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¡5 funciones de Skedda que no sabías que podrían potenciar tu configuración!
Cambiando las formas de trabajar
Durante la pandemia de la COVID-19, Brown Bag Films se enfrentó a un desafío: para cumplir con el distanciamiento social, tuvieron que cerrar su oficina. Sus aproximadamente 300 animadores, que necesitaban equipos especializados y ordenadores superpotentes con tarjetas gráficas avanzadas, no podían simplemente llevar un portátil a casa al trabajo. Los animadores utilizan a diario equipos que no son portátiles, e incluso los ordenadores portátiles más potentes palidecen en comparación con la gran potencia de procesamiento de los ordenadores de sobremesa de sus oficinas.
Como muchas otras empresas, tenían que innovar. Gracias al acceso remoto, los empleados podían utilizar la capacidad de procesamiento de los equipos de escritorio de su oficina con un portátil que «funcionaba como ratón y teclado ficticios para la máquina que estaba en la oficina», explicó Aidan Murtagh, director de operaciones e instalaciones en el lugar de trabajo de Brown Bag Films. En el proceso, transformaron la forma en que trabajaban sus creativos y cambiaron su relación con la oficina.
Cuando finalmente regresaron a la oficina, el escritorio ya no era un indicador de un asiento asignado. En lugar de tener que asignar permanentemente escritorios, cuadernos de dibujo y una variedad de otras herramientas a cada animador, Brown Bag Films descubrió que ahora podía compartir estos recursos entre el personal.
«Como cada persona tiene una computadora portátil que se conecta a una computadora de escritorio debajo de un escritorio, no importa dónde estén trabajando ahora. Pueden trabajar desde casa o ir al estudio: el portátil siempre se conecta a la máquina más potente», afirma Aidan Murtagh, director de operaciones e instalaciones en el lugar de trabajo de Brown Bag Films.
Con esta nueva flexibilidad, comenzaron a reconfigurar su espacio de oficina. «Hoy en día, el 90% de nuestros escritorios son espacios que están disponibles como espacios compartidos», dijo Murtagh.
Brown Bag Films se dio cuenta de que necesitaba un sistema para administrar sus espacios compartidos, uno que:
- Permite diferentes tipos de usuarios y espacios: Además de animadores y creativos, Brown Bag Films también cuenta con equipos empresariales y administrativos cuyas necesidades son diferentes.
- Es fácil de usar: Brown Bag Films necesitaba un sistema que fuera fácil de usar y que los miembros de su equipo pudieran adoptar rápidamente y en gran número.
- Les ayuda a medir la ocupación: Con los cambios en la forma de trabajar, era importante para Brown Bag Films medir cómo se utilizaban los espacios y, en última instancia, cuántas veces la gente optaba por ir a la oficina.
La solución: gestionar el cambio con Skedda
La sede de Brown Bag Films en Dublín eligió Skedda por su facilidad de uso y por lo sencillo que resultaba ajustar la configuración de Skedda para que funcionara con el uso exclusivo del estudio. Varias características clave sellaron el acuerdo para Brown Bag Films.
1. Etiquetas de usuario
Las etiquetas de usuario de Skedda permiten a Brown Bag Films contabilizar sus distintos tipos de empleados y los diferentes equipos que necesitan usar. Como se trata de un estudio de animación, tienen empleados cuyos requisitos laborales varían desde dos monitores estándar con una configuración de teclado y ratón hasta una mesa de dibujo con un bloc de dibujo A4 con un monitor calibrado en colores.
«En cada ubicación física del estudio hay diferentes tipos de funciones, por lo que habrá diferentes equipos relacionados con esa función, y las etiquetas de usuario que hemos asignado a cada usuario determinan su capacidad para reservar allí», afirma Murtagh, y añade: «No tiene sentido que un artista 2D reserve un escritorio donde estoy sentado, porque no tendrá el equipo que necesita».
Brown Bag Films usa más 20 etiquetas de usuario diferentes para identificar los requisitos de escritorio de un usuario determinado. Por ejemplo, solo los usuarios que tengan la etiqueta de usuario «Correo» pueden reservar escritorios equipados con hardware de edición de posproducción; y solo los usuarios con la etiqueta «Finanzas» pueden reservar escritorios en una sala privada que permita al equipo hablar sobre cualquier tema delicado. Este sistema permite a los miembros del equipo empezar a trabajar de inmediato y disponer de todo el equipo que necesitan independientemente del lugar en el que decidan trabajar, lo que hace que los niveles de productividad se disparen.
«No podría vivir sin etiquetas de usuario», reflexionó Murtagh.
2. Facilidad de uso
La interfaz fácil de usar de Skedda fue un factor clave para Brown Bag Films.
«Alguien puede reservar un escritorio en cuatro o cinco clics. Reservar un escritorio lleva 30 segundos», afirma Murtagh.
La simplicidad del sistema ha hecho que sea muy fácil para las personas adoptar esta nueva forma de trabajar. Como resultado de las altas tasas de uso, Skedda se ha convertido en la herramienta preferida por los gerentes para controlar cuándo su equipo está en el estudio o trabajando desde casa, lo que facilita la planificación de reuniones y colaboraciones presenciales.
3. Perspectivas
El panel de información de Skedda permite a Brown Bag Films revisar cómo se utiliza su espacio y qué espacios son los más populares entre su personal. Las reservas de Skedda también les permiten verificar que los empleados cumplen con la política de regreso a la oficina establecida.
El resultado
Mediante el uso de Skedda, Brown Bag Films también identificó oportunidades para reducir el tamaño de sus oficinas.
«Llevamos un tiempo usando Skedda y, gracias a los datos de reservas, nos dimos cuenta de que podíamos condensar parte de nuestro espacio», dijo Murtagh, añadiendo que «esto probablemente no habría sido posible sin Skedda».
Brown Bag Films redujo sus gastos inmobiliarios con esta información.
Además, Skedda ayudó a aumentar la colaboración presencial en Brown Bag Films. Los equipos cambian con frecuencia a medida que los miembros del equipo pasan de una producción a otra. «Un animador puede unirse al equipo para una película o serie, pero dejar de trabajar una vez finalizada la producción», explica Murtagh. Como resultado, los miembros del equipo se reúnen constantemente.
«Hemos descubierto que tener las fotografías de las personas en el mapa ayuda a integrarlas en el estudio, ya que puedes ver rápidamente el aspecto de una persona y saber dónde está sentada, lo que a menudo incentiva a las personas a ir y charlar en persona», afirma Murtagh.
En última instancia, el equipo descubre que Skedda ha ayudado a aumentar la colaboración en Brown Bag Films. «Ayuda a los miembros del personal a ver quién está en la oficina, para que puedan ir el mismo día y colaborar en persona», afirma Murtagh.
