacio para los bancos con Skedda

Las instituciones financieras están divididas en cuanto a la forma de seguir adelante con sus políticas laborales. Los defensores de la oficina sostienen que el trabajo presencial mejora la colaboración y la cultura, pero muchas empresas se preguntan: «¿A qué precio?»

Una cosa es segura: los bancos deben proporcionar espacios de oficina de alta calidad para ayudar a su fuerza laboral a hacer su mejor trabajo. Citigroup invirtió en servicios en sus oficinas de Canary Wharf en Londres para atraer a su personal a regresar. JPMorgan abrió una sede de 3000 millones de dólares en Nueva York con tecnología inteligente y 2,5 millones de pies cuadrados de espacio flexible y colaborativo.

En el futuro, los espacios de oficina deben cumplir estos criterios: las necesidades y los patrones de trabajo cambiantes de los empleados, la flexibilidad y la resiliencia a los cambios, y la capacidad de integrarse con la última tecnología para respaldar la productividad y la innovación.

Ya sea gestionando el equilibrio entre los trabajadores presenciales y remotos o garantizando que haya espacios disponibles para conversaciones confidenciales, Skedda puede ayudar a los bancos a cumplir con los requisitos de seguridad y espacio para centrarse en los servicios financieros fundamentales para sus clientes y partes interesadas.

Mitigue los riesgos de seguridad y cumplimiento

Los bancos deben mantener protocolos de seguridad estrictos para sus activos físicos y digitales. El cumplimiento de las regulaciones financieras requiere un manejo seguro de los datos confidenciales, incluso en entornos de trabajo flexibles.

El cumplimiento de Skedda con la certificación GDPR y SOC2 de tipo I garantiza que los datos de los clientes estén protegidos bajo los más altos estándares.

El sistema de reservas seguro de Skedda garantiza que solo los empleados autorizados puedan reservar y acceder a áreas específicas (por ejemplo, salas de negociación, esfuerzos de cumplimiento, salas ejecutivas). Skedda es robusto motor de reglas y roles personalizados le permite configurar el acceso basado en roles para que solo ciertos empleados puedan reservar áreas sensibles.

• Condiciones de reserva: Establezca restricciones y límites específicos para cada reserva, incluidas las restricciones sobre quién puede reservar estaciones de trabajo específicas, el plazo de reserva y cualquier requisito adicional. Por ejemplo, los bancos pueden decidir que solo los «gerentes de sucursales» puedan reservar ciertos espacios.
• Reservas repetidas: Otorgue o limite la posibilidad de que los empleados creen reservas periódicas. Las reservas recurrentes y prioritarias pueden resultar útiles para que los directivos y el personal esencial reserven con antelación los espacios críticos sin perder la flexibilidad.
• Cuotas: Limite el uso general de los espacios (por parte de individuos o grupos) dentro de un tiempo determinado para garantizar que varios equipos o funciones puedan reservar estos espacios.
• Tiempo de almacenamiento intermedio: Crea intervalos de tiempo entre reservas consecutivas, lo que puede resultar útil para la configuración y la limpieza. Esto es especialmente útil cuando necesitas guardar documentos confidenciales antes de que comience la próxima reserva.
• Plazo de reserva anticipada: Decida con cuánta antelación los usuarios pueden hacer reservas, garantizando un acceso equitativo y una planificación óptima. Los distintos espacios de trabajo pueden tener distintos plazos de reserva en función de los requisitos o niveles de importancia específicos.

‍Integración del control de acceso de Skedda con Kisi garantiza que solo los trabajadores con los permisos correctos puedan reservar y acceder a las áreas de alta seguridad. Los bancos pueden conceder el acceso durante toda la reserva o solo durante los primeros minutos, lo que garantiza que el acceso esté siempre vinculado a la reserva. Esto hace que

Skedda también mantiene un registro de la actividad de reservas que es útil para los registros de auditoría y la elaboración de informes. Esto ayuda a los bancos a mantener registros del uso del espacio para cumplir con las regulaciones financieras. Skedda Workplace Intelligence, que incluye el seguimiento de la ocupación, proporciona una capa adicional de confianza al proporcionar información sobre quién está en la oficina.

