Au-delà des mandats RTO : concevoir les bureaux que les gens veulent vraiment

Le bureau se trouve à la croisée des chemins. Les espaces de travail traditionnels remplis de cabines, de lampes fluorescentes et de routines rigides ne répondent plus aux attentes des employés. Les travailleurs sont peu inspirés, désengagés et moins susceptibles de venir si l'environnement leur semble obsolète.

Cette déconnexion est amplifiée par mandats de retour au bureau (RTO) qui repoussent les gens dans des espaces peu inspirants. Au lieu de stimuler la productivité, ces approches ont souvent l'effet inverse, ce qui entraîne frustration et attrition.

Pour les responsables des installations, cela représente une opportunité de transformer des espaces désuets en destinations inspirantes que les gens choisissent activement. La clé réside dans l'équilibre entre flexibilité, fonctionnalité et hospitalité.

Dans la deuxième partie de notre série RTO Reality, nous partageons des stratégies modernes de productivité sur le lieu de travail, des études de cas et des informations pratiques qui peuvent vous aider à concevoir les bureaux dont les gens rêvent réellement.

Pourquoi les stratégies de productivité échouent et que faire à la place

Malgré des décennies de refonte des bureaux, la productivité ne s'est pas améliorée de manière significative depuis 2008. Janet Pogue McLaurin, directrice mondiale de la recherche sur le lieu de travail chez Gensler, note que le bruit, les distractions et le manque d'espaces disponibles restent les principaux obstacles.

Un point de données choquant ? Seulement 14 % des employés déclarent aimer l'expérience de bureau traditionnelle. Cela signifie que 86 % sont soit indifférents, soit activement insatisfaits.

Ces échecs mettent en évidence un problème fondamental : la plupart des stratégies considèrent la productivité comme une caractéristique de conception plutôt que comme une expérience vécue. Les chaises ergonomiques et les plans d'étage ouverts peuvent aider, mais si les employés ne peuvent pas trouver un coin tranquille, brancher leur ordinateur portable ou réserver une salle de réunion sans tracas, la productivité s'arrête.

D'où la question suivante : si les approches traditionnelles échouent, qu'attendent réellement les employés de leur environnement de travail ?

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Concevoir des bureaux que les gens veulent vraiment

Les employés ne veulent pas « juste un bureau comme les autres ». Ils veulent des espaces qui évoquent choix, émotion et communauté. Et contrairement à la croyance populaire, leurs désirs ne sont pas divisés par génération, ils sont étonnamment harmonisés.

Quel que soit le groupe d'âge, la vision d'un bureau idéal est remarquablement cohérente : des lieux de retraite qui font entrer le plein air, des centres d'affaires pleins d'énergie, des laboratoires créatifs qui stimulent l'innovation et des espaces de style résidentiel confortables et humains.

Pourquoi plusieurs générations viennent au bureau

Les recherches de Gensler montrent que, quel que soit le groupe d'âge, les employés partagent les quatre principales raisons de venir ici :

• Pour se concentrer
• Pour collaborer
• Pour socialiser
• Pour apprendre

La génération Z met peut-être l'accent sur le mentorat et la visibilité plus que d'autres, mais ces objectifs sont toujours ancrés dans les besoins humains universels : connexion, développement et efficacité.

Traduire les besoins communs en principes de conception

Les environnements les plus efficaces offrent variété et adaptabilité. C'est parce que quand, où et comment les gens travaillent ont changé. Les employés ne viennent plus au bureau cinq jours par semaine et restent assis à leur bureau toute la journée.

Gensler a constaté que les lieux de travail devaient désormais être optimisés pour soutenir efficacement les cinq modes de travail:

• travailler seul,
• travailler avec d'autres personnes en personne,
• travailler virtuellement avec d'autres personnes,
• apprentissage, et
• socialisation.

Cela signifie conception de bureaux qui équilibrent des zones calmes et ciblées avec des espaces collaboratifs et sociaux, tout en veillant à ce qu'ils soient faciles à réserver et à naviguer. Sur la base de ces principes :

• Zones cibles : Des espaces calmes et sans distraction pour un travail en profondeur. Ceux-ci peuvent être améliorés grâce à des systèmes de réservation clairs afin que les employés sachent qu'ils y auront réellement accès en cas de besoin.
• Centres de collaboration : Des espaces flexibles et technologiques où les équipes réfléchissent et résolvent les problèmes ensemble. Le mobilier mobile et les outils numériques fluides soutiennent les équipes hybrides autant que les équipes en présentiel.
• Biens communs sociaux : Des salons, des cafés et même des espaces extérieurs pour créer des liens spontanés, des espaces qui contribuent à la transmission de la culture à travers les générations. Ces espaces communs sont essentiels pour attirer les gens vers le bureau, et pas seulement pour les y repousser.
• Espaces d'apprentissage : Des espaces de mentorat, des salles de formation et des espaces polyvalents qui encouragent le renforcement des compétences et le partage des connaissances. Ils deviennent encore plus efficaces lorsqu'ils sont associés à une planification intelligente pour les rendre accessibles aux moments d'apprentissage intergénérationnels.

