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¡5 funciones de Skedda que no sabías que podrían potenciar tu configuración!
Problema: Demasiados profesores y personal, no hay suficientes escritorios
La Royal Docks School of Business and Law (RDSBL), una de las escuelas de la Universidad del Este de Londres (UEL), ofrece una variedad de cursos de pregrado y posgrado para estudiantes de todos los ámbitos de la vida, y en temas que van desde la criminología hasta la gestión de líneas aéreas, la administración de empresas y el derecho.
La RDSBL prepara a sus estudiantes para un mundo en constante cambio. Proporcionan experiencias de aula prácticas e inmersivas y les brindan un acceso único a profesores y educadores. Todos los estudiantes de pregrado de la UEL cuentan con un tutor personal, y los profesores suelen tener un horario de oficina durante el cual los estudiantes pueden recibir asistencia personalizada.
Cuando la RDSBL se mudó recientemente a un nuevo edificio de última generación, de repente tenían más profesores que oficinas.
«La Universidad se expandió, por lo que tenemos más personal que nunca. Hemos creado escritorios compartidos para el profesorado y el personal, por lo que los profesores ya no tienen oficinas privadas en las que realizar sus horas de oficina y sesiones de tutoría», comentó Caroline Purcell, directora de proyectos para decanos de la Escuela de Negocios y Derecho de Royal Docks
Necesitaban un sistema para gestionar sus nuevas formas de trabajo que fuera:
- Fácil de usar: La transición a un sistema de escritorios compartidos había sido impopular entre los profesores.
- Sencillo para ambos estudiantes y profesores: Ahora que los profesores se desplazan en lugar de estar sentados en sus oficinas asignadas, los estudiantes necesitan encontrar fácilmente a sus tutores.
- Ahorra tiempo al personal: Con el cambio a los escritorios compartidos, era esencial que, independientemente del sistema que incorporaran, no creara más trabajo administrativo para el personal.
- Se admiten diferentes tipos de usuarios: El campus de la RDSBL cuenta con un conjunto diferente de usuarios que vienen durante los meses de verano, y el sistema necesitaba gestionar bien ese nivel de complejidad.
Ante la necesidad de gestionar los espacios de reunión para profesores, estudiantes y tutores, la UEL recurrió a Skedda.
«Cambiar nuestra forma de trabajar fue un desafío», comentó Purcell, y agregó: «Necesitábamos algo tan fácil que no diera a los profesores otra opción que adoptar el sistema».
Solución:
La Escuela de Negocios y Derecho de Royal Docks utiliza Skedda para facilitar la programación de sus salas de reuniones, lo que permite a los académicos reunirse con los estudiantes de forma presencial o durante su horario de oficina semanal. Las salas de reuniones también son espacios silenciosos y apacibles en los que los profesores pueden descansar entre clase y clase para trabajar.
Varias características clave de Skedda hicieron que la decisión de UEL fuera obvia:
1. Experiencia de usuario sencilla (UX)
La experiencia de usuario fácil de usar de Skedda facilitó la incorporación de profesores y personal. Los profesores y el personal pueden reservar rápida y fácilmente las salas que necesitan desde sus dispositivos móviles u ordenadores.
«Es fácil, rápido y simplemente funciona. El sistema es tan intuitivo que fue fácil ponerlo en funcionamiento», afirma Purcell.
2. Soporte para tabletas y vista de mapas
RDSBL utiliza pantallas de tabletas fuera de sus salas de reuniones individuales para demostrar la disponibilidad y facilitar aún más a los profesores la reserva de salas de reuniones abiertas. El soporte de Skedda para tabletas incluye una útil codificación de colores que permite identificar las salas disponibles de un vistazo.
«Puedes caminar por el piso y ver a la distancia si una habitación está vacía o no», dijo Purcell.
Con el movimiento académico por toda la RSSBL, necesitaban una forma para que los estudiantes pudieran encontrar fácilmente a sus profesores. El plano interactivo de Skedda era un vehículo perfecto a través del cual los estudiantes podían ver exactamente en qué parte del edificio estaba sentado su profesor.
«Tenemos una pantalla gigante en un área pública central, por lo que cuando los estudiantes buscan sus estudios académicos pueden ir a la pantalla, mirar el mapa de Skedda y ver dónde se encuentran», mencionó Purcell.
3. Controles de administración: función de inicio de sesión único (SSO), sincronización de calendario, reserva de administrador y registro
La compatibilidad de Skedda con el SSO también facilita a los profesores y al personal la configuración de sus cuentas. Pueden optar por sincronizar sus reservas con su calendario de Microsoft Outlook e invitar a colaboradores, ya sean estudiantes u otros miembros del cuerpo docente. Esto se traduce en un importante ahorro de tiempo para el personal.
«Los académicos saben dónde tienen que estar y no necesitan depender del personal para reservar sus plazas», dijo Purcell.
Además, los administradores de reservas de Skedda tienen privilegios especiales que permiten a ciertos administradores gestionar reservas más largas para el profesorado. Esto garantiza que todos los profesores tengan un espacio durante el horario de oficina que elijan y que los estudiantes puedan pasar el mayor tiempo posible en persona con los profesores.
Por último, la función de registro de Skedda ha ayudado al personal de la RDSBL a gestionar el cambio cultural hacia los escritorios compartidos.
«Teníamos una cultura en la que las personas tenían sus propias oficinas y ahora nadie tiene su propia oficina», dijo Purcell, y agregó: «Al principio, descubrimos que algunas personas reservaban en bloque un espacio para reuniones durante períodos prolongados y no lo usaban durante todo el tiempo o no se presentaban por completo».
La funcionalidad de registro de Skedda ayudó combatir el comportamiento de las reservas fantasmas para garantizar que las habitaciones vacías estuvieran disponibles para que otras personas las usaran.
4. Etiquetas de usuario
Durante el verano, la UEL suele hacer que las organizaciones asociadas usen el campus mientras los estudiantes están de vacaciones de verano. Las etiquetas de usuario de Skedda permiten a los administradores dar acceso a las organizaciones asociadas a su plataforma de reservas mientras estén usando las instalaciones de la RDSBL, y les permiten eliminar fácilmente a estos usuarios una vez que el plazo comience de nuevo.
Resultado:
Con Skedda, los profesores y el personal de RSSBL ahora pueden gestionar los recursos compartidos de forma eficaz. Pueden reservar salas de reuniones rápidamente y encontrarse en planos de planta interactivos, lo que facilita su misión de preparar a los estudiantes para el mundo.
Además, la Universidad del Este de Londres amplió Skedda a varios departamentos de la universidad. Utilizan Skedda para gestionar los espacios para eventos de la Zona Juvenil de Stratford, una asociación con el distrito londinense de Newham, para impulsar las oportunidades culturales y creativas para los jóvenes, dirigida por estudiantes y personal de la Escuela de Artes e Industrias Creativas de la UEL.
También adoptaron Skedda en el Royal Docks Centre for Sustainability, un espacio centrado en la innovación sostenible y la colaboración entre empresas, estudiantes y residentes del área de Royal Docks. Allí, los estudiantes, el personal y las empresas locales pueden reservar espacios de trabajo conjunto, laboratorios y salas de juntas.