Logre una utilización eficiente del espacio y una optimización de costos

Las sedes de los grandes bancos pueden tener una ocupación fluctuante, lo que genera un desperdicio de espacio y altos costos operativos. Es fundamental garantizar que el sector inmobiliario esté optimizado para el trabajo híbrido y, al mismo tiempo, mantener ubicaciones privilegiadas para las interacciones con los clientes.

Skedda Workplace Intelligence ayuda a las organizaciones a comprender mejor cómo utilizan sus espacios para evitar el uso excesivo o infrautilizado. 

Esta información es esencial para que los bancos sepan dónde reducir o reutilizar el espacio de oficinas. Menos espacio de oficina significa reducir los costos de arrendamiento. Además, tener información sobre el uso por días, semanas, meses y más puede ayudar al equipo de las instalaciones a adoptar un uso inteligente de la energía. Pueden ajustar automáticamente la iluminación, la calefacción y la refrigeración en función de los niveles de ocupación, lo que también ayuda a reducir los costos de energía en los espacios no utilizados.

Dentro de Skedda Workplace Intelligence, la capacidad de registro automatizado evita las reservas fantasma, donde alguien reserva una plaza pero no se presenta. Skedda liberará las reservas no utilizadas si los empleados no se registran, lo que evitará que se desperdicie espacio.

Equilibre las redes de sucursales y la dinámica de la sede

Las sucursales de banca minorista requieren una dotación de personal constante, mientras que las oficinas corporativas pueden optar por un trabajo flexible. Algunas funciones (por ejemplo, comerciantes, oficiales de cumplimiento o representantes de servicio al cliente) requieren la presencia in situ, mientras que otras pueden trabajar de forma remota. Por lo tanto, los bancos deben alinear las estrategias de administración del espacio entre las sucursales y las oficinas centrales para equilibrar estas necesidades presenciales y remotas.

Skedda permite la administración de múltiples ubicaciones al permitir a los bancos personalizar las políticas por ubicación. 

Los gerentes pueden aplicar diferentes reglas de reserva y acceso a la sede central que a las sucursales minoristas. Una plataforma de administración del espacio significa que los bancos pueden administrar múltiples oficinas y sucursales desde un sistema centralizado. ¿Utilizando un sistema centralizado también hace que sea más fácil compartir espacios en diferentes ubicaciones. Los empleados pueden reservar rápidamente el espacio de trabajo que necesitan a través de Skedda, sin importar dónde trabajen. Los distintos lugares pueden estar tranquilos sabiendo que sus reglas específicas se aplicarán a las reservas sin tener que explicárselas a los visitantes que vengan a pasar el día.

La programación fácil de usar de Skedda ayuda a los bancos a optimizar la asignación del espacio, garantizando que todos los trabajadores puedan coordinar el uso de manera eficiente.

Los bancos pueden gestionar fácilmente los turnos de los empleados en varias sucursales mediante la segmentación basada en etiquetas de Skedda, que permite a los administradores asignar etiquetas de usuario a las personas en función de criterios específicos (por ejemplo, cargo, responsabilidades, nivel de acceso). Aprovechar las diferentes etiquetas de usuario puede ayudar a gestionar y programar las rotaciones del personal. También permite a las personas con etiquetas específicas reservar escritorios o estaciones de trabajo para turnos o franjas horarias determinados, lo que garantiza una cobertura adecuada y una transición fluida entre turnos.

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Encuentre el espacio adecuado en el momento adecuado con los recursos adecuados

Todos los empleados, independientemente del cargo, el departamento y la ubicación, necesitan un fácil acceso a sistemas de reserva para escritorios, salas de reuniones, y espacios privados. Garantizar la combinación adecuada de espacios de trabajo (p. ej., escritorios individuales, salas de colaboración, espacios orientados al cliente) para satisfacer las diversas necesidades es complejo.