« Seulement 14 % aiment l'expérience de bureau traditionnelle. Les employés recherchent des environnements qui suscitent l'émotion et le choix : laboratoires créatifs, retraites inspirées de la nature et centres de collaboration. » - Janet Pogue McLaurin, directrice principale, directrice mondiale de la recherche sur le lieu de travail chez Gensler

Des exemples concrets qui redéfinissent le bureau

Les meilleurs exemples montrent que les gens recherchent des expériences de bureau en lien avec la nature, inspirantes et expérimentales. Dans la pratique, cela signifie que modèles les plus efficaces concentrez-vous toujours sur l'adaptabilité, la variété et un état d'esprit d'hospitalité.

Voici comment certaines organisations utilisent le design pour favoriser la productivité et l'engagement :

• Les villages culturels d'Edelman : Les bureaux sont segmentés en micro-communautés animées (cabines téléphoniques, lofts, zones codées par couleur) qui offrent un équilibre entre concentration et collaboration. Cela correspond à l'importance accordée par Skedda à donner aux employés à la fois le choix et la clarté dans leur façon de travailler.
• Campus de Bandwidth : Un hub de Raleigh mélangeant des aires de jeux, des étangs et des espaces de bien-être. Il s'agit moins d'un « parc d'entreprise » que d'un « centre communautaire ». Cela reflète le point de vue de Skedda selon lequel les bureaux réussissent lorsqu'ils ont l'impression d'être des destinations, en proposant aux employés quelque chose qu'ils ne peuvent pas obtenir chez eux.
• Siège social de Marriott : Conçu comme un hôtel, avec des cafés, des garderies et des centres de bien-être, créant ainsi une destination, pas seulement un bureau. Cela incarne le principe hybride selon lequel le bureau doit attirer les personnes avec hospitalité plutôt que de les obliger à revenir.

Ensemble, ces conceptions de bureaux soulignent que la productivité et l'engagement ne découlent pas de la superficie en pieds carrés. Ils sont le résultat de choix de conception réfléchis qui favorisent la concentration, la collaboration et le sentiment d'appartenance.

Les responsables du lieu de travail et les responsables des installations doivent d'abord concevoir en fonction des besoins universels, puis ajouter de la flexibilité pour apporter des nuances. Le bureau n'est pas un champ de bataille de stéréotypes ; c'est une plateforme partagée où chacun peut s'épanouir. Mais une conception réfléchie ne suffit pas à elle seule : la façon dont nous gérons ces environnements est tout aussi importante.

Adopter un état d'esprit d'hospitalité dans la conception des espaces de travail

Un changement important est en cours : traiter les employés comme de précieux clients plutôt que comme des centres de coûts. Jessica Kane, responsable senior de l'expérience en milieu de travail chez Cushman & Wakefield, le résume parfaitement : « Nous traitons les talents comme des clients, pas comme des dépenses. »

C'est là que l'esprit d'hospitalité dans la conception des espaces de travail devient tangible. Un lieu de travail doit être à la fois beau et fonctionnel : des chaises ergonomiques qui supportent de longues heures de travail, des prises de courant là où les gens en ont besoin, des aménagements qui favorisent la fluidité. Ce ne sont pas des accessoires esthétiques ; ce sont des éléments fondamentaux des soins.

En elle conversation sur les raisons pour lesquelles les responsables des installations ont besoin d'une formation hôtelière, Kane explique que les professionnels des installations peuvent beaucoup apprendre de la formation en matière de service à la clientèle et d'hôtellerie. Les principes du service client qui garantissent une expérience client exceptionnelle à l'hôtel—anticipation, réactivité et souci du détail—traduisez directement dans la conception de l'espace de travail.

Cet état d'esprit d'hospitalité repose sur trois C :

• Communiquer : Des signaux clairs concernant la disponibilité et la facilité d'utilisation de l'espace.
• Commodité : Des sièges ergonomiques, des points de vente faciles d'accès et des outils de réservation fluides.
• Choix : Une gamme d'espaces qui favorisent le travail en profondeur, la collaboration ou la détente.

La formation hôtelière encourage les équipes à passer d'une résolution réactive des problèmes à des soins proactifs. Par exemple, anticiper les besoins d'un employé pour un poste de travail fonctionnel avant que la frustration ne se reflète dans la façon dont les grands hôtels anticipent les besoins des clients avant que des plaintes ne surviennent.

Qu'est-ce que les milieux de travail peuvent apprendre du concept « Plussing It » de Disney ?

Walt Disney a inventé l'idée de « plus », en cherchant toujours des moyens d'ajouter de petites touches de plaisir. La gestion des installations a adopté la même philosophie. Régler un thermostat, affiner la disposition des sièges ou faciliter le processus d'enregistrement peuvent sembler mineurs, mais ensemble, ils créent un sentiment d'appartenance et de facilité.
Le concept Disney Plussing sur le lieu de travail repose sur la cohérence et l'amélioration continue. Comme le souligne Kane, les responsables des installations ne se contentent pas de résoudre les problèmes ; ils améliorent les expériences d'une manière que les employés ne remarqueront peut-être pas consciemment, mais ressentiront profondément. La différence entre une chaise et votre une chaise est subtile, mais c'est la différence entre se présenter et rester à la maison.

Conception de lieux de travail que les gens choisissent activement

Trop d'organisations considèrent encore la présence au bureau comme un mandat, ce qui risque de provoquer un désengagement lorsque l'environnement n'apporte pas de valeur. Si les employés perçoivent le bureau comme peu motivant ou peu pratique, ils n'y investiront pas leur énergie, ce qui leur fera manquer des occasions de collaboration, de culture et d'innovation.

L'engagement des employés s'épanouit lorsque les espaces de travail sont conçus en fonction du choix, de la commodité et de la clarté. Ce qui attire les gens, ce n'est pas l'obligation mais l'inspiration. Les responsables des installations qui appliquent les principes de l'hospitalité et une conception flexible peuvent créer des destinations que les clients choisissent activement. L'impact va au-delà de l'esthétique.

Lorsque les employés ont le sentiment que leur lieu de travail anticipe leurs besoins et leur permet de donner le meilleur d'eux-mêmes, la productivité et l'engagement augmentent. La culture se renforce et la rétention s'améliore. Et à mesure que la gestion des installations évolue après la pandémie, il est clair que la conception axée sur l'empathie façonnera l'avenir du travail.

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C'est en étendant cet état d'esprit hôtelier au-delà de la conception et aux opérations quotidiennes que la gestion des installations brille vraiment. Dans la prochaine partie de notre série RTO Reality, nous aborderons le nouveau rôle de la gestion des installations en tant que nouveau champion de l'expérience des employés. Lisez la partie 3 : Le nouveau rôle de la gestion des installations : favoriser l'expérience des employés.

Questions fréquemment posées (FAQ)

Quelles sont les stratégies efficaces de productivité au travail ?

Les stratégies efficaces de productivité sur le lieu de travail se concentrent sur la conception de bureaux qui réduisent les distractions, proposent des hubs de collaboration flexibles et donnent accès à des zones de concentration calmes. Les stratégies modernes intègrent également des technologies telles que des systèmes de réservation de chambres fluides et le suivi de l'occupation pour garantir une utilisation efficace des espaces.

Pourquoi les mandats de retour au bureau (RTO) échouent-ils souvent ?

Les mandats RTO échouent souvent parce qu'ils mettent l'accent sur les politiques plutôt que sur l'expérience. Les employés reviennent lorsque les bureaux se sentent inspirants, connectés à la nature et conçus pour la collaboration et l'apprentissage. Les mandats dont la conception n'est pas améliorée de manière significative risquent de provoquer un désengagement et une rotation.

Quel est l'impact des différences générationnelles sur la conception des bureaux ?

Bien que souvent surestimées, les préférences générationnelles mettent l'accent sur des priorités différentes. La génération Z accorde peut-être de l'importance au mentorat et à la visibilité, mais les recherches montrent que toutes les générations partagent les mêmes raisons principales de venir au bureau : pour se concentrer, collaborer, socialiser et apprendre. La conception des bureaux doit d'abord répondre à ces besoins universels.

Quel est l'état d'esprit de l'hospitalité dans la conception des espaces de travail ?

L'esprit d'hospitalité implique de traiter les employés comme de précieux clients. Inspiré par des leaders tels que Jessica Kane, il met l'accent sur la communication, la commodité et le choix. Il s'inspire également du concept de Walt Disney qui consiste à « améliorer en permanence l'expérience sur le lieu de travail ».

Comment les gestionnaires d'installations s'adaptent-ils après la pandémie ?

Les gestionnaires d'installations sont en train de passer du statut de gardiens de l'espace à celui d'architectes expérimentés. Ils utilisent des outils basés sur les données, des principes de l'hôtellerie et des stratégies d'espace flexibles pour créer des lieux de travail que les employés choisissent activement. Cela inclut l'intégration d'un logiciel de réservation, des enregistrements par QR et des attributs d'espace.

Pouvez-vous partager des exemples de conception de bureaux modernes pour la productivité ?

Oui Les villages culturels d'Edelman, le campus communautaire de Bandwidth et le siège social inspiré de l'hospitalité de Marriott en sont de bons exemples. Chacune montre comment un design adaptable et centré sur l'humain peut transformer les bureaux en destinations.