La asignación dinámica de asientos de Skedda permite disponer de escritorios compartidos y opciones de asientos exclusivos para equipos e individuos con diferentes necesidades.

Los bancos pueden asignar algunos escritorios como asientos permanentes para ejecutivos y gerentes, dejando los escritorios restantes disponibles para otros empleados. El uso de esta funcionalidad junto con las reglas de reserva personalizadas de Skedda ayuda a evitar el exceso de reservas, garantizar un acceso justo y hacer cumplir las políticas del espacio de trabajo.

Mapa interactivo personalizado de Skedda facilita la visualización de todos los espacios que se pueden reservar y los recursos que contienen.

Los bancos pueden ver un mapa detallado de sus distintas ubicaciones en sus ordenadores o dispositivos móviles, lo que facilita el acceso a las reservas. Permite un trabajo flexible al dar a los empleados el control sobre dónde y cuándo trabajan, al tiempo que garantiza la eficiencia operativa.

Atributos espaciales de Skedda simplifica la selección de espacios, lo que ayuda a los empleados a encontrar el lugar ideal en menos clics. Los empleados pueden filtrar los recursos específicos que necesitan en el espacio, como monitores dobles, escritorios de pie o impresoras. Los administradores también pueden ver los filtros más populares, que les informan sobre los recursos que utilizan más los empleados.

Garantice una integración tecnológica suficiente para mejorar la experiencia en el lugar de trabajo

Los empleados esperan experiencias de oficina impecables que garanticen que cuentan con los recursos y la tecnología adecuados para hacer su trabajo de la mejor manera posible. Para los bancos, esto significa proporcionar redes seguras, salas de negociación y software especializado para administrar sus negocios. Los bancos también deben asegurarse de que sus clientes disfruten de una experiencia acogedora cuando ingresen a las distintas sucursales minoristas.

La integración de Skedda con las aplicaciones de trabajo más populares favorece la productividad y la eficiencia en el lugar de trabajo. 

Integración con Slack y Microsoft Teams le permite ver fácilmente quién está en la oficina para alentar a los trabajadores a ir a la oficina y agilizar la colaboración en persona. La de Skedda sincronización bidireccional del calendario con Microsoft 365 y Google Workspace facilita la reserva de reuniones y la invitación de asistentes mediante las aplicaciones que muchos ya utilizan para trabajar. Esto reduce las posibilidades de error, ya que todos los cambios se realizan en tiempo real y están en todas las plataformas, independientemente de dónde los realices.

La gestión de visitantes de Skedda garantiza una excelente experiencia para los huéspedes de principio a fin. 

Los bancos están orientados al cliente y quieren asegurarse de que los clientes tengan una buena experiencia para que puedan volver a hacer más negocios. Gestión de visitantes de Skedda permite a los clientes registrarse automáticamente cuando se presentan a sus citas. La plataforma notifica automáticamente al anfitrión cuando sus clientes han llegado, lo que le permite saludarlos rápidamente y hacer que toda la experiencia sea más fluida y acogedora. Al registrarse y salir de esta manera, Skedda también mantiene un registro digital de los visitantes y los estados, lo que puede resultar útil por motivos de seguridad y protección.

El poder de realizar una mejor banca con una gestión del espacio más inteligente

El software de gestión del espacio puede ayudar a los bancos a abordar sus desafíos espaciales únicos al proporcionar soluciones inteligentes basadas en datos que mejoran la seguridad, optimizan el espacio y mejoran la experiencia de los empleados. Al usar Skedda, los bancos pueden mantener la seguridad, mejorar la eficiencia y crear un entorno de trabajo flexible que cumpla tanto con las necesidades normativas como con las expectativas de los empleados.

Si está preparado para gestionar sus espacios de trabajo de forma más eficaz, crea tu cuenta Skedda gratuita hoy.